So erstellen Sie SMART-Ziele für die Veranstaltungsplanung (mit Beispielen) • BUOM

2. Dezember 2021

Veranstaltungsplaner buchen Veranstaltungsorte, kommunizieren mit Anbietern und verwalten Budgets und Logistik, um erfolgreiche Veranstaltungen zu organisieren. Sie stellen den Erfolg sicher, indem sie sich Ziele setzen, die sie realistisch erreichen können. Eine Möglichkeit, herauszufinden, was sie erreichen möchten, und es einfacher zu machen, diese Ziele zu erreichen, besteht darin, sich SMARTe Ziele zu setzen. In diesem Artikel erklären wir die SMART-Methode, warum sie nützlich ist und wie man SMART-Ziele für die Veranstaltungsplanung erstellt.

Was sind SMART-Ziele für die Eventplanung?

SMART-Ziele für die Eventplanung sind Ziele, die Sie mithilfe der SMART-Methode festlegen. SMART bedeutet:

• Spezifisch: Wenn Sie sich Ziele setzen, müssen diese klar sein und genaue Angaben darüber enthalten, was Sie erreichen möchten, damit Sie die gewünschten Ergebnisse erzielen können. Beispielsweise können Sie sich zum Ziel setzen, dass bis zum 16. Februar um 17:00 Uhr mindestens 200 Personen an Ihrem Webinar teilnehmen.

• Messbar: Ihr Ziel sollte messbar sein, das heißt, Sie können anhand von Zahlen wie der Teilnehmerzahl oder Spendenbeträgen messen, ob Sie Ihr Ziel erreicht haben.

• Erreichbar: Es ist wichtig, realistische Ziele zu setzen. Beispielsweise könnten Sie sich das Ziel setzen, die Einnahmen aus stillen Auktionen im Vergleich zum Vorjahr um 10 % statt um 50 % zu steigern, was möglicherweise unerreichbar ist.

• Relevant: Veranstaltungsziele mit Unternehmenszielen in Einklang bringen. Wenn Sie beispielsweise für ein Medienunternehmen arbeiten, besteht Ihr Ziel für eine Veranstaltung möglicherweise darin, neue Abonnenten zu gewinnen.

• Zeitlimit: Setzen Sie sich eine realistische Frist, um Ihr Ziel zu erreichen. Zeitbasierte Ziele helfen Ihnen, sich auf Ihre Prioritäten zu konzentrieren.

Berücksichtigen Sie bei der Planung einer Veranstaltung den Anlass der Veranstaltung und das, was Sie erreichen möchten, um Ihre Ziele festzulegen. Bedenken Sie, dass Sie für eine Veranstaltung möglicherweise mehr als ein Ziel haben. Die Ziele einer Spendenaktion für eine gemeinnützige Organisation könnten beispielsweise darin bestehen, Spendern zu danken, Geld zu sammeln und neue Freiwillige zu gewinnen. Die SMART-Ziele des Veranstalters könnten in diesem Fall darin bestehen, bis zum Spendenabend mindestens 500 Tickets zu verkaufen, wodurch mindestens 25.000 US-Dollar zusammenkommen, den Sponsoren der Veranstaltung ein ausreichender Mehrwert geboten wird und die Reichweite der Wohltätigkeitsorganisation erhöht wird.

Vorteile von SMART Goals für die Eventplanung

Egal, ob Sie eine Veranstaltung für 15 oder 1.500 Personen planen, SMART-Ziele helfen Ihnen dabei, die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Zu den Vorteilen der Verwendung von SMART-Zielen für die Veranstaltungsplanung gehören:

• Effizienz: Wenn Sie klar definierte Ziele haben, können Sie Ihre Ressourcen optimal nutzen und sich nur auf verwandte Aufgaben konzentrieren.

• Entscheidungsfindung: Sie können selbstbewusst Entscheidungen treffen und Anweisungen geben, die auf Ihren Zielen basieren.

• Organisieren: Klare Ziele können die Veranstaltungsplanung organisiert, erreichbar und kontrollierbar machen. Dies ist besonders wichtig für Veranstaltungen, an denen viele Personen und Verantwortlichkeiten beteiligt sind.

• Kommunikation: SMART-Ziele machen die Kommunikation einfacher und schneller, da Ihr Team seine Ziele kennt und bei Bedarf darauf zurückgreifen kann.

• Erfolgsmessung: Mit der SMART-Methode können Sie anhand messbarer Ziele und Zeitpläne feststellen, ob Ihre Veranstaltung erfolgreich war oder nicht.

Das Festlegen von SMART-Zielen kann Ihnen auch dabei helfen, Elemente der Veranstaltung oder des Veranstaltungsplanungsprozesses zu identifizieren, die Sie verbessern können, um den Erfolg Ihres Teams in der Zukunft zu maximieren.

So erstellen Sie SMART-Ziele für die Veranstaltungsplanung

Damit die SMART-Methode effektiv ist, müssen Sie die richtigen Informationen sammeln und eine geeignete Strategie entwickeln. Befolgen Sie diese Schritte, wenn Sie SMART-Ziele für Ihre nächste Veranstaltung erstellen:

1. Stellen Sie die Fakten fest

Definieren Sie zunächst die Details der Veranstaltung und ihre Ziele. Stellen Sie Fragen und recherchieren Sie, um die folgenden Informationen zu ermitteln:

• Der Grund für die Veranstaltung kann Bildung, Spendensammlung oder Unterhaltung sein.

• Ein Veranstaltungsname, der leicht zu verstehen und zu merken ist.

• Das Datum des Ereignisses, sofern es nicht mit einem Feiertag oder ähnlichen Ereignissen zusammenfällt.

• Ein Veranstaltungsort ist ein Ort, der für Gäste leicht zugänglich ist und zum Budget und zur Marke Ihrer Organisation passt.

• Die Persönlichkeit Ihres Zielbesuchers

Sobald Sie diese Informationen bestätigt haben, können Sie sie den Statistiken Ihres Ziels hinzufügen.

2. Definieren Sie Ihre Ziele

Stellen Sie Fragen, die Ihnen bei der Definition Ihrer Veranstaltungsziele helfen, darunter:

• Warum veranstalten Sie die Veranstaltung?

• Warum laden Sie diese Gruppe oder diesen Teilnehmertyp ein?

• Was erhalten die Gäste von der Veranstaltung und wie?

• Was macht eine Veranstaltung erfolgreich?

• Wie messen Sie den Erfolg der Veranstaltung?

3. Ordnen Sie die Veranstaltungsziele den Unternehmenszielen zu

Stellen Sie sicher, dass Ihre Veranstaltungsziele mit der Mission, den Werten und der Marke der Organisation übereinstimmen. Möglicherweise müssen Sie mit der Marketingabteilung des Unternehmens zusammenarbeiten, um dies zu bestätigen. Wenn eine Veranstaltung einen Mehrwert bietet und die Mission des Unternehmens unterstützt, ist es möglicherweise einfacher, Ihren Vorschlag für die Ausrichtung gegenüber der Geschäftsleitung zu begründen.

4. Entscheiden Sie, wie Sie Ihre Ziele messen möchten

Nachdem Sie nun die Ziele Ihrer Veranstaltung kennen, legen Sie fest, welche Key Performance Indicators (KPIs) Sie zur Messung dieser Ziele verwenden möchten. Dazu können gehören:

• Gesamtzahl der Registranten

• Anzahl wiederkehrender Besucher aus vergangenen Jahren oder Veranstaltungen

• Anzahl der Erstbesucher

• Ticketverkauf

• Anzahl der Besuche der Veranstaltungsseite und Anzahl der Anmeldungen

• Kosten für die Anziehung eines Besuchers

• Aus der Veranstaltung generierte Leads

• Umfrageergebnisse nach der Veranstaltung oder Net Promoter Score

• Ausgaben und Einnahmen

• Social-Media-Aktivitäten zur Veranstaltung

Sie können einen oder mehrere KPIs auswählen, um festzustellen, ob eine Veranstaltung ihr Ziel erreicht. Legen Sie außerdem fest, wann Sie die Ergebnisse der Veranstaltung messen möchten.

5. Erstellen Sie einen Veranstaltungsplan

Sobald Sie die Details und Ziele der Veranstaltung bestätigt haben, schreiben Sie einen Plan, den Sie und Ihr Team befolgen können. Dies kann Folgendes umfassen:

• Liste und Reihenfolge der Redner, Diskussionsteilnehmer oder Veranstaltungen

• Lieferanten und Unternehmen, mit denen Sie bei der Ausrichtung einer Veranstaltung zusammenarbeiten, z. B. Caterer, virtuelle Veranstaltungsplattformen, Technologiepartner und andere Dritte.

• Zeitplan und Chronologie der Veranstaltung, von der Vorbereitung bis zur Veranstaltungsroute

• Budget für jeden Punkt oder Aspekt der Veranstaltung

• Ressourcen, die produziert oder gesammelt werden müssen, wie z. B. Lehrmaterialien oder Videoausrüstung.

• Ein Plan, wie Teilnehmer angezogen und unterhalten werden, damit sie eine gute Erfahrung machen und etwas Wertvolles aus der Veranstaltung gewinnen, wie zum Beispiel Informationen oder neue Kontakte.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Team über die Ressourcen verfügt, die zur Umsetzung des Plans erforderlich sind. Bestätigen Sie außerdem, dass jede Aufgabe in Ihrem Aktionsplan notwendig und wichtig ist, und entfernen Sie diejenigen, die für die Ressourceneinsparung nicht relevant sind.

6. Bestimmen Sie den Ausgang der Veranstaltung

Um festzustellen, ob die Veranstaltung erfolgreich war, sammeln und werten Sie Daten Ihrer KPIs aus. Wenn Sie bereits ähnliche Veranstaltungen durchgeführt haben, vergleichen Sie deren Erfolg mit dem Erfolg dieser Veranstaltung. Bestimmen Sie, wie Sie das Ergebnis für Ihr Unternehmen oder das Gesamterlebnis Ihrer Besucher in Zukunft verbessern können. Sammeln Sie nach einer gewissen Zeit auch subjektives Feedback der Veranstaltungsteilnehmer ein.

Beispiele für SMART-Ziele für die Veranstaltungsplanung

Hier sind einige Beispiele für SMART-Ziele für die Veranstaltungsplanung, mit denen Sie Ihre eigenen Veranstaltungsziele erstellen können:

• Sammeln Sie 15 % mehr Geld als bei der jährlichen Wohltätigkeitsauktion im letzten Jahr, wenn die Spendenaktion am 9. Mai um Mitternacht endet.

• Erhöhen Sie Ihre Seminarteilnahme von 125 auf 175, indem Sie vier Wochen lang vor der Veranstaltung am 1. Dezember jede Woche vier gezielte Werbeaktionen an unsere Mailingliste senden.

• Melden Sie 10 % unserer Landingpage-Besucher für unser jährliches Managementseminar zwischen dem Seitenstartdatum am 1. Juni und dem ersten Tag des Seminars am 10. Juli an.

• Verdienen Sie mit der Veranstaltung 2022 30 % mehr Einnahmen als mit der Veranstaltung 2021 durch Merchandise- und Ticketverkäufe zwischen dem 1. September und dem 1. November.