So erstellen Sie einen Videoproduktions-Workflow in 6 Schritten • BUOM

Die Produktion von Videoinhalten erfordert oft viele Ressourcen und Aktivitäten. Ein Workflow kann dabei helfen, den Prozess zu steuern, die Verantwortlichkeit innerhalb des Produktionsteams zu erhöhen und es jedem ermöglichen, den Fortschritt zu verfolgen. Wenn Sie ein Marketing- oder Videoproduktionsteam leiten, kann Ihnen ein gut organisierter und optimierter Produktionsworkflow dabei helfen, Ihre Projekte pünktlich, im Rahmen des Budgets und gemäß den Spezifikationen abzuschließen.

In diesem Artikel definieren wir das Konzept eines Videoproduktions-Workflows, besprechen seine Bedeutung, erklären, wie Sie selbst einen erstellen, und geben einige Tipps, die Ihnen dabei helfen.

Was ist ein Videoproduktions-Workflow?

Ein Videoproduktionsworkflow bezieht sich auf die systematisch organisierte Abfolge von Aktivitäten, die zur Erstellung von Videoinhalten erforderlich sind. Am Videoproduktionsprozess sind viele Personen und Aufgaben beteiligt, die ohne einen umfassenden Plan schwer zu bewältigen sein können. Ein gut gestalteter Arbeitsablauf rationalisiert Aufgaben, maximiert die Arbeitseffizienz und minimiert Verschwendung. Dies führt zu einer ordnungsgemäßen Ausführung der Prozessschritte, nämlich:

Reproduktion

Unter Vorproduktion versteht man die Vorbereitung und umfasst die Konzeption und Planung des Videoinhalts. Die Vorproduktion umfasst das Formulieren von Zielen und Strategien, das Festlegen von Budgets und Zeitplänen, das Festlegen von Inhaltselementen, das Schreiben und Storyboarding von Inhalten, die Einstellung von Crewmitgliedern und das Treffen von Entscheidungen über Faktoren wie Ausrüstung und Standort. Eine gut durchgeführte Vorbereitungsphase gibt den Ton für den weiteren Prozess vor und bringt die Ziele und Visionen aller Beteiligten in Einklang.

Produktion

Während der Produktionsphase versuchen Sie, die Vision des Videoprojekts zu verwirklichen. Sie richten das Filmmaterial ein und zeichnen das eigentliche Video auf, basierend auf den Inhalten, die Sie in der Vorproduktionsphase geplant und mit einem Storyboard erstellt haben. Zusätzlich zum Filmen von Inhalten können Sie auch B-Rolls drehen – zusätzliches Filmmaterial, das das Hauptmaterial ergänzt – und an dieser Stelle Voice-Over-Arbeiten übernehmen.

Postproduktionsphase

Die Postproduktionsphase umfasst Aktivitäten, die darauf abzielen, das Filmmaterial zu bearbeiten und in das fertige Videoprodukt zu integrieren. In der Regel arbeiten Regisseur und Redakteure zusammen, um das Filmmaterial umfassend zu überprüfen, seine Zusammenstellung zu planen, es zu schneiden und zu arrangieren. Sie können auch Musik und Soundelemente hinzufügen, um das Produkt aufzuwerten. Gegen Ende der Postproduktion werden die Beteiligten das Produkt wahrscheinlich überprüfen und Empfehlungen abgeben, was zu weiteren Bearbeitungen und möglicherweise Neuaufnahmen vor der endgültigen Auslieferung führt.

Vertrieb und Werbung

Unter „Verbreitung“ und „Werbung“ versteht man die Aktion, Inhalte zu veröffentlichen und andere dazu zu bringen, sie anzusehen. Abhängig von den Zielen des Projekts möchten Sie den Inhalt möglicherweise in sozialen Medien teilen, eine Landingpage erstellen oder ihn auf andere Weise verbreiten. Anschließend verfolgen Sie die Kennzahlen Ihres Videos, um dessen Wirksamkeit und Erfolgsgrad im Verhältnis zu Ihrer Strategie und Ihren Zielen zu bewerten.

Die Bedeutung des Videoproduktions-Workflows

Ähnlich wie ein Projektplan hilft ein Videoproduktions-Workflow dabei, die Ausführung von Aktivitäten innerhalb eines Prozesses zu steuern und den Zeitplan, die Ressourcen und das Personal dafür zu definieren. An der Videoproduktion sind viele Personen und Schritte beteiligt, aber der Arbeitsablauf erklärt, wer wann an welchen Schritten beteiligt ist. Beispielsweise weiß das Produktionsteam während der Vorproduktion nach der Definition der Anforderungen mit den Stakeholdern, wie es Entscheidungen den Autoren und Storyboard-Künstlern mitteilen kann. Der Prozess hat eine klare Reihenfolge und jeder Schritt hat klar definierte Ziele.

Der Workflow kann auch Verschwendung im Videoproduktionsprozess reduzieren oder eliminieren, insbesondere Verschwendung im Zusammenhang mit Wartezeiten und Mängeln. Zu den häufigen Verzögerungen in der Postproduktion gehören beispielsweise verspätetes Feedback und die Entdeckung von Problemen, die während der Vorproduktion nicht vorhergesehen wurden, wie etwa unzureichendes Filmmaterial. Durch die Abstimmung von Stakeholdern und Produktionsteammitgliedern auf den Zeitplan und die Betonung der Planung vor Beginn der Dreharbeiten kann das Auftreten solcher Probleme verhindert werden.

So erstellen Sie einen Videoproduktions-Workflow

Befolgen Sie diese Schritte, um einen effizienten Videoproduktionsworkflow zu erstellen:

1. Identifizieren Sie gemeinsam genutzte Ressourcen

Eine Ressource ist jede Dienstleistung, Person oder Anlage, die zur Erstellung eines Produkts verwendet wird. Bei der Videoproduktion gehören zu den gemeinsam genutzten Ressourcen Geräte wie Kameras und Bearbeitungswerkzeuge, Crewmitglieder zur Bedienung der Geräte, Autoren und Künstler zur Vorbereitung der Erzählung sowie Schauspieler zur Aufführung.

Es gibt auch weniger offensichtliche Ressourcen, wie z. B. Vertreter, die die von Ihnen erstellten Inhalte überprüfen, Personen und Tools zum Hochladen von Inhalten auf das vorgesehene Medium und Personen, die Erfolgskennzahlen verfolgen und Berichte erstellen. Es ist wichtig, sie alle zu identifizieren, um zu verstehen, wer oder was die von Ihnen benötigten Aufgaben erfüllen kann.

2. Definieren Sie gemeinsame Aktionen

Eine Aktivität ist eine Aufgabe, die zu einem fertigen Produkt führt. Ebenso wie die Ressourcen gibt es viele große und kleine Aktivitäten, die mit der Videoproduktion verbunden sind. Untersuchen Sie jede Phase des Produktionsprozesses, um alle Aktivitäten zu identifizieren, die mit der Erstellung von Videoinhalten verbunden sind. Achten Sie dabei darauf, weniger sichtbare Aufgaben wie Genehmigung, Einkauf, Planung, Überprüfung, Vergleich und Formatierung nicht zu übersehen. Durch das Erkennen der primären und sekundären Aufgaben in einem Prozess können Sie einen umfassenderen Arbeitsablauf entwickeln.

3. Rollen zuweisen

Mit einem umfassenden Überblick über Ressourcen und Aktivitäten können Sie Personen, Werkzeuge und Ausrüstung bestimmten Rollen zuweisen. Berücksichtigen Sie beim Abschluss dieses Schritts die Bandbreite der Verantwortlichkeiten und Verwendungsmöglichkeiten jeder Ressource. Beispielsweise werden Sie Kameraleuten und ihrer Ausrüstung wahrscheinlich die Aufgabe übertragen, Inhalte aufzunehmen, B-Rolls zu drehen und an Neuaufnahmen teilzunehmen. Neuaufnahmen sind möglicherweise nicht erforderlich, aber ihre Einbindung in den Arbeitsablauf bereitet die relevanten Besatzungsmitglieder auf diese Möglichkeit vor.

Wenn Sie Rollen auf diese Weise planen, stellen Sie sicher, dass Sie die Menschen und Dinge haben, die Sie brauchen, wenn Sie sie brauchen. Dadurch können Sie Verzögerungen durch Umplanungen und Wartezeiten vermeiden.

4. Visualisieren Sie den Prozess

Die Visualisierung des Prozesses kann Ihnen und anderen Beteiligten helfen, den Arbeitsablauf besser zu verstehen. Erwägen Sie die Erstellung eines Arbeitsablaufdiagramms, eines Flussdiagramms, das die Eingaben, Ausgaben und Änderungen in jeder Produktionsphase veranschaulicht. Ein Workflow-Diagramm verwendet Symbole und Pfeile, um die Abfolge von Aktivitäten und die Beziehungen zwischen ihnen darzustellen. Sie können Text hinzufügen, um den Schritt zu kennzeichnen und die für seine Ausführung erforderlichen Ressourcen zu notieren. Um den Vorgang zu vereinfachen, sollten Sie die Verwendung spezieller Software zur Vervollständigung Ihres Arbeitsablaufdiagramms in Betracht ziehen.

5. Teilen und erläutern Sie Ihren Arbeitsablauf

Der nächste Schritt besteht darin, andere in dem von Ihnen erstellten Workflow zu schulen. Es betrifft alle am Produktionsprozess Beteiligten, daher ist es wichtig, dass sie wissen, wie sie es befolgen müssen. Wenn Sie den Mitgliedern des Produktionsteams den Arbeitsablauf erklären, achten Sie darauf, Details zu erläutern, die möglicherweise nicht offensichtlich sind, z. B. wann mehrere Aktivitäten gleichzeitig ausgeführt werden können. Wenn Sie Ihr Team an den Arbeitsablauf gewöhnen, können Sie Verzögerungen vermeiden, die durch unzureichende Prozesskenntnisse verursacht werden.

6. Erweitern

Der letzte Schritt bei der Erstellung eines Videoproduktions-Workflows besteht darin, ihn zum Leben zu erwecken. Während das Team den Arbeitsablauf durchläuft, beobachten Sie den Prozess, um Bereiche zu identifizieren, die einer Verbesserung bedürfen. Das erste Projekt, für das Sie einen Workflow verwenden, kann aufgrund von Unsicherheit oder Unentschlossenheit einige Probleme verursachen. Versuchen Sie jedoch, diese von tatsächlichen Workflow-Mängeln zu unterscheiden. Wenn es beispielsweise zu einer erheblichen Verzögerung zwischen den Arbeitsschritten kommt, kann dies ein Hinweis darauf sein, dass der Übergang verfeinert werden muss.

Tipps zum Erstellen eines Videoproduktions-Workflows

Beachten Sie die folgenden Tipps zum Erstellen eines Videoproduktions-Workflows:

Feedback anfordern

Holen Sie bei der Entwicklung eines Workflows Feedback von Stakeholdern, Mitgliedern des Produktionsteams und anderen interessierten Parteien ein. Sie kennen die Anforderungen und allgemeinen Herausforderungen ihres Jobs und können daher Informationen bereitstellen, die Ihnen bei der Verbesserung Ihres Arbeitsablaufs helfen. Bitten Sie sie unbedingt nach der ersten Bereitstellung des Workflows um ihre Meinung, da die Ausführung des Plans möglicherweise zuvor unerwartete Probleme aufdeckt.

Definieren Sie wiederholbare Prozesse

Ein wiederholbarer Prozess ist ein Prozess, den Sie konsequent duplizieren können. Je mehr sich wiederholende Prozesse Sie haben, desto sicherer können Sie mit Kenntnis des Prozesses in neue Projekte einsteigen. Wenn beispielsweise jedes Mal, wenn Sie eine neue Version erstellen, eine Überprüfung erforderlich ist, gilt dies als entscheidungsbasierter Auslöser, der einen iterativen Prozess zum Senden der Datei an den entsprechenden Stakeholder einleitet. Der für die Dateiübertragung Verantwortliche kann den Vorgang fortsetzen, ohne auf eine weitere Genehmigung warten zu müssen.

Führungsaufgaben delegieren

Um die Verwaltung von Aktivitäten zu erleichtern und die Berichterstattung zu vereinfachen, sollten Sie erwägen, jeder Phase des Produktionsprozesses einen Produktionsmanager zuzuweisen. Jeder Manager kann die Prozesse in seiner Phase überwachen, sicherstellen, dass der Arbeitsablauf eingehalten wird, und Ihnen etwaige Mängel melden. Manager selbst können Verantwortlichkeiten auch an hochrangige Mitglieder der von ihnen beaufsichtigten Teams delegieren. Auf diese Weise schaffen Sie Kommunikations- und Verantwortlichkeitskanäle, die die Effizienz verbessern können.

Speichern Sie Daten in einer zentralen Datenbank

Aufgrund der großen Anzahl an Personen und Dateien, die an der Videoproduktion beteiligt sind, kann durch die Speicherung von Daten in einer zentralen Datenbank sichergestellt werden, dass die Benutzer ohne oder mit geringer Verzögerung auf das zugreifen können, was sie benötigen. Organisieren Sie Ihre Dateien in gut beschrifteten Ordnern, um die Navigation zu erleichtern. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie jedem, der sie benötigt, entsprechende Zugriffsberechtigungen erteilen, einschließlich Interessenvertretern und Freiberuflern.