So erstellen Sie einen effektiven Zulassungsprozess • BUOM
20. Mai 2021
Die Verwendung eines Workflows ist einer von vielen Prozessen, die Projekte für ein Unternehmen verlangsamen oder beschleunigen können. Wenn ein Unternehmen seinen Aufnahmeprozess auf einen von vielen Einstiegspunkten beschränkt, können potenzielle Kunden und Projektbefürworter Arbeitsanfragen einfacher einreichen. Ein zentraler Akzeptanzpunkt ermöglicht es dem Unternehmen außerdem, eingehende Anfragen zu prüfen und Anfragen je nach Volumen abzulehnen oder anzunehmen. In diesem Artikel besprechen wir die Schritte zur Schaffung eines effizienten Konsumprozesses und warum dies wichtig ist.
Was ist der Workflow-Abnahmeprozess?
Der Workflow-Annahmeprozess ist der Prozess, bei dem Unternehmen neue Projekte oder Arbeitsanfragen prüfen und annehmen. Ein Workflow-Eingang kann mehrere Kanäle oder Einstiegspunkte enthalten, über die potenzielle Kunden Anfragen und Arbeitsaufträge einreichen können. Dieser Prozess umfasst die folgenden Schritte:
Erstanfrage: Der Kunde oder Projekteigentümer sendet eine formelle Anfrage an das Unternehmen für Dienstleistungen oder Produkte. Dieser Erstkontakt kann über Social-Media-Kanäle, E-Mails, direkten Telefonkontakt oder Empfehlungen von Kunden und anderen Unternehmen erfolgen.
Projektprüfung: Das Team überprüft das Projekt und seine Anforderungen, um festzustellen, ob das Unternehmen es akzeptieren kann und wie viel die Arbeit an dem Projekt kosten könnte.
Akzeptieren oder ablehnen: Das Unternehmen prüft die Projektanforderungen und Kundenanfragen und entscheidet, ob der Lead angenommen oder abgelehnt wird.
Planungsphase: Nach dem ersten Kontakt und der Akzeptanz geht das Team in die Planungsphase über und beginnt gemeinsam an Kundenspezifikationen und Projektparametern zu arbeiten.
Warum ist ein Zulassungsverfahren wichtig?
Der Projektannahmeprozess ist wichtig, um die Anfragephase effizienter zu gestalten und ermöglicht Ihnen und Ihren Projektteams, Arbeitsaufträge zu überprüfen, bevor Sie sie annehmen. Der Aufnahmeprozess ist auch wichtig, um potenzielle Hindernisse für den Onboarding-Prozess für neue Leads und Kunden zu identifizieren oder Bereiche, in denen die Aufnahme die Produktion und Effizienz verlangsamen könnte. Die Informationen, die Sie während des Aufnahmeprozesses sammeln können, können Ihnen dabei helfen, Strategien zur Risikominderung zu entwickeln, Betriebsparameter zu skizzieren und Projektrollen in Ihrem Team zu definieren, damit Sie mehr Projektanfragen annehmen können.
Merkmale eines erfolgreichen Zulassungsprozesses
Ein erfolgreicher Aufnahmeprozess ist effizient und schnell und kann Ihnen dabei helfen, die Zeit zu verkürzen, die Ihr Team benötigt, um Projekte zu prüfen und sie anzunehmen oder abzulehnen. Hier sind einige Merkmale eines erfolgreichen Zulassungsprozesses:
Etablierter Einstiegspunkt für Projektanfragen: Der Einstiegspunkt für alle neuen Arbeitsanfragen ist ein wichtiger Faktor bei der Einleitung des Projektabnahmeprozesses. Durch die Einrichtung von Einstiegspunkten für jede Phase des Prozesses wird sichergestellt, dass die entsprechenden Teammitglieder neue Anfragen potenzieller Kunden zeitnah und effizient erhalten.
Zugewiesene Rollen für Teammitglieder: Schulen Sie Teammitglieder darin, bestimmte Rollen im Aufnahmeprozess zu übernehmen. Beispielsweise könnten Sie jemanden haben, der neue Kunden begrüßt und Anfragen bearbeitet, um sicherzustellen, dass sie die richtigen Leute erreichen. Möglicherweise möchten Sie auch einen Projektmanager oder einen anderen Vorgesetzten damit beauftragen, den Aufnahmeprozess zu überwachen, um Effizienz und Professionalität sicherzustellen.
Klare Anforderungen an Kunden: Unternehmen stellen sicher, dass Projektanfragen klare Anforderungen an Kunden und Projekteigentümer enthalten, damit alle Beteiligten die Parameter des Projekts verstehen. Kunden und Projektteams können diese Art von Informationen normalerweise auf der Website des Unternehmens oder in einer Einführungs-E-Mail abrufen.
Gute Kommunikation zwischen den Teammitgliedern. Eine effektive Kommunikation zwischen Teammitgliedern, Managern und Projektverantwortlichen ist entscheidend für einen erfolgreichen Aufnahmeprozess. Durch offene Kommunikation und Zusammenarbeit stellen wir sicher, dass alle Teammitglieder und Kunden die Anforderungen und gemeinsamen Ziele verstehen.
Vereinbarte Fristen für die Einreichung von Anfragen: Vereinbarte Fristen für Projektanfragen tragen dazu bei, dass Projekte im Einklang mit dem Überprüfungsprozess Ihres Teams bleiben, und können verhindern, dass sich der Prozess verlangsamt. Geben Sie bei der Festlegung der Fristen für den Zulassungsprozess an, wie lange der Zulassungsprozess von der ersten Prüfung bis zur Annahme oder Ablehnung dauert.
So erstellen Sie einen effektiven Zulassungsprozess
Die Gestaltung eines effektiven Aufnahmeprozesses erfordert eine gründliche Analyse Ihres aktuellen Aufnahmeprozesses und ein tiefes Verständnis dafür, wie Leads Ihr Unternehmen finden. So erstellen Sie einen effizienten Verbrauchsprozess:
1. Überprüfen Sie den Erstkontaktprozess
Bevor Sie eine Projektaufgabe annehmen oder ablehnen, überprüfen Sie die Kommunikationsprozesse, die Sie zwischen dem Kunden, Ihrem Team und Ihren Managern etablieren möchten. Bewerten Sie alle Dokumente, die der Kunde und die Projektbefürworter einreichen, um sicherzustellen, dass alle Informationen vollständig und korrekt sind. Es ist auch wichtig, die Projektspezifikationen zu berücksichtigen, einschließlich des Projektumfangs, potenzieller Kosten und Kundenspezifikationen. Eine gängige Methode, mit der Unternehmen und Organisationen ihre Kommunikations- und Kontaktprozesse überprüfen, ist der Einsatz von Online-Anfrageanwendungen, bei denen Kunden Informationen elektronisch übermitteln können, was den Aufnahmeprozess effizienter macht.
2. Bedarfsspezifität für eingehende Anfragen
Je mehr Informationen Ihr Team über eingehende Projektanfragen sammelt, desto genauer wird Ihre Überprüfungsphase sein. Kontaktformulare umfassen mehrere Schlüsselelemente, die Informationen über den Umfang des Projekts, Budgetanforderungen, wichtige Tools und Ressourcen, Teamrollen und Leistungskennzahlen bereitstellen. Betrachten Sie die folgenden Beispiele für Schlüsselelemente, die angefordert werden sollten, wenn Kunden eine Projektanfrage einreichen:
Projektbudget
Zeitrahmen für die Projektumsetzung
Projekttyp
Projektziele
erwartetes Ergebnis
Projektspezifische Einschränkungen
Industriestandards
Compliance-Regeln
Strategien zur Risikominderung
3. Kanalisieren Sie den Konsum über die richtigen Kanäle.
Nach dem ersten Kontakt ist es wichtig sicherzustellen, dass der Aufnahmeprozess Projektanfragen über die entsprechenden Kanäle zur Prüfung weiterleitet. Erwägen Sie beispielsweise die Einrichtung eines Prüfteams, das alle eingehenden Projektanfragen bearbeitet, oder erwägen Sie die Zuweisung verschiedener Prüfer, die mehrere Perspektiven haben und Beiträge zu eingehenden Projektanfragen liefern. Dieser Prozess stellt sicher, dass Projekte die richtigen Personen erreichen und die Geschäftsanforderungen erfüllen. Außerdem kann er dazu beitragen, künftige Kosten zu senken und die Effizienz der Planungsphase zu verbessern.
4. Automatisieren Sie Aufnahme- und Routingprozesse
Die Automatisierung der Weiterleitungs- und Annahmeprozesse kann dazu beitragen, Zeit und Geld zu sparen, indem menschliche Fehler in der Überprüfungs- und Genehmigungs- oder Ablehnungsphase des Aufnahmeprozesses reduziert werden. Beispielsweise könnte Ihr Team Software verwenden, um eingehende Anfragen auf bestimmte Anforderungen wie Schlüsselwörter und Phrasen zu scannen, um die Durchführbarkeit eines Projekts zu ermitteln. Anschließend können Sie automatische Bestätigungen Ihrer Anfrage oder Ablehnung eines Projekts integrieren. Zu den weiteren Möglichkeiten, den Aufnahmeprozess zu automatisieren, gehören das Versenden von Bestätigungs-E-Mails, das Aktualisieren von Aufgabenzuweisungen in Ihrem Workflow oder das Priorisieren bestimmter Aufgaben anhand von Fristen.
5. Überwachen Sie den Prozess regelmäßig
Überwachen und erstellen Sie eine Leistungsbasis für Ihren Aufnahmeprozess und bewerten Sie kontinuierlich Ihre Ansätze, um Verbesserungen oder Änderungen an Ihrem Prozess vorzunehmen. Bitten Sie Projekteigentümer und Kunden sowie Ihr Team und Ihre Manager um Feedback, damit Sie Erfolgsbereiche und Leistungsaspekte identifizieren können, die verbessert werden müssen. Die regelmäßige Überprüfung des Aufnahmeprozesses und das Einholen von Vorschlägen und Feedback kann Ihrer Organisation dabei helfen, den Arbeitsablauf zu optimieren, die Projekteffizienz zu steigern und die Zeit zu verkürzen, die für die Prüfung und Annahme neuer Projektvorschläge benötigt wird.