So erstellen Sie eine To-Do-Liste in Google Sheets (mit Tipps) • BUOM
14. Oktober 2021
Sie können eine Vielzahl von Tools verwenden, um bei der Arbeit an verschiedenen Projekten organisiert zu bleiben. Eines der gebräuchlichsten Tools ist jedoch eine To-Do-Liste, mit deren Hilfe Sie Aufgaben und deren Fortschritt einfach verfolgen können. Viele Programme können Ihnen dabei helfen, den Überblick über Ihre To-Do-Listen zu behalten, darunter Google Sheets, ein Online-Tabellenkalkulationssystem. Wenn Sie ein vielseitiges und einfaches Aufgabenlistenprogramm wünschen, erfahren Sie, wie Sie Ihre Aufgabenliste in Google Sheets anpassen. In diesem Artikel besprechen wir To-Do-Listen in Google Sheets und deren Erstellung sowie einige Tipps zum Entwerfen und Verwenden entsprechend Ihren Anforderungen.
Was ist eine Aufgabenliste in Google Sheets?
Eine Google Sheets-Aufgabenliste ist eine Tabelle, die Sie erstellen können, um den Überblick über Ihre Aufgabenlisten zu behalten. Google Sheets ist ein Online-Tabellenkalkulationsprogramm, das Ihre Tabellenkalkulationen online statt auf Ihrem Computer bereitstellt. Mit der Tabellenkalkulationsfunktion können Sie Listen erstellen und verwenden, um Aufgaben, die Sie erledigen möchten, Lektionen, an denen Sie gerade arbeiten, und Aufgaben, die Sie bereits erledigt haben, zu organisieren. Hier sind einige Gründe, warum die Verwendung von Google Sheets Ihnen beim Organisieren Ihrer Aufgabenliste helfen kann:
Teilbarkeit: Sie können Ihre Google Sheets ganz einfach mit anderen teilen, indem Sie entweder deren E-Mail-Adresse teilen oder einen Link zu Ihren Google Sheets kopieren und ihn per SMS, E-Mail oder einem anderen Nachrichtendienst an ihn senden.
Barrierefreiheit: Google Sheets sind online, sodass Sie von jedem Gerät oder Netzwerk aus darauf zugreifen können. Dies ist nützlich für Personen, die beschäftigt sind oder ihre To-Do-Listen mit Personen an verschiedenen Orten teilen.
Anpassbar: Sie können Ihre Aufgabenliste anpassen, indem Sie Aufgaben verschiedenen Mitgliedern Ihres Teams zuweisen und weitere gewünschte Informationen hinzufügen, z. B. Spalten mit Datumsangaben und Aufgabenfortschritt. Abhängig von Ihren Vorlieben können Sie sogar mehrere Aufgabenlisten auf verschiedenen Blättern derselben Tabelle erstellen.
Kostengünstig: Sie können mit einem Gmail-Konto kostenlos auf Google Sheets zugreifen, was bedeutet, dass Sie für die Nutzung nichts bezahlen müssen, und das gilt auch für niemanden, mit dem Sie Ihre To-Do-Liste teilen.
Einfach zu formatieren: Google Sheets ist ein hochentwickeltes Tabellenkalkulationsprogramm, daher gibt es verschiedene Elemente, die Sie beim Entwerfen Ihrer Tabellenkalkulationen verwenden können, wie z. B. Kontrollkästchen, Filter, Diagramme und Pivot-Tabellen. Diese Elemente können Ihnen dabei helfen, Ihre To-Do-Liste zu organisieren.
Möglichkeit, Berechtigungen zu erteilen: Als Google Sheet-Ersteller können Sie jedem Benutzer, der Zugriff auf die Tabelle hat, verschiedene Berechtigungsstufen einschränken oder erlauben. Einige Personen können beispielsweise nur alle Felder anzeigen, während andere alle Felder bearbeiten können.
Zugriff auf Vorlagen: Sie können Ihre To-Do-Liste nach Ihren Wünschen erstellen, aber Sie können diesen Entwurf auch auf den verschiedenen Vorlagen basieren, die Google Sheets bereitstellt, um Ihnen bei der schnellen und effizienten Erstellung eines Entwurfs zu helfen.
So erstellen Sie eine To-Do-Liste in Google Sheets
Google Sheets ist ein vielseitiges Programm und kann daher oft auf unterschiedliche Weise für denselben Zweck verwendet werden. Hier sind einige Möglichkeiten, eine To-Do-Liste zu erstellen:
Verwenden einer To-Do-Listen-Vorlage
Google Sheets verfügt über verschiedene Vorlagen, mit denen Sie Tabellenkalkulationen entsprechend Ihren Anforderungen erstellen können. Sie können eine Tabelle mithilfe einer To-Do-Listenvorlage erstellen, indem Sie diesen Anweisungen folgen:
1. Öffnen Sie Google Sheets
Melden Sie sich bei Ihrem Google-Konto an und greifen Sie auf Google Drive zu. Google Drive ist eine digitale Datenbank, in der Sie eine Vielzahl von Dateien in allen Formaten speichern können, darunter Dokumente, Tabellenkalkulationen, Folien und Formulare. Sie können unter dem Drive-Logo auf die Schaltfläche „Neu“ klicken, um ein neues Dokument zu erstellen. Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird eine Dropdown-Liste mit allen verschiedenen Formaten angezeigt, aus denen Sie auswählen können. Um eine neue Tabelle mithilfe einer Vorlage zu öffnen, wählen Sie den Pfeil auf der rechten Seite des Dropdown-Menüs neben der Bezeichnung „Google Sheets“ aus. Wählen Sie aus dem neuen Dropdown-Menü, das angezeigt wird, eine Vorlage aus.
2. Wählen Sie eine Aufgabenliste aus
Google Sheets bietet eine Vielzahl von Vorlagen zur Auswahl, die nach Verwendungszweck geordnet sind. Um eine Vorlage für eine Aufgabenliste zu finden, navigieren Sie zur Kategorie „Persönlich“. Diese Vorlagen sind für den persönlichen Gebrauch bestimmt und nicht für Analysen oder Präsentationen, die Teil der Verwendung anderer Vorlagen sind. Wählen Sie die Vorlage mit der Aufschrift „To-Do-Liste“ aus. Dies ist eine vorgefertigte Aufgabenliste in Google Sheets, die verschiedene bereits vorhandene Formeln und Elemente enthält, die Ihnen bei der Organisation Ihrer Aufgabenliste helfen. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf das Vorlagensymbol klicken, wird eine neue Tabelle geöffnet, die mit dem Titel „Aufgaben“ und Spaltenüberschriften formatiert ist, in denen drei Kategorien aufgeführt sind, nämlich:
Kontrollkästchen: Damit behalten Sie den Überblick darüber, welche Aufgaben Sie erledigt haben.
Datum: Sie können je nach Wunsch das Datum eingeben, an dem Sie die Aufgabe abgeschlossen haben, oder das Datum, an dem sie fällig ist.
Aufgabe: Diese Spalte ist breiter als die anderen, sodass Sie eine Beschreibung der Aufgabe eingeben können.
Das Format umfasst außerdem Filterfunktionen und ein Feld, das zählt, wie viele Aufgaben Sie abgeschlossen haben, verglichen mit der Anzahl der Aufgaben, die Sie in Ihre To-Do-Liste eingegeben haben. Es erfasst auch Titel, sodass Sie die Titel immer noch sehen können, egal wie weit Sie auf der Seite nach unten scrollen. Bei jedem Element handelt es sich um ein Formatierungselement, das Sie ändern können, wenn Sie es nicht in Ihre Aufgabenliste aufnehmen möchten.
3. Passen Sie Ihre Liste an
Nachdem Sie nun eine Vorlage erstellt haben, können Sie Ihre To-Do-Liste an Ihre Bedürfnisse anpassen. Sie können Ihrer To-Do-Liste einen passenden Namen geben, der angibt, welche Art von Projekt Sie verfolgen. Sie können der Liste weitere Spalten hinzufügen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift klicken und im Dropdown-Menü „1 links einfügen“ oder „1 rechts einfügen“ auswählen. Verschiedene Spalten bieten Ihnen die Möglichkeit, Aufgaben anderen Teammitgliedern zuzuweisen oder Ihre Aufgaben zu priorisieren.
Sie können Ihre Aufgaben auch priorisieren, indem Sie sie mithilfe eines Farbcodierungssystems hervorheben. Sie können die Farbe der Felder in einer Aufgabe ändern, indem Sie die Zeile markieren, die Sie ändern möchten, und das Symbol für die Füllfarbe in der Symbolleiste oben in der Tabelle auswählen. Sobald Sie einer Aufgabe eine Farbe zugewiesen haben, können Sie Ihre Aufgaben nach Farbe filtern. Dies kann Ihnen helfen, nach Priorität zu filtern, um schnell zu erkennen, welche Aufgaben Sie zuerst erledigen möchten. Sie können dieselbe Füllfarbenfunktion verwenden, um das Farbschema Ihrer Aufgabenliste anzupassen.
Entwerfen Ihrer Vorlage
Wenn Sie bestimmte Aufgabenlistenanforderungen haben, können Sie auch Ihr eigenes Aufgabenlistenformat erstellen. Die Schritte, die Sie unternehmen können, können je nach Ihren Vorlieben variieren, aber hier sind einige allgemeine Schritte, die Sie unternehmen können:
1. Erstellen Sie ein neues Blatt
Öffnen Sie Ihr Google Drive-Konto, um auf Ihre Dokumente zuzugreifen. Sie können unter dem Drive-Logo auf die Schaltfläche „Neu“ klicken, um ein neues Dokument zu erstellen. Wenn Sie diese Schaltfläche auswählen, wird eine Dropdown-Liste angezeigt, aus der Sie „Google Sheets“ auswählen können. Dadurch wird eine neue Tabelle geöffnet. Auf diesem Blatt können Sie mit der Erstellung Ihrer To-Do-Liste beginnen.
2. Kopfzeilen festlegen
Um Ihre personalisierte To-Do-Liste zu erstellen, überlegen Sie, welche Überschriften Sie einfügen möchten, und weisen Sie jeder eine Spalte zu. Die häufigsten sind:
Sie können auch Spalten für haben
Begriff
Aufgabenbeschreibung
Priorität
Verantwortliches Teammitglied
Projekt
Ihre Überschriften können Ihren Bedürfnissen und den Informationen entsprechen, die Sie auf Ihrer To-Do-Liste im Auge behalten möchten. Wenn Sie möchten, können Sie auch einen Titel für die gesamte Liste hinzufügen, der angibt, wozu die Liste dient, z. B. „Erstellen einer Website-To-Do-Liste“.
3. Frieren Sie Ihre Zeilen ein
Wenn Sie eine lange Aufgabenliste haben, können Sie die Kopfzeilen einfrieren, sodass Sie sie sehen können, egal wie lang Ihre Liste wird. Sie können Zeilen einfrieren, indem Sie zwei Zeilen auswählen und in der Symbolleiste oben in der Tabelle auf die Registerkarte „Ansicht“ klicken. Es erscheint ein Dropdown-Menü und Sie können „Einfrieren“ als erste Option auswählen. Anschließend erscheint ein zweites Dropdown-Menü mit Optionen für die anzuheftenden Zeilen. Wählen Sie die Option „2 Zeilen“. Wenn Sie keinen Listentitel haben, können Sie „1 Zeile“ auswählen.
5. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen
Sie können die Kontrollkästchen in der Spalte „Abgeschlossen Ja/Nein“ aktivieren, um Ihren Fortschritt in der Liste zu verfolgen. Um Kontrollkästchen einzufügen, können Sie die Spalte markieren, in der die Kontrollkästchen angezeigt werden sollen. Klicken Sie dann in der Symbolleiste oben in der Tabelle auf die Registerkarte „Einfügen“. Wählen Sie im angezeigten Dropdown-Menü die Funktion „Prüfen“ aus, auf der sich ein dunkles quadratisches Symbol mit einem hellen Häkchen befindet. Wenn das Dialogfeld ausgeblendet wird, stellen Sie sicher, dass in der hervorgehobenen Spalte Kontrollkästchen vorhanden sind.
Richten Sie die bedingte Formatierung ein
Beim Einrichten einer personalisierten Aufgabenliste ist die bedingte Formatierung wichtig. Sie können damit Ihre Aufgabenlistenelemente formatieren, um die Navigation zu erleichtern. Eine häufige Funktion von Aufgabenlisten besteht darin, Einträge automatisch basierend auf Aspekten jedes Eintrags zu formatieren. Sie können beispielsweise festlegen, dass Google Sheets eine Aufgabe streicht, nachdem Sie ein Kontrollkästchen aktiviert haben. Sie können dies tun, indem Sie die Zellen auswählen, die Sie formatieren möchten, und in der Symbolleiste oben in der Tabelle auf die Registerkarte „Format“ klicken. Eine Dropdown-Liste wird angezeigt. Wählen Sie „Bedingte Formatierung“ aus der Liste aus.
Geben Sie im Feld „Auf Bereich anwenden“ den Zellbereich ein, auf den sich diese Formatierung auswirken soll. Wählen Sie im Feld „Zellen formatieren, wenn…“ die Option „Kundenformel…“ aus dem Dropdown-Menü aus und geben Sie „=C3=TRUE“ ein. Wenn Sie das Kontrollkästchen aktivieren, lautet die interne Formel in der Zelle „WAHR“. Indem Sie diese Formel in Ihre bedingten Formatierungsregeln eingeben, weisen Sie Google Sheets an, nach allen Zellen mit aktivierten Kontrollkästchen zu suchen. Im Feld „Formatierungsstil“ können Sie die Option „Durchgestrichen“ auswählen. Klicken Sie dann auf „Speichern“. Sie können dieselbe Technik aus verschiedenen Gründen verwenden, um ein automatisiertes Format zu erstellen.
Tipps zum Formatieren einer To-Do-Liste in Google Sheets
Sie können die folgenden Schritte ausführen, um eine Aufgabenliste mit einer bestimmten Formatierung zu erstellen:
Verwenden Sie eine einheitliche Vorlage
Verwenden Sie für alle Ihre To-Do-Listen dieselbe Vorlage. Dies kann Ihnen helfen, organisiert zu bleiben, indem Sie in allen Ihren Projekten die gleiche Struktur beibehalten. Wenn Sie diese To-Do-Listen mit anderen Mitgliedern Ihres Teams teilen, können auch diese die Vorlagen überprüfen. Vertrautheit mit Formatierungen und Prozessen kann die Effizienz verbessern und Fehler minimieren. Durch die Verwendung einer konsistenten Vorlage können Sie außerdem Zeit und Mühe sparen, da Sie die Formatierung nicht für jede Liste neu vornehmen müssen.
Verfolgen Sie, wer Bearbeitungszugriff hat
Wenn Sie eine To-Do-Liste teamübergreifend verwenden, können Sie Ihre To-Do-Liste über Links und Teilen mit anderen Personen teilen. Um die Integrität Ihrer Einträge zu wahren, können Sie steuern, wer Zugriff auf die Bearbeitung Ihrer Einträge und wer Zugriff auf deren Anzeige hat. Begrenzen Sie die Anzahl der Personen, die Ihre Einträge bearbeiten können, um versehentliche Änderungen oder Missverständnisse zu minimieren. Sie können Aufgaben und Checklisten auch an verschiedene Teammitglieder delegieren und ihnen spezifischen Zugriff auf einzelne Listen gewähren.
Bewahren Sie Ihre To-Do-Listen an einem Ort auf
Sie können Ihr Google Drive verwenden, um alle Ihre Listen in einem Ordner zu speichern und so Ihre Organisation zu verbessern. Wenn Sie mehrere Aufgabenlisten für ein Projekt haben, sollten Sie erwägen, jede Liste in einer Tabelle zu speichern. Unten links in der Tabelle können Sie auf das Pluszeichen klicken, um weitere Blätter hinzuzufügen. Jedes Blatt kann eine Aufgabenliste für dasselbe Projekt enthalten. Wenn Sie diese Funktion nutzen, beachten Sie bitte, dass Sie Ihre Berechtigungen für die gesamte Tabelle festlegen.
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