So erstellen Sie eine PTO-Richtlinie (und die Vor- und Nachteile) • BUOM
10. Mai 2021
Bezahlter Urlaub ist eine Vergünstigung, die Personalvermittler und Personalmanager nutzen, um neue Mitarbeiter zu gewinnen. In diesem Artikel erklären wir, was eine Richtlinie für bezahlten Urlaub ist, wie man eine solche erstellt, erläutern die Vor- und Nachteile der Implementierung und stellen eine Vorlage und eine Beispiel-PTO-Richtlinie zur Verfügung, die Ihnen bei der Erstellung Ihrer eigenen Richtlinie hilft.
Was ist eine PTO-Richtlinie?
Eine Richtlinie für bezahlten Urlaub ist ein schriftliches Dokument, das die Richtlinien und Erwartungen des Unternehmens an die Bezahlung eines Mitarbeiters für arbeitsfreie Tage darlegt. Dabei werden häufig Urlaubs-, Krankheits- und Privatzeit in einer einzigen Stundenbank zusammengefasst, die die Mitarbeiter nach eigenem Ermessen nutzen können.
Mögliche Vorteile der Implementierung einer PTO-Richtlinie
Eine PTO-Police bietet eine Reihe von Vorteilen für Management, Manager und Mitarbeiter. Berücksichtigen Sie diese Vorteile, wenn Sie erwägen, in Ihrem Unternehmen eine PTO-Richtlinie einzuführen. PTO-Richtlinie:
Stellt die Einhaltung sicher: In vielen Bundesstaaten gibt es Regeln für Freizeit und Arbeitnehmerentschädigung. Überprüfen Sie die örtlichen Gesetze, um sicherzustellen, dass Ihre Police alle Vorschriften genau widerspiegelt und einhält.
Spart Zeit: Mit einer PTO-Richtlinie beseitigen Sie und andere Personalvertreter die Verwirrung der Mitarbeiter und begrenzen den Umfang der Fragen darüber, wann und wie Mitarbeiter bezahlt werden können, während sie nicht arbeiten.
Vereinfachte Berichterstattung: PTO ist ein zu berechnender Eintrag – im Gegensatz zur Berechnung mehrerer Einträge für Krankheitstage, Urlaubstage und persönliche Tage – und ist viel einfacher zu verfolgen und zu melden.
Verbessert die Planung: Wenn Sie wissen, an wie vielen Tagen im Jahr Ihre Mitarbeiter arbeiten können, können Sie Ihre Arbeit effektiver planen und planen.
Vorteile für Mitarbeiter: PTO kann die Arbeitsmoral steigern, die Mitarbeiterbindung verbessern und eine bessere Work-Life-Balance fördern.
Reduziert Verwirrung: Eine schriftliche Richtlinie stellt sicher, dass jeder weiß, was vom Unternehmen und vom Mitarbeiter erwartet wird. Fügen Sie die Richtlinie als Referenz für etwaige Fragen oder Bedenken in Ihr Mitarbeiterhandbuch ein.
Mögliche Nachteile der Implementierung einer PTO-Richtlinie
Während die Erstellung einer PTO-Richtlinie mehrere Vorteile bietet, gibt es auch mehrere potenzielle Nachteile. Die PTO-Richtlinie möglicherweise:
Hält Mitarbeiter davon ab, krank zu werden: Mit einer allgemeinen PTO-Richtlinie anstelle bestimmter Krankheitstage und persönlicher Urlaubstage können einige Mitarbeiter krank zur Arbeit kommen, um ihre freie Zeit für andere Ereignisse aufzusparen.
Fördert Spartage: Die meisten Unternehmen erlauben ihren Mitarbeitern, ihre Zapfwelle von Jahr zu Jahr zu wechseln. Einige Mitarbeiter sparen möglicherweise ihre Tage und nehmen dann lange Urlaub, was zu Problemen bei der Gesamtproduktivität und den Ergebnissen führen kann.
Weniger Arbeitsstunden: Ohne es zu merken, geben Unternehmen ihren Mitarbeitern oft insgesamt weniger PTO-Stunden, als wenn sie Krankheits-, Privat- und Urlaubsstunden klassifiziert hätten, was zu weniger Gesamtfreizeit führt.
Dauert mehr Stunden: Da die Mitarbeiter aus beliebigen Gründen ihre gesamte Zapfwelle nutzen können, können sie diese auch alle nutzen. Bei einem herkömmlichen PTO-Plan können sie ungenutzte Urlaubs-, Privat- oder Urlaubsstunden haben.
Kann für das Unternehmen teuer werden: In manchen Bundesstaaten müssen Arbeitgeber ausscheidende Mitarbeiter für ungenutzte Urlaubstage bezahlen, nicht jedoch für Krankheitstage oder Privattage. Da die PTO-Richtlinien jedoch nicht zwischen den Lohnarten unterscheiden, zahlt Ihr Unternehmen möglicherweise mehr aus, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen.
Was ist bei der Erstellung einer PTO-Richtlinie zu beachten?
Die Planung einer PTO-Richtlinie für Ihr Unternehmen kann zeitaufwändig sein. Sie möchten den Mitarbeitern ausreichend Freizeit und Flexibilität bieten, die Personalabteilung entlasten und die Einhaltung aller Gesetze und Compliance-Anforderungen sicherstellen. Folgendes ist bei der Erstellung einer Firmen-PTO-Richtlinie zu beachten:
Kontrolle: Möchten Sie wissen, warum Ihre Mitarbeiter Urlaub nehmen möchten? Wenn Sie dies tun, sollten Sie eine herkömmliche Urlaubsregelung mit getrennter Urlaubs-, Krankheits- und Privatzeit in Betracht ziehen. Mit PTO müssen Mitarbeiter keinen Grund für die Inanspruchnahme von Freistellungen angeben.
Zeiteinteilung: Entscheiden Sie vor der Implementierung einer PTO-Richtlinie, wie die Mitarbeiter ihre Zeit erhalten sollen. Sie können ihnen entweder Ihren gesamten PTO am Tag der Einstellung geben oder ihn im Laufe des Jahres schrittweise anhäufen. Wenn Sie die Abgrenzung bevorzugen, entscheiden Sie, ob diese während des Zahlungszeitraums, monatlich oder vierteljährlich hinzugefügt wird.
Transfer zum Jahresende. Möchten Sie, dass Ihre Mitarbeiter ungenutzte Zeit am Jahresende verlängern können? Konsultieren Sie die Arbeitsgesetze Ihres Staates, bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen. Einige Staaten behandeln PTO als verdienten Lohn, der nicht „verloren“ werden kann, wenn der Arbeitnehmer ihn nicht nutzt. Wenn Sie einen Rollover-Plan einführen, könnte Ihr Unternehmen am Ende riesige Summen auszahlen, wenn langjährige Mitarbeiter ausscheiden.
Ausscheiden von Mitarbeitern: In einigen Bundesstaaten müssen Sie möglicherweise den Mitarbeiter für ungenutzten Urlaub bezahlen, nicht jedoch für Krankheitsurlaub oder PTO. PTO unterscheidet nicht zwischen Urlaub, daher müssen Sie ausscheidende Mitarbeiter für ihre gesamten ungenutzten Stunden entschädigen.
Beispiel einer PTO-Richtlinie
Der Inhalt einer PTO-Police kann von Unternehmen zu Unternehmen stark variieren. Viele PTO-Richtlinien verwenden jedoch eine ähnliche Struktur, um sicherzustellen, dass der Plan alle Informationen enthält, die die Personalabteilung und die Mitarbeiter benötigen. Verwenden Sie diese Vorlage oder laden Sie eine Kopie herunter, um Ihre eigene PTO-Richtlinie zu strukturieren:
Zweck der Paid Time Off (PTO)-Richtlinie
Der Zweck dieser PTO-Richtlinie besteht darin, Ihnen die bezahlte Zeit zu verschaffen, die Sie außerhalb der Arbeit benötigen, um Ihre persönlichen Verpflichtungen, Krankheiten oder Urlaube zu bewältigen. Es wurde entwickelt, um Ihnen bei Ihrer Entscheidung, eine Auszeit von der Arbeit einzuplanen, Sicherheit zu geben, ohne sich Gedanken über den Grund machen zu müssen.
Ab diesem Zeitpunkt wird Ihnen nur noch PTO-Zeit berechnet. Ihre PTO-Zeit ersetzt Ihre aktuellen Kranken-, Privat- und Urlaubstage durch eine Stunden-zu-Stunden-Umrechnung. Das bedeutet, dass Sie bei 24 Stunden Krankheits-, Privat- und Urlaubszeit 24 Stunden PTO anstelle Ihrer aktuellen Stunden erhalten.
Empfehlungen für den Einsatz der Zapfwelle
Allen Vollzeitbeschäftigten wird die PTO zum jeweiligen Abgrenzungssatz gutgeschrieben. Ihr PTO erscheint automatisch unter (Ort, an dem Mitarbeiter ihr PTO-Guthaben überprüfen können). Wenn Sie Zapfwellenstunden verwenden, sehen Sie an derselben Stelle, wie viele Stunden von Ihrer Gesamtzahl abgezogen wurden.
Um Urlaub zu erhalten, müssen Sie während des Anrechnungszeitraums arbeiten oder Urlaub nehmen. Wenn Sie unbezahlten Urlaub nehmen, einschließlich kurzfristiger Invalidität, Langzeitinvalidität oder Arbeitsunfähigkeitsentschädigung, wird Ihnen kein bezahlter Urlaub angesammelt.
Sie müssen die Zapfwelle nicht nutzen (Zeiten, in denen die Zapfwelle nicht erforderlich ist).
Wenn Sie PTO anfordern, tun Sie dies bitte unter (Schritte) und mit (vorherige Ankündigung). Verwendung (Prozess zur Beantragung von PTO).
Im Falle einer unerwarteten oder plötzlichen Krankheit oder eines familiären Notfalls wenden Sie sich direkt an (Kontaktperson), um die PTO zu erteilen.
Ausnahmen von der PTO-Richtlinie
Sehen Sie sich diese Ausnahmen von der PTO-Richtlinie an:
(Ausnahme 1)
(Ausnahme 2)
(Ausnahme 3)
Zapfwellenpreise
Mitarbeiter sammeln PTO-Stunden (Rate of Accrual). Sehen Sie sich dieses Diagramm an, um zu sehen, wie viele Stunden Sie in einem Anrechnungszeitraum erhalten können:
(Abgrenzungsrate 1)
(Abgrenzungsrate 2)
(Abgrenzungssatz 3)
Beispiel einer PTO-Richtlinie
Sehen Sie sich diese Beispiel-PTO-Richtlinie an, um Ihnen bei der Erstellung Ihrer eigenen zu helfen:
Zweck der Paid Time Off (PTO)-Richtlinie
Der Zweck der bezahlten Freistellungsrichtlinie von Jackson Grooming besteht darin, Ihnen die bezahlte Zeit zu verschaffen, die Sie benötigen, um sich um persönliche Pflichten, Krankheit oder Urlaub zu kümmern. Wir haben diese Richtlinie erstellt, damit Sie sich bei Ihrer Entscheidung, eine Auszeit von der Arbeit einzuplanen, sicher sein können, ohne sich Gedanken über den Grund machen zu müssen.
Ab diesem Zeitpunkt wird Ihnen nur noch PTO-Zeit berechnet. Ihre PTO-Zeit ersetzt Ihre aktuellen Kranken-, Privat- und Urlaubstage, wenn sie von Stunde zu Stunde umgerechnet werden. Das bedeutet, dass Sie bei 24 Stunden Krankheits-, Privat- und Urlaubszeit 24 Stunden PTO anstelle Ihrer aktuellen Stunden erhalten.
Empfehlungen für den Einsatz der Zapfwelle
Allen Vollzeitbeschäftigten wird alle zwei Wochen ein PTO zu einem auf Ihrer Dienstzeit basierenden Satz gutgeschrieben. Ihr PTO erscheint automatisch in Ihrem Mitarbeiter-Self-Service-Portal. Wenn Sie Zapfwellenstunden verwenden, sehen Sie an derselben Stelle, wie viele Stunden von Ihrer Gesamtzahl abgezogen wurden.
Um PTO zu erhalten, müssen Sie während des Zahlungszeitraums arbeiten oder PTO beziehen. Wenn Sie unbezahlten Urlaub nehmen, einschließlich kurzfristiger Invalidität, Langzeitinvalidität oder Arbeitnehmerentschädigung, erhalten Sie während dieser Zeit keinen bezahlten Urlaub.
Sie müssen sich keine Auszeit für bezahlten Urlaub, Trauerurlaub, Geschworenendienst oder Militärdienst nehmen. Sprechen Sie mit der Personalabteilung, um weitere Informationen zu den Besonderheiten dieser Abwesenheitssituationen zu erhalten.
Wenn Sie PTO anfordern, tun Sie dies auf Stundenbasis mit einer Vorankündigung von mindestens zwei Werktagen. Sie können PTO über das Employee Self-Service-Portal anfordern.
Im Falle einer unerwarteten oder plötzlichen Krankheit oder eines familiären Notfalls wenden Sie sich direkt an Ihren Vorgesetzten, um den Urlaub zu genehmigen.
Ausnahmen von der PTO-Richtlinie
Sehen Sie sich diese Ausnahmen von der PTO-Richtlinie an:
Wenn Sie krankheitsbedingt mehr als drei Tage hintereinander ausfallen, kann die Personalabteilung ein ärztliches Attest für die Inanspruchnahme zusätzlicher PTO verlangen.
Wenn Sie mehr PTO verwenden, als Sie angesammelt haben, kann dies zu Disziplinarmaßnahmen und einer möglichen Kündigung führen.
Sie müssen Ihren gesamten Freizeitausgleich nutzen, bevor Sie unbezahlten Urlaub beantragen, einschließlich des Urlaubs gemäß dem Family and Medical Leave Act (FMLA).
Wenn Sie keine Freistellung beantragen und sich länger als zwei Tage hintereinander nicht zur Arbeit melden, wird die Geschäftsleitung von Jackson Grooming dies als Ihren sofortigen Rücktritt akzeptieren.
Zapfwellenpreise
Den Mitarbeitern werden PTO-Stunden entsprechend ihrer Dienstjahre im Unternehmen gutgeschrieben. Sehen Sie sich diese Tabelle an, um zu sehen, wie viele Stunden Sie in jedem Kalenderjahr für das Unternehmen erhalten können:
1 Dienstjahr: 144 volle Zapfwellenstunden pro Kalenderjahr
2–5 Betriebsjahre: 160 volle Zapfwellenstunden pro Kalenderjahr
6–10 Betriebsjahre: = 17 volle Zapfwellenstunden pro Kalenderjahr.
10 oder mehr Betriebsjahre: 192 volle Zapfwellenstunden pro Kalenderjahr.
Bei Fragen oder weiteren Informationen wenden Sie sich bitte an die Personalabteilung.