So erstellen Sie eine professionelle E-Mail-Begrüßung • BUOM

24. Februar 2021

Wenn Sie persönlich schreiben oder professionelle E-Mail, ist es wichtig, die richtige Begrüßung, die sogenannte Begrüßung, zu verwenden. Die von Ihnen verwendete Begrüßung bestimmt letztendlich den Ton und die Stimme der von Ihnen gesendeten E-Mail.

Während persönliche E-Mails eine freundliche Begrüßung erfordern, sollte eine geschäftliche E-Mail beispielsweise an Ihren Kollegen professionell sein. Da Sie mit Kollegen oder Vorgesetzten korrespondieren, ist es wichtig, dass Sie ihnen mit Respekt begegnen.

Während die richtige Begrüßung vom Arbeitgeber abhängt, ist es am besten, formell zu bleiben, bis Sie die Unternehmenskultur verstanden haben. In diesem Artikel erklären wir, was eine E-Mail-Begrüßung ist, welche Arten es gibt und wie Sie die richtige für Ihre Geschäftskorrespondenz auswählen.

Was ist eine E-Mail-Begrüßung?

Eine E-Mail-Begrüßung ist die Begrüßung, die Sie am Anfang einer E-Mail verwenden. Die Art der Begrüßung, die Sie wählen, hängt von der Person ab, die Sie ansprechen. Wie geht es dir Beginnen Sie mit Ihrer E-Mail wird Ihre Stimme in der E-Mail sofort etablieren, daher ist es am besten, eine zu wählen, die die von Ihnen gesuchte Stimme angemessen wiedergibt. Für die geschäftliche Korrespondenz nutzen Sie beispielsweise am besten eine professionelle E-Mail-Begrüßung.

Warum sind Begrüßungen in geschäftlichen E-Mails wichtig?

Am Arbeitsplatz ist die Wahl der richtigen E-Mail-Begrüßung besonders wichtig. Es gibt nicht nur den Ton für den gesamten Brief vor, sondern zeigt auch die richtige Etikette. Begrüßungen sind besonders wichtig, wenn Sie eine E-Mail an Ihren Vorgesetzten oder höher senden. E-Mails dieser Art sollten professionell bleiben und durch die korrekte Anrede Ihren größtmöglichen Respekt und Respekt zum Ausdruck bringen.

Arten von E-Mail-Grüßen

Beim E-Mail-Versand gibt es verschiedene Arten von Grüßen. Um zu verstehen, welche Begrüßungen für die Geschäftskorrespondenz am besten geeignet sind, ist es wichtig, die Vielfalt der Begrüßungen zu kennen. Hier sind einige Arten gängiger E-Mail-Begrüßungen:

Standardbegrüßung

Die Standardbegrüßung ist die traditionellste in der Geschäftskorrespondenz. Es ist einfach, respektvoll und zeigt ein gewisses Maß an Professionalität. Bei einer Standardbegrüßung ist es wichtig, den Namen der Person zu verwenden. Wenn Sie Ihren Empfänger nicht gut kennen, verwenden Sie am besten seinen Nachnamen. Für diese Zwecke ist es beispielsweise besser, „Sehr geehrte Frau“ zu verwenden. Doe“ statt „Dear Jane“.

Beispiel: Sehr geehrter Herr Gilbert,

Freundlicher Gruß

Freundliche Begrüßungen haben einen eher informellen und entspannten Ton. Diese Art der Begrüßung wird häufig verwendet, wenn man einen Kollegen oder Freund anspricht. Es ist direkter und vermittelt eine einfachere Stimme. Es ist auch angebracht, den Namen einer Person in eine freundliche Begrüßung aufzunehmen, beispielsweise „Hallo Jane“. Wenn Sie eine freundliche, aber formellere Begrüßung wünschen, wählen Sie „Hallo“. „Hallo“ wird heutzutage immer häufiger verwendet, gilt jedoch als sehr locker und eignet sich am besten nur für Freunde oder Personen, von denen Sie wissen, dass sie eine so lockere Begrüßung zu schätzen wissen.

Beispiel: Hallo oder Hallo,

Professionelle, aber herzliche Begrüßung

Wenn Sie Professionalität vermitteln möchten, ohne zu förmlich zu sein, denken Sie über eine herzliche Begrüßung nach. Während Sie den Empfänger noch respektvoll ansprechen, bietet Ihnen eine herzliche Begrüßung auch die Möglichkeit, freundlich zu sein. In Situationen, in denen Sie den Empfänger nicht gut kennen, reicht eine herzliche Begrüßung aus.

Beispiel: Hallo oder Guten Tag,

Zu vermeidende geschäftliche E-Mail-Grüße

Obwohl informelle Begrüßungen am Arbeitsplatz immer häufiger verwendet werden, bedeutet dies nicht, dass sie verwendet werden sollten oder dass Ihr Arbeitgeber sie bevorzugt. E-Mails am Arbeitsplatz sollten dennoch respektvoll gegenüber dem Empfänger sein und einen professionellen Ton haben.

Hier sind ein paar Anreden, die Sie beim Verfassen einer geschäftlichen E-Mail vermeiden sollten:

Wen es angeht

Verwenden Sie in der Geschäftskorrespondenz nicht die Formulierung „An wen es geht“, da diese nicht an eine bestimmte Person gerichtet ist. Wenn Sie wissen, an wen Sie sich wenden, sollten Sie dessen Namen in Ihrer E-Mail-Begrüßung verwenden. Wenn Sie „Wen es betrifft“ verwenden, zeigen Sie, dass Sie sich nicht die Zeit genommen haben, den Namen des Empfängers nachzuschlagen. Das Gleiche gilt für die Verwendung von „Sehr geehrter Personalchef“ als allgemeine Begrüßung.

Sehr geehrte Damen und Herren

Obwohl es wichtig ist, professionell zu bleiben, scheint diese Begrüßung etwas distanziert zu sein. Wie bei der Begrüßung „An wen es geht“ wird der Empfänger durch die Verwendung von „Sehr geehrte Damen und Herren“ darüber informiert, dass Sie sich nicht die Zeit genommen haben, seinen Namen nachzuschlagen.

Hallo

Während diese lockere Begrüßung für E-Mails zwischen Ihnen und einem Kollegen angemessen sein mag, gilt sie als informell und sollte bei der Ansprache eines Arbeitgebers vermieden werden. Vermeiden Sie diese Begrüßung, indem Sie eine Begrüßung wählen, die dem Empfänger mehr Respekt entgegenbringt, z. B. „Lieber …“ oder „Grüße“.

Geschlechtergrüße

Vermeiden Sie geschlechtsspezifische Begrüßungen. Begrüßungen wie „Hey Leute“ oder „Hey Damen“ können als beleidigend angesehen werden. Wählen Sie stattdessen „Grüße alle“ oder „Hallo alle“, je nachdem, welchen Ton Sie beibehalten.

So wählen Sie eine E-Mail-Begrüßung aus

Bei der Auswahl der richtigen Begrüßung ist es wichtig, die Beziehung zum Empfänger zu berücksichtigen. Wenn Sie einen potenziellen Kandidaten oder Kollegen ansprechen, wählen Sie unbedingt eine formelle Begrüßung. Wenn Sie jemandem in einem entspannteren Ton eine E-Mail senden, können Sie eine informelle oder freundliche Begrüßung verwenden. Bei der Auswahl einer E-Mail-Begrüßung ist es wichtig, die Situation zu analysieren und den Empfänger zu berücksichtigen.

Hier sind einige Schritte, die Sie bei der Auswahl Ihrer E-Mail-Begrüßung berücksichtigen sollten:

1. Kennen Sie Ihr Publikum

Der wichtigste Indikator dafür, wie Sie eine E-Mail adressieren sollten, ist Ihre Beziehung zum Empfänger. Wenn Sie beispielsweise einen Brief an einen Arbeitgeber senden, ist es wichtig, eine professionelle Anrede zu verwenden. Wenn Sie den Empfänger noch nicht lange kennen, wählen Sie am besten auch eine formelle Begrüßung. Eine E-Mail an einen Kollegen, mit dem Sie eher ungezwungen interagieren, verdient eine informellere Begrüßung.

2. Kennen Sie den Zweck Ihrer E-Mail

Wenn Sie eine geschäftliche Begrüßung verfassen, werden Sie in den meisten Fällen geschäftliche Themen besprechen. Wählen Sie bei Betreffzeilen wie diesen eine Begrüßung, die einen professionellen Ton angibt. Während eine E-Mail mit einer Geburtsanzeige eine lockerere Begrüßung enthalten sollte, sollte eine geschäftliche E-Mail mit größter Professionalität und Respekt behandelt werden.

3. Berücksichtigen Sie die Wahrnehmung des Empfängers

Eine wichtige Möglichkeit, Ihre geschäftliche E-Mail erfolgreich einzurichten, besteht darin, die Kontaktinformationen und den vollständigen Namen des Empfängers zu ermitteln. Dadurch wissen sie, dass Sie sich die Zeit genommen haben, ihren Namen nachzuschlagen, und können Ihre E-Mail-Adresse entsprechend adressieren. Es zeigt auch, dass Sie wichtige Details berücksichtigen und wird Ihre E-Mail wahrscheinlich in einem positiveren Licht sehen. Dies ist besonders wichtig für E-Mails, die Sie an Personen senden, die Sie schon lange nicht mehr kennen. Mit der richtigen Begrüßung können Sie langfristige Geschäftsbeziehungen aufbauen.

Die Wahl der richtigen Begrüßung kann Ihnen dabei helfen, sich professionell zu präsentieren und Ihren Kollegen zu zeigen, dass Sie Ihren Job ernst nehmen. Obwohl eine Begrüßung nur aus wenigen Worten besteht, ist es wichtig, eines zu wählen, das den richtigen Ton für den Zweck Ihres Briefes und den Empfänger angibt.