So erstellen Sie eine Eventplanungsvorlage (mit Beispiel) • BUOM

8. April 2022

Als Veranstaltungskoordinator kann es für Sie wichtig sein, bei der Vorbereitung einer Veranstaltung organisiert zu bleiben. Eine Veranstaltungsplanungsvorlage kann die Details der Funktion beschreiben, einschließlich Kostenschätzungen, Werbeaktionen und Ressourcen von Drittanbietern. Wenn Sie wissen, wie Sie eine Vorlage für die Veranstaltungsplanung erstellen, können Sie eine erfolgreiche Veranstaltung durchführen, die Fristen einhält und die Erwartungen der Stakeholder erfüllt. In diesem Artikel besprechen wir den Zweck einer Veranstaltungsplanungsvorlage, erklären, wie man eine Vorlage erstellt, und geben ein Beispiel.

Was ist eine Eventplanungsvorlage?

Eine Veranstaltungsplanungsvorlage ist ein digitales Diagramm, das die Aufgaben zur Koordinierung einer besonderen Veranstaltung organisiert. Auf diese Weise können Sie eine Agenda erstellen und Ihre Fortschritte verfolgen, während Sie sich auf die Ausrichtung der Veranstaltung vorbereiten. Wenn Sie Mitglied eines Veranstaltungsplanungsausschusses sind, können Sie die Vorlage mit Ihren Teammitgliedern teilen, um sicherzustellen, dass Sie alle gemeinsam auf die gleichen Ziele hinarbeiten. Sie können Veranstaltungsdetails an einem Ort anzeigen und Ihren Plan an die Größe der Veranstaltung anpassen. Hier sind Beispiele für Details, die eine Eventplanungsvorlage enthalten könnte:

• Budget: Ein Budget kann die Höhe der finanziellen Ressourcen bestimmen, die Sie einer Veranstaltung zuweisen können, und es kann Ihnen helfen, zu hohe Ausgaben zu vermeiden. Die Vorlage kann angeben, wie viel Geld Sie für jeden Teil der Veranstaltung ausgeben können, beispielsweise für Essen, Unterhaltung und Dekoration.

• Zeitplan: Sobald Sie ein Datum und eine Uhrzeit für die Veranstaltung festgelegt haben, können Sie einen Zeitplan festlegen, um alle Ihre Ziele vor diesem Datum zu erreichen. Wenn Ihre Spendenaktion beispielsweise im April stattfindet, könnte Ihr Zeitplan darin bestehen, bis Dezember einen Veranstaltungsort zu finden, Einladungen bis Januar zu verschicken und das Veranstaltungsprogramm bis März fertigzustellen.

• Veranstaltungsort: Wenn Sie eine Veranstaltung an einem externen Standort durchführen, kann es wichtig sein, Informationen über den Veranstaltungsort anzugeben, einschließlich der Öffnungszeiten, zu denen Sie die Veranstaltung durchführen können, und der Preise, die für die Nutzung des Raums berechnet werden. Ihre Vorlage kann auch Veranstaltungsplanungspakete enthalten, die der Veranstaltungsort möglicherweise anbietet, z. B. Festpreise für Veranstaltungsort, Musik und Essen.

• Anbieter: Zusätzlich zum Veranstaltungsort können Sie ein kleines Unternehmen beauftragen, spezielle Dienstleistungen für die Veranstaltung bereitzustellen, beispielsweise Dekorationen, Catering und Unterhaltung. Der Anbieterabschnitt Ihres Planungsdokuments hilft Ihnen dabei, die Preise von Drittanbietern und die Arten von Dienstleistungen zu verstehen, die sie möglicherweise anbieten.

• Werbeaktionen. Wenn Sie öffentliche Aufmerksamkeit erregen und die Besucherzahl steigern möchten, können Sie Ihre Veranstaltung in der breiten Öffentlichkeit bekannt machen. Im Abschnitt „Werbeaktionen“ können Sie die Kanäle identifizieren, die Sie nutzen können, um die Bekanntheit des Features und das angestrebte Publikumsengagement zu steigern.

• Checkliste. Eine Checkliste hilft Ihnen, den Überblick über Ihre Veranstaltungsvorbereitungen zu behalten. Es kann Sie darüber informieren, was als Nächstes zu tun ist, um Ihren Zeitplan ordnungsgemäß einzuhalten, und Sie können Aufgaben an Mitglieder Ihres Planungsausschusses delegieren.

• Bewerten: Nachdem Ihre Veranstaltung stattgefunden hat, können Sie deren Erfolg bewerten, um Planungsstrategien zu ermitteln, die gut funktioniert haben, und Methoden zu ermitteln, die Sie in Zukunft verbessern können. Die Vorlage kann Ihnen zeigen, nach welchen Indikatoren Sie suchen müssen, um zu zeigen, wie gut die Veranstaltung verlaufen ist.

So erstellen Sie eine Vorlage für die Veranstaltungsplanung

Befolgen Sie diese Schritte, um eine Vorlage für Ihre bevorstehende Sonderveranstaltung zu entwerfen:

1. Definieren Sie ganze Aktivitäten

Veranstaltungsziele veranschaulichen, was Sie während und nach der Veranstaltung erreichen möchten. Es kann hilfreich sein, anhand Ihrer Ziele eine Strategie zur Vorbereitung auf die Veranstaltung zu entwickeln. Visualisieren Sie Ihre idealen Ergebnisse, einschließlich der Personengruppen, die Sie beeinflussen möchten, und der Nachrichten, die Sie senden möchten. Skizzieren Sie in Ihrer Vorlage Ihre Ziele, um die Mitglieder des Planungsausschusses darüber zu informieren, wie sie diese erreichen können. Wenn Sie beispielsweise die Ausrichtung einer Messe vorbereiten, besteht Ihr Ziel möglicherweise darin, auf die bevorstehende Einführung Ihres neuen Produkts aufmerksam zu machen und Kunden zum Kauf zu bewegen.

2. Erstellen Sie ein Budget

Prüfen Sie, welche finanziellen Mittel Sie für die Veranstaltung einsetzen können. Schätzen Sie, wie viel Geld Sie möglicherweise benötigen, um sich die benötigten Anbieter leisten zu können, die Funktion über verschiedene Kanäle zu bewerben und die anwesenden Gäste zu unterhalten. Nachdem Sie den Betrag ermittelt haben, der die Gesamtkosten berücksichtigt, sollten Sie darüber nachdenken, eine Liste zu erstellen, wie viel vom Budget Sie jedem Teil der Veranstaltung zuweisen können. Sie können beispielsweise den Betrag angeben, den Sie für die Durchführung der Veranstaltung zahlen können, und die Höhe der Entschädigung für die Künstler. Durch die Erstellung eines detaillierten Budgets können Sie Ihre Ausgaben verfolgen und abschätzen.

3. Legen Sie einen Zeitplan fest

Sobald Sie einen Zeitpunkt für eine Veranstaltung festgelegt haben, können Sie einen Zeitplan festlegen, der Ihre Aktivitäten in den kommenden Wochen oder Monaten skizziert. Beziehen Sie Aufgaben ein, die für den Erfolg der Veranstaltung wesentlich sind. Sie können beispielsweise festlegen, wann am Veranstaltungsort Raum und Zeit zugewiesen werden sollen, oder eine Bestellung für die Lieferung von Dekorationen aufgeben. Verwenden Sie einen Zeitplan, der Ihren Zielen für die Veranstaltung und den Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen entspricht. Ihre Checkliste kann in der Reihenfolge angezeigt werden, in der Sie die Aufgaben erledigen möchten, was Ihnen dabei helfen kann, Fortschritte zu erzielen.

4. Betonen Sie die Beziehungen zu Dritten.

Zu den Dritten können unabhängige Auftragnehmer und kleine Unternehmen außerhalb der Organisation gehören, in der Sie arbeiten. Erstellen Sie in Ihrer Veranstaltungsplanungsvorlage eine Liste aller Anbieter, die Sie mit der Unterstützung der Veranstaltung beauftragen. Sie können ihre Namen und Kontaktinformationen angeben, um Ihren Teamkollegen die Kommunikation mit ihnen während des gesamten Veranstaltungsplanungsprozesses zu erleichtern.

In der Übersicht können auch die von den Anbietern angebotenen Leistungen und die Sonderwünsche, die sie erfüllen, dargelegt werden. Wenn Sie beispielsweise eine Band für einen Auftritt engagieren, könnte in der Vorlage angegeben werden, wie viele Stunden sie voraussichtlich spielen wird und wie die Setlist ihrer Musik lautet.

5. Wählen Sie eine Marketingstrategie

Eine effektive Marketingstrategie kann Ihnen dabei helfen, die Aufmerksamkeit auf Ihre bevorstehende Veranstaltung zu lenken. Bestimmen Sie die Zielgruppe, die Sie erreichen möchten, einschließlich der Personen, die Sie besuchen oder mit anderen teilen möchten. Wählen Sie die Plattformen aus, die Ihre Zielgruppe normalerweise nutzt, und die Arten von Inhalten, die sie interessieren. Wenn Sie beispielsweise einen Wohltätigkeitslauf veranstalten, könnten Sie junge Menschen im Alter zwischen 18 und 24 Jahren ansprechen. Ihre Marketingkampagne kann Fotos und Videos auf mehreren Social-Media-Plattformen veröffentlichen, um potenzielle Teilnehmer zu informieren und sie zu einer frühzeitigen Registrierung zu ermutigen.

Entwickeln Sie nach der Erstellung von Werbeinhalten eine Strategie, um die Veranstaltung vor dem geplanten Datum zu bewerben. Wenn beispielsweise im Frühjahr ein Benefizrennen stattfindet, möchten Sie die Veranstaltung möglicherweise im Winter starten, damit sich die Teilnehmer auf die Teilnahme vorbereiten können. Stellen Sie sicher, dass Sie in den Wochen vor der Veranstaltung, die Sie veranstalten, eine Kampagne entwickeln, die die Interessen Ihrer wichtigsten Zielgruppe wahrt.

6. Erstellen Sie eine Agenda für die Zeit nach der Veranstaltung

Denken Sie über die Faktoren nach, die den Erfolg Ihrer Veranstaltung beeinflussen können. Stellen Sie sicher, dass sie auf Ihre Veranstaltungsziele zutreffen, und nehmen Sie sie in Ihre Vorlage auf. Wenn Sie beispielsweise eine große Veranstaltung mit 300 Gästen koordinieren möchten, können Sie die Gesamtzahl der Gäste als Indikator verwenden. Wenn Sie während einer Spendenaktion oder Auktion Spenden sammeln möchten, können Sie den gesammelten Geldbetrag als Indikator heranziehen. Die Erstellung einer Agenda, die alle Faktoren berücksichtigt, kann Ihnen bei der Durchführung einer umfassenden Beurteilung helfen und die Abgabe von Feedback erleichtern.

Beispiel einer Veranstaltungsplanungsvorlage

Hier ist ein Beispiel für eine Eventplanungsvorlage:

25. jährliche Spendenaktion *Datum: 14. November 2022
Zeit: von 16:00 bis 22:00 Uhr
Ort: Small Town Arena in Covington, Louisiana.
Ziele:*

• Sammeln Sie 125.000 US-Dollar für zwei neue Spielplätze in örtlichen Parks.

• Bauen Sie Sponsoring mit Klein- und Unternehmen auf

• Gewinnung von Freiwilligen für zukünftige Gemeinschaftsinitiativen

*Budget: nur 15.000 $*

• 3.500 $ pro Veranstaltungsort

• 3.000 $ für Essen und Getränke

• 4.000 $ für Unterhaltung

• 1000 $ für Schmuck

• 1000 $ für die Sicherheit

• 2000 $ für Foto- und Videoaufnahmen

• 500 $ für Marketing und Werbung

Grafik:

• Januar: Sichern Sie sich den Veranstaltungsort für sechs Stunden.

• Februar: Suche nach potenziellen Lieferanten

• März: Einladungen erstellen und versenden

• Mai: Fertigstellung der Veranstaltungsstrecke

• Juni: Starten Sie eine Marketingkampagne

• August: Freiwilligenbefragung

• Oktober: Versenden Sie Pressemitteilungen an lokale Medien

• November: Veröffentlichung von Fotos und Fotos von der Veranstaltung

*Verkäufer:
Blumenladenstadt
Ponchatoula, Louisiana
(985) 662-0803*

• Lilien, Gänseblümchen und Gardenien in großen und kleinen Sträußen.

• Lieferung von Blumensträußen zu Veranstaltungen

John Doe Fotografie
Baton Rouge Louisiana

• Machen Sie Fotos und Videos von der gesamten Veranstaltung

• Bearbeiten Sie Fotos und Aufnahmen in kurze Videos

• Lieferung von Originalexemplaren aller Originalwerke

Sicherheitsabteilung für Kleinstädte
(985) 209-1846
Covington, Louisiana

• Gewährleistung der Sicherheit innerhalb und außerhalb der Anlage

• Direktes Parken nach der Veranstaltung

Echte Musikgruppe
(225) 567-9086
Baton Rouge, Louisiana

• Spielen Sie während der Veranstaltung fünf Lieder

• Die Setlist umfasst eine Mischung aus langsamen und schnellen Songs.

Pikante Küche und Catering
(985) 350-6557
Covington, Louisiana

• Vorbereiten und Servieren von Vorspeisen, ersten Gängen und Desserts für Gäste

• Verwalten von Bestellungen über eine offene Bar

• Bleiben Sie nach der Veranstaltung, um aufzuräumen.

Vermarktungsstrategie
Zielgruppe: Erwachsene aus Louisiana ab 21 Jahren.
Grafik:

• Juni: Veröffentlichen Sie eine „Save the Date“-Grafik auf mehreren Social-Media-Plattformen.

• August: Erster Werbespot im Fernsehen und Radio.

• September: Erstellen und veröffentlichen Sie einen Link zur Registrierung für die Veranstaltung.

• Oktober: Partnerschaft mit dem Tourismusbüro zur Verteilung von Veranstaltungserinnerungen in Newslettern und Marketing-E-Mails.

• November: Veröffentlichen Sie Live-Event-Updates.

• Dezember: Veröffentlichen Sie Videos und Fotos der Veranstaltung und danken Sie den Anbietern.

Auswertung nach der Veranstaltung:

• Berechnen Sie den Gesamtbetrag, der durch die Veranstaltung gesammelt wurde

• Überprüfen Sie die Anzahl der Gäste, die uns besucht haben

• Überwachen Sie Gespräche online und von Medienteams, um Wahrnehmungen zu besprechen