So verwenden Sie SharePoint im Projektmanagement • BUOM

14. Oktober 2021

Beim Projektmanagement geht es oft darum, viele Aspekte eines Projekts gleichzeitig zu überwachen. Einige Organisationen haben den Einsatz von Technologie eingeführt, um Projektmanagern bei der Organisation und Kontrolle dieser Aspekte zu helfen. Wenn Sie ein Projektmanager sind, sollten Sie darüber nachdenken, Ihr nächstes großes Projekt mithilfe von Computern zu verwalten. In diesem Artikel besprechen wir, was SharePoint-Projektmanagement ist, welche Vorteile die Nutzung dieser Plattform bietet und wie man SharePoint erstellt und nutzt.

Was ist SharePoint-Projektmanagement?

SharePoint-Projektmanagement ist eine Projektmanagementmethode, die eine Gruppe webbasierter Tools verwendet, um Teams bei der Zusammenarbeit bei verschiedenen Aufgaben zu unterstützen. Organisationen nutzen diese webbasierte oder cloudbasierte Lösung häufig mit Office 365, um ihre Teams bei der Erstellung von Intranets, der Verwaltung von Dokumenten oder der Zusammenarbeit in einer sicheren Umgebung zu unterstützen. Zu den SharePoint-Funktionen gehören Newsfeeds, Foren, Dokumentenverwaltung und -freigabe, Intranetportale und Wissensmanagement. SharePoint umfasst außerdem Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung und kontrollierte Berechtigungen, um die verfügbaren Informationen nur auf Teammitglieder zu beschränken. Diese Plattform umfasst vier Komponenten:

• Listen: Sie können Ihrer Site Prozesslisten hinzufügen, z. B. Aufgaben, Dokumentbibliothek, Projektprobleme, Risiken und Projektberichte.

• Webparts: Ermöglichen das Anzeigen, Berichten und Verfolgen von Elementen in Listen. Einige Webparts können Elemente wie die häufigsten offenen Probleme, Problemstatusdiagramme, wichtige Leistungsindikatoren und überfällige Arbeiten melden.

• SharePoint-Sites: Dies sind zentrale Orte, an denen Listen und Webparts gehostet werden.

• Websitesammlungen: Sie können eine Gruppe von Websites in einer SharePoint-Sammlung platzieren. Dadurch können Projektmanager mehrere separate Projekte gleichzeitig verwalten.

Welche Vorteile bietet der Einsatz von SharePoint-Projektmanagement?

Durch die Verwendung von SharePoint im Projektmanagement können Teammitglieder an einem Ort auf Projektdaten zugreifen und diese teilen, was eine effektive Zusammenarbeit ermöglicht. Projektmanager können ihre SharePoint-Programme strukturieren, um für jedes Projekt einen geeigneten Ansatz zu erstellen, die Transparenz und Verantwortlichkeit zu erhöhen und die Projektabwicklung zu organisieren. Darüber hinaus ermöglicht SharePoint den Projektbeteiligten die Überwachung des Projektfortschritts und ermöglicht allen Programmteilnehmern, Echtzeitaktualisierungen von Zeitplänen, Budgets und Teilnehmerzuweisungsplänen anzuzeigen. Durch die Verbindung von SharePoint mit Microsoft Office funktioniert es auch mit Office-Anwendungen und erleichtert den Teammitgliedern die Navigation durch die Benutzeroberfläche.

So verwenden Sie SharePoint-Projektmanagement

Das Einrichten einer SharePoint-Website kann manchmal ein entmutigender Prozess sein, aber viele Online-Ressourcen bieten Vorlagen oder Tipps, die Ihnen helfen. Einige Organisationen verfügen über ein IT-Team, das SharePoint-Websites einrichtet. Die Schritte in diesem Artikel umfassen jedoch die Verwendung kostenloser SharePoint-Vorlagen, um die Einrichtung zu vereinfachen. Hier ist eine Liste der Schritte zum Einrichten und Verwalten eines Projekts mithilfe von Vorlagen in SharePoint:

1. Bereiten Sie Projektressourcen vor

Sichern Sie Projektressourcen wie Teammitglieder, Budgets und Projektberichte, bevor Sie SharePoint einrichten. Dies wird Ihnen beim Vervollständigen der Website helfen, da Sie über alle Hintergrundinformationen verfügen, die Sie zum Erstellen eines Projektplans benötigen. Die Projekterklärung kann Informationen enthalten wie:

• Projektidentifikation und -beschreibung

• Ziele

• Potenzieller Kunde oder Interessent

• Liste der Ressourcen, einschließlich Verwendungszweck oder Budget

• Projektumfang

• Start- und Enddatum

• Projekttyp oder -status

2. Erstellen Sie eine Projekt-Website

Projektmanager können eine SharePoint-Vorlage mit vorformatierten Listen oder Webparts wie Projektberichten, Dokumenten, Aufgaben und Problemen verwenden. Sie können diese Vorlagen sehen, indem Sie auf die Lookbook-Website gehen und die Vorlage von dort herunterladen. Nachdem Sie die Vorlage heruntergeladen haben, öffnen Sie SharePoint und starten Sie Ihr erstes Projekt mit der Vorlage. Mit den Kacheln „Erste Schritte“ können Sie in Ihrem Projektbericht enthaltene Informationen mithilfe von Listen und Webpart-Elementen hinzufügen.

3. Richten Sie ein Projekt ein

Wählen Sie die Kachel „Projekt anpassen“ aus, um die Projekterklärung zu bearbeiten. Es öffnet sich ein Fenster mit bearbeitbaren Feldern für Ihren Projektnamen, Ihre Beschreibung, Ihre Kundenorganisation, Ihren Projektmanagernamen, Ihren Projekttyp, Ihren Status, Ihr Fälligkeitsdatum und Ihre Projektannahmen. Wählen Sie „Speichern“, wenn Sie fertig sind.

4. Projektaufgaben hinzufügen

Wählen Sie die Kachel „Aufgaben hinzufügen“ rechts neben der Kachel „Projekt einrichten“ aus. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den Teammitgliedern Schritt-für-Schritt-Anleitungen zuweisen können. In der Vorlage sind möglicherweise bereits vorab ausgefüllte Aufgaben in diesem Fenster aufgeführt. Sie können jedoch auf jedes Element klicken, um jede Aufgabe an Ihr Projekt anzupassen. Klicken Sie abschließend auf „Speichern“. Sie können Aufgaben in großen Mengen bearbeiten, indem Sie „Diese Liste bearbeiten“ auswählen, um die Tabellenansicht zu öffnen und einige der ausgewählten Aufgaben zu aktualisieren. Sie können dann auf diese Aktualisierungen klicken und sie in die unteren Zellen ziehen und „Bearbeitung dieser Liste beenden“ auswählen, um Ihre Änderungen zu speichern.

Sie können projektspezifische Unteraufgaben hinzufügen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Bearbeitungsmenü neben der Projektaufgabe klicken und „Neue Unteraufgabe“ auswählen. Anschließend können Sie den Namen der Aufgabe, das Start- und Enddatum, ihren Status und das Teammitglied, dem sie zugewiesen ist, hinzufügen. Auf der Projekthomepage können Sie auch Zeitleisten für Aufgaben und Zeitpläne in einem Gantt-Diagramm anzeigen.

4. Projektdokumente hinzufügen

Die dritte Kachel in den Kacheln „Erste Schritte“ ist „Dokumente hinzufügen“. Wählen Sie diese Kachel aus und klicken Sie auf Neues Dokument, um die Datei hochzuladen. Aus organisatorischen Gründen kann es hilfreich sein, wenn Sie und Ihr Team jede Datei nach dem Arbeitsbereich benennen, zu dem sie gehört. Sie könnten es beispielsweise „Plan_project_statement“ nennen. In der Dokumentbibliothek werden keine Ordner zum Organisieren von Dokumenten verwendet. Klare Beschriftungen helfen den Teammitgliedern daher dabei, die benötigten Materialien effizient zu finden.

5. Richten Sie eine Site ein

Um Teammitglieder und andere Benutzer, z. B. Stakeholder oder die Geschäftsleitung, hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Konfiguration“ im grauen Menüband unter den Kacheln. Es erscheint ein Fenster, in dem Sie „Ihre Website teilen“ auswählen und Ihre Kontaktinformationen zum Dialogfeld hinzufügen können. Sie können im Textfeld „Personen einladen“ mehrere E-Mail-Adressen und eine kurze Einladungsnachricht hinzufügen. Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche „Teilen“, um Einladungen zu versenden.

6. Lassen Sie Ihr Team die Website überprüfen

Nachdem Sie Teammitglieder eingeladen haben, bitten Sie sie, die Informationen auf der Website zu überprüfen und zu bestätigen. Dadurch kann sichergestellt werden, dass jeder die Projektanforderungen versteht. Es kann auch hilfreich sein, sich vor dem offiziellen Projektstart mit dem Team zu treffen, um Fragen zu beantworten, Unklarheiten auszuräumen und Kommunikationsabläufe festzulegen.

7. Geben Sie dem Team Anweisungen zur Nutzung der Website

Projektmanager möchten den Teammitgliedern möglicherweise beibringen, wie sie mit der Site interagieren, z. B. ihre Aufgaben erledigen, an Ergebnissen arbeiten und zusammenarbeiten. Sie benötigen möglicherweise Anweisungen, wie sie ihre Arbeit finden und aktualisieren oder Probleme melden können. Sie können dies mit den folgenden Tools tun:

• Bericht „Meine Arbeit“. Teammitglieder können auf diesen Bericht zugreifen, indem sie diese Option im Schnellstartmenü auswählen. Hier können sie ihre Arbeit finden, verfolgen und aktualisieren sowie einzelne Elemente in der Liste bearbeiten.

• Arbeitsbericht: Projektmanager können über das Schnellstartmenü darauf zugreifen, um alle den Teammitgliedern zugewiesenen Arbeiten anzuzeigen und den Fortschritt jeder Aufgabe zu überprüfen.

• Problembericht: Sie finden diesen Bericht im Abschnitt „Ausführung und Verwaltung“ des Schnellstartmenüs, um Projektprobleme hinzuzufügen und detailliert darzustellen.

• Homepage-Tools: Auf der Homepage der Website können Sie den Projektstatus, Metrikkacheln und überfällige Elemente sehen.

8. Überprüfen Sie den Fortschritt des Projekts

Während Teammitglieder ihre Aufgaben erledigen, können Projektmanager den Fortschritt überprüfen, indem sie auf der Hauptseite die Optionen „Key Project Indicators“ auswählen. Zu den Metriken gehören die Anzahl überfälliger Aufgaben, das voraussichtliche Abschlussdatum und die letzte Site-Aktualisierung. Sie können in diesem Abschnitt die entsprechende Kachel auswählen, um deren Details zu öffnen. Sie können den Jobbericht auch verwenden, um potenzielle Probleme anzuzeigen. Die Hauptseite des Projekts enthält einen Bericht über die häufigsten offenen Probleme, der einen Überblick über alle Probleme des Projekts bietet.

9. Bearbeiten Sie Ihren Projektplan

Manchmal ist es notwendig, einen Teil des Projekts zu bearbeiten, beispielsweise Änderungen am Budget oder Zeitplan. Verwenden Sie dazu den Masseneditor. Details zum neuen Projekt kann das Team auf der Hauptseite einsehen. Sie können einen Projektstatusbericht auch über das Schnellstartmenü hinzufügen.

10. Schließen Sie das Projekt

Sobald das Team das Projekt abgeschlossen hat, können Sie die Projektseite schließen. Überprüfen Sie unbedingt alle Aufgaben, um sicherzustellen, dass sie abgeschlossen sind. Verwenden Sie den Masseneditor, um alle Aufgaben als erledigt und alle Probleme als gelöst zu markieren. Nach der Prüfung können Sie die endgültige Designdokumentation aktualisieren und ergänzen.

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