So erstellen Sie eine effektive Interviewstruktur • BUOM
18. März 2021
Wenn Sie eine Führungsposition innehaben oder in der Personalabteilung arbeiten, haben Sie die Verantwortung, Kandidaten zu interviewen und einzustellen, die die Bedürfnisse Ihrer Abteilung oder die Werte des Unternehmens widerspiegeln. Interviewer und Personalmanager nutzen strukturierte Interviews, um produktive und ehrliche Gespräche mit Bewerbern zu gewährleisten. Indem Sie lernen, wie Sie eine Interviewstruktur erstellen und effektiv nutzen, können Sie sicher sein, dass Sie den am besten geeigneten Kandidaten für die Position ausgewählt haben.
In diesem Artikel definieren wir die Interviewstruktur, schauen uns an, warum es wichtig ist, strukturierte Interviewformate zu verwenden, und stellen eine Liste von Schritten bereit, die Ihnen dabei helfen, zu bestimmen, wie Sie eine Interviewstruktur erstellen.
Wie ist die Interviewstruktur?
Eine Interviewstruktur ist ein Interviewformat, bei dem Interviewer jedem Kandidaten die gleichen Fragen zur Position stellen. Hierbei handelt es sich um vorab geplante Fragen, die in der Regel Fragen zu den Fähigkeiten und der Berufserfahrung des Kandidaten beinhalten. Interviewer stellen auch Fragen zu bestimmten beruflichen Verantwortlichkeiten, um das Wohlbefinden oder die relative Erfahrung eines Kandidaten einzuschätzen. In einem strukturierten Interviewformat verzichten Interviewer in der Regel darauf, viele zusätzliche Fragen zu stellen oder themenfremde Diskussionen mit Kandidaten zu führen, damit sie Zeit haben, jede Frage auf ihrer Liste zu stellen.
Warum ist es wichtig, eine Interviewstruktur zu verwenden?
Die Verwendung einer Interviewstruktur ist für Interviewer aus mehreren Gründen wichtig. Hier sind einige Beispiele dafür, wie Sie von der Verwendung einer Interviewstruktur profitieren können:
Gibt jedem Kandidaten eine faire Bewertung: Indem Sie jedem Kandidaten die gleichen Fragen stellen, geben Sie jedem von ihnen die Möglichkeit, seine eigene, einzigartige Antwort zu geben. Indem Sie allen die gleichen Fragen stellen, stellen Sie außerdem sicher, dass jeder Kandidat die Möglichkeit hat, Fragen zu wichtigen Fähigkeiten oder Verantwortlichkeiten im Job zu beantworten. In einem unstrukturierten Interviewformat können Sie daran denken, dem Kandidaten eine wichtige Frage zu stellen, um die Bewertung der von Ihnen gestellten Kandidaten zu erleichtern.
Stellt sicher, dass Interviewer die Fähigkeiten der Kandidaten mit spezifischen beruflichen Verantwortlichkeiten verknüpfen: Ein wichtiger Teil strukturierter Interviews ist die Beurteilung der Kandidaten in Bezug auf die betreffende Stelle. Wenn Sie eine Interviewstruktur erstellen, müssen Sie die Stellenbeschreibung überprüfen und Fragen dazu stellen, welche Fähigkeiten oder Erfahrungen der Kandidat für die Stelle mitbringen kann.
Hilft Arbeitgebern, schnelle Entscheidungen über Kandidaten zu treffen: Wenn Interviewer eher unstrukturierte Interviewformate verwenden, wird eine Reihe von Folgegesprächen angeregt, um alles zu erfahren, was sie über den Kandidaten wissen müssen. Im Gegensatz dazu ermutigen strukturierte Interviews die Interviewer, sich auf bestimmte Themen zu konzentrieren, was ihnen möglicherweise ermöglicht, während eines einzigen Interviews mehr über einen Kandidaten zu erfahren, als wenn sie einem unstrukturierten Format gefolgt wären. Somit helfen strukturierte Interviews Arbeitgebern, Kandidaten zu interviewen und einzustellen, um freie Stellen schneller zu besetzen.
Ermutigt den Interviewer, Themen im Voraus vorzubereiten: Strukturierte Interviews ermutigen Interviewer, schon lange vor dem Interviewtermin mit der Entwicklung von Fragen und der Formatierung zu beginnen. Dadurch wird sichergestellt, dass sie über eine Reihe guter Fragen verfügen, um Bewerber richtig zu bewerten. Dadurch wird auch sichergestellt, dass Interviewer die Fristen einhalten, wenn sie mehrere Kandidaten am selben Tag interviewen müssen.
So strukturieren Sie ein Vorstellungsgespräch
Um ein effektives Vorstellungsgespräch zu führen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie über eine festgelegte Struktur verfügen, um jeden Kandidaten richtig zu beurteilen und eine produktive Diskussion anzustoßen. So erstellen Sie eine Interviewstruktur, die zur verfügbaren Stelle passt:
1. Lassen Sie Raum für eine Einführungsphase.
Bei der Erstellung eines strukturierten Interviews müssen Sie darauf achten, dass Sie zu Beginn des Interviews Zeit einplanen, um den Kandidaten kennenzulernen und ein erstes Gespräch mit ihm zu führen. Dadurch fühlt sich der Kandidat wohler, bevor das eigentliche Vorstellungsgespräch beginnt. Hier sind einige gute Beispiele für Eröffnungsfragen:
Wie geht es Ihnen heute?
Fanden Sie uns in Ordnung?
Kannst du mir etwas über dich erzählen?
Welche Hobbys genießen Sie außerhalb Ihres Jobs?
2. Lesen Sie die Stellenbeschreibung
Lesen Sie die Stellenbeschreibung und heben Sie die Schlüsselkompetenzen und Qualifikationen hervor, die ein geeigneter Kandidat mitbringen sollte. Überprüfen Sie außerdem die beruflichen Verantwortlichkeiten oder täglichen Aufgaben für die Rolle. Erstellen Sie anhand dieser Informationen eine Liste mit Fähigkeiten und eine Liste mit beruflichen Verantwortlichkeiten. Wenden Sie sich dann an bestehende interne Mitarbeiter, um weitere Informationen zu spezifischen Fähigkeiten und Stellenanforderungen zu erhalten.
3. Bestimmen Sie, in welcher Beziehung die erforderlichen Fähigkeiten zu den beruflichen Verantwortlichkeiten stehen.
Vergleichen Sie anhand der Informationen, die Sie über die erforderlichen Fähigkeiten und beruflichen Verantwortlichkeiten für die Stelle erhalten haben, welche Fähigkeiten Kandidaten benötigen, um die einzelnen beruflichen Verantwortlichkeiten zu erfüllen. Beispielsweise stellt ein Marketingmanager fest, dass ein Marketingkandidat über gute zwischenmenschliche Fähigkeiten verfügen muss, um zielgruppenorientierte Inhalte zu erstellen und abteilungsübergreifende Projekte mit den Vertriebs- und Kundendienstteams durchzuführen.
4. Erstellen Sie Fragen, die die Fähigkeiten widerspiegeln, bestimmte berufliche Aufgaben zu erfüllen.
Erstellen Sie je nach der für jedes Vorstellungsgespräch vorgesehenen Zeit eine Liste mit mindestens 10 oder mehr Fragen, die Sie jedem Kandidaten stellen können. Diese Fragen sollen Ihnen dabei helfen, die Fähigkeit eines Kandidaten zu ermitteln, bestimmte berufliche Aufgaben mithilfe zwischenmenschlicher oder technischer Fähigkeiten zu erfüllen. Hier sind Beispiele für Interviewfragen zu beruflichen Verantwortlichkeiten, gruppiert nach Fähigkeiten:
Fragen zur Beurteilung der Kenntnisse in Computerprogrammen:
Mit welchen Programmen haben Sie Erfahrung?
Wie haben Sie Software in früheren Rollen genutzt?
Sind Sie mit der Software vertraut, die Sie in dieser Rolle benötigen?
Fragen zur Beurteilung der Teamfähigkeit:
Können Sie mir von einer Zeit erzählen, in der Sie Ihr Bestes gegeben haben, um einem Teamkollegen zu helfen?
Welche Rolle übernehmen Sie normalerweise bei der Arbeit im Team?
Sind Sie schon einmal mit einem Kollegen über eine Projektentscheidung uneinig gewesen? Wie haben Sie das entschieden?
Fragen zur Beurteilung der Problemlösungsfähigkeiten:
Beim Abrufen von Daten für eine unserer E-Mail-Listen stellen Sie fest, dass zwei von ihnen ein sehr geringes Einkommen haben. Was sind Ihre ersten Gedanken und Reaktionen?
Können Sie mir von einer Zeit erzählen, in der Sie ein Problem nicht lösen konnten?
Mussten Sie schon einmal eine schnelle Entscheidung treffen, um ein Problem zu lösen? Was sind die Ergebnisse?
Fragen zur Beurteilung der Zuverlässigkeit:
Können Sie ein Beispiel nennen, das Ihre Pünktlichkeit bei der Arbeit zeigt?
Was würden Sie tun, wenn am selben Tag, an dem wir eine wichtige Präsentation für einen Kunden hätten, ein Konflikt auftritt?
Sie haben eine wichtige Aufgabe bis zum Ende des Arbeitstages noch nicht erledigt, aber die Deadline ist morgen. Was machen sie?
5. Erstellen Sie eine Bewertungsskala, um jede Antwortoption zu bewerten.
Nachdem Sie die notwendigen Fragen für jeden Kandidaten entwickelt haben, müssen Sie eine Bewertungsskala erstellen, um jede Antwort des Kandidaten zu bewerten. Interviewer verwenden normalerweise eine fünf- oder siebenstufige Skala. Auf diese Weise können Sie sehen, welcher Kandidat besonders gut abgeschnitten hat, und bei der Durchführung eines Panel-Interviews Ihre Ergebnisse mit denen anderer Interviewer vergleichen. Hier ist ein Beispiel für eine fünfstufige Bewertungsskala, die die Zufriedenheit der Interviewer mit der Reaktion und dem Qualifikationsniveau eines Kandidaten hervorhebt:
1 – sehr unzufrieden
2 – nicht zufrieden
3 – Weder unzufrieden noch unzufrieden
4 – zufrieden
5 – Sehr zufrieden
6. Fügen Sie am Ende einen Abschnitt hinzu, in dem Kandidaten Fragen stellen können.
Das Kennenlernen des Kandidaten und seiner Qualifikationen ist ebenso wichtig wie die Einarbeitung in das Unternehmen und seine Angebote. Fügen Sie am Ende des Fragebogens unbedingt eine Notiz hinzu, die Sie daran erinnert, welche Fragen sie haben. Dies ist auch eine tolle Möglichkeit, das Ende des Interviews zu signalisieren.
Tipps zur Verwendung der Interviewstruktur
Hier sind einige hilfreiche Tipps, wie Sie die Interviewstruktur nutzen können, wenn Sie während eines Vorstellungsgesprächs mit einem Kandidaten sprechen:
Nutzen Sie aktives Zuhören. Aktives Zuhören umfasst leichtes Nicken, verbale Bestätigungen, Lächeln, Augenkontakt und andere positive Körpersignale. Dies ist insbesondere bei strukturierten Vorstellungsgesprächen wichtig, damit sich der Kandidat wohler fühlt und Sie Ihr Engagement im Gespräch auch beim Vorlesen vorgefertigter Fragen demonstrieren.
Machen Sie sich bei jeder Antwort Notizen: Wenn Sie sich Notizen machen, zeigen Sie Ihr Interesse und geben Ihnen einen Anhaltspunkt für den späteren Vergleich der Antworten der Kandidaten. Sie können zu jeder Frage auf einem Blatt Papier kurze Notizen schreiben oder den Lebenslauf des Kandidaten nutzen, um bestimmte Qualifikationen hervorzuheben.
Machen Sie sich nach jedem Interview detaillierte Notizen. Das Anfertigen detaillierter Notizen oder das Auswerten der Antworten von Kandidaten während eines Vorstellungsgesprächs kann für Sie und den Interviewer ablenkend sein. Nutzen Sie daher unbedingt die Zeit unmittelbar nach dem Interview, um die Antworten der Kandidaten zu ordnen und kurze Notizen zu verfeinern. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie am selben Tag mehrere Kandidaten interviewen, da es Ihnen hilft, sich mehr Informationen über jeden einzelnen zu merken.
Fügen Sie kleine Kommentare oder Lob hinzu, um die Glaubwürdigkeit zu erhöhen: Auch wenn Sie ein strukturiertes Interviewformat verwenden, ist es wichtig, Ihr Interesse an den Antworten zum Ausdruck zu bringen. Dies gibt dem Kandidaten das Gefühl, wertgeschätzt zu werden, und fördert außerdem ein natürlicheres Gespräch.