So erstellen Sie eine effektive Datenpräsentation in 6 Schritten (mit Tipps) • BUOM

8. April 2022

Eine effektive Datenpräsentation kann Ihnen dabei helfen, wichtige Erkenntnisse zu vermitteln, wertvolle Updates bereitzustellen und wichtige Geschäftsentscheidungen zu leiten. Zu wissen, wie man Daten präsentiert, ist hilfreich, um Fakten und Statistiken in nützliche Informationen umzuwandeln. Eine hochwertige Präsentation kann jedem, auch denjenigen, die keine Experten auf Ihrem Gebiet sind, helfen, die Bedeutung Ihrer Informationen zu verstehen und ihre Kommunikationsstrategien zu verbessern. In diesem Artikel definieren wir die Datenpräsentation, listen die Gründe auf, warum sie wichtig ist, erklären, wie man eine Datenpräsentation erstellt, und geben Tipps für die Erstellung erfolgreicher Präsentationen.

Was ist eine Datendarstellung?

Eine Datenpräsentation ist eine Rede, in der der Redner das Publikum über Trends, Statistiken und Fakten informiert. Bei der Datenpräsentation werden häufig visuelle Elemente wie Grafiken, Diagramme und Illustrationen verwendet, um dem Betrachter wichtige Informationen zu vermitteln. Präsentatoren können spezielle Programme oder Software verwenden, um Präsentationsdaten digital zu organisieren und anzuzeigen. Durch die Präsentation ihrer Daten können Referenten wertvolle Konzepte und Ideen zu einer Vielzahl von Themen austauschen. Sie können ihre Präsentation vor Fachexperten halten, die mit den Daten vertraut sind, oder vor einem Publikum, das nicht mit den Daten interagiert und Hintergrundinformationen benötigt, um die in der Präsentation enthaltenen Konzepte zu verstehen.

Warum ist die Datenpräsentation wichtig?

Die Datenpräsentation ist aus vielen Gründen wichtig, zum Beispiel:

Macht Daten leichter zugänglich

Rohdaten selbst sind möglicherweise nicht nützlich. Durch sorgfältige Analyse, Verarbeitung, Vergleich und Zusammenstellung können Analysten und andere Datenwissenschaftler Rohdaten in nützliche Informationen umwandeln. Die Art und Weise, wie der Präsentator seine Informationen verpackt und weitergibt, ist wichtig, da sie anderen, die die Bedeutung der Daten möglicherweise nicht sofort erkennen, helfen kann, ihren Wert zu verstehen. Die Verwendung von Präsentationen zur visuellen Darstellung von Ideen sowie zur Bereitstellung von Erklärungen und Hintergrundinformationen kann anderen wertvolle Informationen über die Relevanz der Daten liefern.

Vermittelt wichtige Konzepte

Datenpräsentationen sind ebenfalls wichtig, da sie häufig ein nützliches Instrument zum Informationsaustausch sind. In einer Präsentation können Moderatoren Informationen kombinieren und so darstellen, dass sie für andere leichter verständlich sind. Beispielsweise könnte eine Präsentation eine Grafik zeigen, die den Gewinn eines Unternehmens für jeden Monat des Jahres veranschaulicht. Wenn in einigen Monaten niedrigere Gewinne erzielt wurden, kann das Diagramm dabei helfen, den Trend visuell zu erkennen, da Betrachter in Monaten mit niedrigen Gewinnen einen physischen Rückgang in der Diagrammlinie erkennen können.

Der Vortragende kann dann zusätzliche Daten zeigen, die den Gewinnrückgang erklären, und andere an der Strategie beteiligte Mitarbeiter des Unternehmens können fundiertere Entscheidungen darüber treffen, wie der Betrieb verbessert und der Gewinn gesteigert werden kann. Präsentationen ermöglichen den Austausch wichtiger Ideen zwischen Abteilungen oder Gruppen, da sie häufig eine leicht verdauliche Zusammenfassung wichtiger Ideen bieten.

Ermöglichen Sie virtuelle Präsentationen mit anderen

Obwohl nicht alle Datenpräsentatoren Software zum Organisieren und Teilen von Daten verwenden, können diejenigen, die dies tun, ihre Präsentation jederzeit speichern und mit anderen teilen. Dies kann die spätere Bezugnahme auf die Präsentation oder bestimmte Folien erleichtern. Es kann auch einfacher sein, den Überblick über wichtige Kennzahlen zu behalten und sie mit zukünftigen und vergangenen Präsentationen zu vergleichen.

Was in Datenpräsentationen enthalten sein sollte

Was Sie in Ihre Präsentation aufnehmen, hängt möglicherweise von der Art der Daten, die Sie präsentieren, von Ihrem Publikum und dem von Ihnen gewählten Präsentationsformat ab. Hier sind einige Elemente, die Sie in Ihre Datenpräsentation einbeziehen sollten:

Visuelle Darstellung von Daten

Auch wenn Sie manchmal Rohdaten in eine Präsentation einbeziehen müssen, versuchen Sie stattdessen, die beste Möglichkeit zu finden, die in Ihren Daten vorhandenen Trends zu kommunizieren. Grafiken und Diagramme können wirksame Hilfsmittel zur Darstellung von Daten und zur visuellen Vermittlung von Bedeutung sein. Visuelle Elemente können auch dazu beitragen, Präsentationen für die Zuschauer attraktiver und nützlicher zu machen.

Beschreibungen

Wenn Sie Grafiken oder Diagramme einbinden, achten Sie darauf, die visuellen Elemente vollständig zu beschriften. Beschreiben Sie, was die Daten zeigen, und notieren Sie den Zeitrahmen für die Daten. Stellen Sie sich beim Erstellen von Beschreibungen vor, dass jemand Ihre Präsentation ansieht, ohne dass Sie sie erklären müssen. Stellen Sie sicher, dass Sie über genügend Informationen verfügen, damit sie ohne allzu große Anweisungen verstehen können, was Sie mitteilen möchten.

Diskussionen über Relevanz

Wenn Sie eine virtuelle Präsentation mit Folien erstellen, sollten Sie erwägen, Folien einzubinden, die beschreiben, was die Daten bedeuten und warum Sie sie teilen. Versuchen Sie erneut, eine Präsentation zu erstellen, die jemand versteht, der wenig Erfahrung mit Ihrem Thema hat oder Zugang zu zusätzlichen Erklärungen hat. Seien Sie darauf vorbereitet, spezifische Annahmen oder Gründe für die Verwendung bestimmter Methoden zu erläutern.

Zusammenfassung

Wenn Sie in Ihrer Präsentation regelmäßig Möglichkeiten zur Zusammenfassung wichtiger Punkte schaffen, können Sie andere darüber informieren, was die wichtigsten Aspekte Ihrer Daten sind. Erwägen Sie, nach jedem Inhaltsabschnitt oder am Ende Ihrer Präsentation eine Zusammenfassung der wichtigsten Erkenntnisse zu verfassen. Dies kann Ihre Präsentation verständlicher machen.

So erstellen Sie Datenpräsentationen

Wenn Sie bereit sind, eine Datenpräsentation zu erstellen, können Sie folgende Schritte ausführen:

1. Sammeln Sie Ihre Daten

Der erste Schritt beim Erstellen einer Datenpräsentation besteht darin, die Daten zu sammeln, die Sie in Ihrer Publikation verwenden möchten. Möglicherweise haben Sie einige Richtlinien dafür, worauf die Zuhörer in Ihrem Vortrag achten. Wenn Sie einen Auftrag von einem Manager oder einer anderen Person in Ihrem Unternehmen erhalten, befolgen Sie die Anweisungen, die Sie erhalten, und geben Sie alle angeforderten Informationen an. Wenn Sie eine Präsentation erstellen, um ein Update zu teilen, eine bestimmte Idee zu kommunizieren oder zum Handeln anzuregen, wählen Sie Daten aus, die Ihre Ideen unterstützen.

Nicht alle Daten sind relevant oder nützlich. Daher ist es wichtig, Punkte auszuwählen, die Ihrer Zielgruppe einen Mehrwert oder Einblick bieten. Versuchen Sie jedoch, mit Ihren Daten die Wahrheit darzustellen. Wenn Sie nur positive Statistiken oder Daten präsentieren, die die Situation falsch darstellen, kann dies ein schlechtes Licht auf Ihre Professionalität und Glaubwürdigkeit werfen. Berücksichtigen Sie bei der Zusammenstellung Ihrer Präsentation die Richtigkeit Ihrer Aussagen und die vollständige Geschichte, die die Daten erzählen.

2. Organisieren Sie Ihre Daten

Wählen Sie dann die effizienteste Art, Ihre Daten zu organisieren. Mithilfe von Grafiken, Diagrammen und Tabellen können Sie Informationen leichter zugänglich und umsetzbar machen. Welche Organisationstools Sie auswählen, hängt oft von der Art der Daten ab, die Sie präsentieren. Experimentieren Sie mit verschiedenen Tools, um diejenigen zu finden, die Ihre Botschaft am besten vermitteln.

3. Erstellen Sie Präsentationsfolien

Obwohl dies nicht notwendig ist, kann Ihnen der Einsatz einer Präsentationssoftware dabei helfen, Ihre Ideen in einem leicht verständlichen Format zu kommunizieren. Vielen Zuschauern sind Diashows aufgrund ihrer Beliebtheit bekannt. Viele halten sie für den Standard, weil es sich um professionelle und nützliche Werkzeuge handelt, mit denen Sie Ihre Ideen strukturieren können. Erkunden Sie verschiedene Themen, um Informationen zu finden, die einfach sind und nicht von Ihren Inhalten ablenken.

4. Bearbeiten Sie Ihre Folien

Sobald alle Informationen in die Folien eingegeben wurden, überprüfen Sie die Informationen, um sicherzustellen, dass sie intelligent organisiert sind. Stellen Sie sicher, dass Ihre Grafiken gut sichtbar und lesbar sind und keine Rechtschreib- oder Grammatikfehler enthalten. Überprüfen Sie Ihre Arbeit auch auf ihr Gesamterscheinungsbild. Stellen Sie sicher, dass Sie bei der Auswahl von Formatierung, Farbe und Schriftart konsistent bleiben.

5. Üben Sie Ihre Präsentation

Wenn Sie vor einem Publikum präsentieren, kann Ihnen das Üben Ihres Vortrags dabei helfen, Ihre Ideen so effektiv wie möglich zu vermitteln. Planen Sie Ihre Präsentation so, dass Sie zum richtigen Zeitpunkt sprechen. Es kann auch hilfreich sein, sich selbst aufzuzeichnen oder Ihre Präsentation vor anderen zu üben, damit Sie hören oder Feedback erhalten, wenn Sie zu schnell sprechen oder die Folie fehl am Platz klingt.

6. Halten Sie eine Präsentation

Wenn Sie Ihre Präsentation halten, insbesondere wenn Sie sie mit einer Gruppe teilen, die mit Ihrem Thema nicht vertraut ist, achten Sie auf die Reaktion oder Verwirrung des Publikums. Dies kann Ihnen helfen, sich daran zu erinnern, was Sie beim nächsten Mal verbessern müssen. Denken Sie daran, langsam und deutlich zu sprechen und Zeit für Fragen zu lassen.

Tipps zur Datenpräsentation

Hier sind einige zusätzliche Tipps, die die Qualität Ihrer Präsentationen verbessern können:

Betonen Sie visuelle Elemente

Die Erstellung visueller Darstellungen von Daten ist eine der einfachsten Möglichkeiten, Ihrem Publikum Informationen zu vermitteln. Achten Sie beim Erstellen einer Präsentation besonders auf visuelle Elemente. Verwenden Sie kräftige Farben und beschreibende Beschriftungen, damit andere die Gesamtbedeutung Ihrer Daten leicht interpretieren können. Auch die Konsistenz der Präsentation ist wichtig. Setzen Sie Farben mit Bedacht ein. Wenn Blau beispielsweise die Anzahl der Verkäufe in einem Diagramm darstellt, verwenden Sie Blau, um dieselben Informationen auf nachfolgenden Folien darzustellen.

Erstellen Sie lesbare Folien

Bei allen Präsentationen ist es wichtig, klare und organisierte Folien zu erstellen. Anstatt Textblöcke zu schreiben, in denen Sie Ihre Methoden, Annahmen oder Schlussfolgerungen erläutern, schreiben Sie ein beschreibendes Wort oder einen beschreibenden Satz, der Sie dazu ermutigt, Ihre Ideen während Ihrer Präsentation zu erläutern. Dadurch kann sichergestellt werden, dass Ihr Publikum nicht durch geschäftige Folien abgelenkt wird.

Rückmeldung bekommen

Wenn Sie ähnliche Daten häufig präsentieren, können Sie von einem Manager oder Publikumsmitglied Feedback zu den Änderungen erhalten, die sie gerne sehen würden. Stellen Sie sicher, dass Sie diese Abfragen einbeziehen, damit Sie möglichst zuverlässige und vollständige Präsentationen erstellen können.

Wenn Sie ein neues Thema vor einem großen Publikum präsentieren, üben Sie zunächst vor jemandem, dem Sie vertrauen. Bitten Sie sie, die Klarheit Ihrer Präsentation zu bewerten und Bereiche zu notieren, in denen sie sich verwirrt fühlen oder in denen sie denken, dass Sie Ihre Daten besser organisieren könnten. Die Anleitung anderer kann Ihnen dabei helfen, klare, effektive Präsentationen zu erstellen.