So erstellen Sie ein Flussdiagramm in Word mithilfe von Formen oder SmartArt • BUOM
17. März 2022
Flussdiagramme sind ein nützliches Organisationstool für eine Vielzahl von Rollen. Sie können sie manuell in verschiedenen Programmen, einschließlich Word, erstellen. Wenn Sie dieses Tool verwenden möchten, möchten Sie möglicherweise wissen, wie Sie eines erstellen, das angepasst werden kann. In diesem Artikel besprechen wir, was Flussdiagramme sind, warum sie verwendet werden, zwei Möglichkeiten, sie in Word zu erstellen, und geben einige Tipps zur Verbesserung Ihrer Flussdiagramme.
Was ist ein Flussdiagramm?
Ein Flussdiagramm ist ein Diagramm, das die Beziehungen zwischen verschiedenen Objekten oder Entitäten zeigt. Sie können diese Diagramme verwenden, um Prozesse zu visualisieren, indem Sie jeden Schritt trennen und Symbole verwenden, um die Eigenschaften jedes Objekts und seine Beziehung zueinander anzuzeigen. Rechtecke oder Kreise stellen meist ein Objekt dar und Pfeile oder verschiedene Verbindungslinien zeigen, wie Objekte zueinander in Beziehung stehen und in welcher Reihenfolge sie verstanden werden können. Mithilfe von Flussdiagrammen können Sie verschiedene Pfade gleichzeitig darstellen. Flussdiagramme sind für eine Vielzahl von Aktivitäten unerlässlich, darunter Projektmanagement, Prozesserstellung, Lieferkettenabbildung und Unternehmensorganisation.
Warum ein Flussdiagramm erstellen?
Flussdiagramme sind als Organisationstool nützlich, um Sie bei der Bewältigung der folgenden Aufgaben zu unterstützen:
Planen Sie den Prozess
Bei der Entwicklung eines Prozesses oder Projekts können Sie mithilfe eines Flussdiagramms die einzelnen Schritte und deren Zusammenhang zueinander erkennen. Projekte können als Ganzes betrachtet überwältigend wirken, aber wenn Sie ein Projekt in kleinere Aufgaben aufteilen können, können Sie jede einzelne leicht identifizieren. Durch die Verwendung verschiedener Farben oder Symbole können Sie einen Organisationsschlüssel erstellen, der Ihnen hilft, zu bestimmen, welche Art von Aufgabe für jeden Schritt erforderlich ist und wer sie ausführt.
Sie können auch die Reihenfolge festlegen, in der die Schritte ausgeführt werden sollen. Planungsprozesse vor Projektbeginn können der erste Schritt zur erfolgreichen Projektdurchführung sein.
Prozesse analysieren
Wenn Sie einen Prozess neu bewerten, versuchen, Engpässe zu finden oder nach Verschwendung in Ihrem Projekt suchen, können Sie mithilfe eines Flussdiagramms sehen, wie sich jeder Schritt auf den Prozess auswirkt. Sie können den gesamten Prozess überprüfen und Redundanzen und Prozessschritte identifizieren, die sich nicht auf den Projektfortschritt auswirken. Mithilfe Ihrer Flussdiagrammanalyse können Sie Abläufe so umstrukturieren, dass sie effizienter sind und weniger Ressourcen erfordern.
Organisation melden
Flussdiagramme sind visuelle Hilfsmittel, mit denen Informationen an andere Abteilungen oder Kollegen kommuniziert werden können. Wenn Sie eine Projekt- oder Prozessänderung vorstellen, möchten Sie möglicherweise ein Flussdiagramm erstellen, um Ihre Erklärung zu begleiten oder eine Referenz bereitzustellen. Indem Sie lernen, klare Flussdiagramme zu erstellen, verbessern Sie Ihre Kommunikationsfähigkeiten und beseitigen Verwirrung unter den Teammitgliedern.
So erstellen Sie ein Flussdiagramm in Word mithilfe von Formen
Sie können die folgenden Schritte ausführen, um mithilfe von Formen ein Flussdiagramm in Word zu erstellen:
1. Öffnen Sie Word
Sie finden Microsoft Word in Ihren Anwendungen oder Programmen. Öffnen Sie das Programm durch einen Doppelklick auf das Programmsymbol. Möglicherweise wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie gefragt werden, ob Sie ein neues oder gespeichertes Dokument öffnen möchten. Wenn Sie an einem Projekt arbeiten, können Sie es in Ihren gespeicherten Dokumenten finden, indem Sie nach dem Dokumenttitel suchen. Um ein neues Dokument zu erstellen, können Sie eine leere Seite öffnen oder eine vorgefertigte Vorlage auswählen. Doppelklicken Sie auf die Datei, die Sie öffnen möchten.
2. Gitterlinien anzeigen
Sie können Gitterlinien verwenden, um die Positionierung der Flussdiagrammelemente zu erleichtern. Sie können Objekte und Verbindungslinien so auf den Rasterlinien platzieren, dass sie ausgerichtet sind und Ihr Diagramm klar und organisiert aussieht. Um Gitternetzlinien in Ihrem Dokument anzuzeigen, bewegen Sie den Mauszeiger über die Symbolleiste oben auf dem Bildschirm und klicken Sie auf die Registerkarte „Ansicht“. Scrollen Sie dann nach unten zur Option „Raster“. Wenn Sie auf diese Option klicken, werden horizontale und vertikale Linien angezeigt, die Ihr Dokument bedecken, ohne den bereits platzierten Inhalt zu stören.
Sie können diesen Linien bei der Platzierung folgen und sie entfernen, wenn Sie mit der Erstellung des Flussdiagramms fertig sind. Sie können sie entfernen, indem Sie zur Registerkarte „Ansicht“ zurückkehren und die Option „Raster“ deaktivieren.
3. Formen einfügen
Um den Umriss des Flussdiagramms zu definieren, wählen Sie aus vorgefertigten Formen wie Rechtecken, Kreisen, Rauten und Sprechblasen. Klicken Sie in der Symbolleiste oben im Programmfenster auf die Registerkarte „Einfügen“ und suchen Sie nach dem Quadrat- und Kreissymbol mit der Bezeichnung „Formen“. Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, wird ein Dropdown-Menü mit Formen angezeigt, das in die folgenden Abschnitte unterteilt ist:
Pfeile blockieren
Gleichungsformen
Blockdiagramm
Starts und Banner
Hinweise
Im Abschnitt „Flussdiagramm“ können Sie nach Formen suchen, die Sie als Objekte in einem Flussdiagramm verwenden möchten. Das Dropdown-Menü verschwindet, wenn Sie auf eines davon klicken und Ihr Cursor verwandelt sich in ein Fadenkreuz. Sie können auf die Form klicken und sie ziehen, bis sie die gewünschte Größe hat. Sie können ein Objekt so formatieren, dass es eine andere Farbe oder einen anderen Stil erhält, indem Sie zur Registerkarte „Formformat“ gehen und für jedes Objekt eine andere Farbe oder einen anderen Füllstil auswählen. Objekte mit unterschiedlicher Formatierung können auf unterschiedliche Eigenschaften des Objekts hinweisen, beispielsweise auf unterschiedliche Abteilungen.
4. Objekte hinzufügen
Sie können den von Ihnen platzierten Formen Objekte zuweisen, um die Organisation Ihres Flussdiagramms zu erleichtern. Entscheiden Sie, welche Aufgaben oder Schritte im Flussdiagramm Sie jeder Figur zuweisen möchten und in welcher Reihenfolge sie dargestellt werden sollen. Sie können Text zu Formen hinzufügen, um Objekte zu benennen, indem Sie auf die Form doppelklicken. Wenn Sie mit der Eingabe beginnen, wird der Text innerhalb der Form angezeigt. Sie können den Text formatieren, indem Sie oben im Programmfenster auf die Registerkarte „Startseite“ klicken. Auf dieser Registerkarte können Sie Schriftart, Größe und Farbe ändern.
5. Fügen Sie Verbinder zwischen den Formen ein
Nachdem Sie alle Ihre Objekte erstellt und beschriftet haben, können Sie Beziehungen zwischen den einzelnen Objekten zuweisen. Konnektoren sind Linien oder Pfeile zwischen zwei oder mehr Objekten, die deren Beziehung anzeigen. Sie können jede Beziehung vor dem Einfügen von Konnektoren planen und jedem Verbindungstyp unterschiedliche Formate zuweisen, z. B. gepunktete Linien oder unterschiedliche Farben, um sie zu unterscheiden.
Um Verbinder einzufügen, klicken Sie oben im Programmfenster auf die Registerkarte „Einfügen“ und wählen Sie das Symbol „Formen“ aus. Der erste Abschnitt, „Linien“ genannt, enthält eine Reihe von Linien und Pfeilen. Wählen Sie Ihre Zeile aus, klicken Sie und ziehen Sie den Cursor auf das Dokument, um es zu platzieren. Sie können die Zeile auf der Registerkarte Formularformat formatieren. Um dasselbe Linienformat wiederzuverwenden, können Sie es als Standardstil festlegen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Linie klicken und im Dropdown-Menü „Als Standardlinie festlegen“ auswählen.
6. Fügen Sie zusätzlichen Text hinzu
Sie können Ihrem Flussdiagramm zusätzlichen Text hinzufügen, indem Sie oben im Programmfenster auf die Registerkarte „Einfügen“ gehen. Wählen Sie im angezeigten Dropdown-Menü „Textfeld“ aus, um ein weiteres Dropdown-Menü aufzurufen. Sie können Ihr eigenes Textfeld zeichnen, ein vorgefertigtes Textfeld auswählen oder den Cursor ziehen, um ein eigenes Textfeld zu erstellen. Sobald Sie das Textfeld platziert haben, können Sie mit der Eingabe des gewünschten Textes beginnen. Sie können diesen Text mithilfe der Symbolleiste auf der Registerkarte „Startseite“ formatieren.
Möglicherweise benötigen Sie zusätzlichen Text in Ihrem Flussdiagramm, um einen Organisationsschlüssel zu erstellen, der die verschiedenen Formen und Farben beschreibt und was sie über die Eigenschaften jedes Objekts aussagen. Sie können auch einen Titel oder Untertitel hinzufügen, um den Zweck des Flussdiagramms näher zu erläutern und es Kollegen so einfacher zu machen, es zu teilen und darauf zu verweisen. Wenn Sie den Beziehungen weitere Erläuterungen hinzufügen möchten, können Sie über den Konnektoren Textfelder hinzufügen.
So erstellen Sie mit SmartArt ein Flussdiagramm in Word
Sie können die SmartArt-Funktion auch verwenden, um ein Flussdiagramm zu erstellen, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:
1. Fügen Sie intelligente Kunst ein
SmartArt ist eine Funktion von Word, die vorgefertigte Grafiken bereitstellt. Sie können auf diese Grafik über die Registerkarte „Einfügen“ zugreifen, indem Sie auf das SmartArt-Symbol klicken. Wählen Sie im angezeigten Dropdown-Menü die Option „Verarbeiten“, um die verschiedenen Arten von Diagrammen anzuzeigen, die in SmartArt verfügbar sind. Es stehen verschiedene Formen und Anschlüsse zur Auswahl. Wählen Sie den gewünschten Stil aus und platzieren Sie ihn in Ihrem Dokument.
2. Blockdiagrammformat
Mit SmartArt können Sie Spezialeffekte hinzufügen, z. B. die Farbe und das Design der Grafiken ändern. Sie können auch Ihre Meinung darüber ändern, welchen Stil Sie verwenden möchten, indem Sie das Flussdiagramm auswählen und zum SmartArt-Dropdown-Menü zurückkehren, um einen anderen Stil auszuwählen. Der neue Stil ersetzt automatisch den vorhandenen Stil.
SmartArt-Grafiken sind mit bestimmten Grafikelementen vorgefertigt, z. B. der Anzahl der Schritte und der Beschriftungsplatzierung. Bei Bedarf können Sie auf der Registerkarte „SmartArt-Design“ weitere Schritte im gleichen Stil hinzufügen. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Form hinzufügen“, um vor oder nach der Zeichnung eine Form hinzuzufügen.
3. Text hinzufügen
Sobald Sie Ihre Grafiken fertiggestellt haben, können Sie Text hinzufügen, um jedes Objekt und jede Beziehung zu kennzeichnen. Das Textfeld, in dem Sie Beschriftungen bearbeiten können, kann Alternativtext enthalten. Sie können zusätzlichen Text hinzufügen oder den Text in Ihrem Flussdiagramm neu anordnen, indem Sie auf der Registerkarte „SmartArt-Design“ auf die Schaltfläche „Textfeld“ klicken. Sie können auch Farbe, Schriftart und Textgröße auf der Registerkarte „Startseite“ formatieren.
4. Posten Sie Bilder
Bei einigen SmartArt-Grafiken können Sie Bilder hinzufügen. Wenn der von Ihnen gewählte Stil über diese Funktion verfügt, verfügt das Objekt, zu dem Sie ein Foto hinzufügen können, in der Mitte über ein Bildsymbol. Um ein Foto hinzuzufügen, können Sie auf das Bildsymbol klicken, um das Dokumentsuchfenster zu öffnen. In diesem Fenster finden Sie das Bild, das Sie im Speicher Ihres Computers ablegen möchten. Wählen Sie ein Bild aus und klicken Sie auf Einfügen. Möglicherweise haben Sie nach dem Einfügen nur eingeschränkte Möglichkeiten, das Bild zu bearbeiten oder zu verschieben. Versuchen Sie daher, die Größe und den Zuschnitt Ihres Bildes in einer separaten Datei zu steuern, bevor Sie es im Flussdiagramm platzieren.
Tipps zum Erstellen eines Flussdiagramms in Word
Hier sind einige zusätzliche Tipps, die Ihnen beim Erstellen eines Flussdiagramms in Word helfen:
Wählen Sie die richtige Methode
Die beiden verschiedenen Methoden zum Erstellen eines Flussdiagramms bieten je nach Bedarf unterschiedliche Vorteile. Sie können ein mit Formen erstelltes Flussdiagramm entsprechend Ihren Anforderungen personalisieren und es auch mit mehr Organisationsfunktionen als vorgefertigten Grafiken gestalten. Wenn Sie ein komplexes System haben oder das Flussdiagramm auf eine bestimmte Weise ändern müssen, können Sie die Formmethode verwenden. Wenn Sie ein einfaches Flussdiagramm haben oder häufig Änderungen vornehmen müssen, die sich nicht auf die Gesamtformatierung des Flussdiagramms auswirken, können Sie dies in SmartArt ganz schnell und einfach tun.
Planen Sie Ihre Schritte
Wenn Sie die Schritte und Beziehungen Ihres Flussdiagramms planen, bevor Sie es entwerfen, kann dies den Prozess vereinfachen. Bevor Sie Ihr Word-Dokument öffnen, sollten Sie darüber nachdenken, das Flussdiagrammmodell zu skizzieren, das Sie erstellen möchten. Sie können auch eine Liste der einzelnen Schritte und der möglichen Zusammenhänge erstellen. Es ist möglich, die digitale Version Ihres Flussdiagramms zu ändern, es kann jedoch einfacher sein, Fehler zu korrigieren, bevor Sie das Ganze formatieren, insbesondere wenn Sie sich für die Verwendung von Formen entscheiden.
Halten Sie es konsistent
Achten Sie auf die Konsistenz der von Ihnen verwendeten Grafiken und Beschriftungen. Unterschiedliche Farben, Symbole oder Linientypen können unterschiedliche Verbindungen oder Objekte darstellen. Um Verwirrung zu vermeiden, verwenden Sie dieselben Grafiktypen, es sei denn, Sie möchten unterschiedliche Funktionen anzeigen. Ein zusammenhängendes Design kann Ihrem Flussdiagramm auch ein professionelleres Aussehen verleihen.
Sei präzise
Ihr Flussdiagramm kann eine Seite lang sein, um es einfacher zu lesen und mit anderen zu teilen. Manche Leute finden es möglicherweise verwirrend, den Überblick über die Beziehungen zwischen einem langen Flussdiagramm und einem Diagramm zu behalten, das auf mehreren Seiten vorhanden ist. Sie können Ihr Flussdiagramm auch einfacher ausdrucken oder in PowerPoint übertragen, wenn Sie es kurz halten möchten.
Benutze den Schlüssel
Wenn Ihr Flussdiagramm über mehrere Arten von Objekten oder Anschlüssen verfügt, fügen Sie einen Schlüssel hinzu, der die Bedeutung jedes einzelnen erläutert. Der Schlüssel kann Ihren Kollegen helfen, die grafische Sprache Ihres Flussdiagramms zu verstehen. Wenn Sie das Diagramm aktualisieren oder die Grafik ändern, müssen Sie unbedingt auch den Schlüssel aktualisieren.
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