So erstellen Sie ein Dokumentenmanagementsystem (plus Vorteile und Tipps) • BUOM
17. März 2022
Ein Dokumentenmanagementsystem ist ein elektronisches Speicher- und Organisationssystem zum Sammeln und Sortieren von Dokumenten. Dieses System kann ein nützliches Werkzeug sein, wenn Sie häufig mit digitalen und physischen Dateien arbeiten und diese organisieren und speichern müssen. Wenn Sie daran interessiert sind, die Art und Weise, wie Sie mit Dokumenten arbeiten, zu verbessern, können Kenntnisse über Dokumentenmanagementsysteme für Sie von Nutzen sein.
In diesem Artikel erklären wir, wie man ein Dokumentenmanagementsystem erstellt, werfen einen Blick auf die Vorteile und geben hilfreiche Tipps, die man bei der Erstellung eines solchen Systems beachten sollte.
Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?
Ein Dokumentenmanagementsystem ist ein organisiertes Datenbanksystem, das es Ihnen ermöglicht, Dokumente aller Art zu sammeln, zu sortieren, zu verarbeiten und zu versenden. Das digitale System ermöglicht außerdem eine einfache und effiziente Speicherung von Dokumenten und den Schutz vertraulicher Informationen. Alle Mitarbeiter am Arbeitsplatz nutzen in der Regel ein zentrales Dokumentenverwaltungssystem, um die Verfügbarkeit, Effizienz und Sichtbarkeit von Dateien, Aufzeichnungen und anderen Dokumenten zu verbessern.
Fachleute in allen Bereichen und Branchen nutzen Dokumentenmanagementsysteme, um relevante Dokumente und Dateien zu organisieren. Abhängig von der spezifischen Branche oder der Anzahl der Dokumente, die ein Unternehmen speichern muss, verfügen sie möglicherweise über komplexere Systeme.
Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems
Es gibt viele Vorteile, die Sie durch den Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems in dem Unternehmen oder der Organisation, für das Sie arbeiten, oder zum Speichern und Organisieren von Dokumenten und Aufzeichnungen nutzen können. Ein Dokumentenmanagementsystem kann auch für Sie von Vorteil sein:
Sorgen Sie für eine organisierte Speicherung: Ein Dokumentenverwaltungssystem dient im Kern dazu, Dateien und Dokumente auf logische und leicht zugängliche Weise zu organisieren und zu speichern.
**Erhöhte Verfügbarkeit**. Ein Dokumentenmanagementsystem trägt in der Regel dazu bei, den Zugriff auf die von einem Unternehmen gespeicherten Dateien zu verbessern und zu erhöhen.
Schützen Sie wichtige Informationen. Bei Dokumentenverwaltungssystemen handelt es sich in der Regel um Hochsicherheitsdatenbanken. Wenn Sie also über eine solche verfügen, können Sie wichtige Informationen in Dokumenten schützen.
Einfaches Auffinden gewährleisten: Eine Datenbank mit einem Verwaltungssystem ermöglicht es Ihnen in der Regel, jede Art von Dokument oder Datei, die Sie benötigen, schnell und effizient abzurufen.
So erstellen Sie ein Dokumentenmanagementsystem
Die Erstellung eines Dokumentenmanagementsystems kann ein einfacher und effektiver Prozess sein, wenn Sie einige Schritte befolgen. Sie können dies als Leitfaden bei der Erstellung Ihres eigenen Dokumentenmanagementsystems verwenden:
1. Ermitteln Sie Ihre Bedürfnisse
Bevor Sie mit dem Aufbau Ihres Dokumentenmanagementsystems beginnen können, legen Sie zunächst fest, was genau es für Sie leisten soll. Wenn Sie beispielsweise ein Dokumentenmanagementsystem nur zum Speichern von Dokumenten benötigen, benötigen Sie möglicherweise nur ein System mit viel Speicher und einem benutzerfreundlichen Sortiertool. Bei der Bestimmung der Bedürfnisse und Anforderungen Ihres Records-Management-Systems können Sie die folgenden Faktoren berücksichtigen:
Wie viele Dokumente oder Dateien müssen Sie im System speichern?
Wie viele Personen sollen auf das System zugreifen und es aktiv nutzen?
Welche Fähigkeiten sollte das System haben?
Wer wird das System erstellen?
Wer wird Dateien in das System verschieben?
Wer schult die Menschen im Umgang mit dem System?
Wer wird das System warten?
2. Erstellen Sie einen festen Plan zur Dokumentenerstellung
Normalerweise ist es nützlich, einen Standard zu haben, nach dem Menschen Dokumente erstellen. Die Verwendung bestimmter Protokolle oder das Befolgen bestimmter Verfahren beim Erstellen von Dokumenten kann dazu beitragen, dass Ihr Dokumentenverwaltungssystem sauber und organisiert bleibt und Dokumente reibungslos gelesen und sortiert werden können. Daher kann die Erstellung eines festgelegten Dokumenterstellungsplans, den die Mitarbeiter befolgen müssen, bevor sie sich mit der Erstellung des eigentlichen Dokumentenmanagementsystems befassen, dazu beitragen, einen reibungslosen Übergang zur Nutzung des Systems sicherzustellen. Beispielsweise können Sie verlangen, dass Dokumente Folgendes enthalten:
Spezifische Vorlage
Zeitstempel
Bestimmtes Datum
Spezifisches Dateiformat
Spezifische Dateinamen
Besondere Regeln für das Teilen oder Ansehen
Besondere Style-Tipps
3. Machen Sie eine Bestandsaufnahme aller Dokumente
Sobald alle Ihre Dokumente Ihren Dokumentenerstellungsprotokollen und -verfahren entsprechen, können Sie eine Bestandsaufnahme durchführen und bestimmen, mit welchen Arten von Dokumenten Sie sich befassen und wie sie im Unternehmen verwendet werden. Es ist wichtig, eine Bestandsaufnahme jedes einzelnen Dokuments zu machen, das Sie Ihrem Dokumentenmanagementsystem hinzufügen müssen. Sie können Ihre Dokumente als die folgenden Dateitypen identifizieren:
Formen
Aufzeichnungen
Referenzdokumente
Kopien von Dokumenten
Allgemeine Dokumente
Informationsdokumente für Kunden
Durch eine Bestandsaufnahme aller Ihrer Dokumente können Sie feststellen, ob Sie zusätzliche Ressourcen benötigen, um alles, was Sie in Ihr Dokumentenmanagementsystem aufnehmen möchten, ordnungsgemäß zu organisieren, zu sortieren und zu speichern. Sie können auch alle Dokumente löschen, die Sie einfach nicht mehr benötigen, um eine bessere Vorstellung davon zu bekommen, wie viele Dokumente das System speichern sollte, und um das System so organisiert und genau wie möglich zu halten.
4. Bereiten Sie ein Diagramm zur Verwendung des Systems vor
Sobald Sie wissen, was Sie aufbewahren und wie Sie es aufbewahren, können Sie einen Plan entwerfen, um andere über diese Details zu informieren. In diesem Plan können Sie besprechen, wie Mitarbeiter Dokumente erstellen und speichern sowie wie sie das Dokumentenmanagementsystem nutzen sollen. Sie können auch Informationen zu bestimmten Personen angeben, die kontaktiert werden können, wenn sie Hilfe bei der Nutzung des Systems benötigen oder Fragen oder Probleme haben.
5. Implementieren und pflegen Sie ein Dokumentenmanagementsystem
Schließlich können Sie Ihr Dokumentenmanagementsystem vollständig implementieren, indem Sie es in Betrieb nehmen. Sobald Sie ein Dokumentationssystem implementiert haben, können Sie es aktiv pflegen, um sicherzustellen, dass es wie erwartet funktioniert und von den Mitarbeitern ordnungsgemäß verwendet wird. Dies kann das Hochladen neuer Dokumente in das System jedes Mal, wenn sie eintreffen, das Löschen unnötiger Dokumente, das Ändern von Sicherheits- und anderen Sicherheitsmaßnahmen nach Bedarf sowie das Sortieren von Dokumenten erfordern.
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Tipps zum Erstellen eines Dokumentenmanagementsystems
Berücksichtigen Sie diese hilfreichen Tipps, wenn Sie ein Dokumentenmanagementsystem für sich selbst oder für das Unternehmen oder die Organisation, für die Sie arbeiten, erstellen:
Sei einfach. Um das System so zugänglich und benutzerfreundlich wie möglich zu gestalten, kann es eine gute Idee sein, Ihr Dokumentenmanagementsystem so einfach und benutzerfreundlich wie möglich zu gestalten.
Führen Sie Schulungen durch. Durch verpflichtende Schulungen können Sie sicherstellen, dass alle Mitarbeiter wissen, wie sie das Records Management System richtig nutzen.
Bewahren Sie das Unterweisungsdokument im System auf. Besonders nützlich ist es, über ein Dokument mit Anleitungen zur Nutzung des Dokumentenmanagementsystems zu verfügen. Für den Fall, dass ein Mitarbeiter sich nicht sicher ist, welches Protokoll bei der Verwendung eines Datenverwaltungssystems korrekt zu befolgen ist, kann er auf ein leicht verfügbares Anleitungsdokument zurückgreifen.
