So erstellen Sie ein Burndown-Diagramm in Excel (mit Vorteilen) • BUOM

In einer agilen Umgebung verwenden Teams, die Scrum implementieren, während Sprint-Zyklen häufig Burndown-Diagramme, um den Fortschritt zu überwachen. Die Aufzeichnung des laufenden Fortschritts ist wichtig, um zu verstehen, wie effektiv Teams kritische Aufgaben erledigen, um Ergebnisse zu liefern. In vielen Fällen können Programme wie Microsoft Excel wertvolle Ressourcen für die Verfolgung und Auswertung wichtiger Leistungsindikatoren sein. In diesem Artikel besprechen wir, was Burndown-Diagramme sind, wie man ein Burndown-Diagramm in Excel erstellt, welche Vorteile und Einschränkungen die Verwendung des Programms bietet und einige Tipps, die Sie beachten sollten, um Excel für die Überwachung des Sprintfortschritts optimal zu nutzen.

Was ist ein Burndown-Chart?

Ein Burndown-Diagramm ist ein Fortschrittsüberwachungstool zur Verfolgung iterativer Prozesse während des gesamten Projektlebenszyklus. Mithilfe eines agilen Frameworks planen und integrieren Projektteams Sprintzyklen gemäß der Scrum-Methodik, um verschiedene Software- und Technologieanwendungen zu entwickeln. Dies macht das Diagramm zu einem integralen Werkzeug zur Verfolgung des Fortschritts jeder Iteration der Programmierung, Bewertung und Änderung während eines Softwareentwicklungsprojekts, da das Diagramm die Anzahl der erledigten Aufgaben im Verhältnis zur Gesamtzahl der Aufgaben misst, die zum Abschluss des gesamten Projekts erforderlich sind.

In der Regel arbeiten Entwicklungsteams mit Datenverwaltungssoftware, einschließlich Microsoft Excel, um diese Diagramme zu erstellen und zur Dokumentation der Prozesse jedes Sprintzyklus zu verwenden. Bei der Erstellung eines Burndown-Diagramms mit Excel erstellen Teams zunächst eine Liste der erwarteten Arbeitsaufgaben, die während des Sprints erledigt werden müssen. Anschließend legen sie einen Sprintplan fest, der je nach Größe und Umfang des Projekts mehrere Wochen oder Monate dauern kann. Der Rückstand ist für den Sprint von entscheidender Bedeutung, da er ständige Aktualisierungen der Daten liefert, die das Diagramm zur Messung des Fortschritts und der Leistung des Teams verwendet.

Die Bedeutung der Einrichtung eines Burndown-Diagramms für Excel

Burndown-Dokumente sind ein wertvolles Werkzeug zur Verfolgung und Verwaltung von Projektanforderungen. Scrum- und agile Teams können diese Ressourcen häufig nutzen, um die Anforderungen an die Fortschrittsüberwachung und Berichterstattung zu erfüllen. Das Einrichten eines Diagramms für Excel ist auch wichtig, um eine Struktur zu schaffen, die Teams verwenden können, um dem Management, den Aktionären und den Projektinhabern kontinuierliche Updates bereitzustellen. Daher ist es wichtig, beim Einrichten eines Burndown-Diagramms für Excel einige Elemente hervorzuheben:

• Erwartete Anzahl abgeschlossener Sprintaufgaben

• Tatsächliche Anzahl der abgeschlossenen Sprintaufgaben

• Erwartete Zeit für jede verbleibende Aufgabe

• Tatsächliche Fertigstellungszeit für jede Aufgabe

So erstellen Sie ein Burndown-Diagramm in Excel

Verwenden Sie die folgenden Schritte als allgemeine Übersicht, um ein einfaches Burndown-Diagramm in Excel zu erstellen:

1. Erstellen Sie eine neue Tabelle

Öffnen Sie eine neue Tabelle in Excel und erstellen Sie Beschriftungen für Ihre Daten. Verwenden Sie in einem einfachen Layout die erste Zeile für Beschriftungen. Führen Sie die Zellen A1 und B1 zusammen und benennen Sie die neue Zelle „Zeitleiste“, um eine Doppelspalte unter A und B zu erstellen. Verwenden Sie Zelle A2 für „Datum“ und Zelle B2 für „Tag“, um die tatsächlichen Arbeitstage zu verfolgen, an denen Sie Sprintaufgaben erledigen. .

Führen Sie die Zellen C1 und D1 zusammen, um eine neue Zelle und eine Doppelspalte zum Aufzeichnen des Sprintfortschritts zu erstellen, und nennen Sie sie „Aufgaben“. Beschriften Sie die Zellen C2 und D2 als „erwartet“ und „tatsächlich“ für die Anzahl der Aufgaben, die Sie voraussichtlich erledigen werden, im Vergleich zur Anzahl der Aufgaben, die Sie tatsächlich an jedem Tag des Sprintzyklus erledigen.

2. Schreiben Sie den Sprintplan auf

Wenn Sie Ihr Excel-Arbeitsblatt einrichten und beschriften, listen Sie jedes Datum und den entsprechenden Wochentag für die zusammengeführten „Zeitleisten“-Zellen auf. Nehmen wir zum Beispiel an, der Sprint dauert 14 Tage und beginnt am Donnerstag mit einem Feiertag am darauffolgenden Montag. Diese Zeitleiste enthält 17 Einträge in den Datums- und Tagesspalten, um Feiertage und Wochenenden zu berücksichtigen, an denen die Teams nicht arbeiten.

3. Listen Sie erwartete Aufgaben aus dem Sprint-Backlog auf

Notieren Sie anhand der Daten aus dem Backlog die erwarteten Aufgaben, die für jeden Tag des Sprints erledigt werden müssen. Wenn der erste Tag des Sprints beispielsweise am Montag, dem 8. September, beginnt, würden Sie die entsprechende Anzahl der erwarteten Aufgaben in derselben Zeile in der Spalte „erwartet“ auflisten. Wenn Sie planen, am Montag, dem 8. September, sechs Aufgaben zu erledigen, wird in Zelle A3 „Montag“, in Zelle B3 „8. September“ und in Zelle C3 die Aufgabenanzahl „6“ angezeigt.

4. Verfolgen Sie die Anzahl der tatsächlich erledigten Aufgaben

Wenn Sie jeden Tag Aufgaben erledigen, aktualisieren Sie die Tabelle, um die Anzahl der Aufgaben, die Sie erledigen können, in der Zelle „Ist“ in Spalte D aufzuzeichnen. In den vorherigen Beispielen: Wenn Sie planen, am Montag, dem 8. September, sechs Aufgaben zu erledigen, aber einmal Wenn Sie die letzten fünfeinhalb Aufgaben erledigt haben, sollten Sie dies als „5,5“ in der Spalte „Ist“ in Zelle D3 eintragen, da das entsprechende Datum, der Tag und der erwartete Wert in der dritten Zeile erscheinen.

5. Konvertieren Sie Daten in ein Diagramm

Jedes Mal, wenn Sie ein Ertragsdiagramm aktualisieren, kann Excel die Ergebnisse in ein Diagramm umwandeln, das Änderungen im Zeitverlauf anzeigt. Wählen Sie dazu die Spalten „Datum“, „erwartet“ und „tatsächlich“ aus, markieren Sie sie und gehen Sie zur Symbolleiste. Wählen Sie die Option „Einfügen“, um das Menü zu öffnen. Wählen Sie im Menü „Einfügen“ die Option „Liniendiagramm“. Von hier aus können Sie ein Liniendiagramm erstellen, um die verschiedenen Datenpunkte in Ihrem Diagramm zu visualisieren.

Vorteile der Verwendung von Excel zum Erstellen von Burndown-Diagrammen

Die Verwendung von Excel zur Aufzeichnung, Berechnung und Visualisierung von Fortschritten kann aus mehreren Gründen sinnvoll sein:

Erleichtert die Visualisierung

Die Verwendung von Excel-Funktionen kann die Datenvisualisierung erleichtern, da das Programm Datenwerte entsprechend den von Ihnen angegebenen Parametern in lineare Funktionen umwandelt. Wenn Sie beispielsweise ein Diagramm aus einer Produktionstabelle erstellen, können Sie einen Datumsbereich auswählen und die Arbeitsbelastung für den von Ihnen ausgewählten Bereich analysieren. Es ist auch nützlich, um die Teamproduktivität zu verfolgen, da Sie ein Diagramm erstellen können, um Vergleiche zwischen zugewiesenen Arbeitslasten und den tatsächlich erledigten Aufgaben für jede Arbeitslast anzuzeigen.

Unterstützt mehrere Seiten

Excel kann auch die Verwendung mehrerer Seiten pro Arbeitsblatt unterstützen, die Projektteams hinzufügen können, um verschiedene Aspekte des Sprint-Zyklus aufzuzeichnen. Beispielsweise können das Sprint-Backlog, der Besprechungsplan, die Sprint-Ziele, das Budget und die Teilnehmerrollen alle eine Seite in derselben Excel-Tabelle haben. Wenn sich Spezifikationen ändern und Teammitglieder Aufgaben erledigen, können sie das Aufgliederungsblatt aktualisieren, um die Daten von jeder Seite widerzuspiegeln.

Manuelle Aktualisierung zulassen

Ein weiterer Vorteil der Verwendung von Excel für Burndown-Tabellen ist die Möglichkeit, Daten manuell zu bearbeiten und zu Ihren Datensätzen hinzuzufügen. Wenn neue Spezifikationen auftauchen oder Manager neue Parameter festlegen, können Projektteams die Tabelle erneut aufrufen, um die Informationen in den Diagrammen zu aktualisieren. Die manuelle Eingabe ist auch nützlich, wenn Teammitglieder zusätzliche Aufgaben für den aktuellen Sprint erstellen möchten.

Unterstützt Formelfunktionen

Sprint-Backlogs können mehr Informationen als Deadlines sowie erwartete und tatsächlich erledigte Aufgaben enthalten. Viele Scrum-Teams umfassen möglicherweise auch Metriken, die den erwarteten Aufwand jedes Teammitglieds im Vergleich zu einer Schätzung darüber verfolgen, wie viel Zeit jede Person am Arbeitstag voraussichtlich direkt zu den Sprint-Aufgaben beitragen wird.

Wenn Sie diese Informationen aufzeichnen, stellt Excel Formelfunktionen zur Berechnung von Eingabe- und Ausgabemetriken für den erwarteten und tatsächlichen Aufwand während des Sprintzyklus bereit. Formelbefehle eignen sich auch zum Schätzen wichtiger Leistungsmetriken wie der durchschnittlichen Aufgabenerledigungszeit, der durchschnittlichen Anzahl von Aufgaben, die von Teammitgliedern während eines Sprints erledigt wurden, und anderen Berechnungen, die Projektteams dabei helfen, Leistung und Produktivität zu messen.

Einschränkungen bei der Verwendung von Excel für Burndown-Diagramme

Trotz der Vorteile der Verwendung von Excel zum Erstellen und Verwalten von Burndown-Diagrammen weist das Programm einige Einschränkungen auf:

• Manuelle Eingabe erforderlich: Während die manuelle Eingabe sicherstellen kann, dass Teams über den aktuellen Fortschritt informiert sind, nimmt die manuelle Eingabe jedes Datenwerts mehr Zeit in Anspruch als die Verwendung alternativer Dokumentationsmethoden wie automatisierter Anwendungen.

• Einwegplattform: Excel kann für Projektteams bei der Planung von Kollaborationssitzungen eine Herausforderung darstellen, da es sich bei dem Programm um eine Desktop-Anwendung handelt, die möglicherweise nicht für kollaborative Dokumentationsmethoden geeignet ist.

• Eher für den Desktop geeignet: Da Excel eine eigenständige Desktop-Anwendung ist, ist sie möglicherweise nicht für den mobilen Einsatz oder für die Fernaktualisierung und -überwachung von Tabellen geeignet.

Tipps zum Erstellen von Burndown-Diagrammen in Excel

Wenn Sie Excel zum Verfolgen Ihres Fortschritts verwenden, beachten Sie die folgenden Tipps:

• Kombinieren Sie es mit anderen Überwachungstools: Verwenden Sie eine Excel-Tabelle zusammen mit anderen Sprint-Überwachungstools, um bestimmte Dateneingabeaufgaben zu automatisieren. Dies kann dazu beitragen, die Zeit zu verkürzen, die zum Aktualisieren von Burndown-Tabellen in Excel benötigt wird.

• Befehle zum Anwenden von Formeln. Verwenden Sie Formeln, um die Raten für jede Metrik zu berechnen, die Sie in Ihr Burndown-Diagramm aufnehmen. Mit diesen Funktionen können Sie Leistungsmetriken schnell auswerten und die Konvertierung in Diagramme vereinfachen.

• Planen Sie regelmäßige Berichte: Um die Zeit zu verkürzen, die für die Aktualisierung Ihres Burndown-Blatts während eines Projektsprints benötigt wird, sollten Sie erwägen, jeden Tag speziell Zeit für Excel-Aktualisierungen einzuplanen. Die Aufgabe kann auch zwischen den Teammitgliedern rotieren, um sicherzustellen, dass die Verantwortung für die Berichterstattung über den Fortschritt des Sprints gleich ist.

• Nutzen Sie Barrierefreiheitsfunktionen. Optimieren Sie Ihre Verwendung von Excel für die Sprintüberwachung mit Eingabehilfen, die Ihnen beim Exportieren, Transformieren und Organisieren Ihrer Daten helfen. Teilen Sie beispielsweise laufende Aktualisierungen, indem Sie Blätter in verschiedene Dateiformate exportieren, um sie für andere einfacher sichtbar zu machen.

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