So entwickeln Sie eine Scope-Baseline für ein effektives Projektmanagement

Bei der Arbeit an einem großen Projekt ist es wichtig, dass alle das gleiche Ziel vor Augen haben, um einen erfolgreichen Abschluss zu gewährleisten. Projektmanager entwickeln häufig eine Umfangsbasislinie, um die Ziele, Einschränkungen und wichtigsten Ergebnisse des Projekts festzulegen. Wenn Sie im Projektmanagement arbeiten, kann es hilfreich sein, zu lernen, wie Sie eine Umfangsbasislinie entwickeln. In diesem Artikel erklären wir, was eine Scope-Baseline ist, besprechen, warum sie wichtig ist, und stellen Schritt-für-Schritt-Anleitungen bereit, die Ihnen bei der Erstellung einer Scope-Baseline für Ihr nächstes Projekt helfen.

Was ist das Ausgangsniveau des Gebiets?

Eine Scope-Baseline ist eine Reihe von Dokumenten, die den genehmigten Umfang eines Projekts vom Beginn seines Lebenszyklus bis zum Ende definieren. Diese Dokumente sind ein wichtiger Bestandteil des gesamten Projektplans, der Managern dabei hilft, Ziele und Schlüsselergebnisse zu definieren. Die Baseline umfasst in der Regel eine Aufschlüsselung der Arbeitsstruktur, eine Liste der Projektanforderungen, geschätzte Zeitpläne und ein Budget. Die Festlegung einer Baseline zu Beginn eines Projekts kann Ihrem Team Orientierung für die tägliche Arbeit geben und Ihnen dabei helfen, die Zustimmung wichtiger Stakeholder zu gewinnen.

Im Laufe Ihrer Projektmanagementkarriere hören Sie möglicherweise auch von einer Scope-Baseline, die als technische Baseline bezeichnet wird.

Warum ist es wichtig, einen Grundriss des Gebiets zu haben?

Eine Ausgangslage ist wichtig, da sie sicherstellt, dass Projektmanager, Stakeholder und Teammitglieder alle auf das gleiche Ziel hinarbeiten. Projektmanager können auch auf die Scope-Baseline zurückgreifen, um ihren Fortschritt zu verfolgen und ihren Erfolg zu messen. Die Entwicklung eines grundlegenden Inhaltsplans für jedes Projekt kann für Sie von Vorteil sein:

• Verbesserte Kommunikation

• Bereitstellung klarer Anweisungen und Anleitungen

• Produktivitätssteigerung

• Schutz vor Bereichserweiterung

• Stellen Sie sicher, dass Ihr Projekt nicht in die Tat umgesetzt wird

• Verbesserung der Gesamtqualität Ihres Projekts

• Reduzieren Sie Risiken und Verzögerungen

• Erhöhte Kundenzufriedenheit

• Priorisieren Sie Aufgaben nach Wichtigkeit

• Stressreduzierung

• Förderung von Teamarbeit und Zusammenarbeit

• Festlegung klarer Leistungskennzahlen

• Dokumentieren von Meilensteinen und Fristen

Was ist im Grundplan des Gebiets enthalten?

Auch wenn die grundlegenden Inhaltsebenen von Projekt zu Projekt unterschiedlich sein können, gibt es einige grundlegende Elemente, die die meisten Projektmanager bei der Entwicklung dieser Dokumente berücksichtigen, um sicherzustellen, dass jeder über die Informationen verfügt, die er für den Erfolg benötigt. Zu den wichtigsten Leistungsindikatoren gehören:

• Genehmigte Projektumfangserklärung: Diese fasst den Projektumfang zusammen, indem die Hauptziele, wichtigsten Ergebnisse und andere kritische Anforderungen identifiziert werden.

• Projektstrukturplan (WBS): Dieser Abschnitt des Basisplans unterteilt das gesamte Projekt in kleinere Pakete oder Phasen, die für das Team besser zu bewältigen sind. Projektmanager können beispielsweise Aufgaben und Ressourcen gruppieren, um Planungspakete, Kontrollkonten und Arbeitspakete für ein bestimmtes Projekt zu erstellen.

• Zugehöriges WBS-Wörterbuch: Das WBS-Wörterbuch enthält eine Beschreibung des WBS und zusätzliche Informationen. Obwohl der Inhalt von Projekt zu Projekt unterschiedlich sein kann, werden in einem WBS häufig wichtige Verantwortlichkeiten, erwartete Probleme, mit denen das Team konfrontiert sein könnte, sowie geschätzte Budgets oder Zeitpläne hervorgehoben.

Wie wird die Flächenbasislinie verwendet?

Die Scope-Baseline erfüllt während des gesamten Projektlebenszyklus mehrere wichtige Funktionen. Im Kern stellt dieses Dokument eine Vereinbarung zwischen dem Kunden, wichtigen Stakeholdern und Projektmanagern dar, um sicherzustellen, dass alle verstehen, was das gewünschte Ergebnis des Projekts ist und wie sie es erreichen wollen. Darüber hinaus wird eine Flächenbasislinie häufig verwendet, um:

• Erfolg definieren und messen: Projektmanager arbeiten mit Kunden und wichtigen Stakeholdern zusammen, um zu bestimmen, welche Anforderungen für ein erfolgreiches Projekt erfüllt werden müssen. Am Ende des Projekts kann der Projektmanager die von seinem Team erstellten Ergebnisse mit der Ausgangsbasis vergleichen, um deren Gesamterfolg zu messen.

• Reduzierung des Umfangs: Projektmanager, die ein Gleichgewicht im Umfang wahren, dürfen keine zusätzliche Arbeit übernehmen, die über die vereinbarten Bedingungen hinausgeht. Dies kann ihnen helfen, die Ausweitung des Umfangs zu reduzieren und sicherzustellen, dass ein qualitativ hochwertiges Projekt pünktlich geliefert wird.

• Überprüfung von Änderungen und Erwartungen: Kunden können während des gesamten Projektentwicklungsprozesses Änderungen oder zusätzliche Arbeiten anfordern. Mit einem Basisplan können Projektmanager ihre ursprüngliche Vereinbarung überprüfen und feststellen, ob sie mehr Zeit oder Ressourcen benötigen, um neue Anfragen ihres Kunden zu erfüllen.

• Bieten Sie rechtlichen Schutz: Kunden und Projektmanager können sich auch am Ende des Projekts auf die Baseline stützen, um zu beurteilen, ob beide ihre Vereinbarung erfüllt haben. Dies kann von Vorteil sein, wenn sich eine der Parteien dazu entschließt, vor Gericht zu gehen.

So entwickeln Sie einen grundlegenden Flächenplan

Hier sind einige Schritte, die Sie befolgen können, um einen effektiven Rahmen für Ihr nächstes Projekt zu entwickeln:

1. Entwickeln Sie eine Inhaltsbeschreibung

Beginnen Sie mit der Entwicklung einer Umfangserklärung, die den Zweck und das Hauptziel des Projekts zusammenfasst. Listen Sie in diesem Abschnitt die wichtigsten Projektanforderungen auf, damit Ihr Team versteht, was es tun muss. Sie können auch alle Annahmen einbeziehen, die Sie möglicherweise über das Projekt haben, beispielsweise mögliche Probleme, die Sie möglicherweise überwinden müssen. Erläutern Sie abschließend die spezifischen Einschränkungen, innerhalb derer Sie arbeiten müssen, z. B. einen festen Zeitrahmen oder ein festes Budget. Sie können auch angeben, welche Aufgaben, Funktionen oder Leistungen nicht Teil Ihrer Vereinbarung sind. Dies kann Ihnen helfen, eine zukünftige Ausbreitung des Gebiets zu verhindern.

2. Erstellen Sie einen WBS

Als nächstes entwickeln Sie einen WBS, der jedes Schlüsselergebnis des Projekts definiert. Es stehen online mehrere Vorlagen zur Verfügung, mit denen Sie ein professionell aussehendes Diagramm für Ihren WBS erstellen können, um Ihrem Team dabei zu helfen, die hierarchische Struktur jeder Projektanforderung zu visualisieren. Anstatt sich auf die spezifischen Aufgaben zu konzentrieren, die Ihr Team erledigen muss, um diese Ergebnisse zu erzielen, konzentrieren Sie sich auf das Ergebnis, um einen Überblick zu geben. Sie können auch ein geschätztes Budget und einen Zeitplan für jede Lieferung angeben.

Fügen Sie dann ein WBS-Vokabular hinzu, das alle Annahmen hervorhebt, die Sie über das Projekt treffen, wie z. B. erwartete Verzögerungen. Sie können in diesem Abschnitt auch Arbeitsrollen definieren und alle anderen wichtigen Details zum Projekt angeben.

3. Gewinnen Sie die Zustimmung der Stakeholder

Sobald Sie den Projektumfang, den WBS und das WBS-Vokabular entwickelt haben, präsentieren Sie den wichtigsten Stakeholdern und Führungskräften in Ihrem Unternehmen eine Grundlinie Ihres Umfangs, um deren Zustimmung einzuholen. Während die Anzahl der erforderlichen Genehmigungen je nach Projekt, an dem Sie arbeiten, variieren kann, ist es wichtig sicherzustellen, dass jede in der Projektcharta aufgeführte Person die Möglichkeit hat, die Projektbasislinie zu überprüfen.

Dadurch kann sichergestellt werden, dass sich alle über die wichtigsten Ergebnisse, das Budget und den Zeitplan des Projekts einig sind. Hören Sie aufmerksam auf das Feedback und seien Sie offen für Änderungen an Ihrer Ausgangslage, damit Ihr endgültiges Dokument alle notwendigen Informationen enthält. Dies kann Ihnen dabei helfen, sicherzustellen, dass Ihr Team über die richtige Anleitung und die richtigen Ressourcen verfügt, um erfolgreich zu sein.

4. Teilen Sie die Grundlinie mit Ihrem Team

Teilen Sie abschließend Ihre genehmigte Ausgangslage mit dem Rest Ihres Teams. Die gemeinsame Durchsicht dieses Dokuments kann den Teammitgliedern helfen, sich das Gesamtziel und die wichtigsten Ergebnisse des Projekts vorzustellen, damit sie verstehen, welche Aufgaben am wichtigsten sind. Es kann auch die Zusammenarbeit verbessern, die Produktivität steigern und den Teammitgliedern helfen, sich gegenseitig zur Rechenschaft zu ziehen.