So betten Sie Excel in Word-Dokumente ein (mit Tipps) • BUOM

8. April 2022

Viele Berufstätige nutzen in ihrer täglichen Arbeit digitale Tools, um die Kommunikation zu verbessern und Arbeitsabläufe zu optimieren. Zwei gängige Tools am Arbeitsplatz sind Excel und Word, die effektiv zusammenarbeiten können. Wenn Sie Excel und Word regelmäßig verwenden, kann es hilfreich sein zu erfahren, wie diese Tools bei Ihrer Arbeit zusammenpassen. In diesem Artikel erklären wir, wie Sie Excel in Word implementieren, beschreiben, wann es wichtig ist, und geben einige Tipps für den Prozess.

Wann ist es wichtig, Excel in Word einzubetten?

Der häufige Einsatz von Excel und Word am Arbeitsplatz kann für manche Berufstätige eine Herausforderung darstellen, da die Verwendung beider Programme bedeutet, dass Daten an unterschiedlichen Orten gespeichert werden müssen. Wenn Sie lernen, wie Sie Daten aus Excel in ein Word-Dokument einbetten, können Sie sich die Arbeit leichter machen. Das Einbetten von Excel-Tabellen in ein Word-Dokument kann in folgenden Fällen wichtig sein:

Teilen Sie ein Word-Dokument

Bei einigen Arbeitsprojekten müssen Sie möglicherweise ein Word-Dokument mit Ihrem Team oder anderen teilen. Wenn Sie Daten aus Excel in dieses Dokument einbinden möchten, können Sie die Tabelle direkt einbetten. Wenn Sie eine Excel-Tabelle und ein Word-Dokument getrennt teilen, kann es zu Verwirrung oder Missverständnissen kommen. Wenn Sie stattdessen ein Arbeitsblatt in ein Dokument einbetten, werden alle erforderlichen Daten an einem Ort gespeichert. Dadurch wird sichergestellt, dass die Originaltabelle intakt und geschützt bleibt.

Wenn Sie das Blatt und das Dokument als separate Objekte freigeben, müssen Sie das Blatt mit dem gesamten Team teilen. Durch das Einbetten einer Excel-Tabelle in ein Dokument hat das Team die Möglichkeit, die Daten anzuzeigen und entsprechend zu bearbeiten, ohne die ursprüngliche Tabelle zu beeinträchtigen. Alle Änderungen, die Sie in Word an einem Excel-Arbeitsblatt vornehmen, haben keine Auswirkungen auf die ursprüngliche Excel-Datei.

Erfassen Sie spezifische Daten

Ein anderer Zeitpunkt, an dem es wichtig ist, Excel in Word einzubetten, könnte sein, wenn Sie möchten, dass das Dokument bestimmte Daten anzeigt. Wenn Ihre Excel-Tabelle beispielsweise wöchentlich aktualisiert wird, können Sie die Daten einmal pro Woche erfassen. Anschließend können Sie diese wöchentlichen Daten in ein Word-Dokument einbetten. Nach der Implementierung werden die wöchentlichen Daten nicht auf die gleiche Weise aktualisiert wie das Originaldokument. Dies bietet die Möglichkeit, einen bestimmten Datensatz zu erfassen oder Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt anzuzeigen.

Ein Projekt erstellen

Wenn Sie ein Projekt vorbereiten, möchten Sie möglicherweise Excel-Tabellen in ein Word-Dokument einbetten, um das Erscheinungsbild zu verbessern. Wenn Sie beispielsweise planen, Ihr Projekt Vorstandsmitgliedern vorzustellen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie relevante Informationen angeben und eine attraktive Präsentation gestalten. Sie können Bilder und Daten kombinieren, indem Sie Zellen aus einem Excel-Arbeitsblatt in ein Word-Dokument einbetten. Dies kann zu einer optimierten Präsentation führen und möglicherweise das Verständnis der von Ihnen geteilten Daten verbessern.

So fügen Sie Excel in Word ein

Wenn Sie planen, eine Excel-Tabelle in ein Word-Dokument einzufügen, sollten Sie die folgenden Schritte in Betracht ziehen, um dies effizient zu erledigen:

1. Dokumente öffnen

Bevor Sie mit dem Vorgang beginnen, müssen Sie zunächst beide Dokumente gleichzeitig öffnen. Öffnen Sie zunächst das Word-Dokument, in das Sie die Excel-Tabelle einfügen möchten. Öffnen Sie dann eine Excel-Tabelle auf demselben Desktop, um den Vorgang zu vereinfachen. Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um beide Dokumente zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie korrekt sind und für die Übertragung nach Excel bereit sind.

2. Wählen Sie aus, was Sie einbetten möchten

Nachdem Sie beide Dokumente angezeigt haben, können Sie die Zellen auswählen oder markieren, die Sie einbetten möchten. Wenn Sie planen, eine ganze Excel-Tabelle einzubetten, können Sie auf das Kästchen zwischen „Spalten“ und „Zeilen“ oben links in der Excel-Tabelle klicken. Wenn Sie nur einige ausgewählte Zellen einbetten möchten, können Sie klicken und ziehen, bis Sie alle gewünschten Zellen ausgewählt haben. Bevor Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren, sollten Sie die von Ihnen ausgewählten Zellen überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie alle benötigten Informationen gesammelt haben.

3. Ausgewählte Zellen kopieren

Nachdem Sie die Zellen ausgewählt haben, besteht der nächste Schritt darin, sie zu kopieren. Je nach Computertyp können Sie zum Kopieren von Zellen die Steuertaste und den Buchstaben C drücken. Andernfalls haben Sie die Möglichkeit, mit der rechten Maustaste zu klicken und aus der Liste der verfügbaren Optionen Kopieren auszuwählen. Bevor Sie Ihr Excel-Arbeitsblatt schließen, sollten Sie am besten sicherstellen, dass Sie die Originaltabelle auf Ihrem Computer oder Desktop speichern. Dies bietet eine gewisse Sicherheit für den Originaldatensatz.

4. Gehen Sie zu Ihrem Word-Dokument

Nachdem Sie die gewünschten Zellen aus der Excel-Tabelle kopiert haben, können Sie diese in ein Word-Dokument übertragen. Wenn das Dokument angezeigt wird, können Sie den Cursor an die Stelle bewegen, an der Sie die Excel-Tabelle einbetten möchten. Es kann hilfreich sein, Ihr Word-Dokument in den Vollbildmodus zu versetzen, damit Sie deutlich sehen können, wo Sie die Daten am besten einbetten können. Abhängig vom Zweck Ihres Projekts kann das Layout Ihrer Excel-Tabelle das Erscheinungsbild und die Struktur Ihres Dokuments verändern. Erwägen Sie, Ihrem Excel-Arbeitsblatt einen Titel oder eine Überschrift hinzuzufügen, um es einfacher in Ihrem Dokument darzustellen.

5. Klicken Sie oben im Word-Dokument auf „Startseite“.

Sobald Sie den Cursor an die gewünschte Stelle bewegt haben, können Sie oben im Word-Dokument auf die Schaltfläche „Startseite“ klicken. Die Option „Startseite“ ist eine von vielen Optionen in der Word-Symbolleiste und befindet sich auf der linken Seite des Bildschirms. Sobald Sie „Home“ auswählen, erscheint ein Dropdown-Menü mit verschiedenen Optionen.

6. Wählen Sie „Inhalte einfügen“.

Nachdem Sie die Starttaste gedrückt haben, wählen Sie „Inhalte einfügen“ aus der Liste der verfügbaren Optionen aus. Diese Aktion zeigt einen Popup-Bildschirm an. Versuchen Sie, das Kontrollkästchen „Einfügen“ anstelle des Kontrollkästchens „Link einfügen“ zu aktivieren. Sobald das Einfügen eingestellt ist, können Sie aus den Optionen auf dem Bildschirm „Microsoft Excel-Arbeitsblattobjekt“ auswählen. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „OK“ in der unteren rechten Ecke des Popup-Menüs. Anschließend sollte die Excel-Tabelle in Word angezeigt werden. Bevor Sie fortfahren, überprüfen Sie am besten das angezeigte Arbeitsblatt, um sicherzustellen, dass die Daten korrekt in das Word-Dokument kopiert wurden. Wenn nicht, versuchen Sie, den Vorgang zu wiederholen.

7. Bearbeiten Sie Ihre Excel-Tabelle

Da es sich um ein integriertes Arbeitsblatt handelt, können Sie die Daten bei Bedarf direkt aus dem Word-Dokument heraus bearbeiten. Um eine Excel-Tabelle zu bearbeiten, müssen Sie lediglich auf die Tabelle doppelklicken. Diese Aktion signalisiert Word, dass sich die verfügbaren Tools geändert haben. Im Wesentlichen hilft ein Doppelklick dabei, die Excel-Werkzeuge am oberen Bildschirmrand verfügbar zu machen und nicht die Word-Werkzeuge.

Denken Sie daran, dass sich das Arbeitsblatt, das Sie in einem Word-Dokument bearbeiten, von der in Word erstellten Originaltabelle unterscheidet. Das bedeutet, dass alle Änderungen, die Sie an einem Word-Dokument vornehmen, nur in Word angezeigt werden. Die in Excel gespeicherte Originaltabelle bleibt unverändert, nachdem Änderungen in Word vorgenommen wurden. Sobald Sie die erforderlichen Änderungen vorgenommen haben, können Sie auf eine Stelle außerhalb der Tabelle klicken, um zu den Word-Tools zurückzukehren.

Tipps zur Implementierung von Excel in Word

Hier sind einige weitere Tipps, die Sie beim Einbetten von Excel in Word verwenden können:

• Wählen Sie den besten Speicherort: Wenn Sie eine Excel-Tabelle in ein Dokument verschieben, möchten Sie sicherstellen, dass sie sich am besten Speicherort befindet. Dadurch wird sichergestellt, dass die Tabellenkalkulation den Fluss des Dokuments fördert und die Stärke der visuellen Komponenten des Dokuments erhöht.

• Überschriften einbeziehen: Wenn Sie Zellen aus Excel kopieren, sollten Sie erwägen, die Überschriften und Überschriften aus der Originaltabelle hervorzuheben. Dadurch bleiben die Zellen beschriftet, was die Dokumentenorganisation verbessern und eine klare Kommunikation fördern kann.

• Nehmen Sie vor der Implementierung Änderungen vor. Bevor Sie das Excel-Arbeitsblatt einbetten, versuchen Sie zunächst, letzte Änderungen am Originaldokument vorzunehmen. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Daten übereinstimmen und Sie die aktualisierte Datei vor dem Einbetten speichern.

• Erklären Sie die Daten: Wenn Sie ein Excel-Arbeitsblatt in ein Word-Dokument einbetten, sollten Sie darüber nachdenken, einen Abschnitt des Dokuments hinzuzufügen, in dem Sie die Daten und ihre Bedeutung erläutern. Dies verdeutlicht möglicherweise, warum Sie die Excel-Tabelle eingefügt haben, und bietet eine Erläuterung des Zwecks der Daten in Bezug auf das gesamte Projekt.

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