So betten Sie Excel-Dateien in Word ein (mit Schritten und Tipps) • BUOM

8. April 2022

Am Arbeitsplatz kann es vorkommen, dass Sie Diagramme oder Daten aus einer Tabellenkalkulation in ein Textverarbeitungsprogramm einbetten müssen. Wenn Sie wissen, wie Tabellenkalkulationsdaten in einem Textdokument angezeigt werden, können Sie optisch ansprechende Berichte erstellen, die den Lesern helfen, den Kontext der Daten und Ihrer Analyse zu verstehen. Wenn Sie lernen, Excel-Dateien in Word einzubetten, können Sie Datenanalysen auf Ihre Word-Dokumente für Ihr Publikum anwenden. In diesem Artikel besprechen wir das Einbetten von Excel-Dateien in Word, die Vorteile des Einbettens von Tabellenkalkulationen in Word-Dokumente und Tipps zur Verwendung dieser Funktionen.

Vorteile der Einbettung einer Excel-Datei in Word

Das Einbetten von Excel-Dateien in Word ist eine bequeme Möglichkeit, Datensätze und Grafiken in schriftliche Berichte einzubetten. Wenn Sie beispielsweise in der Finanzanalyse arbeiten, können Sie ein Tabellenkalkulationsprogramm verwenden, um Budgetdaten zu speichern, zu verfolgen und zu prognostizieren, die Sie in Ihren vierteljährlichen Bericht aufnehmen möchten. Wenn Sie wissen, wie Informationen aus einer Excel-Datei in einem Word-Dokument angezeigt werden, können Sie Daten einfach und effizient in schriftliche Berichte übertragen. Durch die Erfassung dieser Daten in Ihrem Dokument können Stakeholder und Manager Informationen leicht finden und anzeigen, ohne zwischen verschiedenen Programmen wechseln zu müssen.

Darüber hinaus können Sie beim Übertragen von Daten aus einer Tabellenkalkulationsdatei in ein Textdokument festlegen, dass nur die wichtigsten Daten einbezogen werden. Mit Textverarbeitungsprogrammen können Sie außerdem mehr Optionen für die Datenanzeige erhalten, sodass Sie überzeugende visuelle Darstellungen erstellen können, die dem Leser helfen, die Informationen besser zu verstehen. Durch die Kombination von Tabellen und Grafiken mit Texterklärungen der Daten können Sie einen Kontext für die Werte bereitstellen und die Daten als Belege zur Unterstützung Ihrer schriftlichen Analyse verwenden. Dadurch können Sie umfassende Berichte erstellen, die Rohdaten, Visualisierung, Analyse und narrative Inhalte kombinieren.

So fügen Sie Excel-Dateien in Word ein

Hier sind die Schritte zum Einbetten einer Excel-Datei in Word:

1. Öffnen Sie das Word-Dokument, in das Sie die Datei einbetten möchten, und öffnen Sie das Excel-Arbeitsblatt, das die Informationen enthält, die Sie einbetten möchten.

2. Markieren Sie in der Tabelle die Informationen, die Sie einbetten möchten, indem Sie auf die relevanten Daten klicken und den Cursor darüber ziehen.

3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste, um das Kontextmenü zu öffnen, und wählen Sie Kopieren aus, oder verwenden Sie die Tastenkombination, indem Sie gleichzeitig die Tasten STRG und C drücken, um die Informationen zu kopieren.

4. Fügen Sie Daten in ein Word-Dokument ein, indem Sie auf die Stelle auf der Seite klicken, an der die Informationen angezeigt werden sollen, und sie über das Kontextmenü oder die Tastenkombination einfügen. Zum Einfügen über das Kontextmenü klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Stelle, an der die Daten angezeigt werden sollen, und wählen Sie „Einfügen“ oder verwenden Sie die Tastenkombination, indem Sie gleichzeitig die Tasten STRG und V drücken.

5. Überprüfen Sie die eingebetteten Daten auf Richtigkeit. Sie können die Größe einer Tabelle oder eines Diagramms ändern, indem Sie mit der Maus darüber fahren, eine Ecke auswählen und mit der Maus ziehen, um das Objekt größer oder kleiner zu machen.

6. Speichern Sie das Dokument und benennen Sie die Dateien, damit Sie leicht darauf zugreifen können und Sie alle vorgenommenen Änderungen gespeichert haben.

Beachten Sie, dass die Informationen im Word-Dokument nur dann automatisch aktualisiert werden, wenn Sie Änderungen an den Daten in der Originaltabelle vornehmen, wenn Sie das eingebettete Objekt verknüpfen. Die Informationen im eingebetteten Objekt werden nicht automatisch aktualisiert, es sei denn, Sie verknüpfen das Objekt mit einer Quelldatei.

Hier sind die Schritte zum Verknüpfen einer Quelldatei mit einem eingebetteten Objekt in Word:

1. Öffnen Sie das Word-Dokument, in das Sie das Objekt einbetten und verknüpfen möchten, und das Excel-Arbeitsblatt mit den Informationen, die Sie verknüpfen möchten.

2. Markieren Sie die Informationen, die Sie einbetten möchten, und kopieren Sie sie entweder über eine Tastenkombination oder über das Kontextmenü aus der Tabelle.

3. Wählen Sie einen Ort aus, an dem Sie Ihre Inhalte in Ihrem Textdokument platzieren möchten, und suchen Sie in der Symbolleiste im Abschnitt „Zwischenablage“ der Registerkarte „Startseite“ nach der Option „Einfügen“. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü und wählen Sie die Option „Inhalte einfügen“.

4. Wählen Sie im Dialogfeld „Inhalte einfügen“ im Textfeld „Gewusst wie:“ die Option „Microsoft Excel-Arbeitsblattobjekt“ aus. Bevor Sie Ihre Auswahl bestätigen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Link einfügen“, um die Quelldatei mit dem Objekt zu verknüpfen.

5. Klicken Sie auf „OK“, um die Aktion zu bestätigen. Überprüfen Sie die Genauigkeit des Objekts und überprüfen Sie den Link, indem Sie auf das Objekt doppelklicken, um die Quelldatei zu öffnen.

Tipps zum Arbeiten mit eingebetteten Dateien in Word

Sobald Sie ein Objekt in Word einbetten, haben Sie viele Möglichkeiten, die eingefügten Informationen zu steuern. Hier sind einige Tipps für die Arbeit mit integrierten Objekten in einem Programm:

Verwenden Sie Tabellentools, um Ihr Tabellendesign zu verbessern

Wenn Sie mit Tabellen in einem Word-Dokument arbeiten, können Sie das Design mithilfe der Funktion „Tabellentools“ anpassen. Um diese Funktion zu nutzen, klicken Sie auf eine vorhandene Tabelle, die in Ihrem Dokument eingebettet ist. Wenn Sie eine Tabelle auswählen, wird in der Symbolleiste das Menü „Extras mit Tabellen“ geöffnet. Von diesem Menü aus können Sie auf die Registerkarten „Design“ und „Layout“ zugreifen, die jeweils Optionen enthalten, mit denen Sie die Tabelle an Ihre Designvorlieben anpassen können.

Mit der Registerkarte „Design“ können Sie das Erscheinungsbild Ihrer Tabelle ändern, indem Sie beispielsweise Hintergrundfarben, Rahmen und Tabellenstile aktualisieren. Wenn Sie die Registerkarte „Layout“ öffnen, finden Sie Optionen zum Ändern der Dynamik zwischen Zellen, Zeilen und Spalten. Sie können beispielsweise die Platzierung von Daten in bestimmten Zellen ändern, indem Sie die Textausrichtung anpassen. Sie können festlegen, dass einige Daten zentriert in einer Zelle angezeigt werden, während andere Daten rechts- oder linksbündig angezeigt werden.

Verwenden Sie Diagrammtools, um mit Diagrammen und Grafiken zu arbeiten.

Ähnlich wie im Menü „Tabellentools“ können Sie mit der Option „Diagrammtools“ Diagramme und Grafiken mithilfe integrierter Objekte erstellen. Um diese Tools zu verwenden, klicken Sie auf das Diagramm, mit dem Sie arbeiten möchten. Dadurch wird das Menü „Diagrammtools“ geöffnet, in dem Sie auf die Registerkarten „Design“, „Layout“ und „Format“ zugreifen können. Diese Registerkarten enthalten ein Menü mit Optionen, mit denen Sie das Diagramm an Ihre Bedürfnisse und Vorlieben anpassen können.

Auf der Registerkarte „Design“ können Sie beispielsweise das Farbschema und den Stil des Diagramms aktualisieren, um es attraktiver zu gestalten. Auf der Registerkarte „Layout“ können Sie das Diagramm verschieben und anpassen, wie der Dokumenttext das Objekt umschließt. Beispielsweise können Sie das Layout so ändern, dass Dokumenttext automatisch um ein Objekt herumfließt. Auf der Registerkarte „Format“ können Sie Diagrammelemente wie Schriftfarben, Achsenbeschriftungen und Zahlenanzeige ändern.

Passen Sie den Textumbruch an, um das Seitenlayout zu verbessern

Unter Textumbruch versteht man die Art und Weise, wie Text eingebettete Objekte umschließt. Wenn Sie ein Objekt in einem Dokument verschieben, wird der Text basierend auf der von Ihnen gewählten Layoutoption automatisch um das Objekt herum angepasst. Um zu ändern, wie Text ein eingebettetes Objekt umgibt, klicken Sie mit der rechten Maustaste und öffnen Sie das Dialogfeld „Layout“ über das Kontextmenü. Wählen Sie im Dialogfeld die Registerkarte „Layout“ aus und überprüfen Sie die Optionen für den Textumbruch. Wählen Sie die Option, die am besten zum Layoutstil Ihres Dokuments passt. Überlegen Sie beispielsweise, ob der Text inline mit dem Bild erscheinen oder in Spalten darum herum verlaufen soll.

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