So beginnen Sie mit der Verfolgung von Projektkosten (mit Vorteilen) • BUOM

Im Laufe eines Projekts fallen für Unternehmen häufig unterschiedliche Kosten aus unterschiedlichen Quellen an. Durch die Verfolgung dieser Ausgaben erhalten Sie in Echtzeit Informationen darüber, wie viel ein Projekt kostet und wie viel Spielraum im Budget verbleibt. Indem Sie lernen, diese Kosten zu erfassen und zu analysieren, können Sie sich auf zukünftige Projekte vorbereiten und sich an etwaige Änderungen während des Projekts anpassen. In diesem Artikel besprechen wir, was Projektkostenverfolgung ist, warum sie wichtig ist und welche Schritte Sie unternehmen können, um Projektkosten effektiv zu verfolgen.

Was ist Projektkostenverfolgung?

Mit der Projektkostenverfolgung verfolgen Unternehmen die Projektkosten. Für verschiedene Initiativen, wie etwa die Änderung von Prozessen, die Entwicklung neuer Produkte und die Erstellung einer neuen Marketingkampagne, kann jeder einen Projektmanager haben, der Zeitpläne und Budgets kontrolliert. Mit der Ausgabenverfolgung können Manager sehen, wie viel sie für die folgenden Posten ausgeben:

• Arbeit: Arbeit kann sowohl interne Löhne als auch externe Arbeit umfassen. Sie können Aufwandsdaten aus Stundenzetteln oder Tabellenkalkulationen erfassen, in denen Teammitglieder, die an einem Projekt arbeiten, Daten übermitteln.

• Materialien: Dies können Rohstoffe wie Holz oder Kunststoff im Bauwesen oder notwendige Werkzeuge sein. Bei Materialien handelt es sich in der Regel um variable Kosten, da sie sich je nach Markt ändern können.

• Projektreisen: Manchmal erfordert Ihr Projekt eine Reise. Sie können Quittungen aufbewahren, um Reisekosten wie Flugkosten, Hotelkosten oder Visagebühren im Auge zu behalten.

• Nebenkosten: Zu den Nebenkosten können Kosten für Einrichtungen gehören, die Sie möglicherweise für das Projekt benötigen. Sie können sie nachverfolgen, indem Sie Beträge aus Rechnungen für Dienstleistungen wie Klimaanlage, Heizung oder Sanitär erfassen.

• Kapitalkosten: Kapitalkosten sind Investitionen, die Sie möglicherweise für das Projekt benötigen, beispielsweise Maschinen oder andere Ausrüstung. Erwägen Sie, die Abschreibung von Investitionen als Aufwand zu erfassen.

Die Bedeutung der Verfolgung von Projektkosten

Es gibt mehrere wichtige Gründe, warum Unternehmen die Projektkostenverfolgung nutzen:

• Schrittweise Kostenüberwachung: Die projektweite Kostenverfolgung gibt Ihnen die Möglichkeit, eine Momentaufnahme Ihrer Kosten über das gesamte Projekt hinweg anzuzeigen. Dies kann Ihnen dabei helfen herauszufinden, wie viel Geld Sie für den Rest des Projekts ausgeben können, ohne Ihr Budget zu überschreiten.

• Budgetierung für zukünftige Projekte. Wenn Sie Ihre Kosten für ein Projekt erfassen, können Sie diese Informationen nutzen, um ein Budget für ähnliche zukünftige Projekte zu erstellen. Wenn Sie beispielsweise Software lizenzieren, um ein Projekt abzuschließen, können Sie dieses Budget einbeziehen, wenn Sie diese Software für andere Initiativen verwenden müssen.

• Verbesserte Entscheidungsfindung: Durch die Verfolgung Ihrer Ausgaben können Sie fundiertere Entscheidungen treffen, als wenn Sie nicht wüssten, wie viel Sie ausgegeben haben. Möglicherweise möchten Sie zusätzliches Geld für Ressourcen ausgeben, um das Projekt im Zeitplan zu halten. Wenn Sie jedoch wissen, dass diese Kosten dazu führen können, dass das Projekt das Budget überschreitet, möchten Sie möglicherweise andere Optionen prüfen.

• Mitarbeitervergütung: Manchmal müssen Mitarbeiter während der Arbeit an einem Projekt bestimmte Ausgaben bezahlen. Indem Sie diese Kosten während des gesamten Projekts verfolgen, können Sie ermitteln, welche Kosten Sie decken müssen.

• Organisieren von Steuerinformationen für Ausgaben: Viele Unternehmen haben die Möglichkeit, ihre Ausgaben für Steuerzwecke zu melden. Indem Sie diese Elemente während des gesamten Projekts verfolgen, können Sie die Organisation und Vorbereitung Ihrer Geschäftsunterlagen für Steuern erleichtern.

So verfolgen Sie Projektausgaben

Hier sind einige Schritte, die Sie unternehmen können, um die Projektkosten zu verfolgen:

1. Erstellen Sie Systeme und Prozesse

Bei der Verfolgung von Projektkosten kann Ihnen die Erstellung Ihrer Systeme, Tools und Prozesse bei der Erstellung eines Plans helfen. Erwägen Sie die Erstellung einer Tabelle zur Projektkostenverfolgung, in der Sie alle Ihre Ausgaben eingeben können. Die Tabelle kann geplante Ausgaben für bestimmte Zeiträume enthalten, beispielsweise wöchentlich oder monatlich. Versuchen Sie, einen Ort für die tatsächlichen Kosten anzugeben, den Sie in das Projekt einbeziehen können, um den Überblick über Ihre Ausgaben zu behalten. Es gibt auch Software und Online-Programme, mit denen verschiedene Teammitglieder ihre Ausgaben eingeben können.

Durch die Definition von Prozessen kann sichergestellt werden, dass alle Teammitglieder ihre Kosten regelmäßig erfassen. Möglicherweise möchten Sie den Teamplan berücksichtigen. Beispielsweise könnten Sie jedes Teammitglied die Ausgaben am Freitag eingeben lassen, sodass Sie diese jeden Montag überprüfen können. Die frühzeitige Etablierung von Prozessen hilft jedem, seine Rolle und die Bedeutung der Ausgabenverfolgung zu verstehen.

2. Überprüfen Sie die Quellen für Kosteninformationen

Es gibt oft mehrere Möglichkeiten, Kosteninformationen zu sammeln:

• Konten

• Offline-Tabellen

• Quittungen

• Stundenzettel

• ERP-Systeme

Die Identifizierung verschiedener Quellen, aus denen Sie Kosteninformationen sammeln können, kann Ihnen dabei helfen, alle Kosten zeitnah und genau zu erfassen. Wenn verschiedene Personen Ausgaben eingeben, stellen Sie sicher, dass alle Zugriff auf dieselben Tabellenkalkulations- oder Ausgabenverfolgungssysteme haben, die Sie verwenden möchten. Sollte dies schwierig sein, können Sie einen der Projektbeteiligten bitten, die Kosten für jeden festgelegten Zeitraum zu erheben und zu berechnen.

3. Legen Sie ein Budget fest

Die Erstellung eines Projektbudgets ist ein früher Schritt im Projektmanagement. Unternehmensmanager können Ihnen den Betrag mitteilen, den sie bereit sind, für das Gesamtbudget auszugeben. Auf diese Weise können Sie die Kosten verschiedenen Teilen des Projekts zuordnen, beispielsweise Löhnen und Materialien. Sie können Kosten und Zeitpläne früherer Projekte überprüfen, um eine genaue Schätzung zu erhalten, wie viel Sie ausgeben können.

Erwägen Sie die Einbeziehung fixer und variabler Kosten, damit Sie sich auf Kosten vorbereiten können, die sich wahrscheinlich nicht ändern werden, und solche, die sich im Laufe des Projekts ändern können. Sobald Sie ein Budget festgelegt haben, besprechen Sie es mit der Geschäftsleitung, wenn Sie deren Genehmigung benötigen.

4. Legen Sie fest, wer die Ausgaben verfolgt

Es kann hilfreich sein, eine bestimmte Person zu benennen, die die Ausgaben während des gesamten Projekts überwacht. Dies kann eine konsistente Berichterstattung gewährleisten und ermöglicht es dem Management, mit einer Person zusammenzuarbeiten, die die Ausgabeninformationen kontrolliert. Dies kann der Projektmanager oder ein engagiertes Teammitglied sein. Ein Ausgaben-Tracker kann visuelle Darstellungen wie Diagramme erstellen, um aktuelle Ausgaben und Prognosen auszuwerten und sicherzustellen, dass ein Projekt im Budget liegt. Sie können eine Möglichkeit implementieren, den Projektmanager oder andere Teammitglieder zu benachrichtigen, wenn die Kosten höher als erwartet sind und möglicherweise über dem Budget liegen.

5. Überprüfen Sie Ihre Ausgaben regelmäßig

Mithilfe einer Tabellenkalkulation oder Software ist es wichtig, die Ausgaben regelmäßig zu überprüfen, um die Möglichkeit einer Budgetüberschreitung zu minimieren. Erwägen Sie die Erstellung eines Zeitplans für den Projektmanager zur Überprüfung der gesammelten Daten. Sie können die geplanten Zahlen mit den tatsächlichen Zahlen vergleichen, um festzustellen, ob es Abweichungen gibt. Durch die regelmäßige Überprüfung dieser Daten können Sie etwaige Probleme schnell lösen. Wenn beispielsweise die Materialkosten in einer Woche Ihr Budget überstiegen, könnten Sie in der darauffolgenden Woche die Arbeitszeit der Mitarbeiter reduzieren, um das Budget auszugleichen.