So bearbeiten Sie eine Dropdown-Liste in Google Sheets in 6 Schritten • BUOM

16. September 2021

Neben vielen anderen Funktionen können Sie mit Google Sheets Dropdown-Listen in Zellen erstellen. Eine Dropdown-Liste ist eine Formatierungsoption, die Benutzern vordefinierte Optionen bietet, die bei der Steuerung von Eingabedaten und der Festlegung konsistenter und genauer Werte in Zellen wirksam sein können. Wenn das Erstellen und Verteilen von Tabellenkalkulationen zu Ihren beruflichen Aufgaben gehört, kann es hilfreich sein, zu verstehen, wie Dropdown-Listen verwendet werden und wie Sie Änderungen daran vornehmen können. In diesem Artikel definieren wir Dropdown-Listen in Google Sheets, beschreiben die Schritte zu deren Bearbeitung und geben Tipps.

Was sind Dropdown-Listen in Google Sheets?

In Google Sheets ist eine Dropdown-Liste ein interaktives Element, auf das Benutzer klicken können, um eine Liste vordefinierter Optionen anzuzeigen, aus denen sie auswählen können. Sie können bei der Dateneingabe nützlich sein, wenn Sie eine Tabelle mit mehreren Benutzern teilen, und verhindern so, dass Sie fehlerhafte, falsch formatierte oder unangemessene Antworten eingeben. Sie erleichtern auch den Benutzern selbst die Dateneingabe, da der Vorgang leicht verständlich und schnell erledigt ist.

Beispielsweise könnten Sie in eine Tabelle zur Bestellung von Büromaterial eine Dropdown-Liste einfügen, die alle Artikel enthält, die Mitarbeiter möglicherweise anfordern. Die Dropdown-Liste stellt sicher, dass Benutzer wissen, welche Artikel bestellt werden können, und keine Anfragen eingeben können, die nicht erfüllt werden können.

So bearbeiten Sie eine Dropdown-Liste in Google Sheets

Nachdem Sie eine Dropdown-Liste erstellt haben, müssen Sie möglicherweise die Optionen bearbeiten, indem Sie Werte hinzufügen, Werte entfernen oder geringfügige Änderungen an vorhandenen Werten vornehmen. Es gibt zwei Möglichkeiten, Dropdown-Listen in Google Sheets zu erstellen – manuell und nach Bereich. Das Bearbeitungsverfahren hängt also davon ab, welche Methode Sie verwendet haben. Die folgenden Schritte beschreiben beide Methoden und Schritte sowohl für Webbrowser als auch für mobile Geräte:

1. Melden Sie sich bei Ihrem Google-Konto an

Google Sheets ist Teil von Google Workspace, einer cloudbasierten Suite von Produktivitäts- und Kollaborations-Apps, die Dateien in Ihrem Google Drive speichert. Um mit der Tabelle zu arbeiten, die Sie bearbeiten möchten, melden Sie sich bei einem Google-Konto an, das zum Bearbeiten der Datei berechtigt ist. Rufen Sie dann die Google Drive- oder Sheets-Seite auf der Google Docs-Website auf, um auf Ihre Dateien zuzugreifen.

2. Öffnen Sie eine Tabelle

Wenn Sie einen Webbrowser verwenden, suchen Sie die Tabellenkalkulationsdatei und öffnen Sie sie, indem Sie auf das entsprechende Symbol doppelklicken. Alternativ können Sie in Drive mit der rechten Maustaste auf das Symbol klicken und die Option „Öffnen mit“ auswählen. Auf der Docs-Site können Sie die vertikalen Auslassungspunkte auf der rechten Seite des Symbols auswählen und „In neuem Tab öffnen“ auswählen.

Öffnen Sie auf Mobilgeräten die Google Drive- oder Sheets-App. Wenn Sie die Datei gefunden haben, klicken Sie einmal auf das Symbol, um sie zu öffnen. Wenn Sie es mit einem anderen Programm öffnen möchten, verfügt Drive über die Option „Öffnen mit“, und Drive and Sheets ermöglicht Ihnen, die Datei auf Ihr Gerät herunterzuladen.

3. Wählen Sie die Zellen aus, die Sie ändern möchten.

Wenn Sie eine Liste mit manuell eingegebenen Werten erstellt haben, suchen Sie die Zellen, die die Dropdown-Liste enthalten, die Sie ändern möchten, und wählen Sie sie aus. Sie können mehrere Zellen auswählen, indem Sie die oberste Zelle auswählen, die Umschalttaste gedrückt halten und dann die unterste Zelle auswählen. Halten Sie bei nicht benachbarten Zellbereichen die Strg- oder Befehlstaste gedrückt, während Sie einzelne Zellen auswählen.

Tippen Sie auf Mobilgeräten auf die oberste Zelle. Nach der Auswahl wird die Zelle von einem Auswahlhandler eingerahmt – zwei Punkten in gegenüberliegenden Ecken der Zelle. Ziehen Sie den unteren Punkt nach unten, bis Sie alle Zellen im Bereich ausgewählt haben, den Sie ändern möchten. Auf Mobilgeräten gibt es keine Möglichkeit, nicht zusammenhängende Bereiche hervorzuheben.

4. Bearbeiten Sie die manuell eingegebenen Werte.

Gehen Sie zum Menü der Datensymbolleiste und dann zur Datenvalidierung. Im Feld „Kriterien“, in dem „Liste der Elemente“ ausgewählt ist, befindet sich ein Textfeld mit den von Ihnen manuell eingegebenen Werten. Bearbeiten, verschieben, hinzufügen oder entfernen Sie dort alle gewünschten Werte und achten Sie darauf, die Werte durch Kommas zu trennen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“.

Wählen Sie auf Mobilgeräten die Zellen aus und tippen Sie auf die vertikalen Ellipsen in der oberen Symbolleiste. Von dort aus können Sie auf das Dialogfeld „Datenvalidierung“ zugreifen. Das Textfeld im Feld „Kriterien“ zeigt jeden in einem Feld eingeschlossenen Wert an. Klicken Sie auf einen Wert, um ihn zu ändern oder zu löschen. Fügen Sie neue Werte hinzu, indem Sie im Textfeld auf die Schaltfläche „+Hinzufügen“ klicken.

5. Bearbeiten Sie den Bereich

Führen Sie diesen Schritt nur aus, wenn Sie eine Dropdown-Liste nach Bereich erstellt haben. Gehen Sie in einem Webbrowser zu dem Arbeitsblatt, das den Bereich für das Dropdown-Menü enthält. Nehmen Sie Änderungen direkt an Zellen vor. Die Optionen in der Dropdown-Liste ändern sich automatisch.

Wenn sich die Anzahl der Optionen in Ihrer Liste geändert hat, sind zusätzliche Schritte erforderlich. Strukturieren und bearbeiten Sie zunächst die Bereichszellen nach Bedarf. Achten Sie darauf, Lücken zu schließen oder Zellen bei Bedarf neu zu sortieren. Markieren Sie als Nächstes die Zellen, die das Dropdown-Menü enthalten, das Sie ändern möchten. Wählen Sie im Menü der Datensymbolleiste die Option Datenvalidierung aus. Geben Sie im Feld „Kriterien“, in dem „Liste aus Bereich“ ausgewählt ist, die mit dem neuen Bereich verknüpften Daten ein und klicken Sie auf „Speichern“. Auf Mobilgeräten können Sie das Dialogfeld „Datenvalidierung“ öffnen, indem Sie auf die vertikalen Ellipsen in der oberen Symbolleiste tippen.

6. Bestätigen Sie die Änderungen

Nachdem Sie Ihre Änderungen vorgenommen haben, kehren Sie zu den Zellen zurück, die die Dropdown-Liste enthalten. Klicken Sie in jeder Zelle rechts auf den Abwärtspfeil. Lesen Sie die Einstellungen, um sicherzustellen, dass Ihre Änderungen sichtbar sind.

Tipps zum Bearbeiten von Dropdown-Listen in Google Sheets

Hier sind einige Tipps zum Bearbeiten von Google Sheets-Dropdown-Menüs, die zur Optimierung ihrer Verwendung beitragen können:

Erwägen Sie das Hinzufügen von Hilfetext

Hilfetext ist eine Meldung, die angezeigt wird, wenn der Benutzer mit der Maus über eine Zelle fährt, die eine Dropdown-Liste enthält. Mithilfe von Hilfetexten können Sie Benutzer darüber informieren, dass Einstellungen bearbeitet wurden, oder sie einfach anweisen, was zu tun ist. Um Hilfetext einzufügen, wählen Sie die Zellen aus, die das Dropdown-Menü enthalten, und wechseln Sie zum Dialogfeld „Datenvalidierung“. Aktivieren Sie im Feld „Darstellung“ das Kontrollkästchen „Hilfetext zur Validierung anzeigen“, wodurch ein Textfeld angezeigt wird. Geben Sie im Textfeld den Hilfetext ein, den Sie anzeigen möchten. Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Zelle, um deren Funktionalität zu testen.

Markieren Sie die Dropdown-Liste mit Farbe

Beim Bearbeiten können Sie erwägen, eine Farbcodierung hinzuzufügen, die die Zellenfarbe ändert, wenn der Benutzer eine Option in der Liste auswählt. Dies kann nützlich sein, um Ihre Daten zu sortieren, einfach zu ermitteln, wie viele Personen geantwortet haben, oder Benutzer über Aktivitäten in bestimmten Zellen zu benachrichtigen.

Um eine Dropdown-Liste farbig hervorzuheben, markieren Sie die Zellen, die die Dropdown-Liste enthalten. Gehen Sie dann zum Symbolleistenmenü „Format“ und klicken Sie auf „Bedingte Formatierung“. Das Dialogfeld „Regeln für bedingte Formatierung“ wird auf der rechten Seite der Benutzeroberfläche geöffnet. Wählen Sie im Feld Zellen formatieren, wenn… die Option Nicht leer aus. Wählen Sie im Feld Formatstil eine Füllfarbe aus. Klicken Sie auf „Fertig“, wenn Sie fertig sind.

Ungültige Daten ablehnen

Eine weitere Änderung, die Sie möglicherweise in Betracht ziehen sollten, ist die Ablehnung fehlerhafter Daten. Standardmäßig erlaubt Google Sheets Benutzern, ihren eigenen Text in eine Dropdown-Zelle einzugeben, allerdings mit der Warnung „Ungültig: Der Eintrag muss ein Element in der angegebenen Liste sein.“ Sie können den Standardwert im Dialogfeld „Datenvalidierung“ überschreiben. Zwischen den Feldern „Kriterien“ und „Aussehen“ gibt es einen Abschnitt „Über ungültige Daten“. Es gibt zwei Möglichkeiten:

Wählen Sie die letztere Option, wenn Sie jegliche Benutzereingaben verhindern möchten. Wenn sie versuchen, einen eigenen Wert einzugeben, erscheint eine Fehlermeldung auf dem Bildschirm: „Es ist ein Problem aufgetreten: Klicken Sie und geben Sie einen Wert aus der Liste der Elemente ein.“

Markierte Zellen kopieren und einfügen

Manchmal müssen Sie möglicherweise andere Tabellenzellen bearbeiten, indem Sie ihnen Dropdown-Listen hinzufügen. Der schnellste Weg, dies zu tun, besteht darin, eine vorhandene Liste zu kopieren und einzufügen.

Markieren Sie zunächst die Dropdown-Zelle, deren Optionen am besten zu der neuen Liste passen, die Sie erstellen möchten. Wenn Sie beispielsweise eine Liste basierend auf manuell eingegebenen Werten erstellen möchten, kopieren Sie die Liste mit den Kriterien „Elementliste“. Fügen Sie dann die Dropdown-Liste in eine neue Zelle ein. Sie können eine Dropdown-Zelle mehrmals einfügen und so so viele Spalten wie nötig füllen. Von dort aus können Sie neue Listenzellen gemäß den oben aufgeführten Schritten bearbeiten.

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