So analysieren Sie Daten in Excel in 12 Schritten (mit Beispiel) • BUOM

8. April 2022

Die Verwendung von Excel zum Sammeln, Formatieren und Speichern von Daten ist etwas, was Fachleute in vielen Branchen tun. Eines der vom Programm bereitgestellten Tools ist die Möglichkeit, Daten zu analysieren. Wenn Sie wissen, was es ist und wie Sie es verwenden, können Sie Ihre Produktivität steigern, Ihre Computerkenntnisse verbessern und Ihre Excel-Kenntnisse verbessern. In diesem Artikel besprechen wir, wie Sie Daten in Excel analysieren, was sie sind, warum sie wichtig sind und 12 Schritte, die Sie befolgen können, um Ihre eigenen Daten zu analysieren.

Was ist Datenparsing?

Durch das Parsen der Daten wird die Datenzeichenfolge in ein anderes Format geändert. Die gebräuchlichste Methode zur Datenanalyse besteht darin, eine Datenzeile mithilfe einer Reihe von Regeln in zwei oder mehr Zeilen umzuwandeln. Weitere Möglichkeiten zur Datenanalyse sind:

• Daten von einer Codierungssprache in Klartext umwandeln

• Verketten Sie zwei oder mehr Zeichenfolgen zu einer Zeichenfolge

• Konvertieren Sie mathematische Symbole und Formeln in einfachen Text

• Konvertieren Sie Daten aus reinem Text in eine Programmiersprache, eine mathematische Formel oder eine Datenstruktur

Warum lernen, Daten in Excel zu analysieren?

Das Erlernen der Datenanalyse in Excel hat mehrere Vorteile. Erstens kann es Ihnen dabei helfen, Ihre Daten für Präsentationen und die Verwendung durch Sie oder andere Datenwissenschaftler effizienter zu organisieren. Dazu gehört, die für Besprechungen wichtigen Daten zu trennen und sie bei Bedarf an andere Fachkräfte zu senden. Ein weiterer Vorteil des Erlernens der Datenanalyse in Excel ist die Verbesserung Ihrer Computer- und Excel-Kenntnisse. Die Verbesserung dieser Fähigkeiten kann Ihnen helfen, Aufgaben bei der Arbeit effizienter zu erledigen, was zu einer höheren Produktivität führt. Schließlich kann Ihnen die Datenanalyse dabei helfen, Daten in eine Vielzahl von Formaten umzuwandeln.

Der ultimative Vorteil besteht darin, dass Sie durch das Parsen von Daten in Excel das Format großer Datenmengen ändern können. Wenn Sie beispielsweise 1000 oder mehr Datenzeilen haben, dauert die Konvertierung jeder Datenzeile einzeln in ein bestimmtes Format sehr lange. Die Möglichkeit, das Format aller Ihrer Daten auf einmal zu ändern, spart Zeit und hilft, Fehler zu vermeiden, die durch Ermüdung und mehrere Bearbeitungssitzungen verursacht werden.

So analysieren Sie Daten in Excel

Im Folgenden finden Sie die Schritte, mit denen Sie Daten in einer Excel-Tabelle analysieren können:

1. Fügen Sie Ihre Daten in eine Excel-Tabelle ein

Der erste Schritt zur Analyse Ihrer Daten in Excel besteht darin, sie in eine Excel-Tabelle einzugeben. Fachleute geben ihre Daten am häufigsten in organisierte Spalten und Zeilen auf einem Arbeitsblatt ein. Dies liegt daran, dass diese Formate in einem Programm einfacher zu verwalten sind, als wenn die Daten an mehreren anderen Orten liegen. Bei der Datenanalyse ist es wichtig, die Daten, die Sie analysieren möchten, in einer Spalte zu organisieren, da Sie alle Ihre Daten auf einmal auswählen möchten. Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für die Eingabe von Daten in eine Excel-Spalte:

A**1Smith, Jamie2Cooper, John3Richardson, Erik4**Brynhild, Ragnar### 2. Wählen Sie die Spalte aus, die die Daten enthält, die Sie analysieren möchten.

Nachdem Sie die Daten eingegeben haben, die Sie analysieren möchten, wählen Sie die Spalte aus, in der Sie sie gespeichert haben. Sie können dies auf zwei Arten tun. Die erste Methode besteht darin, mit der Maus über die oberste Zelle der Daten zu fahren, die Sie auswählen möchten, bis sie sich in ein „+“-Symbol verwandelt. Klicken Sie dann und ziehen Sie die Maus nach unten, bis Sie jede Zelle ausgewählt haben. Diese Methode ist nützlich, wenn sich die von Ihnen verwendeten Daten wahrscheinlich nicht ändern und der gesamte Datensatz relativ klein ist. Mithilfe der oben genannten Daten können Sie beginnend mit der Zelle mit der Bezeichnung „Smith, Jamie“ hervorheben.

Die zweite Möglichkeit besteht darin, auf den Buchstaben oben in der Spalte zu klicken. Dadurch können Sie jede Zelle in einer Spalte auswählen, unabhängig davon, ob sie Daten enthält. Diese Methode ist nützlich, wenn Sie viele Daten analysieren möchten oder dem Datensatz weitere Daten hinzugefügt werden, da diese Methode die ausgewählte Formatierung auf die gesamte Spalte anwendet und sich auf neue Daten auswirkt, wenn diese hinzugefügt werden. Anhand der obigen Beispieldaten können Sie den Buchstaben „A“ auswählen, um die gesamte Spalte auszuwählen.

3. Wählen Sie im Menüband die Registerkarte Daten aus.

Die Multifunktionsleiste ist der Abschnitt oben in Excel, der alle Ihre Excel-Tools enthält. Standardmäßig startet das Programm auf der Registerkarte „Startseite“. Reihenfolge der Registerkarten oben im Menüband:

1. “Datei”

2. “Haus”

3. “Einfügen”

4. “Seitenlayout”

5. „Formeln“

6. “Daten”

7. “Rücksichtnahme”

8. “Spezies”

9. “Helfen”

10. „Schnelle Bücher“

Um eine Datenregisterkarte auszuwählen, klicken Sie darauf.

4. Wählen Sie die Option Text in Spalten.

Suchen Sie bei ausgewählter Registerkarte „Daten“ den Abschnitt „Datentools“ und wählen Sie die erste Option „Text in Spalten“ aus. Diese Option öffnet ein Dialogfeld mit Datenformatierungsoptionen, die Sie basierend auf mehreren Funktionen in Ihren Daten erstellen können. Es ist auch die schnellste Möglichkeit, Daten in Excel zu analysieren. Grundsätzlich können Sie mit dieser Methode die Datenzeilen, die Sie haben, in zwei oder mehr Zeilen formatieren, die auf andere leere Spalten in Ihrer Tabelle angewendet werden, was für die Organisation Ihrer Daten nützlich ist. Diese Auswahl hilft Excel auch dabei, die Daten nach Ihren Wünschen zu formatieren.

5. Wählen Sie im Dialogfeld „Getrennt“ aus.

Die Option „Getrennt“ ist eine Methode, mit der Sie Daten basierend auf dem Trennzeichen aufteilen können. In Excel sind die beiden häufigsten Trennzeichen Leerzeichen und Kommas. Wenn Ihre Daten beispielsweise durch Kommas getrennt sind, beispielsweise „Carter, Logan“, dann ist das Komma das Trennzeichen in Ihren Daten. Ein weiteres Beispiel: Wenn Ihre Daten durch Leerzeichen getrennt werden, z. B. „Logan Carter“, dann ist Leerzeichen Ihr Trennzeichen. Eine andere Art von Trennzeichen ist das Pipe-Zeichen „|“, das in einigen Excel-Tabellen zum Trennen von Elementen in derselben Zelle verwendet wird.

6. Wählen Sie ein Trennzeichen aus, das in Ihren Daten vorhanden ist.

Durch Auswahl der Option „Getrennt“ im Dialogfeld können Sie auswählen, welches Trennzeichen Sie für Ihre Daten verwenden möchten. Das Trennzeichen kann sich von einem Datensatz zum anderen ändern. Der folgende Datensatz verwendet beispielsweise Kommas als Trennzeichen:

A
1
Smith, Jamie2
Cooper, John3
Richardson, Eric4
Brynhild, Ragnar Der folgende Datensatz verwendet Leerzeichen als Trennzeichen:

A
1
Carder Sauk2
Katie Richardson3
Blair Smith4
Amanda McLaurin Schließlich verwendet dieser Datensatz Kanäle als Trennzeichen:

A
1
0001 | Bäcker | Ryan2
0002 | Bargeld | Emily3
0003 | Daniels | Doreta 4
0004 | Edwards | Veronica### 7. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Aufeinanderfolgende Trennzeichen als eins behandeln“.

Dies ist eine Dialogfeldoption, die die Datenanalyse erleichtert. Dadurch kann Excel verstehen, dass mehrere Trennzeichen nebeneinander nur als eins zählen, was dabei hilft, die richtigen Daten in die richtigen Spalten zu übertragen. Wenn Ihre Daten beispielsweise sowohl Trennzeichen als auch Leerzeichen enthalten, werden sie als einzelnes Trennzeichen behandelt und verschieben nur die Werte auf beiden Seiten der Kanäle in neue Zellen in Ihrer Tabelle. Wenn sich zwei Kanäle nebeneinander befinden, behandelt Excel sie ebenfalls als ein einzelnes Trennzeichen, was die korrekte Datenübertragung erleichtert.

8. Wählen Sie unter „Spaltendatenformat“ die Option „Allgemein“ aus.

Wenn Sie diesen neuen Abschnitt des Dialogfelds öffnen, können Sie die Formatierung der Daten ändern. Dies ist ein wichtiger Schritt, da Sie damit genau steuern können, wohin Sie Ihre Daten in der Tabelle verschieben, wie Sie Ihre Daten analysieren und neue Datenspalten formatieren. Dies ermöglicht Ihnen maximale Kontrolle über den gesamten Datenbewegungsprozess und gibt Ihnen die Möglichkeit, verschiedene Formate Ihrer Daten auszuprobieren, bis sie in die spezifische Form passen, die Sie für Ihre Arbeit, Präsentationen oder das Versenden an andere zur Datenanalyse benötigen oder wünschen. .

9. Klicken Sie auf den roten Pfeil oder das Tabellensymbol rechts neben dem Zieltextfeld.

In diesem Schritt können Sie auswählen, wo Sie Ihre Daten speichern möchten, nachdem Excel sie analysiert hat. Wenn Sie auf den roten Pfeil oder die Tabellenschaltfläche klicken, erhalten Sie Zugriff auf Ihre Tabelle und können so eine leere Spalte finden, in der Sie Ihre Daten speichern können. Darüber hinaus können Sie auf andere Optionen in Ihrer Tabelle zugreifen und das Erscheinungsbild dieser Daten ändern. Wenn Sie beispielsweise Daten aus den Spalten B und C verschieben müssen, damit sie mit den analysierten Daten übereinstimmen, können Sie dies in diesem Schritt tun.

10. Wählen Sie die Spalten aus, in denen Sie die analysierten Daten anzeigen möchten.

In diesem Schritt wählen Sie aus, wo die neuen analysierten Daten gespeichert werden sollen. Fachleute tun dies am häufigsten, indem sie ihre Daten in Folgespalten nach den nicht analysierten Daten speichern. Wenn Sie beispielsweise Spalte A zum Speichern Ihrer Daten verwendet haben, können Sie die Spalten B und C zum Speichern der neu analysierten Daten verwenden. Es ist wichtig, dass Sie die Anzahl der Spalten so wählen, dass sie Ihrem Platzbedarf entspricht. Wenn Ihre Daten ein Trennzeichen haben, dann bestehen Ihre Daten aus zwei Spalten. Wenn es zwei Trennzeichen hat, passen drei Spalten hinein.

11. Kehren Sie zum ersten Dialogfeld zurück und wählen Sie Fertig stellen.

Der vorletzte Schritt zur Analyse Ihrer Daten besteht darin, zum Dialogfeld zurückzukehren und unten auf „Fertig“ zu klicken. Sobald Sie dies tun, transformiert Excel Ihre Daten basierend auf den Regeln und Optionen, die Sie im Dialogfeld angegeben haben. Überprüfen Sie nach Abschluss des Vorgangs Ihre Daten, um sicherzustellen, dass Excel sie richtig formatiert und an den richtigen Stellen analysiert hat. Dies kann Ihnen dabei helfen, die Genauigkeit Ihrer Daten aufrechtzuerhalten und komplexe Fehler zu vermeiden, die das Programm möglicherweise während des Analysevorgangs verursacht hat. Sobald Excel es richtig formatiert hat, können Sie die Excel-Tabelle speichern.

Nachfolgend finden Sie ein Beispiel der analysierten Daten:

A
B
S
1
Smith, JamieSmithJamie2
Cooper, JohnCooperJohn3
Richardson, EricRichardsonErik4
Brynhild, RagnarBrynhildRagnar### 12. Speichern Sie die Excel-Tabelle

Es gibt drei Hauptmethoden zum Speichern von Daten in Excel. Die erste besteht darin, zur Registerkarte „Datei“ oben im Menüband des Programms zu wechseln. Dieser Abschnitt verfügt über die Option „Speichern unter“, mit der Sie auswählen können, wo die Datei gespeichert werden soll, und sie auf Ihrem Computer benennen können. Die zweite Möglichkeit besteht darin, auf der Registerkarte „Datei“ auf die Schaltfläche „Speichern“ zu klicken. Dadurch wird Ihre Datei automatisch in einem Ordner auf Ihrem Computer gespeichert und ein Name dafür erstellt. Die letzte Möglichkeit besteht darin, „Strg+S“ auf Ihrer Tastatur zu drücken.

Egal für welche Methode Sie sich entscheiden, das Speichern von Dateien kann Ihnen dabei helfen, Daten für die spätere Verwendung zu speichern, Daten als Datei an andere zu senden und sicherzustellen, dass Sie die Prozesse, die Sie zur Analyse Ihrer Daten verwendet haben, nicht wiederholen, wenn Sie dies bereits getan haben. ändern. Dieser Schritt hilft Ihnen auch dabei, Sicherungskopien Ihrer Dateien zu erstellen, falls ein Problem auftritt und Sie auf eine ältere Version der Excel-Tabelle zugreifen müssen.

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