Schritte und Tipps • BUOM

22. Februar 2021

Unabhängig davon, ob Sie regelmäßig mit Fachleuten telefonieren oder einfach nur eine Nachricht hinterlassen und einen guten Eindruck hinterlassen möchten, ist es eine wichtige Fähigkeit, zu wissen, wie man professionelle Voicemails hinterlässt. Zu verstehen, was in einer Voicemail enthalten sein sollte und wie lang sie ist, sind zwei wichtige Bestandteile einer professionellen Voicemail. In diesem Artikel befassen wir uns mit der Frage, warum es wichtig ist, professionelle Voicemails zu hinterlassen, mit einigen Schritten, die Sie befolgen müssen, um sicherzustellen, dass Ihre Voicemails professionell sind, und mit Tipps, die Sie beim Hinterlassen von Voicemails in einem professionellen Umfeld beachten sollten.

Warum ist es wichtig, eine professionelle Voicemail zu hinterlassen?

Es gibt mehrere Gründe, warum es wichtig, wenn nicht sogar notwendig, ist, eine professionelle Voicemail zu hinterlassen, wenn Sie mit einer anderen Person in beruflicher Funktion kommunizieren. Obwohl in der heutigen Welt der Großteil unserer Kommunikation über E-Mail erfolgt, gibt es immer noch Situationen, in denen es erforderlich ist, zum Telefonhörer zu greifen und eine andere Person anzurufen. Und wenn Sie dies in einer beruflichen Situation tun, müssen Sie sicherstellen, dass die Voicemail, die Sie hinterlassen, Professionalität und Souveränität vermittelt, unabhängig vom Grund des Anrufs.

Beispiele für Fälle, in denen Personen in einem beruflichen Umfeld Voicemails hinterlassen, sind:

• Rufen Sie an, um das Interview zu bestätigen

• Ich gratuliere einem Kollegen zu seinem jüngsten Erfolg bei der Arbeit

• Mit Kunden interagieren oder mit Kunden arbeiten

• Eine Arbeitsmöglichkeit annehmen

• Rufen Sie zur Arbeit, weil Sie krank sind oder aus anderen Gründen an diesem Tag nicht zur Arbeit kommen können.

• Kommunizieren Sie mit anderen Mitarbeitern in Ihrem Büro

Dies sind nur einige der vielen Fälle, in denen Berufstätige anrufen und mit anderen telefonieren. Wenn eine Person Ihren Anruf nicht beantwortet, hinterlassen Sie eine professionelle Voicemail mit der Bitte, zurückzurufen oder bestimmte Informationen weiterzugeben.

Ein weiterer Grund, warum es wichtig ist, eine professionelle Voicemail zu hinterlassen, besteht darin, dass sie Ihr Selbstvertrauen und Ihre Fähigkeit zur guten Kommunikation vermitteln kann. Dies gilt insbesondere während der Jobsuche, da Personalmanager schnell feststellen können, ob ein Kandidat gut spricht und professionell ist, indem sie einfach mit ihm am Telefon sprechen oder eine vom Kandidaten hinterlassene Voicemail abhören.

So hinterlassen Sie eine professionelle Voicemail

Im Folgenden finden Sie die Schritte, die Sie befolgen müssen, um jemandem eine professionelle Voicemail zu hinterlassen:

Bevor Sie eine Voicemail hinterlassen

Es gibt ein paar Dinge, die Sie tun sollten, bevor Sie eine professionelle Voicemail hinterlassen. Das beinhaltet:

1. Stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Nummer haben

Es ist immer wichtig, die Nummer, die Sie anrufen, noch einmal zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie der richtigen Person gehört. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie eine Nachricht zu einem sensiblen oder persönlichen Thema diskutieren oder veröffentlichen. Bevor Sie auf „Anrufen“ klicken, vergleichen Sie die Nummer, die Sie auf Ihrem Telefon gewählt haben, mit der angegebenen Nummer.

2. Skizzieren Sie, was Sie vermitteln müssen.

Es ist eine gute Idee, sich ein paar Minuten Zeit zu nehmen, um zu skizzieren, was Sie sagen möchten, bevor Sie den Empfänger anrufen. Selbst wenn Sie wissen, dass sie nicht abheben, können Sie mit einer klaren Vorstellung davon, was Sie in Ihrer Voicemail übermitteln möchten, sicherstellen, dass Sie keine wichtigen Informationen verpassen oder unnötig herumschweifen. Manche Leute machen sich sogar kurz am Telefon ein paar Notizen, um sie noch einmal durchzugehen.

3. Stellen Sie sicher, dass es ein guter Zeitpunkt für einen Anruf ist

Sie sollten immer sicherstellen, dass es der richtige Zeitpunkt ist, den Empfänger anzurufen, auch wenn Sie wissen, dass er nicht antwortet. Der Empfänger kann immer noch die Uhrzeit sehen, zu der Sie die Nachricht hinterlassen haben, und wenn es die falsche Uhrzeit ist, kann es sein, dass sie unangemessen erscheint. Rufen Sie nur während der Geschäftszeiten an, z. B. von 9:00 bis 17:00 Uhr, oder rufen Sie zu einem vereinbarten Zeitpunkt an.

Beim Hinterlassen einer Voicemail

Hier sind die Schritte, die Sie befolgen müssen, während Sie jemandem eine professionelle Voicemail senden:

1. Sagen Sie dem Anrufer Ihren Namen

Bevor Sie zum Nachrichtenteil Ihrer Voicemail gelangen, müssen Sie sich zunächst identifizieren, damit der Anrufer weiß, wer gerade spricht. Geben Sie zunächst deutlich Ihren Vor- und Nachnamen an. Wenn Sie die Person besser kennen oder sie Ihren Anruf erwartet, kann es angebracht sein, einfach Ihren Namen zu nennen. Wenn Sie diese Person noch nie zuvor getroffen haben, geben Sie bitte „meinen Namen“ und Ihren vollständigen Namen an. Sie könnten zum Beispiel sagen: „Mein Name ist Dr. Edwards und ich rufe an, um Ihren kürzlichen Termin in meiner Praxis wahrzunehmen.“

2. Bitte geben Sie Ihre Telefonnummer am Anfang Ihrer Voicemail an.

Geben Sie auch unmittelbar nach der Nennung Ihres Namens Ihre Telefonnummer an, wenn der Anrufer Sie nicht kennt oder Ihre Kontaktdaten nicht bereits hat. Dadurch wird sichergestellt, dass der Empfänger bei Bedarf jederzeit Zugriff auf diese Informationen hat. Dies stellt auch sicher, dass sie nicht die gesamte Voicemail erneut abhören müssen, wie es der Fall ist, wenn Sie Ihre Nummer am Ende der Nachricht hinterlassen.

3. Stellen Sie eine Verbindung zum Empfänger her

Erwägen Sie außerdem, schnell eine Verbindung zum Empfänger herzustellen, damit dieser sich besser daran erinnern kann, wer Sie sind, oder den Grund Ihres Anrufs versteht. Sie können beispielsweise einfach angeben, dass Sie seine Nummer von einem Kollegen erhalten haben, oder Sie können den Empfänger daran erinnern, dass Sie und er kürzlich bei einer Veranstaltung Nummern ausgetauscht haben. Der Verbindungsaufbau bietet ein persönliches Element und trägt dazu bei, dass sich der Empfänger beim Abhören Ihrer Voicemail wohler fühlt.

4. Geben Sie an, warum Sie anrufen

Verwenden Sie die Informationen, die Sie beim Hinterlassen einer Voicemail ausblenden möchten. Erklären Sie klar und prägnant, warum Sie anrufen, und vermeiden Sie zu viele Füllwörter wie „ähm“. Beginnen Sie zunächst mit den wichtigsten Informationen und gehen Sie dann nach Bedarf ins Detail. Stellen Sie sicher, dass Sie alle wichtigen Fragen in Ihre Voicemail aufnehmen, aber machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie etwas vergessen. Versuchen Sie, beim Hinterlassen einer Voicemail organisch und sympathisch zu bleiben, damit Sie nicht generisch oder roboterhaft wirken.

5. Fassen Sie sich kurz

Versuchen Sie, Ihre Voicemail zwischen 20 und 30 Sekunden lang zu halten. Längere Voicemails führen oft dazu, dass die Empfänger beim Zuhören abgelenkt werden. Wenn Sie die Nachrichten also so kurz wie möglich halten, bleiben Sie engagiert und werden ermutigt, für weitere Informationen noch einmal anzurufen.

6. Vervollständigen Sie die Nachricht

Nachdem Sie alle wichtigen Informationen angegeben haben, die Sie dem Empfänger mitteilen möchten, beenden Sie Ihre Nachricht, indem Sie bei Bedarf noch einmal Ihre Telefonnummer wiederholen. Manche Leute stellen auch spezifische Wünsche oder Fragen, um den Empfänger zusätzlich zum Rückruf zu verleiten. Wenn Sie keine Frage stellen, können Sie auch einfach etwas sagen wie: „Ich freue mich darauf, bald von Ihnen zu hören.“

Tipps zum Hinterlassen professioneller Voicemails

Im Folgenden finden Sie einige Tipps, die Sie beim Hinterlassen einer professionellen Voicemail beachten sollten:

• Verwenden Sie professionelle Sprache: Auch wenn Sie die Person kennen, sollten Sie, solange Sie in beruflicher Funktion anrufen, so professionell wie möglich sprechen. Vermeiden Sie die Verwendung von Slang oder Abkürzungen und seien Sie höflich und prägnant.

• Erwägen Sie die nächsten Schritte: Nachdem Sie eine Voicemail hinterlassen haben, senden einige Personen eine E-Mail an den Empfänger. Dies ist nicht immer notwendig, aber wenn die Frage dringend ist oder Sie nicht sicher sind, ob der Empfänger seine Voicemail bald abrufen wird, ist es immer eine gute Idee, ihn per E-Mail darüber zu informieren, dass Sie angerufen haben.

• Behalten Sie einen optimistischen Ton bei. Wenn Sie einen optimistischen Ton beibehalten, bleibt das Interesse des Zuhörers erhalten. Menschen reagieren in der Regel besser auf einen positiven Ton und rufen Sie eher zurück.

• Bieten Sie einen Call-to-Action an: Wenn Sie möchten, dass die Person etwas tut, zum Beispiel einen Blick auf Ihre Website wirft oder Sie so schnell wie möglich zurückruft, erwähnen Sie dies unbedingt am Ende der Voicemail.

• Stellen Sie sicher, dass Ihre Kontaktinformationen klar angegeben sind: Manchmal ist es einfach, beim Hinterlassen einer Sprachnachricht schnell Ihren Namen und Ihre Telefonnummer einzugeben. Stellen Sie jedoch sicher, dass Ihre Kontaktinformationen klar angegeben und leicht verständlich sind, damit der Empfänger weiß, wer angerufen hat, damit er zurückrufen kann.