Ressourcenverfügbarkeitsmanagement: Ein umfassender Leitfaden • BUOM

18. November 2021

Die Ressourcenverfügbarkeit ist ein entscheidendes Konzept im Projektmanagement. Unabhängig von Ihrer Rolle im Team können Sie Ihre Erfolgschancen verbessern, wenn Sie wissen, wo Ressourcen verfügbar sind und wie Sie sie zum Nutzen jedes einzelnen Projekts einsetzen können. In diesem Artikel besprechen wir, was Ressourcenverfügbarkeit ist, welche Hauptvorteile sie hat und erklären, wie Sie die Ressourcenverfügbarkeit in Ihren Projekten verwalten können.

Was ist Ressourcenverfügbarkeit?

Bei der Ressourcenverfügbarkeit handelt es sich um die Informationen, über die das Projektmanagementteam verfügt, welche Ressourcen es für das Projekt verwenden kann, wann es diese Ressourcen verwenden kann und ob besondere Bedingungen gelten. Der Begriff „Ressource“ bezieht sich in der Regel auf die an einem Projekt beteiligten Personen, kann sich aber auch auf andere erneuerbare Ressourcen wie Werkzeuge, Ausrüstung und Raum beziehen.

In Situationen, in denen Ressourcen die Personen sind, die Sie einem Projekt zuweisen, bedeutet Ressourcenverfügbarkeit, dass Sie genau wissen, wie jede am Projekt beteiligte Person ihre Arbeitszeit während des gesamten Projekts verbringt und wann sie vom Projekt frei hat.

Die Ressourcenverfügbarkeit wird in der Regel durch den Ressourcenbedarf ausgeglichen, also die Gesamtmenge an Ressourcen, die zum Abschluss des Projekts benötigt werden. Obwohl sich der genaue Ressourcenbedarf eines Projekts normalerweise nur schwer genau vorhersagen lässt, kann die Kontrolle über die Ressourcenverfügbarkeit dem Projektmanager die nötige Flexibilität geben, um diese auszugleichen.

Vorteile des Ausgleichs der Ressourcenverfügbarkeit

Zu den wichtigsten Vorteilen des richtigen Ausgleichs von Ressourcenverfügbarkeit und Ressourcenbedarf gehören:

• Dadurch wird die Entscheidungsfindung tendenziell verbessert. Wenn Sie genau wissen, welche Ressourcen Ihnen für Ihr Projekt zur Verfügung stehen, und deren Bedarf einschätzen, können Sie effektive Entscheidungen zur Ressourcenzuweisung treffen. Es kann Ihnen auch dabei helfen, die richtige Entscheidung darüber zu treffen, ob Sie ein neues Projekt starten, da eine vollständige Ressourcenbindung in der Regel bedeutet, dass Sie entweder nicht über genügend Ressourcen verfügen, um ein neues Projekt abzuschließen, oder dass Sie dies nur durch die Erweiterung Ihres Ressourcenpools erreichen können. .

• Dies kann Ihnen helfen, sich an sich ändernde Projektanforderungen anzupassen. Projekte haben in der Regel während ihrer Fertigstellung unterschiedliche Umfänge und gemeinsame Anforderungen. Die Kontrolle über die Verfügbarkeit von Ressourcen kann Ihnen bei der Entscheidung helfen, ob Sie über genügend Ressourcen verfügen, um den Umfang des Projekts durch das Hinzufügen der erforderlichen Elemente zu erweitern.

• Dies verringert die Wahrscheinlichkeit von Ressourcenkonflikten zwischen Organisationen. Einige Organisationen führen mehrere Projekte gleichzeitig durch, was häufig zu einem internen Wettbewerb um Ressourcen führt, der zum Scheitern von Projekten führen kann. Die Kenntnis und Kontrolle aller verfügbaren Ressourcen einer Organisation ermöglicht es dem Managementteam, diese effektiv auf mehrere Projekte zu verteilen.

• Dies kann Ihnen helfen, die Arbeitsbelastung Ihrer Mitarbeiter zu optimieren. Abhängig vom erforderlichen individuellen Beitrag jedes Mitarbeiters zu einer bestimmten Aufgabe sind in manchen Situationen einige Mitarbeiter mit Arbeit überlastet, während andere untätig dastehen und darauf warten, dass sie an die Reihe kommen, einen Beitrag zu leisten. Das Ausbalancieren der Ressourcenverfügbarkeit kann zur Lösung dieses Problems beitragen, da Sie wichtige Informationen über die erforderliche Arbeitsbelastung jedes Mitarbeiters erhalten, die Ihnen dabei helfen können, seine Zeit effektiv zu verwalten.

• Dies kann Ihnen helfen, realistische Erwartungen zu setzen. Die Verwaltung der Erwartungen von Kunden und Stakeholdern an ein Projekt ist eine wichtige Aufgabe des Projektmanagers. Wenn Sie wissen, über welche Ressourcen Sie verfügen, können Sie realistische Erwartungen an die Projektergebnisse setzen, da Sie diese Informationen nutzen können, um den Projektumfang und den Zeitplan genau zu bestimmen.

• Sie können die Informationen für zukünftige Projekte nutzen. Auch die Ermittlung der Verfügbarkeit der Ressourcen eines Projekts und deren Abgleich mit den Anforderungen können nützliche Informationen für zukünftige Projekte sein. Wenn ein anderes Projekt ähnliche Merkmale und einen ähnlichen Umfang aufweist, können Sie die Ressourcenmanagementanalyse für das aktuelle Projekt als Leitfaden zur Bestimmung der Ressourcenverfügbarkeit für das nächste Projekt verwenden.

• Dies kann Ihnen helfen, unerwartete Schwierigkeiten zu überwinden. Während der Fertigstellung eines Projekts können verschiedene unerwartete Ereignisse den Zeit- und Ressourcenbedarf erhöhen. Eine ausgewogene Ressourcenverfügbarkeit kann Ihnen bei der Bewältigung solcher Ereignisse helfen, indem Sie Ressourcen effektiv umverteilen, um der gestiegenen Nachfrage gerecht zu werden.

So verwalten Sie die Ressourcenverfügbarkeit

Erwägen Sie die folgenden Schritte, wenn Sie die Ressourcenverfügbarkeit innerhalb eines Projekts verwalten:

1. Bestimmen Sie, wie viele Ressourcen Sie benötigen

Der erste Schritt bei der Verwaltung der verfügbaren Ressourcen besteht darin, die Ressourcen abzuschätzen, die Sie voraussichtlich zum Abschluss des Projekts benötigen. Einige der Tools und Techniken, mit denen Sie dies erreichen können, sind:

• Nutzen Sie das Expertenurteil. Sie können Experten einstellen, die in der Vergangenheit ähnliche Projekte abgeschlossen haben, und deren Feedback zu den für die Fertigstellung des Projekts erforderlichen Ressourcen einholen.

• Entdecken Sie öffentlich verfügbare Daten. Sie können relevante Bücher, Artikel, Zeitschriften und andere Arten von Materialien durchsehen, die Projektdaten sammeln, verarbeiten und veröffentlichen, und ähnliche Projekte wie Ihres überprüfen, um festzustellen, welche Ressourcen Sie benötigen.

• Führen Sie eine alternative Analyse durch. Sie können verschiedene Standpunkte zur Zuweisung von Ressourcen für ein Projekt analysieren und die effektivste ermitteln.

• Nutzen Sie Projektmanagement-Software. Einige Apps verfügen über Funktionen, mit denen Sie die Anforderungen und Einschränkungen verschiedener Projekttypen bewerten können.

• Verwenden Sie eine Bottom-up-Schätzung. Sie können jede komplexe Projektaktivität in kleinere Teile aufteilen, die jeweils benötigten Ressourcen ermitteln und diese zusammenfassen. Obwohl dies normalerweise die genaueste Methode ist, erfordert sie auch mehr Zeit und Geld.

2. Ordnen Sie Ressourcen bestimmten Teilen des Projekts zu

Sobald Sie eine Schätzung der für die Fertigstellung des Projekts erforderlichen Ressourcen haben, können Sie damit beginnen, diese bestimmten Projektaktivitäten zuzuweisen. Sie können Ressourcen sowohl einzelnen Phasen des Projekts als auch jeder einzelnen Aufgabe zuweisen. Je genauer Sie bei der Zuweisung von Ressourcen vorgehen, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie genau sind. Die Aufteilung eines Projekts in Aufgaben kann jedoch zusätzliche Zeit und Ressourcen erfordern, und sich ändernde Bedingungen können sich im Verlauf des Projekts auf Ihre Genauigkeit auswirken.

3. Erstellen Sie einen Ressourcenplan

Nachdem Sie die erforderlichen Ressourcen für jeden Teil des Projekts oder für einzelne Aufgaben geschätzt haben, können Sie ein Ressourcendiagramm erstellen, um eine detaillierte Ansicht aller Ressourcenzuteilungen zu erhalten. Dazu sind in der Regel Informationen über die vorgeschlagenen Projektzeitpläne für jede Phase erforderlich. Dies kann Ihnen dabei helfen, realistische Zeitpläne für jede einzelne Phase festzulegen. Darüber hinaus kann Ihnen eine zentralisierte Ansicht der Ressourcenzuweisung dabei helfen, bei Bedarf Änderungen vorzunehmen.

4. Berücksichtigen Sie die projektfreie Zeit

Sie können die Genauigkeit des Ressourcenverfügbarkeitsmanagements weiter verbessern, indem Sie die Zeit berücksichtigen, die Ihre Mitarbeiter außerhalb des Projekts, bei Abwesenheit oder im Urlaub verbringen. Dies kann Ihnen dabei helfen, einen genaueren Zeitplan für Ihr Projekt zu erstellen, da Sie genau wissen, welchen Output jede Ressource bieten kann. Es kann Ihnen auch dabei helfen, eine Überbeanspruchung von Ressourcen und eine Unterschätzung der für die Fertigstellung verschiedener Teile des Projekts erforderlichen Zeit zu vermeiden.