Meeting-Tipps, die Ihnen helfen, effektiver zu arbeiten • BUOM

22. Februar 2021

Meetings können eine großartige Möglichkeit sein, die Kreativität anzuregen, wichtige Entscheidungen zu treffen und die Fähigkeiten und Erfahrungen eines breiten Spektrums von Menschen zu nutzen. Es ist wichtig, die gebündelte Energie eines Raums voller Mitarbeiter auf das Erreichen Ihrer Ziele zu lenken. Wenn Menschen zusammenkommen und Ideen austauschen, verliert man leicht den Sinn des Treffens aus den Augen. In diesem Artikel geben wir Tipps, wie Sie effektive Meetings gewährleisten und dabei helfen, die Ziele Ihres Unternehmens zu erreichen.

Warum sind Meetings wichtig?

Es gibt viele Möglichkeiten, mit Kollegen zu kommunizieren, aber manchmal ist ein persönliches Treffen die beste Möglichkeit, die Fähigkeiten des anderen zu nutzen. Ein Meeting ist eine wichtige Möglichkeit, Kreativität anzuregen, ein Problem zu lösen, das einen ganzheitlichen Ansatz erfordert, oder einfach alle auf den Weg zu einem gemeinsamen Ziel zu bringen.

Die Kommunikation mit Menschen mit unterschiedlichen Fähigkeiten und Ansätzen kann ein wichtiger Teil des Entscheidungsprozesses sein. Die Kontaktaufnahme mit verschiedenen Abteilungen kann den Umfang eines Projekts völlig verändern oder dazu beitragen, auftretende Probleme zu erkennen und zu lösen. Einige Unternehmen führen Besprechungen mit Kunden und Lieferanten als Kernaufgabe ihres Geschäfts durch. Daher ist es eine Schlüsselkompetenz, zu wissen, wie man eine effektive Besprechung gewährleistet.

Tipps für die Durchführung effektiver Meetings

Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen, erfolgreiche und produktive Meetings zu führen:

• Erstellen Sie eine Struktur.

• Legen Sie die Endzeit fest und übernehmen Sie sie.

• Sei bereit.

• Nutzen Sie Tools, damit Ihre Meetings funktionieren.

• Geben Sie jedem die Möglichkeit, zu Wort zu kommen.

• Machen Sie Ihre Handlungen klar und konkret.

Struktur schaffen

Die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Meeting nach Plan verläuft, ist viel höher, wenn Sie eine Agenda haben, die dafür sorgt, dass die Teilnehmer konzentriert bleiben. Wenn Sie für die Festlegung der Tagesordnung verantwortlich sind, können Sie je nach Format der Sitzung entweder Beiträge von den Teilnehmern einholen oder ihnen einfach Raum geben, mit der Gruppe zu sprechen. Wenn Sie den Leuten sagen, was Sie erreichen möchten und welche Vorteile es ihnen bringt, fällt es ihnen leichter, sich vorzubereiten.

Markierungen helfen Ihnen, sich auf Ihr Hauptziel zu konzentrieren. Wenn Sie eine Liste mit Diskussionsthemen zusammenstellen, stoßen Sie möglicherweise auf Elemente, die Hintergrundmaterial enthalten, das für die Anwesenden relevant sein könnte.

Wenn Sie diese zusammen mit der Tagesordnung schicken, idealerweise mindestens einen Tag im Voraus, wissen Sie, dass jeder die Gelegenheit hatte, die relevanten Teile zu lesen. Möglicherweise möchten Sie auch einige Details zur Tagesordnung angeben, um die Leute zu den Abschnitten zu leiten, auf die Sie verlinken, und angeben, von wem Sie hoffen, dass er zu jedem Punkt einen Beitrag leistet.

Wenn Sie zu einer Besprechung eingeladen werden, aber keine Tagesordnung verteilt wurde, sollten Sie Ihren Vorgesetzten bitten, eine solche zu erstellen oder Ihnen die Ziele und den Zeitplan der Besprechung mitzuteilen. Für regelmäßig geplante Besprechungen kann eine Vorlage eine gute Möglichkeit sein, eine gewisse Struktur zu schaffen, und Sie können Zeit sparen, indem Sie einfach die Lücken ausfüllen, anstatt für jede Besprechung eine neue zu schreiben.

Endzeit festlegen und anwenden

Wenn Sie eine Besprechungszeit festlegen, geben Sie eine Endzeit an. Eine zeitliche Begrenzung sorgt dafür, dass alle aufmerksam bleiben und die Diskussion konzentriert und im Zeitplan bleibt. Wenn Sie Ihre Besprechungen von Anfang an auf etwa eine Stunde beschränken, wissen die Teilnehmer, dass ihre Produktivität und Beiträge mit einer Pause belohnt werden.

Bei großen Besprechungen, an denen viele Personen teilnehmen müssen, kann es hilfreich sein, eine bestimmte Person zu beauftragen, die Zeit im Auge zu behalten und einzugreifen, wenn eine Diskussion zu lange dauert.

Sei bereit

Bei der Leitung von Meetings ist die Vorbereitung der Schlüssel zur Effektivität. Lassen Sie die Teilnehmer wissen, dass Sie von ihnen spezifische Recherchen, Berichte oder Rückmeldungen zu einem bestimmten Thema erwarten, und stellen Sie sicher, dass Sie ihnen genügend Zeit geben, die benötigten Informationen zu sammeln.

Besprechungsleiter und Teilnehmer sollten bereit sein, ihre Ideen zu teilen und zusätzliche Fragen anderer Teilnehmer zu beantworten. Wenn Sie beispielsweise Ihre Idee für ein neues Produkt vorstellen, sollten Sie in der Lage sein, vernünftige Fragen zu Kosten, Gewinn, Produktion und Kundenstamm zu beantworten.

Überlegen Sie, wie die Diskussion verlaufen wird, und recherchieren Sie, um sicherzustellen, dass Sie die Diskussion anregen und die Zeit aller Beteiligten optimal nutzen.

Nutzen Sie Tools, damit Ihr Meeting funktioniert

Es stehen viele verschiedene Tools zur Verfügung, um Ihre Meetings effektiver zu gestalten. Einige von ihnen sind einfach Kommunikationsstrategien Dadurch kann sichergestellt werden, dass jeder die Möglichkeit hat, zu Wort zu kommen.

Wenn bei Ihrem Meeting wahrscheinlich vertrauliche Informationen besprochen werden, sollten Sie erwägen, einige Regeln für die Aufzeichnung und Weitergabe von Informationen festzulegen, damit sich alle mit dem Protokoll wohl fühlen.

Für einige Probleme, die in einem Meeting auftreten können, gibt es auch technische Lösungen. Collaboration-Software kann eine großartige Möglichkeit sein, alle zur gemeinsamen Arbeit an einem Dokument oder einer Präsentation zu ermutigen und außerdem lange Listen mit Folgeaktionen zu vermeiden, wenn diejenigen, die die Lösung vorschlagen, in Echtzeit Änderungen an den Designdokumenten vornehmen können.

Wenn Sie Hilfe benötigen, um Ihre Meetings so produktiv wie möglich zu gestalten, gibt es verschiedene Software- und Anwendungslösungen für die häufigsten Probleme, mit denen Menschen konfrontiert sind.

Für Unternehmen, in denen Besprechungen häufig stattfinden und ein wesentlicher Bestandteil ihres Geschäftsbetriebs sind, gibt es High-Tech-Besprechungstools, die eine Verbindung zu den Kalendern der Teilnehmer herstellen und sie benachrichtigen können, wenn sie an anderer Stelle benötigt werden, und sogar die Beleuchtung während der Besprechung ändern, um deren Ende anzuzeigen. . Es ist Zeit, die Diskussion zu beenden.

Dieser Automatisierungsgrad ist für die meisten Besprechungen möglicherweise nicht erforderlich. Wenn Sie jedoch eine Möglichkeit finden, Notizen zu organisieren, Aktivitäten zu verfolgen und relevante Forschungsergebnisse zu teilen, kann der gesamte Prozess wesentlich effizienter gestaltet werden.

Geben Sie jedem die Möglichkeit, zu Wort zu kommen

Unabhängig davon, ob Sie ein Meeting ausrichten oder einfach nur daran teilnehmen, ist es im Interesse aller, sicherzustellen, dass alle Beteiligten zu Wort kommen. Ganz gleich, ob es darum geht, eine Idee zu diskutieren, einen Vorschlag zu machen oder einfach nur seine Stimme zum Konsens beizutragen: Wenn jemand bei der Besprechung anwesend ist, sollte er in der Lage sein, einen Beitrag zu leisten. Es ist wichtig, eine Atmosphäre zu schaffen, in der sich jeder wohl fühlt, seine Gedanken zu äußern.

Dies kann besonders wichtig sein, wenn einer der Teilnehmer eine besondere Leidenschaft für das Projekt hat oder lautstark Einwände gegen die Art und Weise hat, wie die Dinge erledigt werden. Es ist wichtig, ihnen die Chance zu geben, sich Gehör zu verschaffen, bevor man entschlossen voranschreitet und anderen erlaubt, einen Beitrag zu leisten.

Es gibt mehrere positive Möglichkeiten, das Problem zu lösen, jemanden zum Schweigen zu bringen, während andere darauf warten, sich zu Wort zu melden. andere zum Teilen ermutigen ihre Ideen.

Machen Sie Ihre Handlungen klar und konkret

Die Teilnehmer sollten das Meeting mit einem klaren Verständnis ihrer nächsten Schritte verlassen und wissen, wie sie zu dem Projekt, an dem sie arbeiten, beitragen wollen. Nutzen Sie diese Begeisterung, indem Sie sie teilen ProtokollMachen Sie sich so schnell wie möglich nach dem Treffen Notizen und Aktionspunkte und legen Sie einen Zeitrahmen fest, um sicherzustellen, dass alle nach dem gleichen Zeitplan arbeiten.

Das nächste Treffen sollte eine Gelegenheit sein, Ihre Fortschritte mitzuteilen. Stellen Sie daher sicher, dass Sie realistisch sind, was Sie von den Leuten verlangen und wie viel Zeit Sie für die Aufgabe aufwenden. Sie können Kalender und Aufgabenverwaltungssoftware verwenden, um Folgemaßnahmen zu planen und wichtige Leistungspunkte zu verfolgen.

Durch das Meeting sollten sich alle auf die nächste Phase des Projekts vorbereitet fühlen. Nutzen Sie diese Tipps daher in Verbindung mit den Tools, die Ihnen zur Verfügung stehen, um das Beste aus jedem Meeting herauszuholen, das Sie abhalten oder an dem Sie teilnehmen.

Prüfen Sie Besprechungsalternativen

Während sich Besprechungen positiv auf ein Projekt auswirken können, gibt es möglicherweise effektivere Möglichkeiten, das Ziel zu erreichen. Partizipative Technologie kann ein nützliches Instrument sein, um Informationen von einer Reihe von Interessengruppen auf eine Art und Weise zu erhalten, die zu ihrem eigenen Zeitplan passt und ihre physische Anwesenheit nicht erfordert.

Dies ist besonders wichtig, wenn Sie die Erfahrung von Menschen benötigen, die nicht alle am selben Ort sind. Wenn es wichtig ist, alle zusammenzubringen, überlegen Sie, ob eine Telefonkonferenz effektiver wäre, als Kollegen einzuladen, oder ob Sie Besprechungen weniger häufig planen könnten, indem Sie Optionen für die Zusammenarbeit zwischen ihnen nutzen.

Dies kann auch eine sinnvolle Strategie für Projekte sein, bei denen in regelmäßigen Besprechungen immer wieder dieselben Themen angesprochen werden. Wenn Sie mit bestimmten Problemen konfrontiert sind, die nur in einer Besprechung gelöst werden können, kann es sich lohnen, zu prüfen, ob ein neuer Prozess oder ein neues Management das Problem zur Zufriedenheit aller lösen und die Notwendigkeit dieser Art von Besprechung vollständig beseitigen und eine produktivere Nutzung ermöglichen kann . Zeit, in der man alle zusammenbringt.