Liste der 12 Projektbuchhaltungsgrundlagen (mit Vorteilen) • BUOM

11. November 2021

Wenn ein Geschäftsteam die Abläufe, Prozesse und das Budget einer Initiative besser verwalten möchte, kann es eine Projektabrechnungsmethode implementieren. Es gibt viele Taktiken, mit denen Sie die finanziellen Abläufe und Abläufe Ihres Projekts optimieren können. Das Erlernen dieser Grundlagen kann Ihnen dabei helfen, eine Lösung zu finden, die Ihren Geschäftsanforderungen entspricht. In diesem Artikel gehen wir eine Liste der Grundlagen der Projektbuchhaltung durch, schauen uns an, wer diese Methode verwendet, und sehen uns die Gründe an, warum sie nützlich ist.

Wer nutzt die Projektbuchhaltung?

Geschäftsleute wie Buchhalter und Projektmanager nutzen die Projektbuchhaltungsmethode hauptsächlich, um die finanziellen Details eines laufenden oder bevorstehenden Projekts zu verwalten. Diese Methode hilft Fachleuten dabei, wichtige finanzielle Aktivitäten basierend auf den Anforderungen jedes Projekts durchzuführen. Diese Personen können auch über den Projektfortschritt und nennenswerte Erfolge berichten.

Projektmanager verlassen sich stark auf diese Methode, da sie ihnen hilft, wichtige Informationen über direkte Kosten, Einnahmen, Gemeinkosten, Projektbudgets und andere notwendige Ausgaben zu erhalten. Ein Projektbuchhalter verwendet diese Methode, um Projektbuchhaltungspläne zu erstellen, um ordnungsgemäße Ausgaben und eine pünktliche Lieferung von Produkten zu ermöglichen. Zu den Organisationen, die Projektbuchhaltung verwenden, können gehören:

• Finanzdienstleistungsorganisationen

• Professionelle Dienstleistungsorganisationen

• Architekturbüros

• Systemintegratoren

• Technologieunternehmen

• Softwareunternehmen

• Unternehmensberatungsfirmen

• Digitale Agenturen

• Technische Dienstleistungen

• Kreativagenturen

Welche Vorteile bietet die Projektbuchhaltung?

Die Verwendung der Projektbuchhaltung bietet Ihnen mehrere Vorteile, wie zum Beispiel:

• Verbesserte Entscheidungsprozesse. Die Projektabrechnungsmethode ist wichtig für die Fähigkeit des Buchhalters oder Projektmanagers, auf der Grundlage von Finanzdaten proaktive und fundierte Entscheidungen zu treffen, die für das Unternehmen am vorteilhaftesten sind.

• Verbessertes Management: Die Projektbuchhaltung hilft dem Fachmann, eine Reihe von mit dem Projekt verbundenen Elementen besser zu verwalten. Mithilfe der Projektbuchhaltung können sie beispielsweise das Gleichgewicht zwischen der Verwendung eines zugewiesenen Budgets, der Entwicklung eines robusten Projektplans und der Optimierung der Nutzung kritischer Ressourcen finden.

• Leistungsziele optimieren: Es gibt eine breite Palette an Projektbuchhaltungssoftware, die ein Projektmanager und Buchhalter im Verlauf einer Initiative nutzen kann. Dadurch können sie ihre Produktivität optimieren, um ihre Geschäftsziele häufiger und mit qualitativ hochwertigen Ergebnissen zu erreichen.

• Gewinnen Sie wertvolle Erkenntnisse: Die Projektbuchhaltung kann Fachleuten in jeder Phase Einblick in die finanzielle Leistung eines Projekts geben. Mithilfe dieser Informationen können sie besser verstehen, welche Elemente des Projekts erfolgreich waren und welche Aspekte verbessert werden könnten.

• Erhöhte Gewinne. Die Analyse der Projektbuchhaltung ist effektiv, da der Projektmanager damit erzielte Einnahmen und Wartungskosten vergleichen kann. Dies kann Ihnen helfen, Ihr Kosten-Nutzen-Verhältnis zu verstehen und Strategien umzusetzen, um mehr zu verdienen und weniger auszugeben.

• Bessere Transparenz der Analysen: Die Einsicht in Unternehmensanalysen ist von entscheidender Bedeutung, da sie dem Management ermöglicht, wichtige Anpassungen an Projektelementen wie Belegung, Arbeit, Zahlungsvorgängen und Materialien vorzunehmen.

• Verbesserung der Servicequalität und Kundenzufriedenheit. Die Projektbuchhaltung hilft Organisationen und Projektteams, auf Kundenbeschwerden zu reagieren, bevor diese eskalieren. Dadurch wird sichergestellt, dass sie Kundenprobleme zeitnah lösen und ihnen das beste Kundenserviceerlebnis bieten können.

• Genaue Wachstumsprognosen: Wenn Sie die Details eines Projekts verstehen und seinen Fortschritt vollständig verwalten, können Sie zukünftige Ergebnisse leichter vorhersagen.

• Bessere Vertragsverfolgung: Mit der Projektabrechnungsmethode können Sie jeden Aspekt des Projekts verfolgen. Dadurch können Sie sicherstellen, dass die Projektdokumente korrekt sind, die richtigen Informationen enthalten und die richtige Partei zur Überprüfung und Archivierung erreichen.

• Verbesserte Fortschrittsüberwachung: Beim Einsatz von Projektabrechnungsverfahren kann jeder in einem Unternehmen oder einer Organisation anhand seiner Rolle den Status eines Projekts einsehen. Dadurch können sie erkennen, wo sie ihre Leistung verbessern können.

11 Grundlagen der Projektbuchhaltung

Hier sind 11 Grundlagen der Projektbuchhaltung, die Sie umsetzen können:

1. Budgetprognosen

Bevor Sie mit einem Projekt beginnen, ist es wichtig, einen Budgetprognoseprozess durchzuführen, damit Sie die Buchhaltungsmethode des Projekts optimal nutzen können. Dieser Prozess ermittelt die geschätzten Kosten für die Fertigstellung des Projekts. Es zeigt mögliche Probleme an und verfolgt den Fortschritt.

2. Isoliertes Buchhaltungssystem

Einer der grundlegendsten Aspekte der Projektabrechnungsmethode ist die Verwendung eines separaten Buchhaltungssystems. Ein separates System kann Ihnen die Verwaltung der finanziellen Elemente eines Projekts erleichtern, da es dazu beiträgt, Transaktionsfehler zu minimieren. Dies wird Ihnen helfen, alle finanziellen Probleme im Zusammenhang mit dem Projekt schnell zu erkennen und zu lösen.

3. Prägnante und relevante Berichterstattung

Bei der Erstellung von Berichten ist es wichtig, dass diese klar und relevant für das aktuelle Projekt sind. Stellen Sie sicher, dass Sie sie regelmäßig aktualisieren, indem Sie überprüfen, ob sie aktuell sind, und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen. Dies macht es für jeden einfacher, die nützlichen und genauen Informationen zu sammeln, die er benötigt.

4. Wertetabelle

Eine Werteliste (SOV) ist eine umfassende Liste, die jedes Arbeitselement in einem Projekt identifiziert und ihm einen Finanz- oder Wichtigkeitswert zuordnet. Es ist wichtig, dass Sie diese Liste zu Beginn des Projekts erstellen, damit Sie jedes Element richtig priorisieren können. Ein Bauunternehmer könnte beispielsweise drei Punkte auf seiner Liste haben, darunter Dacheindeckung, Toilettenzubehör und HVAC. Mithilfe von SOV weisen sie Dächern den höchsten finanziellen Wert, HLK-Anlagen den mittleren und Toilettenzubehör den geringsten zu.

5. Spesenabrechnungen

Wenn Sie Ihre Spesenabrechnungen regelmäßig überprüfen, können Sie besser verstehen, für welche Aktivitäten und Ressourcen der Großteil Ihres Budgets ausgegeben wird. Sie können diese Berichte auch verwenden, um zu bewerten, wie Sie Ihre Ausgaben am besten verteilen, um Gewinne und Produktivität zu maximieren. Überprüfen Sie Ihre Spesenabrechnung gründlich, um unnötige Ausgaben zu identifizieren und diese schnell zu beheben.

6. Arbeitszeiten

Arbeitszeit ist die Zeit, die eine Person zur Fertigstellung eines Projekts beiträgt. Bei der Projektabrechnung ist es sehr wichtig, den Zeitbeleg auf seine Richtigkeit hin zu überprüfen und zu prüfen. Auf diese Weise können Sie beurteilen, ob die ausgeschriebenen Stunden dem prognostizierten Arbeitsbedarf entsprechen.

7. Regelmäßige Fortschrittsberichte

Da die Projektabrechnungsmethode hilft, den Überblick über den Status und das Budget des Projekts zu behalten, sind regelmäßige Fortschrittsberichte und Finanzberichte für den Bewertungsprozess von wesentlicher Bedeutung. Dies wird Ihnen helfen, wichtige Daten zu sammeln, damit Sie fundiertere Geschäftsentscheidungen treffen können, die sich auf das Projekt auswirken. Sie können ein RFI-Dokument (Request for Information) auch verwenden, um von Lieferanten Informationen zu Spezifikationen und Strategien anzufordern.

8. Protokoll der Sitzung

Es ist wichtig, dass Sie nach wichtigen Gruppendiskussionen Besprechungsprotokolle aufschreiben, damit Sie über aktuelle Informationen verfügen, auf die Sie später im Projekt zurückgreifen können. Stellen Sie sicher, dass Sie jede während des Meetings getroffene Entscheidung genau dokumentieren. Dies wird Ihnen helfen, die Umsetzung und Ergebnisse dieser Entscheidungen zu verfolgen, um sicherzustellen, dass sie wirksam sind.

9. Bestellpläne ändern

Manchmal kann es innerhalb eines Projekts zu kritischen Änderungen kommen, die Anpassungen erfordern, um neue Umstände zu berücksichtigen. In der Regel können Sie einen Änderungsauftragsplan verwenden, bei dem es sich um eine schriftliche Vereinbarung über die Änderungen handelt, die am Projekt vorgenommen werden müssen, z. B. Arbeitsverantwortung, Zeitpläne und Kosten. Verwenden Sie es, um spezifische Änderungen zu identifizieren und festzustellen, welche davon am vorteilhaftesten sind. Da Änderungen zu Verzögerungen führen können, können Sie diese mit einem Änderungsauftragsplan schnell beheben.

10. Wichtige Leistungsindikatoren

Wichtige Leistungsindikatoren sind bei der Verwendung der Projektbuchhaltung von entscheidender Bedeutung, da sie beschreiben, wie das Projekt in Bereichen wie Zeitplan, Qualität, Kosten und Produktivität abschneidet. Mit diesen Informationen können Sie einen Plan oder eine Strategie umsetzen, um diese wichtigen Leistungsbereiche wieder mit dem Ziel in Einklang zu bringen. Durch die effektive Nutzung dieser Pläne können Sie Zeit, Geld und Ressourcen sparen.

11. Kostencodes

Die Verwendung von Kostencodes in der Projektbuchhaltung ist nützlich, da sie es Ihnen ermöglichen, alle Ausgaben eines Projekts zu identifizieren, zu kontrollieren und auszuwerten. Sie können Vergleiche anstellen, um festzustellen, welche die wichtigsten, aber auch die teuersten sind. Mit Kostencodes können Sie die verschiedenen Transaktionen in jeder Phase eines Projekts genau verwalten. Sie liefern Ihnen auch genügend Informationen, um eine vergleichende Kostenanalyse durchzuführen und Ihnen dabei zu helfen, die Kosten eines Projekts mit den Gesamtkosten früherer Projekte zu vergleichen.