Leitfaden zum Projektportfoliomanagement • BUOM

31. März 2021

Um mehrere Projekte gleichzeitig erfolgreich zu verwalten, verlassen sich Unternehmen häufig auf das Project Portfolio Management (PPM)-Modell. Projektmanager, die eine Führungsrolle innerhalb einer Organisation übernehmen möchten, können eine hochrangige PPM-Rolle übernehmen und die Verantwortung für die Überwachung eines gesamten Projektportfolios übernehmen.

Das Verständnis der Rolle eines Projektportfoliomanagers und ihrer Unterschiede zur Rolle eines Projektmanagers kann Ihnen bei der Planung Ihres nächsten Karriereschritts helfen. In diesem Leitfaden besprechen wir die Verantwortlichkeiten eines Projektportfoliomanagers und untersuchen, wie Unternehmen von der Schaffung dieser Rolle profitieren.

Was ist Projektportfoliomanagement?

Mit PPM verwalten Unternehmen zentral ein oder mehrere Projekte. Das PPM-Modell soll Unternehmen dabei helfen, strategische Entscheidungen zu treffen, indem es ihnen das Gesamtbild ihrer verschiedenen Unternehmungen zeigt. Dies wird erreicht, indem Daten aus verschiedenen Projekten an einem Ort zusammengeführt werden, wo der Projektportfoliomanager sie analysieren kann.

Das Ziel von PPM ist die Verbesserung der Effizienz durch die Schaffung eines datengesteuerten Prozesses. Mithilfe dieses Prozesses können Unternehmen entscheiden, welche Projekte sie verfolgen möchten und wie sie ihre aktuellen Projekte am besten optimieren können. Sie möchten auch die Erfolgsaussichten von Projekten sowie die Höhe des Risikos kennen.

Indigo Technologies verkauft beispielsweise Desktop-Computer, Laptops und Tablets. Sie verwalten jedes dieser Projekte über ein separates Projektportfolio, das Bereiche wie Produktentwicklung, Marketing und Vertrieb umfasst. Um sicherzustellen, dass jedes dieser Einzelprojekte weiterhin den Unternehmenszielen entspricht, betreut ein Projektportfoliomanager alle drei Projekte. Diese Person befasst sich nicht mit den täglichen Abläufen und Aufgaben jedes Projekts, sondern konzentriert sich stattdessen darauf, wie diese Projekte in die Mission und Vision der Organisation passen. Die von PPM gesammelten Daten können die Einführung neuer Produkte, Marketingbemühungen und andere wichtige Wachstumsbereiche vorantreiben.

Welche Vorteile bietet Projektportfoliomanagement?

Durch die Implementierung von PPM können Unternehmen von diesen Vorteilen profitieren.

Beste Projektwahl

PPM legt großen Wert auf die Analyse von Projekten und deren erwartetem Nutzen. Anhand von Informationen wie den benötigten Ressourcen, der benötigten Zeit und wie gut dieses Projekt mit den Unternehmenszielen übereinstimmt, können Organisationen entscheiden, welche Projekte es wert sind, verfolgt zu werden.

Verbesserte Kommunikation

Durch die Organisation mehrerer Projekte an einem Ort können Unternehmen die projektübergreifende Zusammenarbeit verbessern. Dieser Dashboard-Ansatz ermöglicht es jedem PPM, schnell den Status seiner Projekte anzuzeigen. Dies reduziert den Zeitaufwand für die Klärung von Zielen oder die Suche nach dem Weg. Es fördert auch eine offene Kommunikation zwischen verschiedenen Projekten, da jeder das Gefühl hat, auf die gleichen strategischen Ziele hinzuarbeiten und nicht nur auf seine individuellen Projektziele.

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Intelligente Priorisierung

Organisationen verwenden PPM, um die Leistung ihrer verschiedenen Projekte anhand von Benchmarks wie Gewinn oder Anzahl neuer Teilnehmer miteinander zu vergleichen. Mit diesen Informationen können sie entscheiden, welche Projekte sie priorisieren möchten und welche noch bearbeitet werden müssen oder nicht mehr zu den Unternehmenszielen passen. Der Einsatz von PPM verhindert, dass ein Unternehmen Ressourcen für Projekte verschwendet, die nicht funktionieren, und investiert stattdessen mehr in Projekte, die gut funktionieren.

Setzen Sie Änderungen schneller um

Mit einem zentralisierten Managementansatz ist es einfacher, Änderungen über mehrere Projekte hinweg von oben nach unten vorzunehmen. Organisationen können das PPM-Team damit beauftragen, diese Änderungen zu entwickeln und zu verfeinern, und dann ihre Projektmanager damit beauftragen, diese Änderungen in ihre eigenen Projekte umzusetzen. Durch eine klare Organisationskette ist eine schnelle Weitergabe der Anweisungen von oben nach unten gewährleistet.

Projekte gleichzeitig starten

Durch Projektportfoliomanagement können Unternehmen effizientere Wege zur Durchführung paralleler Projekte finden. Beispielsweise können separate Projekte trotz unterschiedlicher Ziele Ressourcen gemeinsam nutzen. Das PPM-Modell kann eine einfache Identifizierung gemeinsam genutzter Ressourcen wie Informationen, Personal, Einrichtungen und Ausrüstung ermöglichen.

Was macht ein Projektportfoliomanager?

Projektportfoliomanager helfen bei der Umsetzung der strategischen Vision einer Organisation. Anhand verschiedener Faktoren in ihrer Analyse, wie etwa finanzieller Rendite, Ressourceninvestitionen und strategischen Zielen, entscheiden Projektportfoliomanager, ob die von ihnen geleiteten Projekte zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen.

Die Person in der PPM-Rolle überwacht außerdem den Fortschritt des Projektportfolios und trifft bei Bedarf Entscheidungen hinsichtlich ihrer Ausrichtung, um sicherzustellen, dass sie die Unternehmensziele erreichen. Sie können auch Standards und Verfahren festlegen, denen Projekte unter ihrer Leitung folgen müssen.

Unterschiede zwischen Projektportfoliomanagement und Projektmanagement

Unter Projektmanagement versteht man die Überwachung eines einzelnen Projekts. Ein Projektmanager ist jemand, der mehr alltägliche Aufgaben eines Projekts erledigt und eng mit den Teammitgliedern dieses Projekts zusammenarbeitet.

Ein Projektportfoliomanager ist jedoch eine Position auf höherer Ebene. Sie sind oft dafür verantwortlich, mehrere Projekte, ein sogenanntes Projektportfolio, zu überwachen und sicherzustellen, dass sie die Ziele der Organisation erreichen. Projektmanager berichten in der Regel an Projektportfoliomanager.

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Projektportfolioprozesse

Typische Prozesse im Projektportfoliomanagement sind:

Strategie festlegen

Definieren Sie die strategischen Ziele der Organisation. Das wollen Sie sowohl kurz- als auch langfristig erreichen. Es sind Ihre Projekte, die Ihnen helfen, diese strategischen Ziele zu erreichen.

Informationen sammeln

Informationen sind für ein effektives Projektportfoliomanagement unerlässlich, da Sie Daten verwenden, um jede Entscheidung zu einem Projekt zu treffen. Sie sollten damit beginnen, Informationen über alle laufenden Projekte zu sammeln, einschließlich deren Budgets, Zeitpläne und aktuellen Fortschritt. Listen Sie dann auf, wer für jedes einzelne Projekt verantwortlich ist.

Wenn neue Projekte vorgeschlagen werden, möchten Sie auch Informationen darüber sammeln. Berechnen Sie Projektkosten und Einnahmen, identifizieren Sie Teammitglieder und listen Sie die Ressourcen auf, die für den erfolgreichen Abschluss des Projekts erforderlich sind.

Analyse durchführen

Der Zweck des Projektportfoliomanagements besteht darin, Ihnen dabei zu helfen, die Leistung verschiedener Projekte zu bestimmen. Der Schlüsselprozess besteht darin, jedes einzelne Projekt zu analysieren und seine Stärken und Schwächen zu identifizieren. Zu den Zwecken dieser Analyse gehören:

• Festlegung, ob das Projekt fortgeführt oder aufgelöst werden soll

• Finden Sie heraus, ob Sie zwei oder mehr Projekte kombinieren können

• Risikoniveau jedes einzelnen Projekts

• Erwarteter ROI für jedes Projekt

Ausrichtung

Ausrichtung bedeutet, dass jedes Ihrer Projekte mit den allgemeinen strategischen Zielen des Unternehmens übereinstimmt. Möglicherweise haben Sie ein Projekt mit einer positiven Kapitalrendite, das jedoch nicht zu den langfristigen Zielen des Unternehmens passt. Beim Leveln stellen Sie außerdem sicher, dass die Ressourcen korrekt zugewiesen werden. Das bedeutet, dass Ihre wichtigsten Projekte Ihre wichtigsten Ressourcen verbrauchen. Ein Beispiel für eine Umverteilung zwischen Projekten ist die Versetzung von Mitarbeitern von einem Projekt mit niedrigerer Priorität zu einem Projekt mit höherer Priorität.

Management

Während des Managementprozesses trifft ein Projektportfoliomanager Entscheidungen, z. B. ob ein Projekt abgeschlossen werden soll, wo Ressourcen zugewiesen werden sollen oder wie Projektzeitpläne angepasst werden sollen. Das Ziel dieser Phase besteht darin, über ein gesundes Portfolio an Projekten zu verfügen, die mit den Unternehmenszielen übereinstimmen, und jedes Projekt verfügt über alles, was es für den Erfolg benötigt.

In Verbindung gebracht: Verständnis für Projektmanagementprozesse und -phasen

Prüfung

Das Projektportfoliomanagement ist ein fortlaufender Prozess. Sie müssen Ihre Änderungen regelmäßig überprüfen und die Ergebnisse messen. Möglicherweise stellen Sie fest, dass die von Ihnen vorgenommenen Änderungen unwirksam waren, und sind gezwungen, Ihre Optionen zu überdenken. Testen Sie weiterhin, sammeln Sie Feedback und nehmen Sie während des gesamten Lebenszyklus jedes Projekts Anpassungen vor, um sicherzustellen, dass Sie die bestmöglichen Ergebnisse erzielen.