Leitfaden zu Formularen für neue Mitarbeiter • BUOM
Wenn ein Unternehmen einen neuen Mitarbeiter einstellt, müssen sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer einige Unterlagen ausfüllen. Dies hilft einem Unternehmen, genaue Aufzeichnungen für seine Personalabteilung zu führen, Veränderungen in der Beschäftigung zu verfolgen und die Beschäftigungsvorschriften in seinem Land oder Bundesstaat einzuhalten. Die neuen Arbeitsdokumente ermöglichen es den Mitarbeitern außerdem, Informationen für ihre Steuern einfach zu organisieren. Wenn Sie den Überblick über die Unterlagen behalten, die Sie als neuer Mitarbeiter einreichen, können Sie den Onboarding-Prozess optimieren.
In diesem Artikel erläutern wir die verschiedenen Formulare, die ein neuer Mitarbeiter nach seiner Einstellung möglicherweise ausfüllen muss.
Was sind die neuen Mitarbeiterformulare?
Bei den neuen Mitarbeiterformularen handelt es sich um alle Unterlagen, die Mitarbeiter ausfüllen müssen, um sich vollständig beim Unternehmen anzumelden. Einige Formulare sind gesetzlich vorgeschrieben, beispielsweise Steuerformulare, während andere möglicherweise nur für ein bestimmtes Unternehmen oder eine bestimmte Position erforderlich sind. Sie tragen dazu bei, dass der neue Mitarbeiter die Unternehmensrichtlinien sowie seine Vergütung und Zusatzleistungen versteht. Die neuen Mitarbeiterformulare helfen dem Unternehmen auch dabei, genaue Informationen über jeden seiner Mitarbeiter zu sammeln.
Wann füllen Mitarbeiter neue Arbeitsunterlagen aus?
Je nach den Richtlinien ihres neuen Unternehmens können neue Mitarbeiter die Arbeitsunterlagen am ersten Tag oder innerhalb weniger Wochen ausfüllen. Einige Dokumente können zu Beginn einer Jobsuche ausgefüllt werden, beispielsweise eine Bewerbung oder eine Zuverlässigkeitsüberprüfung. Andere Formulare können zu einem späteren Zeitpunkt ausgefüllt werden, beispielsweise Arbeitsunterlagen für Mitarbeiter. Beachten Sie beim Ausfüllen der Unterlagen für eine neue Stelle die Fristen und Anforderungen sowohl Ihres Arbeitgebers als auch Ihrer Regierung.
Arten neuer Mitarbeiteruniformen
Jeder Arbeitgeber verlangt möglicherweise unterschiedliche Formulare von neuen Mitarbeitern, viele sammeln jedoch die gleichen Arten von Informationen. Viele dieser Formulare müssen aktualisiert werden, wenn sich Ihre Informationen ändern, während andere nur einmal ausgefüllt werden müssen. Sobald Sie ein Stellenangebot angenommen haben, können Sie Ihren neuen Arbeitgeber fragen, welche Formen er von Ihnen erwartet. Einige der häufigsten Arten von Formularen für neue Mitarbeiter sind:
Stellenspezifische Formulare
Viele Arbeitgeber erstellen Formulare, die speziell auf eine bestimmte Position zugeschnitten sind. Jobspezifische Formulare enthalten häufig detaillierte Fragen oder Informationen, die sich direkt auf Ihre Verantwortlichkeiten, Ziele und Erfahrungen beziehen. Beispiele für berufsspezifische Formulare sind Bewerbungen und Arbeitsverträge.
Mitarbeiterinformation
Möglicherweise werden Sie gebeten, Ihrem neuen Arbeitgeber persönliche Informationen wie Ihre Adresse und eine Liste der Notfallkontakte mitzuteilen. Viele Arbeitgeber werden Sie bitten, Ihre Identität durch Vorlage von Kopien Ihrer Ausweisdokumente zu überprüfen. Einige Unternehmen verlangen eine staatliche oder bundesstaatliche Hintergrundüberprüfung, bevor ein Mitarbeiter seine Arbeit aufnehmen kann. Möglicherweise können Sie ein Formular ausfüllen, in dem Sie eine Unterkunft für Menschen mit Behinderungen beantragen.
IRS- und Steuerformulare
Um zu überprüfen, ob Sie berechtigt sind, zu arbeiten und Ihre Steuern korrekt zu zahlen, müssen Sie die vom Internal Revenue Service geforderten Formulare ausfüllen. Arbeitgeber nutzen Informationen aus Steuerformularen, um den korrekten Betrag von Ihrem Gehaltsscheck einzubehalten und als Unternehmen Ihre Steuern zu zahlen. Abhängig von Ihrem Anmeldestatus und Ihrem Standort müssen Sie möglicherweise eines oder mehrere dieser Formulare ausfüllen, um Steuern über Ihren Job zu zahlen:
Quellensteuerformular W-4 oder W-9
Formular I-9 zur Beschäftigungsberechtigung
Staatliche Steuerformulare
Vergütungsformulare
Einige der Formulare, die Sie an Ihrem neuen Arbeitsplatz ausfüllen, beziehen sich auf Ihre Vergütung. In diesen Formularen wird dargelegt, wie und wie viel Sie in Ihrer neuen Position vergütet werden. Um Ihr Gehalt zu erhalten, werden Sie möglicherweise gebeten, ein Angebotsschreiben mit Angabe Ihres Gehalts zu unterzeichnen oder Bankdaten auf einem Direkteinzahlungsformular anzugeben.
Formulare für Unternehmensrichtlinien
Viele Arbeitgeber verfügen über eine Reihe spezieller Formulare für betriebliche Abläufe. Wenn ein Unternehmen besondere Sicherheitsanforderungen oder Verhaltensstandards hat, kann es von seinen Mitarbeitern verlangen, ein Dokument zur Bestätigung ihrer Richtlinien auszufüllen. Dazu können gehören:
Formulare zur Überprüfung des Unternehmensverzeichnisses
Zustimmung zu Drogentests
Vertraulichkeitsvereinbarungen
Nicht wettbewerbsorientierte Formen
Leistungsformen
Um Leistungen wie Lebensversicherung, Krankenversicherung, Mitgliedschaft im Fitnessstudio und Ermäßigungen zu erhalten, müssen Sie wahrscheinlich Leistungsformulare ausfüllen. Manchmal stellen Arbeitgeber diese Formulare dem Arbeitnehmer direkt zur Verfügung, während einige Arbeitgeber von den Arbeitnehmern verlangen, dass sie eine externe Quelle aufrufen, beispielsweise die Website ihrer Versicherungsgesellschaft.
Häufig gestellte Fragen zu neuen Mitarbeiterformularen
Wenn Sie Fragen zu neuen Einstellungspraktiken an Ihrem Arbeitsplatz haben, können Sie Ihre Personalabteilung oder Ihren Vorgesetzten um Hilfe bitten. Hier finden Sie jedoch Antworten auf einige häufig gestellte Fragen zu Dokumenten für neue Mitarbeiter:
Mit welchen Dokumenten kann ich mich gegenüber meinem neuen Arbeitgeber ausweisen?
Viele Unternehmen verlangen von Ihnen einen Identitätsnachweis, um zu bestätigen, dass Sie für die Stelle geeignet sind. Die meisten Arbeitgeber akzeptieren die folgenden Dokumente zur Überprüfung Ihrer Identität:
Reisepass
Führerschein oder Personalausweis
Schulausweis
Wählerregistrierungskarte
US-Militärausweis oder Militärausweis
Stammesdokumente der amerikanischen Ureinwohner
Welche Formulare muss ich ausfüllen, wenn ich den Job wechsle?
Wenn Sie den Arbeitsplatz wechseln, müssen Sie in der Regel die Steuerformulare erneut ausfüllen. Damit soll sichergestellt werden, dass jeder Arbeitgeber zum Zeitpunkt der Einstellung über die richtigen Informationen verfügt.
Muss ich den Papierkram vor meinem ersten Arbeitstag erledigen?
Einige Arbeitgeber werden Sie bitten, vor Ihrem ersten Arbeitstag ein Beschäftigungsberechtigungsformular und eine Steuererklärung auszufüllen, obwohl dies nicht immer der Fall ist. Erkundigen Sie sich bei Ihrem neuen Arbeitgeber, wann mit der Einreichung der einzelnen Dokumente gerechnet wird.
Wer bewahrt Kopien neuer Arbeitsunterlagen auf?
Viele Arbeitgeber führen auch nach ihrem Ausscheiden aus dem Unternehmen detaillierte Aufzeichnungen über die Personalakten. Es kann sinnvoll sein, Kopien anzufertigen, die Sie auch behalten können. Dies kann es Ihnen erleichtern, Steuern einzureichen, den Versicherungsanbieter zu wechseln oder einen Zeitplan für Ihre Beschäftigungsinformationen zu führen.