Leitfaden zu abrechenbaren Stunden | • BUOM
9. November 2021
Bei manchen Jobs werden Sie nach abrechnungsfähigen Stunden bezahlt. Einige Branchen nutzen diese Zahlungsart häufiger als andere, beispielsweise die Rechts-, Beratungs- oder Freiberuflerbranche. Wenn Sie sich in einer Position befinden, die abrechnungsfähige Stunden erfordert, müssen Sie sicherstellen, dass Sie verstehen, welche Arten von Aufgaben Sie verfolgen können und welche nicht, um Ihren Kunden die Rechnungen korrekt auszustellen. In diesem Artikel besprechen wir die Definition abrechnungsfähiger Stunden, was sie beinhalten und welche Schritte Sie unternehmen können, um die Anzahl abrechnungsfähiger Stunden zu erfassen oder zu erhöhen.
Was sind abrechnungsfähige Stunden?
Als abrechenbare Stunden werden die von einer Einzelperson geleisteten Arbeitsstunden bezeichnet, die sie dem Kunden in Rechnung stellen kann. Während dieser Zeit ausgeführte Arbeiten müssen im Auftrag des Auftraggebers ausgeführt werden. Sie können keine Stunden umfassen, die für Aufgaben aufgewendet wurden, die nichts mit dem Projekt zu tun haben. In der Regel vereinbaren sie mit dem Kunden einen Stundensatz, bevor sie mit dem Projekt beginnen.
Wenn eine Person beispielsweise einen freiberuflichen Webdesigner mit der Erstellung einer Website beauftragt, kann die Bezahlung in Form von abrechenbaren Stunden erfolgen. In diesem Fall schickt der Webdesigner dem Kunden eine Rechnung, in der er detailliert aufführt, welche projektbezogenen Aufgaben er erledigt hat und wie viele Stunden er dafür aufgewendet hat. Zu den abrechnungsfähigen Stunden können Aufgaben im Zusammenhang mit der Planung und Codierung einer Website oder der Gestaltung ihres Erscheinungsbilds gehören.
Was in die abrechnungsfähigen Stunden einzubeziehen ist
Wenn Sie für einen Kunden arbeiten, werden alle Aufgaben, die Sie in seinem Namen ausführen, auf Ihre abrechnungsfähigen Stunden angerechnet. Diese Aufgaben variieren je nach Branche oder Beruf, können aber Folgendes umfassen:
Teilnahme an Projektbesprechungen
Durchführung und Kontrolle von Arbeiten für den Auftraggeber
Durchführung von Forschungsarbeiten im Zusammenhang mit dem Projekt
Festlegung von Projektplänen wie Zeitplänen oder Zielen
Reagieren Sie auf projektbezogene E-Mails oder Telefonanrufe
Bearbeitung der eingereichten Arbeit auf Wunsch des Kunden
Was von den abrechenbaren Stunden ausgeschlossen werden sollte
Schließen Sie die Zeit, die Sie mit nicht kundenbezogenen Arbeiten verbringen, von Ihren abrechnungsfähigen Stunden aus. Zu den nicht abrechenbaren Stunden zählen Aufgaben oder Aktivitäten, die Sie für sich selbst oder Ihr Unternehmen ausführen. Diese Aufgaben variieren je nach Branche. Beispiele hierfür sind:
Teilnahme an nicht projektbezogenen Meetings
Führen Sie Verwaltungsaufgaben wie Gehaltsabrechnungen oder Rechnungen aus
Beantworten Sie Telefonanrufe oder E-Mails, die nichts mit dem Projekt zu tun haben
Präsentation Ihrer Dienstleistungen bei Neukunden
Erstellen von Vorschlägen für neue oder potenzielle Kunden
Mit einem Kollegen zum Mittagessen ausgehen
So entscheiden Sie, ob Ihre Stunden abrechnungsfähig sind
Für einige Stellen sind abrechnungsfähige Stunden erforderlich, und in Ihrem Unternehmen gelten möglicherweise besondere Regeln oder Anforderungen. Diese Richtlinien können Richtlinien enthalten, die Ihnen bei der Bestimmung der abrechenbaren Zeit helfen sollen. Kundenverträge können auch den Umfang Ihrer Verantwortlichkeiten für das Projekt darlegen und zeigen, welche Aufgaben auf die abrechenbaren Stunden angerechnet werden und welche nicht.
Andernfalls können Sie sich eine Reihe von Fragen stellen, um zu beurteilen, ob Ihre erledigten Aufgaben mit dem Projekt des Kunden in Zusammenhang stehen. Zum Beispiel: Hat die für diese Aufgaben aufgewendete Zeit zum Abschluss des Projekts oder zum Erreichen seiner Ziele beigetragen? Oder haben sie dem Kunden auf andere Weise geholfen? Wenn die für diese Aufgaben aufgewendete Zeit ausschließlich Ihrem Unternehmen zugute kam oder nicht mit dem Projekt des Kunden in Zusammenhang stand, sind diese Stunden nicht abrechnungsfähig.
So verrechnen Sie abrechnungsfähige Stunden
Mit den folgenden Schritten können Sie abrechenbare Stunden effizienter verfolgen:
1. Legen Sie Ihren Stundensatz fest
Legen Sie zunächst fest, wie viel Sie Ihren Kunden für die Arbeitsstunden in Rechnung stellen möchten. Um Ihren Tarif festzulegen, können Sie das Jahresgehalt festlegen, das Sie verdienen möchten. Sie können dieses Gehalt danach richten, wie viel Sie zuvor als Angestellter verdient haben, oder danach, was die Leute in Ihrer Branche normalerweise für diese Art von Arbeit verdienen. Vergessen Sie nicht, die persönlichen und beruflichen Ausgaben zu berücksichtigen, die Sie decken müssen. Sobald Sie Ihr Gehalt festgelegt haben, dividieren Sie es durch die Anzahl der Stunden, die Sie im Laufe des Jahres arbeiten möchten.
2. Planen Sie Ihre Rechnungen und Zahlungen
Als Nächstes müssen Sie festlegen, wann Sie den Kunden Rechnungen für die abgeschlossenen Arbeiten senden. Sie können den Zeitplan wählen, der Ihren Bedürfnissen am besten entspricht, es gibt jedoch zwei gängige Optionen: monatlich oder zweiwöchentlich. An dieser Stelle können Sie auch eine Zahlungsfrist festlegen. Ebenso hängt es von den Kunden oder Ihren Bedürfnissen ab, aber die Festlegung eines Zahlungsplans kann dabei helfen, die Verantwortung der Kunden zu wahren. Sie können auch Ihre bevorzugte Zahlungsmethode vereinbaren. Um pünktliche Zahlungen zu gewährleisten, wählen Sie eine Zahlungsmethode, die für den Kunden einfach zu verarbeiten ist.
3. Verfolgen Sie Ihre Stunden
Achten Sie beim Erfassen Ihrer Zeit darauf, die für jedes Projekt geleisteten Arbeitsstunden separat zu erfassen. Wenn Sie diesen Schritt befolgen, stellen Sie sicher, dass Sie jedem Kunden den korrekten Betrag in Rechnung stellen, wenn Sie an mehreren Projekten arbeiten. Sie haben verschiedene Möglichkeiten, die Zeit zu erfassen, entweder manuell oder mithilfe einer digitalen Software. Für ein manuelles Zeitprotokoll können Sie eine Tabelle erstellen, um den Überblick über die Projekte, an denen Sie gearbeitet haben, die Daten und Stunden, in denen Sie daran gearbeitet haben, sowie die Aufgaben zu behalten, die Sie in dieser Zeit erledigt haben.
Es gibt jedoch viele Programme, mit denen Sie Ihre Zeit effizienter und genauer erfassen und organisieren können. Mit diesen Tools können Sie häufig die Zeit herunterzählen oder einen Timer für bestimmte Projekte einstellen. Die Software kann von einfach bis komplexer reichen und einige bieten Berichte darüber, wie viel Zeit Sie an diesem Tag für jedes Projekt aufgewendet haben.
4. Berechnen Sie Ihre abrechnungsfähigen Stunden.
Am Ende des Abrechnungszeitraums müssen Sie basierend auf dem Abrechnungsplan die Stunden zusammenzählen, die Sie für das Projekt gearbeitet haben. Sobald Sie die Anzahl der abrechenbaren Stunden ermittelt haben, multiplizieren Sie diese Zahl mit dem Stundensatz, um zu ermitteln, wie viel Sie dem Kunden pro Zeitraum in Rechnung stellen müssen. Der Einsatz von Software kann dabei helfen, diesen Prozess zu automatisieren. Allerdings sollten Sie die Berechnungen immer noch einmal überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie dem Kunden die Kosten korrekt berechnen.
5. Erstellen Sie eine Rechnung für den Kunden
Nachdem Sie die Anzahl der während des Abrechnungszeitraums an einem Projekt geleisteten Arbeitsstunden und den entsprechenden Zahlungsbetrag berechnet haben, müssen Sie die Rechnung an den Kunden senden. Die Rechnung enthält folgende wichtige Informationen:
Datum: Geben Sie das Datum an, an dem Sie die Rechnung geschrieben oder gesendet haben, um das Ende des Abrechnungszeitraums nachzuweisen. Wenn Sie und Ihr Kunde einen bestimmten Zahlungsplan vereinbart haben, wird auch ein Timer gestartet, der angibt, wann er Sie bezahlen muss.
Ihre Kontaktinformationen: Für alle Konten sind Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Firmenname, Ihre Geschäftsadresse und Ihre Telefonnummer erforderlich. Diese Daten stellen sicher, dass der Kunde Sie bei Bedarf kontaktieren kann.
Kontaktinformationen des Kunden. Zu diesen Daten können der Name, die E-Mail-Adresse, die Telefonnummer, der Firmenname und die Adresse Ihres Kunden gehören. Diese Informationen stellen fest, wer der Kunde ist und stellen sicher, dass Sie wissen, wie Sie ihn bei Bedarf kontaktieren können.
Detaillierte Liste der Dienstleistungen: Ihre Rechnung sollte eine Liste der Dienstleistungen oder Aufgaben enthalten, die Sie im Namen des Kunden während des Abrechnungszeitraums durchgeführt haben. In der Regel geben Sie eine kurze Beschreibung dieser Aufgaben an. Sie müssen auch die für jede Aufgabe geleisteten Stunden und den Stundensatz für diese Dienste angeben. Diese detaillierte Liste stellt sicher, dass Kunden verstehen, wofür sie bezahlen und ob diese korrekt ist.
Zahlungsbedingungen. Möglicherweise haben Sie zu Beginn des Projekts Zahlungsbedingungen festgelegt, Ihre Rechnung sollte diese Angaben jedoch enthalten. In diesem Abschnitt sollten der Ihnen geschuldete Gesamtbetrag, die Zahlungsfrist und die von Ihnen akzeptierten Zahlungsarten aufgeführt sein.
So erhöhen Sie die Anzahl der abrechenbaren Stunden
Wenn Sie Ihren Gewinn steigern möchten, sollten Sie darüber nachdenken, Ihre abrechnungsfähigen Stunden zu erhöhen. Sie möchten jedoch sicherstellen, dass Sie die tatsächliche Zeit, die Sie für die Arbeit an Kundenprojekten aufwenden, erhöhen und nicht nur illegale Zeit hinzufügen. Die folgenden Tipps können Ihnen dabei helfen, Ihre abrechnungsfähigen Stunden ethisch zu maximieren:
Behalten Sie den Überblick über jede abrechenbare Aufgabe: Einige Aufgaben können Stunden dauern, während andere nur wenige Minuten in Anspruch nehmen. Behalten Sie jedoch unbedingt den Überblick über diese kürzeren Aufgaben, da sie sich im Laufe Ihres Abrechnungszeitraums ansammeln können. Selbst wenn beispielsweise ein Telefonat mit einem Kunden weniger als fünf Minuten dauert, notieren Sie es in Ihrem Zeitprotokoll. Denken Sie daran, dass die abrechnungsfähige Zeit nur für projektbezogene Aufgaben gilt. Daher ist der Anruf bei einem Kunden abrechnungsfähig, der Anruf bei einem Kollegen, der nichts mit dem Projekt zu tun hat, jedoch nicht.
Verwenden Sie die Echtzeitverfolgung: Unabhängig davon, ob Sie die abrechenbare Zeit manuell oder mithilfe von Software erfassen, achten Sie darauf, die Start- und Endzeiten für jede im Laufe des Tages erledigte Aufgabe zu verfolgen. Mit dieser Methode können Sie jede Minute, die Sie tagsüber arbeiten, erfassen, anstatt zu schätzen, wie viel Zeit Sie am Ende des Tages für jede Aufgabe aufgewendet haben. Wenn Sie nicht in Echtzeit nachverfolgen, verpassen Sie möglicherweise einige abgeschlossene abrechenbare Aufgaben.
Achten Sie auf nicht abrechenbare Zeit: Versuchen Sie, zusätzlich zu den abrechenbaren Aufgaben auch die Zeit zu erfassen, die für nicht abrechenbare Aufgaben aufgewendet wird. Um die Genauigkeit zu gewährleisten, achten Sie darauf, sie getrennt aufzubewahren. Später können Sie Ihre nicht abrechenbare Zeit überprüfen, um ineffektive Arbeitstage zu finden. Möglicherweise stellen Sie beispielsweise fest, dass Sie zu viel Zeit mit Kaffeepausen verbringen. Wenn Sie Ihre Kaffeepausen reduzieren, können Sie diese Zeit nutzen, um an kostenpflichtigen Aufgaben zu arbeiten.
Nutzen Sie Automatisierungstools. Alle Verwaltungsaufgaben, die Sie ausführen, werden nicht auf Ihre abrechnungsfähigen Stunden angerechnet, Sie können jedoch häufig Software finden, um diese Aufgaben zu automatisieren. Durch diese Methode entfallen manuelle Aufgaben, sodass mehr Zeit für die Erledigung abrechenbarer Aufgaben bleibt. Automatisierung kann auch alltägliche Aufgaben vereinfachen oder sicherstellen, dass Rechnungen pünktlich an Kunden gesendet werden.
Für welche Jobs werden normalerweise abrechenbare Stunden benötigt?
Bei Aufträgen, bei denen Mitarbeiter an bestimmten Projekten arbeiten müssen, werden häufig abrechnungsfähige Stunden verwendet, um ihre Zeit zu erfassen und dem Kunden eine Rechnung zu stellen. Zu den Berufen und Branchen, die bei der Erbringung von Arbeiten für Kunden typischerweise abrechenbare Stunden nutzen, gehören:
Werbeagenturen
Berater
Auftragnehmer oder Zeitarbeitskräfte
Freiberufler wie Webentwickler, Autoren oder Grafikdesigner
Anwälte
Buchhalter
PR-Agenturen