KPI-Berichtsvorlagen für IT, Marketing und Vertrieb (plus Definition) • BUOM

25. März 2022

KPIs oder Key Performance Indicators sind quantitative Kennzahlen, die zeigen, wie gut ein Unternehmen oder ein Team seine Ziele erreicht. Während einige Fachleute automatisierte Dashboards zur Messung von KPIs verwenden, erstellen andere schriftliche Berichte, um KPI-Informationen mit Managern und Stakeholdern zu teilen. Indem Sie lernen, wie Sie über wichtige Leistungsindikatoren berichten, können Sie die Leistung Ihres Teams messen und seinen Fortschritt bei der Erreichung bestimmter Ziele verfolgen. In diesem Artikel erklären wir, was KPI-Berichte sind und stellen KPI-Berichtsvorlagen für verschiedene Rollen und Abteilungen bereit.

Was sind KPI-Berichte?

KPI-Berichte sind schriftliche Dokumente, die einen bestimmten wichtigen Leistungsindikator erläutern und Aktualisierungen zur Leistung eines Teams oder Unternehmens bei der Erreichung seiner Ziele bereitstellen. Oft konzentrieren sich Teams auf ein bis drei wichtige Leistungsindikatoren über einen bestimmten Zeitraum, beispielsweise einen Monat, ein Quartal oder ein Jahr. Dadurch können Teammitglieder bestimmte Aspekte ihrer Arbeit verbessern. Aus diesem Grund enthalten KPI-Berichte häufig Informationen über laufende Messungen und Ziele. Beispielsweise könnte ein KPI-Bericht zur Öffnungsrate von Marketing-E-Mails Informationen über die aktuelle Öffnungsrate von Marketing-E-Mails und die angestrebte Öffnungsrate enthalten.

Wenn Sie KPI-Überwachungssoftware verwenden, können Sie Berichte von einem Dashboard oder einem anderen Tool herunterladen. Sie können den Bericht auch mit einem Textverarbeitungsprogramm erstellen. In der Regel werden in diesen Berichten wichtige Informationen in Aufzählungspunkten oder kurzen Absätzen aufgeführt. Sie können auch visuelle Hilfsmittel wie Balkendiagramme, Kreisdiagramme und Workflow-Diagramme enthalten. Sie können KPI-Berichte mit Managementteams, Direktoren oder anderen Stakeholdern teilen. KPI-Berichte können Teams auch dabei helfen, ihre Ziele für einen bestimmten Zeitraum zu verstehen.

Allgemeine KPI-Berichtsvorlage

Sie können den gesamten KPI-Bericht anpassen, um ihn an verschiedene KPIs in verschiedenen Abteilungen anzupassen. Diese KPI-Berichtsvorlage kann die folgenden Informationen enthalten:

• KPI-Eigentümer: Der KPI-Eigentümer ist die Person, die für die Überwachung des KPI verantwortlich ist. Dies kann ein bestimmter Mitarbeiter oder der Leiter einer Gruppe sein, beispielsweise einer Vertriebs- oder Marketingabteilung.

• KPI-Beschreibung: In diesem Abschnitt können Sie einen KPI definieren und erklären, wie dieser die Leistung des Unternehmens widerspiegelt. Beispielsweise könnten Sie in einem KPI-Bericht zur Social-Media-Folge die verschiedenen sozialen Netzwerke des Unternehmens auflisten und erläutern, wie die Vergrößerung eines Social-Media-Publikums den Umsatz steigern kann.

• Erläuterung der Formel oder Metrik: In diesem Abschnitt können Sie die erwarteten Ergebnisse und Zielzahlen für Verbesserungen auflisten. Wenn es im Bericht beispielsweise um einen wichtigen Leistungsindikator für neue Leads geht, können Sie auflisten, wie viele Leads das Vertriebsteam normalerweise in einem bestimmten Monat hat, und die Maßnahmen beschreiben, die das Team ergreift, um das neue Lead-Anzahlziel zu erreichen.

• Bisheriger Fortschritt: Als Nächstes können Sie die aktuelle Leistung des Teams bei der Aufrechterhaltung oder Verbesserung der Metrik beschreiben. Im Webinar-Conversion-Rate-KPI-Bericht können Sie Conversion-Raten für verschiedene Ereignisse über mehrere Monate hinweg anzeigen.

• RAG-Status: Der RAG-Status, der für Rot, Gelb, Grün steht, gibt an, wie wahrscheinlich es ist, dass ein Team ein KPI-Ziel erreicht. In diesem Sinne weist „Rot“ auf die Notwendigkeit einer Intervention hin, „Gelb“ weist auf die Notwendigkeit einer genauen Überwachung hin und „Grün“ zeigt an, dass die Teammitglieder auf dem richtigen Weg sind, das Ziel zu erreichen.

• Datendiagramme mit Zusammenfassungen. Abhängig vom KPI verfügen Sie möglicherweise über visuelle Hinweise, die den Stakeholdern helfen, die Daten im Bericht zu verstehen. Beispielsweise könnte ein KPI-Bericht, der sich auf Gemeinkosten konzentriert, Kreisdiagramme enthalten, die zeigen, wie viel Prozent der Gemeinkosten eines Unternehmens für bestimmte Ausgaben wie Miete und Ausrüstung anfallen.

Benutzerdefinierte KPI-Berichtsvorlagen

Während Sie eine allgemeine KPI-Berichtsvorlage für eine Vielzahl von Metriken und Rollen verwenden können, können Sie auch eine speziellere Version der Vorlage für KPIs in bestimmten Abteilungen verwenden. Diese Vorlagen enthalten dieselben grundlegenden Informationen, konzentrieren sich jedoch auf Aspekte des KPI-Managementprozesses, die sich auf bestimmte Bereiche des Unternehmens beziehen, beispielsweise Vertrieb, Marketing oder IT. Hier sind einige spezielle KPI-Berichtsvorlagen:

Vorlage für einen IT-KPI-Bericht

Die Verfolgung von IT-KPIs kann Mitgliedern des IT-Teams eines Unternehmens dabei helfen, Kunden effektiver zu bedienen, Anwendungen und Systeme effizienter zu erstellen oder andere Leistungsziele zu erreichen. Die Berichterstattung über diese KPIs konzentriert sich häufig auf die Zeit- und Budgetzuweisung, insbesondere wenn sich der KPI auf den IT-Services- oder Systemwartungssektor konzentriert. Hier ist eine Vorlage für einen IT-KPI-Bericht:

• Inhaber des Key Performance Indicators. Der Eigentümer eines IT-KPI kann ein Helpdesk-Manager, ein Cybersicherheitsspezialist, ein Systemanalyst oder ein anderer IT-Experte sein. Typischerweise verfügt der KPI-Inhaber über bestimmte IT-Kenntnisse, die ihm dabei helfen können, Prozesse zur Erreichung der Ziele zu verbessern.

• Beschreibung des IT-Key-Performance-Indikators. Je nach Zielgruppe kann eine IT-KPI-Beschreibung Schlüsselbegriffe definieren oder komplexe Konzepte erklären. Wenn die Zielgruppe eines KPI-Berichts beispielsweise aus einer gemischten Gruppe von Führungskräften besteht, könnte darin erläutert werden, was ein bestimmter Server tut oder welche Hauptaufgaben ein IT-Supportspezialist hat.

• Details zu allen neuen Prozessen oder Arbeitsabläufen. Wenn ein KPI-Verantwortlicher ein neues Programm implementiert oder die Arbeitsweise seines Teams ändert, kann er den Prozess im KPI-Bericht erläutern, um den Daten einen Kontext zu geben. Wenn beispielsweise ein IT-Supportmanager ein neues Workflow-Diagramm verwendet, um seinem Team dabei zu helfen, Tickets schneller zu bearbeiten, kann er es hier zusammenfassen.

• RAG-Daten und -Status, falls zutreffend: Abhängig vom KPI kann der Bericht eine Aktualisierung des RAG-Status enthalten, um den Fortschritt der Mitarbeiter des Stakeholders in Richtung ihres Ziels anzuzeigen. Es kann auch visuelle Hilfsmittel enthalten, die zeigen, wie sich KPIs im Laufe der Zeit verändert haben.

• Schlussfolgerungen. Ein IT-KPI-Bericht kann einen Abschnitt enthalten, in dem der KPI-Inhaber über den bisherigen Fortschritt seines Teams nachdenkt und Änderungen am Arbeitsablauf oder an den Zielen vorschlägt. Ein IT-KPI-Bericht zur Verkürzung der Ticketbearbeitungszeit könnte beispielsweise eine Erweiterung des Helpdesk-Teams oder die Einführung rotierender Schichten vorschlagen, um einen erweiterten Service bereitzustellen.

Vorlage für einen Marketing-KPI-Bericht

Marketing-KPI-Berichte können sich auf eine Reihe von Kennzahlen konzentrieren, darunter E-Mail-Öffnungsraten, neue Leads und Social-Media-Engagement. Hier ist eine Vorlage, die Sie für Ihren Marketing-KPI-Bericht verwenden können:

• KPI-Inhaber: Bei größeren Marketing-KPIs, wie z. B. der Anzahl der Leads oder der gesamten Event-Conversion, kann der KPI-Inhaber ein Manager oder Direktor sein. Bei kleineren KPIs, etwa der Teilnahme an einer bestimmten Veranstaltungsart oder der Öffnungsrate einer E-Mail-Kampagne, kann der KPI-Inhaber ein Marketingspezialist oder -koordinator sein.

• Erklären Sie den Marketing-KPI: In diesem Abschnitt können Sie den Marketing-KPI erläutern und ihn mit der allgemeinen Gesundheit des Unternehmens in Beziehung setzen. Beispielsweise kann die Erhöhung der Teilnahme an einem Webinar die Anzahl der Leads erhöhen oder die Konversionsraten erhöhen.

• Fortschrittsbericht: Marketing-KPIs konzentrieren sich häufig auf die Leistung einer bestimmten Art von Material. Daher kann dieser Abschnitt Diagramme enthalten, die die Öffnungsraten für bestimmte Arten von Marketing-E-Mails oder den Prozentsatz von Likes und Shares in Social-Media-Beiträgen zeigen. Dazu können auch Informationen von Analyseprogrammen gehören, die den Website-Verkehr oder E-Mail-Klickraten messen.

• Bewertung und Vorschläge: Wenn der KPI-Bericht zeigt, dass das Team das Ziel erreicht, kann der Bericht mit einem Vorschlag für einen anderen KPI enden, auf den man sich im nächsten Zyklus konzentrieren sollte. Dieser Abschnitt kann auch Verbesserungsvorschläge enthalten, wenn das Team diesen KPI nicht erfüllt.

Vorlage für einen Vertriebs-KPI-Bericht

Vertriebs-KPI-Berichte können sich auf Konversionsraten, monatliche Verkäufe oder andere Verkaufskennzahlen konzentrieren und enthalten häufig quantitative Daten oder visuelle Hilfsmittel. Hier ist eine Vorlage, mit der Sie Ihre Vertriebs-KPIs melden können:

• KPI-Inhaber: Bei Vertriebs-KPIs kann der KPI-Inhaber je nach Metrik der Vertriebsleiter oder Teamleiter sein. Ein Vertriebsleiter kann größere Vertriebs-KPIs verwalten, beispielsweise den monatlichen Gesamtumsatz oder die Länge des Verkaufszyklus, während ein Teamleiter spezifische KPIs für einzelne Vertriebsmitarbeiter verwalten kann, beispielsweise protokollierte Aktivitäten oder Suchmetriken.

• Zusammenfassung der Vertriebs-KPIs: Geben Sie in diesem Abschnitt Informationen zu Ihren aktuellen Kennzahlen und etwaigen Wachstumszielen an. Beispielsweise könnte ein KPI-Bericht zu Conversion-Raten durchschnittliche monatliche oder jährliche Raten aus vergangenen Verkaufszyklen anzeigen und ein neues Ziel festlegen.

• Erläuterung neuer Prozesse. Um Wachstumsziele zu erreichen, können Manager neue Vertriebsprozesse einführen, beispielsweise Empfehlungsprämien anbieten oder Teilzeitkräfte einstellen, um potenzielle Interessenten gezielt anzusprechen. Sie können diese Maßnahmen in einem KPI-Bericht erläutern, um Stakeholdern zu zeigen, wie Sie die KPIs verbessern wollen.

• RAG-Status oder Fortschrittszusammenfassung. Abhängig von der Verkaufsmetrik können Sie entweder einen RAG-Status oder eine Gesamtfortschrittsübersicht bereitstellen. Dieser Abschnitt kann Grafiken oder visuelle Hilfsmittel enthalten, z. B. ein Liniendiagramm, das die monatlichen Verkäufe zeigt und sie mit der Anzahl neuer Leads vergleicht.

• Vorschläge: Da Vertriebsleiter und Teamleiter die Verkäufe möglicherweise monatlich oder vierteljährlich bewerten, kann ein KPI-Bericht eine Gelegenheit sein, Änderungen am Ziel oder der Teamstruktur vorzuschlagen. Wenn ein Vertriebsleiter beispielsweise feststellt, dass das Erreichen eines bestimmten KPI-Ziels angesichts der aktuellen Personal- oder Marktbedingungen schwierig ist, kann er vorschlagen, das Ziel zu ändern oder mehr Personen in das Projekt aufzunehmen.