Ist papierloses Bezahlen eine gute Wahl für Sie? Gründe, papierlos zu arbeiten

24. Mai 2021

Immer mehr Unternehmen entscheiden sich für papierlose Zahlungsprozesse, um die Effizienz und Zugänglichkeit für die Mitarbeiter zu verbessern. Wenn eine papierlose Zahlung, auch Direkteinzahlung genannt, die Erfahrung Ihrer Mitarbeiter verbessern würde, könnte dies eine Option sein. In diesem Artikel erläutern wir die Vorteile des papierlosen Bezahlens, um Ihnen bei der Entscheidung zu helfen, ob es das Richtige für Ihr Unternehmen ist.

Was ist papierloses Bezahlen?

Beim papierlosen Bezahlen wickeln Unternehmen sämtliche Zahlungsarten online statt auf Papier ab. Mitarbeiter können bequem online auf zahlungsrelevante Informationen zugreifen und erhalten ihre Gehaltsschecks per Direkteinzahlung. Über das Online-Portalsystem können Mitarbeiter per Computer, Tablet oder Mobilgerät folgende Informationen abrufen:

• Virtuelle Fahrpläne

• Bezahlte Quittungen

• Formulare W-2

• Urlaubsrückstellungen

• Abwesenheitszeitaufzeichnungen

• Leistungsabzüge

Vorteile des papierlosen Bezahlens

Berücksichtigen Sie diese Vorteile des papierlosen Bezahlens, um festzustellen, ob diese Methode für Ihr Unternehmen geeignet ist. Die papierlose Abrechnung ist:

• Einfacher Zugriff: Mit einem Benutzernamen und einem Passwort können sich Mitarbeiter beim Online-Portal des Unternehmens anmelden und sofort auf papierlose Gehaltsabrechnungen, Direkteinzahlungsinformationen und Gehaltsabrechnungsunterlagen zugreifen.

• Sicherheit: Da alle Zahlungsinformationen online gespeichert werden, können diese nicht verloren gehen. Wenn ein physisches Dokument mit vertraulichen Informationen verloren geht, besteht für diesen Mitarbeiter das Risiko eines Identitätsdiebstahls und Betrugs. Online dokumentierte Aufzeichnungen sind sicher. Darüber hinaus verlangt der Fair Labor Standards Act (FLSA), dass Sie Ihre Gehaltsabrechnungen mindestens drei Jahre lang aufbewahren. Die Landesregierungen können ihre eigenen Regeln haben. Erkundigen Sie sich daher bei Ihrem Bundesstaat, wie lange Aufzeichnungen aufbewahrt werden müssen.

• Praktisch: Mit einem elektronischen Zahlungssystem müssen Ihre Mitarbeiter nicht mehr mit Verzögerungen bei Papierschecks aufgrund von Feiertagen oder Postproblemen rechnen.

• Umweltfreundlich: Durch die Digitalisierung wird Papier gespart, was wiederum den Abfall reduziert. Ihre Mitarbeiter werden sich wohl fühlen, wenn sie für ein Unternehmen arbeiten, dem ihr CO2-Fußabdruck am Herzen liegt.

• Kostengünstig: Ein papierloser Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess reduziert die Kosten für Papier, Tinte, Toner und die damit verbundenen Druckkosten erheblich, da alle Informationen digital in einem Online-Portal gespeichert werden.

• Sparen Sie Platz: Physische Kopien der Zahlungsinformationen der Mitarbeiter müssen nicht in Ihren Räumlichkeiten aufbewahrt werden. Dadurch wird in Ihrem Arbeitsbereich Platz für zusätzliche Schreibtische, Schränke oder Schränke frei. Beachten Sie jedoch, dass die FLSA verlangt, dass papierlose Gehaltsabrechnungen auf Anfrage ausgedruckt werden können.

Funktionen zur papierlosen Abrechnung

Zu den wichtigen Aufgaben, die mit der papierlosen Rechnungsstellung erledigt werden können, gehören:

Zeiterfassung der Mitarbeiter

Die papierlose Abrechnung ermöglicht Ihnen Multitasking und erhöht den Komfort für Sie und Ihre Mitarbeiter. Einige davon sind:

• Ausfüllen von Online-Stundenzetteln: Es ist nicht nötig, den Beginn und das Ende Ihrer Schicht physisch an Ihrer Armbanduhr zu stempeln. Mitarbeiter können die Zeit zu Beginn und am Ende ihrer Schicht schnell in das System eingeben und so ein ordnungsgemäßes Zeitmanagement am Arbeitsplatz erleichtern. Sie müssen nicht mehr die geleisteten Arbeitsstunden, Steuerabzüge oder den Nettolohn berechnen.

• Schichtpläne erstellen und einsehen. Mitarbeiter können über ein Online-Portal von der Arbeit, von zu Hause oder von überall aus auf ihre bevorstehenden Schichtpläne zugreifen. Das Drucken und Verteilen von Schichtplänen entfällt mehr.

• Vorherige Schichthistorie anzeigen: Digitale Zahlungsportale ermöglichen es Teammitgliedern, die Schichten, in denen sie zu Beginn des Jahres gearbeitet haben, zu finden und zu überprüfen, um eine genaue Referenz zu erhalten.

Zugriff auf Lohn- und Steuerinformationen

Mit einem papierlosen Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess kann sich Ihr Unternehmen problemlos auf Ihre Steuern vorbereiten. Alle Ihre Gehaltsabrechnungsinformationen sind im System verfügbar und stehen Ihrem Buchhalter zur Verfügung. Erledigen Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung termingerecht mit dem von Ihnen benötigten Gerät.

Digitale Zahlungssoftware kann Ihre Steuern und Zahlungen automatisch erfassen. Diese sind verfügbar, wenn Sie Zugriff darauf benötigen. Dadurch ist es für Ihr Unternehmen unmöglich, Informationen über frühere Zahlungen zu verlieren.

Belegloser Scheck direkt hinterlegt

Bei der papierlosen Lohn- und Gehaltsabrechnung werden Ihre Mitarbeiter per Direktüberweisung bezahlt. Sie geben ihre Bankkontoinformationen einmalig in ein Online-Portal ein, das die Bankkontoinformationen automatisch überprüft. Nach der Überprüfung wird die Zahlung des Mitarbeiters wie geplant direkt auf sein Konto überwiesen.

So implementieren Sie papierloses Bezahlen

Wenn Sie sich für die Implementierung entscheiden, müssen Sie folgende Schritte unternehmen:

1. Überprüfen Sie die Gehaltsabrechnung und Direktzahlungen Ihres Bundesstaates.

Wenn Sie entscheiden, ob Sie papierlose Gehaltsabrechnungen oder direkte Einzahlungen verwenden möchten, prüfen Sie zunächst die Gesetze Ihres Bundesstaates. Während jeder Bundesstaat eine papierlose Option anbietet, müssen Sie Ihren Mitarbeitern in einigen Bundesstaaten die Wahl zwischen Papier- und Direkteinzahlung bieten. Recherchieren Sie online, um die Regeln für papierloses Bezahlen in Ihrem Bundesstaat zu ermitteln.

2. Informieren Sie die Mitarbeiter über den Übergang.

Informieren Sie Ihre Teammitglieder, wenn Sie im Büro auf papierloses Bezahlen umstellen. Machen Sie Empfehlungen und bereiten Sie sich auf Fragen vor. Die Mitarbeiter benötigen während dieses Prozesses Anleitung. Erkunden Sie das Online-Portalsystem und stellen Sie Mitarbeitern auf Anfrage hilfreiche Informationen zur Verfügung.

3. Bieten Sie Tutorials und Schulungen an

Schulen Sie Teammitglieder im neuen Online-System. Durchführung von Meetings und Präsentationen, um sich mit dem Portal vertraut zu machen. Bieten Sie Schritt-für-Schritt-Anleitungen und virtuelle Tutorials an, um den papierlosen Checkout-Prozess für Ihre Mitarbeiter verständlicher zu machen.

Entscheiden Sie, ob papierloses Bezahlen das Richtige für Sie ist

Denken Sie bei der Bewertung der Vorteile, die die papierlose Gehaltsabrechnung für Ihr Unternehmen mit sich bringen könnte, daran, die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter zu berücksichtigen. Wenn sie den digitalen Zahlungsvorgang als zugänglich und bequem empfinden, könnte dies eine profitable Option für Ihr Unternehmen sein. Berücksichtigen Sie außerdem die Vorteile, die es für Ihre Produktivität als Vorgesetzter mit sich bringt, einschließlich höherer Effizienz, sicherer Dokumentenspeicherung und geringerer Kosten. Wenn all diese Faktoren zum Erfolg Ihres Unternehmens beitragen, ist das papierlose Bezahlen möglicherweise die beste Wahl für Sie.