Häufig gestellte Fragen: Grundlagen des Projektmanagements
22. Februar 2021
Das Erlernen der Grundlagen des Projektmanagements kann Ihre Chancen auf einen erfolgreichen Abschluss eines Projekts erhöhen. Unabhängig von der Größe des Projekts wird ein ordnungsgemäßes Management wahrscheinlich die Erfolgschancen maximieren. Die Beherrschung der Grundlagen des Projektmanagements ist ein wichtiger Schritt, der jedoch Studium und Übung erfordert. In diesem Artikel werden wir die wichtigsten Probleme im Zusammenhang mit dem Projektmanagement diskutieren.
Was ist ein Projekt?
Ein Projekt ist eine geplante Abfolge von Aufgaben, die abgeschlossen werden müssen, um ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen. Projekte variieren in der Regel stark in Größe und Art, von einfach und unkompliziert bis hin zu vielschichtig und komplex. Sie werden in der Regel von einem Manager oder Geschäftsführer koordiniert, der als Projektmanager bezeichnet wird. Ihr Ziel ist es, alle zu erreichenden Ziele und deren Fristen zu verstehen und dann alle Aspekte der Projektabwicklung so zu verwalten, dass sie pünktlich und gemäß vorab festgelegten Standards geliefert werden.
Die meisten Projekte haben fünf verschiedene Phasen:
Initiierung: Alle wichtigen Elemente wie Projektziele, Umfang, Einschränkungen, Stakeholder und Risiken werden beschrieben.
Planung: Bestimmt jeden mit dem Projekt verbundenen Schritt sowie die Abfolge der Schritte, die das Projekt vom Beginn bis zum Abschluss vorantreiben.
Ausführung: Plan abgeschlossen.
Überwachung: Stellen Sie sicher, dass der Plan wie erwartet umgesetzt wird, und beheben Sie auftretende Probleme.
Abschluss: Beenden Sie das Projekt, nachdem es die beabsichtigten Ergebnisse erreicht hat.
Was ist Projektmanagement?
Unter Projektmanagement versteht man die Praxis, alle Prozesse, Fähigkeiten, Werkzeuge, Techniken und Ergebnisse auf alle mit einem Projekt verbundenen Aktivitäten anzuwenden, mit dem ultimativen Ziel, die Ziele und Richtlinien des Projekts zu erreichen. Dabei geht es darum, ein Projekt in allen fünf Phasen zu koordinieren, von der Simulation bis zur Fertigstellung, und sicherzustellen, dass alles gemäß zuvor festgelegten Standards und Fristen abgeschlossen wird.
Was macht ein Projektmanager?
Projektmanager haben die Aufgabe, bestimmte Projekte vom Anfang bis zum Abschluss zu planen, zu organisieren und zu verwalten. Sie müssen jeden mit dem Projekt verbundenen Prozess ständig überwachen, um sicherzustellen, dass alles termingerecht, innerhalb des vereinbarten Umfangs und Budgets abgeschlossen wird.
Zu den Hauptaufgaben eines Projektmanagers gehören:
Erstellen eines realistischen Plans, der alle Aspekte des Projekts umfasst
Zusammenstellung eines Teams aus Fachleuten, die auf die Durchführung verschiedener projektkritischer Aktivitäten spezialisiert sind
Weisen Sie den Mitarbeitern bestimmte Aufgaben zu, geben Sie ihnen klare Anweisungen, wie diese erledigt werden sollen, und legen Sie für jede Aufgabe eine Frist fest
Verwalten Sie die Erledigung von Aufgaben, stellen Sie sicher, dass jeder das tut, was er tun soll, und lösen Sie alle Probleme, die dabei auftreten können.
Stellen Sie sicher, dass alle mit dem Projekt verbundenen Aktivitäten innerhalb des ursprünglich vereinbarten Budgets abgeschlossen werden.
Stellen Sie sicher, dass für jede Phase des Projekts realistische Fristen sowie eine Gesamtfrist für das gesamte Projekt festgelegt werden.
Aufrechterhaltung einer guten Kommunikation mit den Projektbeteiligten
Dokumentation jedes Teils des Projektabschlussprozesses
Die Ergebnisse des Projekts den Begünstigten mitteilen und sie darüber informieren, wie sie sie in Zukunft unterstützen sollen.
Warum ist Projektmanagement wichtig?
Zu den Vorteilen eines effektiven Projektmanagements gehören:
Jeder Projektplanungs- und Ausführungsprozess wird angemessen analysiert und festgelegt
Dadurch wird sichergestellt, dass alle Projektbeteiligten die Fristen, das Budget und den Umfang einhalten
Löst schnell und effektiv alle Probleme, die während des Projekts auftreten können
Dadurch wird das Projekt effizienter
Dies ermöglicht allen Beteiligten eine effektive Zusammenarbeit
Es identifiziert und reduziert mögliche Risiken
Welche Tools nutzen Sie im Projektmanagement?
Welche Tools Projektmanager verwenden, hängt weitgehend von der Art und Größe ihres Projekts ab. Darüber hinaus verwenden sie unterschiedliche Tools für unterschiedliche Aufgaben im Zusammenhang mit der Fertigstellung eines Projekts, wie zum Beispiel:
Kollaborationstools wie E-Mail- und Projektmanagementsoftware, mit denen Projektteilnehmer Aufgaben empfangen und zuweisen, Kommentare anzeigen, Zeitpläne organisieren und zukünftige Aktivitäten genehmigen können.
Planungs- und Terminplanungstools, die dem Projektmanager helfen, Arbeit zu delegieren und den Überblick über alle ausstehenden Aufgaben und deren Fristen zu behalten.
Bewertungstools zur kontinuierlichen Überwachung der Leistung aller Teilnehmer anhand der erforderlichen Standards
Tools zur Dokumentenspeicherung für schnellen Zugriff auf alle mit einem Projekt verknüpften Dateien
Was sind die Hauptprobleme des Projektmanagements?
Obwohl die spezifischen Herausforderungen, denen sich jedes Projekt gegenübersieht, normalerweise mit seinen Merkmalen zusammenhängen, gelten für die meisten Projekte bestimmte allgemeine Einschränkungen. Drei Hauptaufgaben jedes Projekts:
Kosten: Das Projekt muss in das zugewiesene Budget passen.
Zeit: Dies muss vor dem Fälligkeitsdatum abgeschlossen sein.
Umfang: Das Projekt muss bestimmte Merkmale und Funktionen gemäß den ursprünglichen Wünschen der Beteiligten aufweisen.
Diese drei Haupteinschränkungen hängen normalerweise miteinander zusammen, was bedeutet, dass die Änderung einer davon wahrscheinlich Auswirkungen auf die beiden anderen hat. Wenn beispielsweise das Budget eines Projekts gekürzt wird, bedeutet dies in der Regel, dass es später als versprochen geliefert wird und sein Umfang reduziert wird. Ebenso erfordert die Reduzierung der für ein Projekt vorgesehenen Zeit zusätzliche Kosten, um es rechtzeitig fertigzustellen und seinen Umfang zu ändern.
Was sind die gängigsten Projektmanagementmethoden?
Obwohl es viele verschiedene Möglichkeiten gibt, ein Projekt zu verwalten, sind die beiden beliebtesten:
Wasserfallmethode: Diese Methode beinhaltet einen stark strukturierten Ansatz und die Schaffung eines linearen Pfads zum Abschluss des Projekts.
Agile Methode: Diese Methode hat ihren Ursprung in der Softwareentwicklung und beinhaltet die Aufteilung eines Projekts in kleinere Zyklen, sogenannte Sprints, die kleinen Teams zugewiesen werden. Dieser Ansatz bietet mehr Flexibilität und eignet sich am besten für Projekte, bei denen erwartet wird, dass Kundenfeedback im Verlauf des Projekts zu Änderungen führt.
Welche unterschiedlichen Fachgebiete gibt es im Projektmanagement?
Zu einem effektiven Projektmanagement gehört in der Regel die Beherrschung dieser zehn Wissensbereiche:
Integrationsmanagement: Hierbei handelt es sich um die Praxis, die verschiedenen Aufgaben und Prozesse bei der Durchführung eines Projekts zusammenzuführen und zu integrieren, um ein konsistentes Ergebnis zu erzielen.
Content-Management. Beim Scope-Management geht es darum, den Umfang eines Projekts klar zu definieren und sicherzustellen, dass sich alle Beteiligten darüber im Klaren sind und wissen, was sie tun müssen, um es abzuschließen.
Zeitmanagement: Die meisten Projekte haben eine Reihe spezifischer Fristen für verschiedene Phasen sowie eine Hauptfrist für die vollständige Fertigstellung. Der Projektmanager muss alles verwalten, was mit der Einhaltung dieser Fristen zusammenhängt. Dazu gehört auch, alle Beteiligten darüber zu informieren und sicherzustellen, dass auftretende Probleme den Projektzeitplan nicht beeinträchtigen.
Kostenmanagement: Jedes Projekt hat ein Budget, das richtig zugewiesen und eingehalten werden muss. Die mit einem Projekt verbundenen Kosten müssen kontinuierlich bewertet, etwaige Änderungen überwacht und sichergestellt werden, dass das Projekt innerhalb des Budgets bleibt.
Qualitätsmanagement: Unter Qualitätsmanagement versteht man die Erfüllung der Erwartungen der Stakeholder an die Qualität und gleichzeitig die Einhaltung des vereinbarten Umfangs, Budgets und Zeitrahmens für das Projekt.
Personalmanagement: Bei den meisten Projekten handelt es sich um Gruppen von Personen, und alle Teilnehmer müssen ständig überprüft und überwacht werden, um sicherzustellen, dass sie gut in die Teams integriert, gut motiviert und in der Lage sind, die ihnen zugewiesenen Aufgaben zu erfüllen.
Kommunikationsmanagement: Projektbeteiligte müssen vor und während des Projekts immer über die neuesten Updates und Entwicklungen informiert sein.
Risikomanagement: Es müssen große Risiken identifiziert und Pläne zu deren Minderung entwickelt werden, um sicherzustellen, dass das Projekt bei Eintritt dieser Risiken wahrscheinlich keine wesentlichen Auswirkungen haben wird.
Beschaffungsmanagement: Wenn das Projekt die Einstellung externer Auftragnehmer oder Lieferanten beinhaltet, müssen diese vollständig integriert und mit dem Rest des Teams koordiniert werden.
Stakeholder-Management: Schließlich ist es notwendig, alle am Projekt beteiligten Personen vor, während und nach Abschluss des Projekts zu identifizieren und zu verwalten.