Erfahren Sie, wie Sie Veranstaltungsplaner werden • BUOM

10. Dezember 2019

Was macht ein Veranstalter?

Ein Veranstaltungsplaner, auch Veranstaltungskoordinator oder Veranstaltungsspezialist genannt, ist ein Fachmann, der für die Organisation und Koordinierung von Tagungen und besonderen Veranstaltungen wie Zeremonien, Partys, Hochzeiten, Firmentreffen und Spendenaktionen verantwortlich ist. Sie verwalten das Budget, wählen Termine aus, finden Veranstaltungsorte und organisieren Unterkunft und Transport für Veranstaltungsgäste. Die konkreten Aufgaben eines Veranstaltungsplaners hängen von mehreren Faktoren ab, beispielsweise von der Größe und Art der Veranstaltung sowie der Ausbildung und Erfahrung des Veranstalters. Zu den weiteren Aufgaben eines Veranstaltungsplaners gehören:

• Treffen mit Kunden, um den Zweck der Veranstaltung zu verstehen

• Planung des Veranstaltungsumfangs, einschließlich Kosten, Zeit, Ort und Programm

• Überprüfung der Standorte, um sicherzustellen, dass sie den Kundenanforderungen entsprechen

• Kommunikation mit dem Personal vor Ort zur Abstimmung von Details

• Veranstaltungsüberwachung, um sicherzustellen, dass Kunden und Veranstaltungsgäste zufrieden sind

• Prüfung von Veranstaltungsrechnungen und Freigabe der Zahlung

Durchschnittsgehalt

Das Gehalt eines Veranstaltungsplaners hängt von Faktoren wie der Größe und Art seiner Organisation, seinem Standort und seinem Erfahrungsniveau ab.

• Übliches Gehalt in den USA: 15,60 $ pro Stunde

• Einige Gehälter liegen zwischen 7,25 und 42,60 US-Dollar pro Stunde.

Anforderungen an einen Veranstalter

Der Karriereweg für Veranstaltungsplaner umfasst eine Kombination aus Folgendem:

Ausbildung

Um Veranstaltungsplaner zu werden, benötigen Sie in der Regel einen Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft, Kommunikation, Öffentlichkeitsarbeit, Marketing oder Hotelmanagement. Für Einstiegsstellen können sich Personen ohne Hochschulabschluss bewerben, sie müssen jedoch über mindestens ein bis zwei Jahre Berufserfahrung in diesem Bereich verfügen.

Die Weiterbildung

Viele Unternehmen bevorzugen Kandidaten mit einer abgeschlossenen Berufsausbildung. Ein Veranstaltungsplaner wird oft in einer früheren Position ausgebildet. Die Schulung kann die Begleitung eines leitenden Veranstaltungsplaners und die Wahrnehmung seiner Aufgaben unter Aufsicht umfassen, bis er sich bei der selbstständigen Erledigung von Aufgaben wohl fühlt.

Viele Hochschulen und Universitäten bieten auch Ausbildungsprogramme zur Veranstaltungsplanung an. Diese Schulungsprogramme können zwischen zwei und vier Studienjahren dauern und umfassen in der Regel sowohl Vorlesungen als auch praktische Arbeit bei der Veranstaltungsplanung.

Zertifikate

Viele Veranstaltungsplaner sind auf bestimmte Arten von Veranstaltungen spezialisiert, beispielsweise Kongresse, Hochzeiten oder Partys. Unabhängig von ihrem Fachgebiet können sich Veranstaltungsplaner durch die Erlangung einer professionellen Zertifizierung auszeichnen. Hier sind einige der häufigsten Zertifizierungen für diesen Beruf:

Certified Special Events Professional (CSEP)

Der von der International Live Events Association (ILEA) verliehene CSEP-Award würdigt Veranstaltungsprofis, die erfolgreich die Fähigkeiten, Kenntnisse und Fertigkeiten unter Beweis gestellt haben, die zur Durchführung aller Elemente einer besonderen Veranstaltung erforderlich sind. Um diese Zertifizierung zu erhalten, müssen die Kandidaten über mindestens drei Jahre Erfahrung in der Veranstaltungsplanung verfügen und die CSEP-Prüfung bestehen.

Certified Meeting Professional (CMP)

Mit dieser vom Events Industry Council (EIC) verliehenen Auszeichnung werden Veranstaltungsplaner ausgezeichnet, die sich auf die Organisation von Tagungen und Konferenzen spezialisiert haben. CMP-Kandidaten müssen eine schriftliche Besprechungsmanagementprüfung bestehen.

Zertifizierter Catering- und Event-Experte (CPCE)

Die von der National Association of Catering and Events (NACE) gesponserte CPCE-Zertifizierung ist ein landesweit anerkanntes Programm, das Veranstaltungsplanern die Möglichkeit geben soll, sich als Experten in der Hotel-, Catering- und Veranstaltungsbranche zu etablieren. Um das CPCE-Zertifikat zu erhalten, müssen Kandidaten ein Schulungsprogramm absolvieren und eine Prüfung bestehen.

Certified Government Meetings Professional (CGMP)

Die CGMP-Zertifizierung wurde von der USDA Graduate School und der Society of Government Meeting Professionals (SGMP) entwickelt und richtet sich an Lieferanten und Designer, deren Arbeit von der Bundesregierung reguliert wird. Dies gilt als der höchste Rang, der für Fachleute für Regierungssitzungen verfügbar ist.

Zertifizierter Konferenz- und Event-Experte (CCEP)

Die von der American Society of Association Executives (ASAE) angebotene CCEP-Bezeichnung steht Fachleuten zur Verfügung, die die erforderlichen Fähigkeiten erwerben möchten, um ihre Organisation effektiver zu verwalten. Um diese Zertifizierung zu erhalten, müssen die Kandidaten über mindestens zwei Jahre Berufserfahrung in Vollzeit verfügen, einen Bachelor- oder Master-Abschluss in einem Bereich mit Bezug zu Hochschulaktivitäten oder Konferenzen haben, eine Bewerbung und einen Lebenslauf einreichen und das CCEP-Programm abschließen.

Fähigkeiten

Hier sind einige nützliche Fähigkeiten, die ein Veranstaltungsplaner für den Erfolg in seiner Karriere benötigt:

Aufmerksamkeit fürs Detail

Ein Veranstaltungsplaner muss in der Lage sein, kleinste Details zu erkennen und zu korrigieren, einschließlich der korrekten Schreibweise von Namen und Ernährungspräferenzen der Gäste.

Organisation

Veranstalter müssen gut organisiert sein. Sie müssen in der Lage sein, den Überblick über mehrere Aufgaben, Lieferanten und To-Do-Listen zu behalten und gleichzeitig die Zufriedenheit ihrer Kunden sicherzustellen.

Netz

Da die Veranstaltungsbranche größtenteils von Menschen gesteuert wird und auf Beziehungen basiert, benötigen Veranstaltungsplaner ein großes Netzwerk verschiedener Veranstaltungsprofis wie Fotografen, Caterer und Bands. Veranstalter nutzen dieses Netzwerk regelmäßig, um ihre Veranstaltungen für ihre Kunden unvergesslicher zu machen.

Kommunikation

Veranstaltungsplaner benötigen ausgeprägte Hör- und Sprechfähigkeiten. Sie sollten in der Lage sein, die Wünsche ihrer Kunden zu verstehen und ihre Ideen und Empfehlungen mitzuteilen.

Kreativität

Kreativität ist bei der Planung einer Veranstaltung unerlässlich, da die Aufgabe Aufgaben wie die Entwicklung eines einzigartigen Hochzeitsthemas und die Schaffung einer erschwinglichen Dekorationslösung umfasst, die in ein knappes Budget passt.

Zwischenmenschlich

Veranstaltungsplaner sollten in der Lage sein, Beziehungen zu Anbietern aufzubauen und zu pflegen, um die Abläufe bei der Planung künftiger Veranstaltungen reibungsloser zu gestalten.

Probleme lösen

Veranstaltungen folgen oft einem strengen Zeitplan, doch unvorhergesehene Situationen lassen sich nicht vermeiden. Veranstaltungsplaner müssen einfallsreich und flexibel sein, um schnelle Entscheidungen treffen zu können.

Arbeitsumgebung für Veranstaltungsplaner

Um Verwaltungsaufgaben wie Hotelreservierungen, Reservierungen von Veranstaltungsorten und die Planung von Kundenbesprechungen zu erledigen, arbeiten Veranstaltungsplaner in der Regel außerhalb des Büros. Beispielsweise können Veranstaltungsplaner, die in großen Hotels oder Kongresszentren arbeiten, mit mehreren anderen Veranstaltungsplanern in einem großen Arbeitsbereich zusammenarbeiten, Veranstaltungsgäste einchecken und Telefonanrufe entgegennehmen. Wenn der Veranstaltungstermin näher rückt, können Veranstaltungsplaner lange arbeiten, auch abends und am Wochenende. Abhängig von der Anzahl der Veranstaltungen, für die ihr Arbeitgeber verantwortlich ist, müssen Veranstaltungsplaner manchmal schnell arbeiten.

Veranstaltungsplaner, die große Veranstaltungen wie Filmvorführungen, Jahreskonferenzen, nationale Kongresse oder regionale Karrieremessen organisieren, reisen möglicherweise zum Standort des Kunden, um die Anforderungen zu besprechen. Veranstaltungsplaner können beispielsweise einen Kunden in der Zentrale des Kunden besuchen, um eine Gästeliste, Veranstaltungsdaten und -zeiten sowie die Namen und Kontaktinformationen der Hauptredner zu erhalten.

So werden Sie Eventveranstalter

Hier sind die häufigsten Schritte, die Sie befolgen sollten, um ein erfolgreicher Veranstaltungsplaner zu werden:

1. Holen Sie sich einen Bachelor-Abschluss

Auch wenn ein Bachelor-Abschluss nicht immer erforderlich ist, kann er einem angehenden Veranstaltungsplaner dabei helfen, eine höhere Position zu ergattern und höhere Gehälter auszuhandeln. Relevante Hauptfächer sind Marketing und Hotelmanagement.

2. Sammeln Sie Berufserfahrung

Potenzielle Veranstaltungsplaner können in die Veranstaltungsbranche einsteigen, indem sie in einer Einstiegsposition in einem verwandten Bereich beginnen. Sie können auch nach Teilzeitstellen bei einem professionellen Veranstaltungsplaner suchen, um zu sehen, wie es ist, bei Veranstaltungen hinter den Kulissen zu arbeiten.

3. Wählen Sie eine Spezialisierung

Eventplaner können sich auf eine bestimmte Art von Veranstaltung spezialisieren, insbesondere wenn sie ein eigenes Unternehmen gründen möchten. Sie können eine Spezialität wählen, z. B. Geburtstage, Hochzeiten, Konferenzen, Geschäftstreffen, Veranstaltungen in Einkaufszentren, Benefizveranstaltungen und Firmenveranstaltungen.

4. Lassen Sie sich zertifizieren

Zertifizierungen für Veranstaltungsplanung können Veranstaltungsplanern dabei helfen, potenzielle Arbeitgeber zu beeindrucken. Der Inhalt der Zertifizierungsprüfungen kann je nach Bereich der Veranstaltungsplanung variieren. Für jede Zertifizierung gelten unterschiedliche Anforderungen. In den meisten Fällen müssen Veranstaltungsplaner jedoch ein Schulungsprogramm absolvieren, eine bestimmte Anzahl Jahre Erfahrung sammeln und Zertifizierungsprüfungen bestehen.

5. Treten Sie einer Berufsorganisation bei

Der Beitritt zu einer professionellen Organisation hilft neuen Veranstaltungsplanern, wichtige Kontakte zu knüpfen und ihre beruflichen Möglichkeiten zu erweitern. Es kann Sie auch zu anderen hilfreichen Ressourcen führen, einschließlich Weiterbildungsmöglichkeiten.

6. Streben Sie nach Karrierewachstum

Wenn Veranstaltungsplaner Erfahrung sammeln, können sie ihre Karriere zum Meeting-Manager, Programmkoordinator oder Meeting-Direktor vorantreiben. Sie können sich auch dafür entscheiden, von einer kleinen Organisation zu einem größeren Unternehmen mit besseren Karrierechancen zu wechseln oder sogar ein eigenes Eventplanungsunternehmen zu gründen.

Beispiel für eine Stellenbeschreibung eines Veranstaltungsplaners

Wir sind derzeit auf der Suche nach einem talentierten und motivierten Veranstaltungsplaner für die Leitung unserer kleinen Veranstaltungen. Der Veranstalter ist für alle Teile der Veranstaltungsvorbereitung verantwortlich, wie z. B. die Genehmigung der Menüs, die Auswahl der Sitzplätze, die Erstellung von Sitzplänen und die Erfolgsbewertung nach der Veranstaltung. Der ideale Kandidat ist gut organisiert und verfügt über praktische Kenntnisse im Lieferantenmanagement. Liebe zum Detail und ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten sind für diese Position unerlässlich, da der Erfolg unseres Unternehmens von der Erfüllung der individuellen Anforderungen unserer Kunden abhängt.

Verwandte Karrieren

Hier ist eine Liste von Jobs, die viele der gleichen Verantwortlichkeiten und Fähigkeiten wie ein Veranstaltungsplaner beinhalten.