Erfahren Sie, wie Sie ein • BUOM-Programmassistent werden
10. Dezember 2019
Was macht ein Programmassistent?
Programmassistenten leisten administrative und logistische Unterstützung für Programmmanager und andere Teammitglieder. Zu den Aufgaben gehören die Beantwortung von Telefonanrufen und E-Mails, die Bearbeitung von Finanzdokumenten, die Führung von Aufzeichnungen, die Durchführung von Flug- und Unterkunftsreservierungen sowie die Koordinierung von Teamaktivitäten wie Besprechungen und Seminare. Zusätzlich zu diesen administrativen Aufgaben können Programmassistenten auch Programmrecherchen durchführen und Kundenanliegen den entsprechenden Teammitgliedern mitteilen. Programmassistenten können auch helfen bei:
Erstellung von Schulungsunterlagen und Unterstützung bei der Entwicklung von Programmmaterialien
Planen Sie Besprechungen, erstellen und verteilen Sie Protokolle
Programmkalender verwalten
Vertrags- und Budgetentwürfe unter Managementkontrolle
Interaktion mit Projektberatern und Außendienstmitarbeitern
Aktualisieren Sie Programmpläne, um sicherzustellen, dass die Teammitglieder den Programmstatus genau kennen.
Pflege der Programm-Website und der Social-Media-Konten
Hilfe bei der Rekrutierung neuer Teammitglieder
Bereitstellung von Hintergrundmaterialien und anderen Unterlagen für externe Meetings
Durchschnittsgehalt
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Übliches Gehalt in den USA: 14,19 $ pro Stunde
Einige Gehälter liegen zwischen 20.000 und 51.000 US-Dollar pro Jahr.
Anforderungen an einen Programmassistenten
Um Programmassistent zu werden, ist eine Kombination aus Ausbildung, Schulung und Fähigkeiten erforderlich. Hier sind einige Möglichkeiten, wie diese Fachkräfte ihre Karriere verbessern können:
Ausbildung
Programmassistenten benötigen in der Regel einen High-School-Abschluss oder einen GED. Einige Arbeitgeber bevorzugen jedoch möglicherweise Kandidaten mit einem Associate-Abschluss oder einem gleichwertigen Niveau an Büroerfahrung. Große Unternehmen bevorzugen möglicherweise auch Kandidaten, die einen Abschluss in Betriebswirtschaft oder einem mit ihrer Branche verwandten Bereich haben. Kandidaten möchten möglicherweise auch Büro- oder Textverarbeitungssoftware erlernen.
Die Weiterbildung
In der Regel erhalten Programmmanager eine berufsbegleitende Schulung, um sich mit dem Unternehmen vertraut zu machen. Kandidaten können ihr Wissen auch selbstständig erweitern, indem sie sich für Online-Kurse anmelden. Die American Society of Administrative Professionals (ASAP) bietet auch On-Demand-Webinare an.
Zertifikate
Programmassistenten, die ihr Wissen erweitern und ihre Karriere vorantreiben möchten, können dies durch den Erwerb einer Berufszertifizierung tun. Hier sind zwei angesehene Zertifizierungen für diese Fachleute:
Zertifikat zum Certified Administrative Professional (CAP).
Diese von der International Association of Administrative Professionals (IAAP) angebotene Zertifizierung ist eine von der NCCA akkreditierte Qualifikation für Verwaltungsfachkräfte. Um sich für diese Zertifizierung zu qualifizieren, benötigen Sie eine Kombination aus Ausbildung und Erfahrung. Beispielsweise benötigen Personen ohne Abschluss vier Jahre Berufserfahrung, während Personen mit einem Associate-Abschluss drei Jahre benötigen. Die Prüfung deckt ein breites Themenspektrum ab, darunter Organisationskommunikation, Geschäftsschreiben und Dokumentenerstellung, Bürounterlagen sowie Management- und Betriebsfunktionen.
Professional Administrative Certification of Excellence (PACE)
Die American Society of Administrative Professionals (ASAP) bietet diese Online-Qualifizierung für Verwaltungsfachkräfte an. Wenn Sie sich für diese Zertifizierung anmelden, erhalten Sie einen Lehrplan, einen Studienführer und Schulungsvideos. Der Kurs deckt fünf Schlüsselkompetenzen ab: zwischenmenschliche Kommunikation, Projekt- und Aufgabenmanagement, digitale Technologien, Managementfähigkeiten und Karriereentwicklung. Bewerber müssen ASAP-Mitglied sein, bevor sie sich für diesen Kurs anmelden können.
Fähigkeiten
Ein Programmassistent fungiert oft als Vermittler zwischen verschiedenen Aspekten eines Programms, wie Managern, Teammitgliedern und Kunden, und benötigt daher ausgezeichnete zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten. Zu den Kommunikationsfähigkeiten muss aktives Zuhören gehören, da die Programmteilnehmer häufig mit Anfragen, Ideen, Aufträgen und Problemen an sie herantreten. Zu den weiteren Fähigkeiten, die ein Software-Assistent benötigt, gehören:
Organisationstalent
Programmassistenten kümmern sich um wichtige Planungen, die für den Erfolg des Projekts von entscheidender Bedeutung sind. Viele dieser Aufgaben erfordern sorgfältige Planung und Multitasking, daher muss der Software-Assistent Aufgaben effektiv planen, organisieren und planen.
Kenntnisse im Umgang mit Office-Programmen
Die meisten Aufgaben eines Programmassistenten umfassen die Verwendung von Tabellenkalkulationen sowie das Lesen, Tippen und Korrekturlesen von Dokumenten. Sie können bei der Erstellung von Schulungsmaterialien und Seminaren auch Diashow-Präsentationen verwenden. Kenntnisse in gängigen Office-Programmen helfen Ihnen dabei.
Allgemeine Computerkenntnisse
Programmassistenten müssen über Computerkenntnisse verfügen, da sie möglicherweise mit proprietärer Software arbeiten müssen. Möglicherweise müssen sie auch über Instant Messaging oder Video-Chat mit Programmteilnehmern interagieren, einen Drucker installieren oder die Website und Social-Media-Konten des Programms aktualisieren.
Schreibfähigkeiten
Neben der Kommunikation müssen Softwareassistenten auch wortgewandt sein, da sie oft E-Mails, Berichte und Briefe verfassen.
Arbeitsbedingungen für einen Programmassistenten
Programmassistenten arbeiten an Programmen in einem breiten Spektrum von Sektoren und Branchen, darunter:
Umweltstudien
Technologie
Medizinischer Dienst
Juristische Dienstleistungen
Die Arbeitsbedingungen variieren je nach Programm und Art der Arbeit. Das Arbeitsumfeld kann jedoch Folgendes umfassen:
Voll- oder Teilzeit, je nach Programm und Branche
Büroarbeiten, die viel Computerarbeit und die Nutzung anderer Bürogeräte wie Drucker und Faxgeräte erfordern.
Regelmäßige Kommunikation mit anderen Programmteilnehmern und Kunden
So werden Sie Programmassistent
Menschen gehen unterschiedliche Wege, um Programmassistent zu werden. Wenn Sie jedoch entscheiden, dass dies der Beruf ist, den Sie ausüben möchten, sollten Sie die folgenden Schritte in Betracht ziehen:
1. Holen Sie sich Ihr High-School-Diplom oder Ihren GED.
Als Einstiegsvoraussetzung für diese Karriere ist Ihr erster Schritt der Erwerb Ihres High-School-Diploms oder GED. Um Ihre Qualifikationen zu verbessern und Ihre Aufstiegschancen zu erhöhen, können Sie eine höhere Ausbildung absolvieren, dieser Schritt ist jedoch in der Regel nicht erforderlich.
2. Erwerben Sie zusätzliche Qualifikationen.
Der Erwerb weiterer Qualifikationen erhöht Ihre Chancen auf eine Anstellung als Programmassistent. Sie können darüber nachdenken, die Qualifikation zum Certified Administrative Professional (CAP) zu erwerben oder sich für einen Abschluss in Betriebswirtschaftslehre zu entscheiden.
3. Erfahrungen sammeln.
Da viele Arbeitgeber Programmassistenten mit etwas Büroerfahrung bevorzugen, können Sie Ihre Dienste als Freiwilliger in Programmen anbieten, an denen Sie interessiert sind. Sie können auch ein Praktikum absolvieren, wenn Sie ein betriebswirtschaftliches Studium anstreben.
4. Kontaktieren Sie die entsprechenden Programme.
Sobald Sie Qualifikationen und Erfahrungen gesammelt haben, können Sie mit relevanten Entscheidungsträgern Kontakt aufnehmen und Ihr Interesse an der Teilnahme an aktuellen oder zukünftigen Programmen bekunden.
Beispiel einer Stellenbeschreibung für einen Programmassistenten
Wir sind auf der Suche nach einem engagierten Programmassistenten, der sich dem spannenden Umweltprogramm anschließt, das wir derzeit durchführen. Zu Ihren Aufgaben gehören Verwaltungsaufgaben wie die Beantwortung von Telefongesprächen, die Beantwortung von E-Mails, die Registrierung, die Rechnungsstellung, die Kostenverwaltung sowie die Organisation und Moderation von Besprechungen und Seminaren.
Der Programmassistent wird unseren Teammitgliedern auch logistische Unterstützung bieten, z. B. bei der Organisation von Transport und Unterkunft nach Bedarf, der Aktualisierung unserer Programmwebsite und der engen Zusammenarbeit mit unseren Anbietern. Zu den weiteren Aufgaben kann die Unterstützung der Teammitglieder bei Recherchen und die Unterstützung bei der Dokumentation gehören. Der ideale Kandidat verfügt über einen Hochschulabschluss und mindestens zwei Jahre Erfahrung als Programmassistent.