Erfahren Sie mehr über die Arbeit als Rezeptionistin • BUOM
Was macht die Empfangsdame?
Administratoren verwalten die Rezeption einer Organisation oder eines Unternehmens. Sie erledigen administrative Aufgaben, einschließlich der Begrüßung von Besuchern und der Beantwortung von Telefonanrufen. Da die Rezeptionistin häufig die erste Person ist, die mit Kunden und Besuchern interagiert, liegt es in ihrer Verantwortung, einen professionellen und höflichen ersten Eindruck zu hinterlassen. In einigen Organisationen übernehmen Sekretärinnen eine Sicherheitsfunktion, indem sie den Besucherzugang einschränken oder das Sicherheitsteam über mögliche Vorfälle informieren. Administratoren können auch die Kommunikation verwalten, indem sie Anrufe weiterleiten, interne Kalender verwalten und Besuchern helfen, zu ihren Bürozielen zu gelangen.
Zu den weiteren Aufgaben gehören:
Planen von Besprechungen und Terminen
Begrüßen Sie Kunden und Besucher und verbinden Sie sie mit der entsprechenden Partei
Eingabe von Kunden- oder Termininformationen in die Firmendatenbank
Dokumenten- und Datensatzmanagement
Verwaltung von Papierkorrespondenz und Telefongesprächen
Dateisysteme erstellen und verwalten
Reisevorbereitungen
Durchschnittsgehalt
Viele Administratoren arbeiten Vollzeit, einige arbeiten jedoch möglicherweise Teilzeit oder auf Vertragsbasis. Die Gehälter von Administratoren variieren je nach Bildungsstand und Erfahrung. Auch Größe, Art und Standort des Unternehmens können sich auf das Gehalt eines Administrators auswirken. Für die aktuellsten Gehaltsinformationen von Indeed klicken Sie auf den Gehaltslink.
Übliches Gehalt in den USA: 13,52 $ pro Stunde
Einige Gehälter liegen zwischen 7,25 und 24,90 US-Dollar pro Stunde.
Anforderungen an den Registrar
Die Erlangung einer Stelle als Administrator kann je nach Arbeitsumfang, für den Sie sich bewerben, bestimmte Anforderungen mit sich bringen, darunter:
Ausbildung
Einsteiger in die Verwaltung benötigen in der Regel neben einschlägiger Berufserfahrung mindestens einen High-School-Abschluss oder einen gleichwertigen Abschluss. Für einige Positionen ist mindestens ein Associate- oder Bachelor-Abschluss erforderlich.
Wer keinen höheren Abschluss hat, kann auch Zertifizierungen an Volkshochschulen oder Berufsschulen erwerben, die die für die Arbeit als Administrator erforderlichen Fähigkeiten vermitteln, darunter Gehaltsabrechnung, Wirtschaftsmathematik, Kundenservice, Büromanagement und Bürosoftware. Auch für Office-Software und andere nützliche Fertigkeiten stehen Online-Schulungen in Form von Tutorials und Webinaren zur Verfügung.
Die Weiterbildung
Viele Administratoren erhalten die Schulung, die sie am Arbeitsplatz benötigen. Für eine Einstiegsposition verfügen die meisten Arbeitgeber über einen Onboarding-Prozess, der Schulungen speziell zu den Verfahren und Richtlinien des Unternehmens umfasst. Sie können sich auch ehrenamtlich engagieren oder ein Praktikum in einem Büro absolvieren, um die Büroetikette zu erlernen und Kommunikationsfähigkeiten zu entwickeln. Freiwillige und Praktikanten erlernen den Umgang mit Standard-Bürogeräten wie Telefonanlagen mit mehreren Leitungen und Druckern.
Zertifikate
Professionelle Zertifizierungen können die Qualifikationen eines Kandidaten gegenüber aktuellen und zukünftigen Arbeitgebern bestätigen. Administratoren können Zertifizierungen erwerben, um mehr praktische Kenntnisse über ihre täglichen Aufgaben zu erlangen, ihre beruflichen Fähigkeiten zu testen und ihre Karriere voranzutreiben. Hier sind einige der häufigsten Zertifizierungen für diesen Beruf:
Zertifizierter professioneller Recorder
Diese Zertifizierung durch die National Association of Professional Registrars bestätigt das Engagement eines Berufstätigen, seine Ausbildung und Fähigkeiten weiterhin aktiv weiterzuentwickeln. Die CPR-Zertifizierung erkennt berufliche Kompetenz und Exzellenz an und fördert die kontinuierliche berufliche Weiterentwicklung. Obwohl eine Zertifizierung nicht zwingend erforderlich ist, kann sie im Bewerbungsprozess zusätzliche Aufmerksamkeit erregen.
Zertifizierter Verwaltungsfachmann
Diese von der International Association of Administrative Professionals verwaltete Zertifizierung zeigt aktuellen oder zukünftigen Arbeitgebern, dass Ihre Fähigkeiten und Kenntnisse aktuell und relevant sind und sich ständig weiterentwickeln. Die Zertifizierungsprüfung bewertet Ihr Wissen und Ihre Fähigkeiten in Bezug auf die Fähigkeiten und Konzepte, die zur Ausführung alltäglicher Aufgaben verwendet werden.
Fähigkeiten
Um in dieser Rolle erfolgreich zu sein, benötigen Sekretärinnen verschiedene Hard- und Soft Skills. Zu den besonderen Fähigkeiten gehören:
Organisationstalent
Administratoren sind für viele Aspekte eines Unternehmens verantwortlich, daher ist es von entscheidender Bedeutung, organisiert zu bleiben. Rezeptionisten nutzen organisatorische Fähigkeiten, um Besprechungen zu planen, Reisen zu buchen, Tabellenkalkulationen zu erstellen und zu verwalten, Besucher zu begrüßen und Telefonanrufe zu beantworten.
Kommunikationsfähigkeit
Als erste Anlaufstelle für Besucher nutzen Empfangsmitarbeiter ihre Kommunikationsfähigkeiten, um Besucher beim Betreten zu begrüßen und Erfrischungen anzubieten, während sie auf die entsprechende Party warten. Lächeln und Freundlichkeit gehören zu den wertvollsten Fähigkeiten eines Administrators. Ein weiteres Kommunikationsmittel ist das aktive Zuhören. Die Fähigkeit eines Administrators, aktiv zuzuhören, trägt dazu bei, die Bearbeitung von Anfragen von Besuchern, Anrufern und Managern zu beschleunigen. Darüber hinaus schreiben Sekretärinnen E-Mails, machen sich Notizen zu Besprechungen und erleichtern die Kommunikation zwischen Kollegen.
technische Fähigkeiten
Administratoren nutzen häufig viele verschiedene Softwareanwendungen, Social-Media-Konten oder Buchhaltungs- oder Buchhaltungsprogramme. Administratoren glauben, dass die Konzentration auf die Vertrautheit mit relevanter Software und Technologie ihnen dabei hilft, sich an neue Programme anzupassen.
Zeitorganisationsfähigkeiten
Administratoren erledigen oft viele verschiedene bürobezogene Aufgaben. Damit sie alle ihre Aufgaben im Laufe des Tages erledigen können, müssen sie über gute Zeitmanagementfähigkeiten verfügen, um Aufgaben effektiv aufzuteilen und zu erledigen. Sie können auch Besprechungen für andere planen, daher sollten sie auch in der Lage sein, die Zeit anderer Mitarbeiter zu verwalten.
Arbeitsbedingungen an der Rezeption
Diese Fachkräfte arbeiten in einem Büro, einer Lobby oder einem Wartezimmer mit den folgenden Elementen:
Als erster Ansprechpartner für Besucher und Anrufer fungieren
Langes Sitzen am Schreibtisch
Arbeitsstandard 40-Stunden-Woche
Kann an Feiertagen und Wochenenden arbeiten
Nutzung von Computern, Druckern, Faxgeräten und Bürotelefonen
Kommunikation mit Besuchern und Anrufern sowie internen Mitarbeitern und Führungskräften
Die Ausbildung, Fähigkeiten und Erfahrungen von Administratoren können in vielen Bereichen genutzt werden. Administratoren können ihre Fähigkeiten in den folgenden Branchen anbieten:
Produktion
Regierung
Ausbildung
Unternehmen
Gesundheitspflege
So werden Sie Registrar
Hier sind die häufigsten Schritte, die Sie befolgen müssen, um ein qualifizierter Registrar zu werden:
1. Setzen Sie Ihre Ausbildung fort.
Nachdem Sie die High School abgeschlossen oder ein gleichwertiges Zertifikat erhalten haben, prüfen Sie die örtlichen Stellenangebote in der von Ihnen gewählten Branche, um die Stellenanforderungen zu ermitteln. Mit Online-Tutorials können Sie ganz einfach die erforderlichen Textverarbeitungs-, Datenbank- und Tabellenkalkulationskenntnisse erlernen.
2. Sammeln Sie relevante Berufserfahrung.
Viele neue Administratoren beginnen ihre Karriere direkt nach der Schule, nehmen Einstiegsjobs an und lernen am Arbeitsplatz. Auch eine ehrenamtliche Tätigkeit oder ein Praktikum im Büro können wertvolle Erfahrungen bringen. Administratoren können diese Erfahrung später nutzen, um in höhere Positionen aufzusteigen.
3. Holen Sie sich professionelle Zertifizierungen.
Auch wenn dies nicht erforderlich ist, sollten Sie darüber nachdenken, Zertifizierungen für verschiedene Arten von Software zu erwerben, die im Büro sowie in den sozialen Medien, der Buchhaltung und sogar im Marketing verwendet wird.
4. Bereiten Sie Ihren Lebenslauf vor.
Geben Sie Ihr Abschlussdatum, relevante Zertifizierungen und Berufserfahrung an. Heben Sie spezifische Erfolge hervor, die Sie mit Ihren übertragbaren Fähigkeiten erzielt haben. Halten Sie Ihren Lebenslauf kurz, relevant und klar, damit er sich von anderen Bewerbern abhebt.
5. Bewerben Sie sich für Einstiegs- oder Supportpositionen.
Informieren Sie sich über den aktuellen Arbeitsmarkt in Ihrer Nähe und bewerben Sie sich auf Stellen, für die Sie qualifiziert sind. Durch die Erstellung eines attraktiven Anschreibens, das Ihre spezifischen Fähigkeiten und Qualitäten hervorhebt, wird Ihre Eignung für die Stelle hervorgehoben.
Beispiel-Stellenbeschreibung für Empfangsdame
Martin, Martin & Mitchell, PA sucht einen Vollzeit-Administrator. Die Person, die diese Rolle ausfüllt, muss ein kontaktfreudiger und kooperativer Teamplayer mit außergewöhnlichen Kommunikationsfähigkeiten sein. Der ideale Kandidat verfügt über ein hohes Maß an Professionalität und zeigt ein angenehmes Auftreten am Telefon und im persönlichen Umgang mit Kunden und Kollegen. Effizienz und Positivität sind in einem schnelllebigen Umfeld unerlässlich.
Verantwortlichkeiten:
Fungieren Sie als erster Ansprechpartner im Büro und begrüßen Sie Kunden und Besucher freundlich und professionell.
Beantworten Sie eingehende Anrufe
Zahlungsabwicklung
Terminvereinbarung und -bestätigung
Versenden und Empfangen von Geschäftspost
Erstellung und Pflege von Kundendateien
Einkauf und Lagerung von Büromaterial
Wir arbeiten selbstständig und im Team