Empfehlungen per E-Mail prüfen: Eine Anleitung • BUOM

24. Juni 2021

Referenzprüfungen sind ein wichtiger Bestandteil des Bewerbungs- und Einstellungsprozesses, da sich viele Personalmanager häufig auf Referenzprüfungen verlassen, um wertvolle Informationen über Kandidaten zu erhalten, die sich auf Stellen in ihrem Unternehmen bewerben. Das Erlernen der Durchführung hochwertiger Referenzprüfungen kann einem Personalmanager dabei helfen, seine Fähigkeit zu verbessern, hervorragende Mitarbeiter einzustellen. In diesem Artikel besprechen wir, wie Personalmanager E-Mail-Referenzprüfungen durchführen können, und stellen eine Vorlage und ein Beispiel für E-Mail-Referenzprüfungen bereit.

Was ist eine Kontrollprüfung?

Bei einer Referenzprüfung nimmt ein Personalmanager oder Personalvertreter per E-Mail oder Telefon Kontakt mit den ehemaligen Arbeitgebern eines potenziellen Kandidaten auf, um dessen beruflichen Werdegang zu besprechen. Einstellungsmanager fragen häufig nach Bereichen, die Aufschluss darüber geben, ob ein Kandidat ein zufriedenstellender Mitarbeiter sein wird, wie z. B. sein bisheriger beruflicher Werdegang, seine Erfahrung und seine Fähigkeiten. Dies ist oft einer der letzten Schritte, die Personalmanager während des Vorstellungsgesprächs unternehmen, bevor sie ein Stellenangebot unterbreiten.

Wie funktioniert die Überprüfung der E-Mail-Referenzen?

Bei der E-Mail-Referenzprüfung nimmt der Personalmanager in der Regel per E-Mail Kontakt zu den ehemaligen Arbeitgebern des Bewerbers auf und fragt ihn konkret nach dem potenziellen Bewerber. Hier sind einige der häufigsten Bereiche, die beim Überprüfen von E-Mail-Referenzen besprochen werden:

• Kandidatenerfahrung: Personalmanager können spezifische Fragen zur Erfahrung der Kandidaten stellen. Diese Fragen können Einblick in die Fähigkeit eines Kandidaten geben, die Erwartungen an die Position, für die er in Betracht gezogen wird, zu erfüllen.

• Kandidatenleistung: Beim Versenden von Referenzcheck-E-Mails stellen Manager häufig Fragen zur Leistung der Kandidaten in ihren vorherigen Positionen. Wenn ein Kandidat in früheren Positionen die Erwartungen erfüllt oder übertroffen hat, kann dies ein Hinweis darauf sein, welche Leistung er in zukünftigen Positionen erbringen wird.

• Einstellung zum Kandidaten. Die Einstellung potenzieller Kandidaten ist eine weitere wichtige Qualität, nach der Personalmanager fragen können. Wenn der Schiedsrichter beispielsweise antwortet, dass der Kandidat immer gut gelaunt war und positive Beiträge zu seinem Team geleistet hat, kann dies wertvolle Informationen über die allgemeine Einstellung des Kandidaten liefern.

• Fähigkeiten des Kandidaten: Personalmanager fragen möglicherweise auch nach bestimmten Fähigkeiten des Kandidaten. Dies kann dem Arbeitgeber Aufschluss darüber geben, ob der Bewerber in der Lage ist, die für die Stelle wesentlichen Aufgaben zu erfüllen.

So überprüfen Sie E-Mail-Empfehlungen

Sie können die folgenden Schritte ausführen, um E-Mail-Empfehlungen zu überprüfen:

1. Fordern Sie Kontaktinformationen an

Bitten Sie den Kandidaten, Ihnen eine Referenzliste zu senden, einschließlich seiner E-Mail-Adresse, seiner Beziehung zum Kandidaten, dem Unternehmen, für das er arbeitet, und seiner Position im Unternehmen. Auch wenn der Link nicht mehr an dieser Stelle rangiert, können sie immer noch einen qualitativ hochwertigen Link bereitstellen. Bitten Sie den Kandidaten, Referenzen von mehr als einem Arbeitgeber anzugeben.

2. Schreiben Sie einen Entwurf

Verfassen Sie eine E-Mail mit Fragen zum Kandidaten. Sie können für jeden Link eine personalisierte E-Mail erstellen oder einer allgemeinen Vorlage folgen. Der Vorteil des Verfassens separater E-Mails besteht darin, dass spezifische Fragen zum Wissen des Kandidaten über den Empfehlungsgeber gestellt werden können. Die Verwendung einer Vorlage kann Ihnen jedoch dabei helfen, beim Referenzvorgang Zeit zu sparen.

3. Senden Sie eine E-Mail

Senden Sie den Referenzscheck per E-Mail an den Empfänger und stellen Sie dabei sicher, dass Sie die Vertraulichkeit des Kandidaten und der Referenz wahren. Geben Sie dem Link ein paar Werktage Zeit, um zu antworten. Sobald sie geantwortet haben, senden Sie ihnen eine Antwort, in der Sie sich für die Bereitstellung des Links bedanken.

Tipps zur Referenzprüfung per E-Mail

Hier sind einige Tipps, die Managern dabei helfen können, E-Mail-Referenzen besser zu überprüfen:

Geben Sie Informationen über den Kandidaten an

Zu Beginn der E-Mail zur Referenzprüfung ist es für Personalmanager wichtig, detaillierte Informationen über den Kandidaten bereitzustellen, den sie bewerten. Dies kann dem Empfehlungsgeber helfen, den Kandidaten leicht zu identifizieren, sodass er Informationen über den Hintergrund und Charakter des Kandidaten bereitstellen kann. Es kann auch hilfreich sein, die konkreten Daten, an denen der Kandidat mit der Referenz gearbeitet hat, und die Position, die er innehatte, anzugeben.

Stellen Sie konkrete Wünsche

Erwägen Sie, gezielte Informationsanfragen über den Kandidaten zu stellen, um weitere Informationen über ihn zu erhalten. Das Stellen von Fragen zu den einzigartigen Fähigkeiten, Erfahrungen und Leistungen eines Kandidaten kann hilfreich sein, um festzustellen, ob er eine gute Einstellung wäre. Darüber hinaus empfiehlt es sich, Fragen zu Themen zu stellen, die in direktem Zusammenhang mit der Stelle stehen, auf die sich der Kandidat bewirbt. Wenn ein Manager beispielsweise eine Stelle im Kundenservice bewirbt, kann es sinnvoll sein, Fragen dazu zu stellen, wie der Kandidat in seinen vorherigen Positionen mit Kunden interagiert hat.

Achten Sie auf die Länge

Ein weiterer wichtiger Tipp für die Überprüfung von E-Mail-Links besteht darin, die Länge Ihrer E-Mails auf ein Minimum zu beschränken. Kürzere E-Mails ermöglichen es Referenzen, die E-Mail schnell zu lesen und zu beantworten. Dies kann auch dazu beitragen, dass der Einstellungsprozess effizient voranschreitet.

Behalten Sie die Ethik bei

Bei der Überprüfung von Referenzen per E-Mail ist es wichtig, ethische Fragen zum Kandidaten zu stellen. Sie können dies erreichen, indem Sie Fragen stellen, die Aufschluss über die Fähigkeit des Kandidaten geben können, die wesentlichen Aufgaben der Position zu erfüllen. Die Einhaltung ethischer Standards bei Referenzprüfungen kann dazu beitragen, unvoreingenommene Einstellungspraktiken sicherzustellen und die Beziehung zwischen Personalmanagern, Kandidaten und Referenzen weiter zu verbessern.

Vorlage zur Referenzprüfung per E-Mail

Hier ist eine Vorlage, die Personalmanager verwenden können, um Referenzen per E-Mail zu überprüfen:

Sehr geehrter (Name des früheren Arbeitgebers),

Ich schreibe diese E-Mail, um eine Referenzprüfung für (Name des Kandidaten) durchzuführen, da er sich derzeit für (Name der Position) in unserem Unternehmen bewirbt. (Name des Kandidaten) hat Sie als geeignete Referenz aufgeführt und erwähnt, dass Sie wertvolle Einblicke in seine Erfahrungen mit Ihrer Organisation geben könnten.

Insbesondere möchte ich nach den Fähigkeiten und Erfahrungen fragen, die (Name des Kandidaten) während seiner Arbeit für Ihr Unternehmen an den Tag legt. Glauben Sie, dass sie (wesentliche Arbeitspflichten) erfüllen können? Darüber hinaus möchte ich wissen, wie (Name des Kandidaten) bei der Arbeit in Ihrer Organisation eingestellt ist, da diese Position von den Mitarbeitern verlangt, auch in Zeiten hohen Drucks eine positive Einstellung zu bewahren.

Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie weitere potenzielle Informationen darüber haben, ob (Name des Kandidaten) eine gute Ergänzung für unser Unternehmen wäre.

Vielen Dank und ich weiß es zu schätzen, dass Sie sich die Zeit genommen haben, diese Linkprüfung durchzuführen.

Am besten,

(Ihr Name)

Beispiel für eine Test-E-Mail

Hier ist ein Beispiel für eine Referenz-Check-E-Mail, die ein Personalmanager senden könnte:

Sehr geehrter Herr Panchal,

Ich schreibe diesen Brief, um die Referenzen von Georgina Flint zu prüfen, da sie sich derzeit für eine Stelle als Marketingkoordinatorin in unserem Unternehmen bewirbt. Georgina erwähnte Sie als relevante Referenz und erwähnte, dass Sie wertvolle Einblicke in ihre Erfahrungen mit Ihrer Organisation geben könnten.

Insbesondere möchte ich nach den Fähigkeiten und Erfahrungen fragen, die Georgina während ihrer Arbeit für Ihr Unternehmen unter Beweis gestellt hat. Vertrauen Sie darauf, dass sie mehrere Terminkalender bewältigen können? Darüber hinaus möchte ich wissen, welche Einstellung sie zur Arbeit in Ihrer Organisation haben, da diese Position von den Mitarbeitern verlangt, auch in Zeiten hoher Belastung eine positive Einstellung zu bewahren.

Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie weitere mögliche Ideen dazu haben, ob Georgina eine gute Ergänzung für unser Unternehmen wäre.

Vielen Dank und ich weiß es zu schätzen, dass Sie sich die Zeit genommen haben, diese Linkprüfung durchzuführen.

Am besten,
Maxine Hopewell