Einzubeziehende Elemente, Vorteile und Tipps • BUOM

Nachdem ein Vertreter ein Verkaufsgespräch abgeschlossen hat, erstellt er häufig einen Verkaufsgesprächsbericht. Im Bericht können sie erklären, mit wem der Anruf erfolgte, und zusammenfassen, was sie mit der angerufenen Person besprochen haben. Ein detaillierter Verkaufsgesprächsbericht kann es einem Unternehmen ermöglichen, Verkaufsdaten zu analysieren und so seinen gesamten Verkaufsprozess zu verbessern. In diesem Artikel besprechen wir, was ein Verkaufsgesprächsbericht ist, sehen uns an, welche Elemente in einem Verkaufsgesprächsbericht enthalten sein sollten, erfahren, wie Berichte Vertriebsmitarbeitern helfen können und erhalten Tipps zum Erstellen Ihres eigenen Berichts.

Was ist ein Verkaufsbericht?

Ein Verkaufsgesprächsbericht ist ein Dokument, das wichtige Informationen erfasst, die während eines Verkaufsgesprächs besprochen werden. Dies ermöglicht es Managern, die Leistung einzelner Vertriebsmitarbeiter zu verfolgen und die Präferenzen potenzieller Kunden zu analysieren. Normalerweise erstellt ein Vertriebsmitarbeiter einen Anrufbericht, nachdem er ein Gespräch mit einem Interessenten abgeschlossen hat. Berichte können unterschiedlich lang sein und von einfach bis detailliert reichen. Typischerweise umfassen sie Informationen wie den Namen und die Kontaktinformationen des Kunden, Vorbereitungsnotizen des Vertriebsmitarbeiters, den Zweck des Anrufs, eine Zusammenfassung des Anrufs und zusätzliche Informationen.

Elemente, die in einen Verkaufsgesprächsbericht einbezogen werden sollen

Jedes Unternehmen kann in seinen Verkaufsgesprächsberichten unterschiedliche Informationen angeben. Einige Unternehmen verlangen von ihren Vertretern die Erstellung prägnanter Berichte, während andere möglicherweise detaillierte Berichte verlangen. Unabhängig davon, welches Format Ihr Unternehmen für Verkaufsgesprächsberichte bevorzugt, sind diese Dokumente nützliche Hilfsmittel für Mitglieder des Vertriebsteams und deren Manager. Obwohl es kein definitives Format für Verkaufsgesprächsberichte gibt, sind hier einige allgemeine Elemente, die Sie einbeziehen können:

Kontaktinformationen des Kunden

In Ihrem Verkaufsbericht können Sie zunächst Informationen über den Interessenten dokumentieren, den Sie anrufen. Zu diesen Informationen gehören in der Regel der Name des Unternehmens des Kunden, die konkrete Person, mit der Sie am Telefon sprechen, und deren Rolle im Unternehmen. Darüber hinaus können Sie relevante Kontaktinformationen wie die Telefonnummer und Durchwahl des Kunden, seine E-Mail-Adresse und seine Unternehmenswebsite angeben.

Hinweise zur Vorbereitung

Bevor Sie einen potenziellen Kunden anrufen, sollten Sie zur Vorbereitung eine Recherche über sein Unternehmen durchführen. Informationen über das Unternehmen können helfen, den Verkaufsprozess während des Telefonats zu beschleunigen. Während Ihrer Recherche machen Sie sich Notizen darüber, was das Unternehmen möglicherweise benötigt, und prüfen, mit welchen Personen Sie sprechen können, um den Verkauf abzuschließen.

Zweck des Anrufs und Anrufplan

Nachdem Sie sich Notizen zu Ihrer Vorbereitung gemacht haben, schreiben Sie den Zweck des Anrufs in Ihren Verkaufsgesprächsbericht. Der Zweck Ihres Verkaufsgesprächs könnte beispielsweise darin bestehen, potenzielle Kunden zu kontaktieren, mit denen Sie noch nie zuvor gesprochen haben, oder einen Kaltanruf zu tätigen. Darüber hinaus kann es sich bei Ihrem Anruf um eine geplante Besprechung, einen Routinebesuch, einen eingehenden oder ausgehenden Verkaufsanruf handeln. Bei einem eingehenden Anruf kann der Kunde einen Vertriebsmitarbeiter kontaktieren. Im Vergleich dazu ruft ein Vertriebsmitarbeiter normalerweise einen Interessenten bei einem ausgehenden Anruf an. Die Entwicklung eines Anrufplans kann Ihnen dabei helfen, jeden Anruf mit einer Strategie zum Erreichen Ihres Verkaufsziels zu beginnen.

Datum, Uhrzeit und Dauer des Anrufs

Die Aufnahme von Datum, Uhrzeit und Dauer des Anrufs in Ihren Verkaufsgesprächsbericht kann Ihren Managern bei der Analyse von Leistungskennzahlen helfen. Vertriebsleiter können diese Informationen nutzen, um Trends zu erkennen, beispielsweise zu welcher Zeit ein Lead am wahrscheinlichsten ans Telefon geht. Sie können auch die durchschnittliche Länge Ihrer Verkaufsgespräche überprüfen, um Ihren gesamten Verkaufsprozess zu bewerten. Wenn beispielsweise ein erfolgreicher Vertriebsmitarbeiter regelmäßig kurze Anrufe tätigt, kann sein Vorgesetzter die Informationen über seine Leistung nutzen, um künftige Schulungsveranstaltungen für das Vertriebsteam zu planen.

Anrufzusammenfassung

In einer Zusammenfassung eines Verkaufsgesprächs können Sie die Ergebnisse des Gesprächs beschreiben. Sie können auch alle Probleme auflisten, die der Kunde während des Anrufs erwähnt hat, die von Ihnen besprochenen Themen und alle anderen relevanten Informationen. Das Hinzufügen einer Verkaufsgesprächszusammenfassung kann Ihren Verkaufsgesprächsbericht verbessern, da Sie darauf zurückgreifen können, wenn Sie in Zukunft denselben Kunden anrufen. Darüber hinaus können Manager diese Informationen nutzen, um Trends in der Gesamtleistung Ihres Teams zu erkennen.

Analyse und Datumsbeobachtungen

Erwägen Sie, Feedback zu Ihrem Anruf sowie Ihre Analyse des Anrufs hinzuzufügen. Dazu können von Ihnen gebuchte Termine, verbale Hinweise, die Sie bemerkt haben, und von Ihnen abgeschlossene Verkäufe gehören. Durch das Hinzufügen dieser Informationen kann Ihr Manager den Verkaufsprozess Ihres Teams überwachen und bei Bedarf Verbesserungsvorschläge unterbreiten.

Zusätzliche Materialien

In diesem Abschnitt können Sie Ihre Gedanken darüber auflisten, was Sie während eines Folgegesprächs mit einem bestimmten Kunden besprechen möchten. Sie können auch alle Materialien notieren, die Sie dem Kunden senden möchten, bevor Sie erneut anrufen. Manager können diesen Teil des Anrufberichts überprüfen, um zu beurteilen, wie gut sich der Vertriebsmitarbeiter auf den Folgeanruf vorbereitet hat, und um Tipps zu geben, wie sie sich auf einen erfolgreichen Verkauf vorbereiten können.

Vorteile von Verkaufsgesprächsberichten

Die Verwendung von Verkaufsgesprächsberichten in Vertriebsteams bietet viele Vorteile. Vertriebsleiter können Daten aus Berichten analysieren, sie zur Anpassung zukünftiger Vertriebsstrategien nutzen und sie mit Wettbewerbern vergleichen. Verkaufsgesprächsberichte können Ihnen und Ihrem Unternehmen folgende Vorteile bringen:

Trends erkennen

Während des Anrufs besprechen Interessenten manchmal Branchentrends, was Vertriebsleitern dabei helfen kann, neue Brancheninformationen zu erhalten und über die neuesten Entwicklungen auf dem Laufenden zu bleiben. Dadurch erhalten sie Einblicke in die Aktivitäten konkurrierender Unternehmen und können Ihnen und Ihrem Team dabei helfen, mehr Verkäufe abzuschließen. Das Erkennen von Trends kann Ihrem Vertriebsteam auch dabei helfen, seine Vertriebsstrategie zu verbessern.

Bereitstellung von Informationen für zukünftige Schulungsveranstaltungen

Vorgesetzte nutzen die Informationen in Verkaufsgesprächsberichten häufig, um Anrufelemente zu analysieren und herauszufinden, wie gut ihre Vertriebsmitarbeiter abschneiden und in welchen Bereichen sie mehr Schulung benötigen. Beispielsweise könnte Ihr Vorgesetzter die Zusammenfassung der Verkaufsgesprächsberichte Ihres Teams überprüfen und feststellen, dass viele Vertriebsmitarbeiter viel Zeit damit verbringen, Verkaufsgespräche zu beginnen. Ihr Vorgesetzter kann dann Schulungsmaterialien erstellen, die die richtige Länge verschiedener Teile eines Verkaufsgesprächs erläutern. Dies kann Ihnen dabei helfen, Ihre Erfolgsquote bei Verkaufsgesprächen zu verbessern, indem Sie mehr Leads durch den Verkaufstrichter des Unternehmens leiten.

Erhöhung der Mitarbeiterverantwortung

Verkaufsgesprächsberichte sind ein effektives Reporting-Tool. Wenn ein Vorgesetzter Ihre Verkaufsgesprächsberichte überprüft, kann er Sie motivieren, bei jedem Anruf Ihr Bestes zu geben, was Ihre Verkaufsergebnisse verbessern kann. Der Abschluss vieler Verkäufe kann Manager auch dazu motivieren, Ihnen positives Feedback zu Ihrer Leistung zu geben, was Ihnen dabei helfen kann, Ihre Karriere im Unternehmen voranzutreiben.

Verstehen, welche Bereiche verbessert werden müssen

Verkaufsgesprächsberichte können Ihnen helfen zu verstehen, wo Sie möglicherweise zusätzliche Schulungen benötigen. Zur Inspiration können Sie Ihren Vorgesetzten um Vorschläge und Schulungsmaterialien bitten. Sie können personalisierte Schulungen anbieten, die Ihnen dabei helfen können, bestimmte Fähigkeiten zu verbessern. Wenn Sie beispielsweise feststellen, dass Sie in Ihren Verkaufsgesprächsberichten häufig einen kurzen Vorbereitungsabschnitt erstellen und daran interessiert sind, die Anzahl der von Ihnen abgeschlossenen erfolgreichen Verkäufe zu erhöhen, können Sie Ihren Vorgesetzten um Rat fragen, wie Sie sich vor dem Tätigen eines Anrufs vorbereiten können. Dies kann Ihnen helfen, mehr Verkäufe abzuschließen.

Tipps zum Melden von Verkaufsgesprächen

Hier sind einige Tipps für die effektive Kommunikation von Verkaufsgesprächen:

Vervollständigen Sie Berichte umgehend

Sobald Sie mit dem Anruf fertig sind, sollten Sie erwägen, einen Bericht über den Anruf zu verfassen. Dies ist der ideale Zeitpunkt, da die Informationen aus dem Anruf frisch und leicht zu merken sind. Da Sie möglicherweise jeden Tag mehrere Interessenten anrufen, kann es schwierig sein, sich am Ende des Tages an einzelne Gespräche zu erinnern. Um Ihre Verkaufsgesprächsberichte so genau wie möglich zu halten, können Sie sie direkt nach jedem Anruf ausfüllen.

Verwenden Sie ein System oder eine Vorlage

Erwägen Sie die Erstellung oder Verwendung einer Vorlage beim Verfassen von Verkaufsgesprächsberichten. Eine konsistente Methode zum Sammeln und Speichern von Daten kann den Schreibprozess rationalisieren und die schnelle Überprüfung von Berichten erleichtern. Sie können auch ein Textverarbeitungsprogramm oder ein in der Cloud gespeichertes Dokument verwenden, sodass Sie und Ihr Team bei Bedarf auf Berichte und Vorlagen zugreifen können.

Bestimmen Sie, wie Manager Berichte verwenden möchten

Um mehr über den Zweck Ihrer Verkaufsgesprächsberichte zu erfahren, bitten Sie Ihre Manager, zu erklären, warum sie diese verwenden. Dies kann Ihnen helfen zu verstehen, wie sich Berichte positiv auf Ihre Verkäufe auswirken. Ihr Vorgesetzter kann Ihnen auch zusätzliche Informationen darüber geben, wie Verkaufsgesprächsberichte dem Unternehmen dabei helfen können, seine Verkaufsziele zu erreichen.

Überprüfen Sie Ihren Bericht, bevor Sie erneut anrufen.

Bevor Sie ein Folgegespräch mit einem potenziellen Kunden einleiten, sollten Sie die Zusammenfassung und Analyse im ursprünglichen Anrufbericht durchgehen. Es kann hilfreich sein, noch einmal durchzugehen, was Sie bereits besprochen haben, damit Sie sich während des bevorstehenden Anrufs auf die wichtigsten Informationen konzentrieren können, z. B. darauf, wo sich der Interessent im Verkaufszyklus befindet und was er kaufen möchte.