Eine vollständige Anleitung zum Erstellen und Verwenden wiederkehrender Aufgaben • BUOM

19. Oktober 2021

Wiederkehrende Aufgaben sind eine bequeme Möglichkeit, regelmäßige Erinnerungen einzurichten und den Fortschritt zu verfolgen. Es gibt viele Apps mit wiederkehrenden Aufgabenfunktionen, mit denen Sie einen Zeitplan einhalten können.

Wenn Sie wissen, wie Sie wiederkehrende Aufgaben erstellen und Aufgabeneinstellungen anpassen, können Sie Ihren Arbeitstag besser organisieren und Ihre Produktivität steigern. In diesem Artikel besprechen wir, was eine wiederkehrende Aufgabe ist, warum man sie verwendet und wie man sie verwendet.

Was ist eine wiederkehrende Aufgabe?

Eine wiederkehrende Aufgabe ist ein Kalenderereignis, das Sie erstellen können, um sich an routinemäßige Arbeitsaufgaben zu erinnern, die erledigt werden müssen. Sie können wiederkehrende Aufgaben in Ihrer bevorzugten Zeitplan-Manager-Anwendung festlegen, z. B. einem E-Mail-Client, Gerätesoftware oder heruntergeladenen Tools.

Wiederkehrende Aufgaben können Aufgabennamen, Beschreibungen, Fälligkeitstermine und Intervalle umfassen, die Sie ändern können, um sicherzustellen, dass Aufgaben die notwendigen Informationen enthalten, die Sie beim Erreichen Ihrer Ziele unterstützen. Durch das Erstellen einer wiederkehrenden Aufgabe können Sie mehrere Aufgaben für den aktuellen Zeitraum festlegen, ohne jede Aufgabe und die zugehörigen Informationen manuell eingeben zu müssen.

Warum eine sich wiederholende Aufgabe verwenden?

Nutzen Sie wiederkehrende Aufgaben, um Ihren Arbeitsplan zu verwalten und den Überblick über Projekte oder Ziele zu behalten. Sie können eine wiederkehrende Aufgabe festlegen, die Sie an wöchentliche Berichte und Besprechungen oder tägliche Aufgaben und Check-ins erinnert. Zu den wiederkehrenden Aufgabenfunktionen können Benachrichtigungen an Ihre anderen Geräte oder das Hinzufügen anderer Personen zur Erledigung der Aufgabe gehören. Diese Funktionen sind nützlich für die Verwaltung der Zeitpläne und Projekte von Teams, um sicherzustellen, dass sie ihre Ziele innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens erreichen.

Bei einigen wiederkehrenden Aufgaben können Sie Aufgaben erstellen, die sich nur wiederholen, wenn Sie die vorherige Aufgabe abgeschlossen haben. Beispielsweise könnte es sein, dass Sie eine Aufgabe haben, für die es keine Frist gibt, die aber erst nach etwas anderem erledigt wird, etwa einer Besprechung oder Inspektion.

Mit diesen wiederkehrenden Aufgaben können Sie den Fortschritt eines Projekts verfolgen oder wiederkehrende Aktualisierungen nach einem Projekt planen. Abhängig von Ihrer Aufgabenverwaltungssoftware werden wiederkehrende Aufgaben möglicherweise in Ihrem Kalender oder als separates geplantes Aufgabenprotokoll angezeigt, in dem Sie abgeschlossene und zukünftige Ereignisse anzeigen können.

So verwenden Sie eine wiederkehrende Aufgabe

Berücksichtigen Sie die folgenden Schritte, um eine wiederkehrende Aufgabe zu erstellen:

1. Öffnen Sie die Verwaltungssoftware

Öffnen Sie Ihre bevorzugte Aufgabenverwaltungssoftware, bei der es sich um den Standardkalender Ihres Geräts, Ihren geschäftlichen E-Mail-Client oder ein heruntergeladenes Plug-in-Aufgabentool handeln kann. Unterschiedliche Verwaltungssoftware verfügt über unterschiedliche Funktionen, mit denen Sie Ihren Zeitplan organisieren können. Für welche Verwaltungssoftware Sie sich entscheiden, hängt möglicherweise davon ab, welche Funktionen für Sie am nützlichsten sind, um den Überblick über Ihre Routineaufgaben zu behalten.

Task-Manager verfügen über verschiedene Anpassungsmethoden wie Farbcodierung, Priorisierung, Ausführungsstatus, angehängte Informationen und autorisierte Benutzer. Berücksichtigen Sie bei der Auswahl einer Verwaltungssoftware, wie detailliert Ihre sich wiederholenden Aufgaben sein sollen und welche Ziele Ihre Aufgaben verfolgen. Wenn Ihr Job Teamarbeit oder gemeinsame Aufgaben erfordert, ist die Verwendung Ihres geschäftlichen E-Mail-Clients möglicherweise am besten geeignet, um Aufgaben mit Ihren Teammitgliedern zu teilen.

2. Finden Sie Ihren Kalender

Suchen Sie den Kalender, in dem Sie eine Aufgabe erstellen möchten. Wenn Sie Ihren Kalender in einen E-Mail-Client integrieren oder andere Aufgabenverwaltungstools verwenden, können Sie Ihren Kalender und Ihre Aufgabenereignisse finden, indem Sie auf das Kalendersymbol klicken. Kalenderfunktionen integrieren Aufgaben häufig in den Rest Ihres Zeitplans, sodass Sie alle Ihre Ereignisse und Erinnerungen an einem Ort sehen können.

3. Erstellen Sie eine neue Aufgabe

Um eine neue Aufgabe zu erstellen, gehen Sie zur Registerkarte „Aufgaben“. Suchen Sie nach einem „+“-Zeichen oder einer Schaltfläche, die auf das Hinzufügen oder Erstellen einer neuen Aufgabe hinweist. Klicken Sie auf ein Zeichen oder eine Schaltfläche, um ein Menü mit Aufgabenoptionen und -details zu öffnen.

4. Aufgabenparameter ändern

Wenn Sie sich entscheiden, eine neue Aufgabe festzulegen, stehen Ihnen verschiedene Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung. Zu den typischen Aufgabendetails gehören der Aufgabenname, die Aufgabenhäufigkeit sowie das Erinnerungs- oder Fälligkeitsdatum und die Uhrzeit. Ausführlichere Informationen können eine Beschreibung der Aufgabe, Anhänge im Zusammenhang mit der Aufgabe, Einladungen an autorisierte Benutzer oder Benachrichtigungseinstellungen sein.

Mit einem Aufgabenmanager, der Sie auf andere Weise benachrichtigen kann, beispielsweise per SMS oder E-Mail, können Sie sicherstellen, dass Sie Aufgabenbenachrichtigungen erhalten, wenn Sie sich nicht an Ihren Arbeitsgeräten befinden. Wenn Sie an einem Projekt mit einer bestimmten Frist arbeiten, können Sie auch einen Zeitraum für den Beginn und das Ende wiederkehrender Aufgaben festlegen.

Wenn Sie mit Projektteams arbeiten, ist es außerdem sinnvoll, Ihre Teammitglieder zu einer Aufgabe hinzuzufügen und ihnen zu ermöglichen, sie als erledigt zu markieren, damit alle Beteiligten den Status der Aufgabe aktualisieren können.

5. Legen Sie Fristen fest

Wenn Sie wiederkehrende Aufgaben zur Verwaltung eines Projektzeitplans verwenden, legen Sie Projektfristen als Erinnerungen oder Fälligkeitstermine für die Aufgabe fest. Neben Fälligkeitserinnerungen können Sie auch Erinnerungen für die Tage oder Wochen vor dem Fälligkeitsdatum einrichten, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Aufgabe pünktlich erledigen. Bei der Verwaltung von Projekten und Projektfristen können Sie Fristen für Unteraufgaben als Schritte festlegen, die zur Erledigung der Hauptaufgabe des Projekts erforderlich sind.

Wenn Ihr Task-Manager Unteraufgaben zulässt, werden diese Aufgaben automatisch der Hauptaufgabe zugeordnet. Andernfalls können Sie diese Unteraufgaben weiterhin als separate wiederkehrende Aufgaben erstellen. Legen Sie Fristen für Ihre Unteraufgaben fest, die vor dem Fälligkeitsdatum der Hauptaufgabe liegen.

6. Nutzen Sie Planungstools

Sie finden Planungstools, mit denen Sie sich wiederholende Aufgaben besser nutzen können. Wenn Ihr Job einen dedizierten Task-Manager erfordert, Sie aber zusätzliche Funktionen zum Erstellen von Aufgaben benötigen, können Sie Browser-Plug-ins oder kompatible Software-Add-ons verwenden, die Ihnen zusätzliche Funktionen bieten. Mit einigen Tools können Sie weitere hinzufügen oder Benachrichtigungen auf Ihren persönlichen Geräten erhalten, wenn Sie mit Ihrer aktuellen Software nicht über diese Funktionen verfügen.

Mit anderen Add-ons oder integrierten Tools können Sie möglicherweise auch eine Aufgabe in einer Reihe von Aufgaben bearbeiten. Wenn Sie eine häufig wiederkehrende Aufgabe haben, können Sie bestimmte Aufgaben in diesem Satz so bearbeiten, dass sie unterschiedliche Beschreibungen haben, um beispielsweise unterschiedliche Aufgabenteilnehmer oder zugehörige Ressourcen zum Erledigen der Aufgabe anzugeben. Sie können Aufgaben, die gleichzeitig ausgeführt werden, Prioritätsstufen zuweisen, sodass Sie Ihre Arbeit für den Tag nach Bedarf planen können.