Ein vollständiger Leitfaden zur Bewerbung Ihrer Veranstaltung • BUOM

21. April 2021

Das Ziel eines jeden Veranstalters ist es, alle Tickets zu verkaufen oder eine nennenswerte Anzahl an Anmeldungen zu erhalten, um seine Ziele zu erreichen. Es wird viel in die Werbung für eine Veranstaltung investiert, und eine gute Marketingstrategie ermöglicht es Ihnen, die verfügbaren Ressourcen zu nutzen, um das beste Ergebnis zu erzielen. Es ist jedoch auch wichtig, Ihren Prozess in kleinere Schritte zu unterteilen, damit sich Fortschritt und Erfolgsraten leichter messen lassen. In diesem Artikel tauchen wir tiefer in die Event-Promotion ein und besprechen Strategien zur Steigerung der Effektivität Ihrer Veranstaltung bei gleichzeitiger Minimierung der Kosten.

Was ist Event-Promotion?

Um eine Veranstaltung zu bewerben, müssen verschiedene Marketingkanäle und -strategien genutzt werden, um die Bekanntheit zu steigern und möglichst viele Menschen für die Veranstaltung zu gewinnen. Dazu gehören E-Mails, Social-Media-Kampagnen, Flyer und Direktmedien, um Tickets zu verkaufen und Registrierungen von der Zielgruppe zu gewinnen.

Bei vielen Unternehmen entfällt der größte Teil der Marketingausgaben auf Veranstaltungen. Laut Harvard Business Review betrachten etwa 54 % der Marken die Nutzung von Veranstaltungen als einen ihrer effektivsten Marketingkanäle.

Warum ist es wichtig, Veranstaltungen zu bewerben?

Event-Marketing ist eine beliebte Strategie, die sich positiv auf Ihr Unternehmen auswirken kann, da sie Ihr Publikum vollständig einbezieht. Große Marken sind sich der wichtigen Rolle bewusst, die der Einsatz von Veranstaltungen als Marketinginstrument zur Förderung von Wachstum und Erfolg spielt. Daher stellen sie einen großen Prozentsatz ihres Budgets für die Sache bereit.

Für viele Fachleute besteht der nächste große Schritt nach der Erstellung einer Unternehmenswebsite darin, mithilfe von Events den Traffic und die Konversionsraten zu steigern. Die Förderung von Veranstaltungen oder sogar deren Ausrichtung als Teil einer umfassenderen Marketingstrategie bietet viele positive Ergebnisse in der virtuellen und realen Welt.

Hier sind einige Gründe, warum Event-Promotion für Marketingkampagnen unerlässlich ist:

Persönliche Interaktion mit dem Publikum

Markenbotschafter können durch Veranstaltungen mit Kunden interagieren, Fragen beantworten und schnelle Lösungen anbieten. Auf diese Weise verbessern Sie die Beziehung Ihrer Marke zu den Kunden, anstatt sich nur auf Werbung zu verlassen. Menschen ziehen es vor, mit Marken Geschäfte zu machen, wenn zwischen ihnen eine starke Verbindung besteht. Event-Marketing ermöglicht es einer Marke, emotionale Beziehungen zu Kunden aufzubauen und für sie die beste Option für verschiedene Lösungen zu werden.

Lead-Generierung und Umsatzsteigerung

Alle Marketingbemühungen zielen darauf ab, den Umsatz zu steigern und mehr potenzielle Kunden anzulocken. Während Sie für die Veranstaltung werben, kann Ihr Vertriebsteam eng mit den Kunden sprechen und alle Probleme lösen, die die Beziehung stärken können.

Sie können diese Veranstaltung nutzen, um Ihren Kunden Produkte oder Dienstleistungen zu verkaufen. Darüber hinaus hinterlässt eine erfolgreiche Veranstaltung bei den Teilnehmern ein positives Gefühl gegenüber Ihren Lösungen, sodass sie andere Kunden auf Ihr Unternehmen verweisen können, auch wenn diese es nicht selbst kaufen.

Zunehmende Aktivität in sozialen Netzwerken

Nach einer Werbeveranstaltung können viele Ihrer Kunden gerne mit Ihnen interagieren, was das Engagement auf Social-Media-Plattformen erheblich steigert.

Wenn Sie eine Veranstaltung online bewerben, können Sie das Engagement anhand verschiedener Kennzahlen messen, darunter:

• Gefällt

• Kommentare

• Teilen oder Retweeten

• Abonnentenwachstum

• Erwähnungen mit oder ohne Tags

• Klicks

• Hashtag

Marketingaktivitäten für Ihre Marke schaffen viele Vorteile und machen Ihre Lösungen wettbewerbsfähiger am Markt. Ihre Produkte oder Dienstleistungen werden zu Trendnachrichten und ziehen letztendlich mehr Kunden an.

Wie Sie eine Veranstaltung effektiv bewerben

Unterteilen Sie Ihre Strategie in Pre-Event, Main-Event und Post-Event, denn alle drei Phasen sind notwendig, um Ihre Veranstaltung effektiv zu bewerben. Erstellen Sie einen schriftlichen Plan und umfassen Sie die folgenden Schritte:

1. Verstehen Sie Ihre Zielgruppe und Stakeholder

Denken Sie über Ihre Zielgruppe nach, bevor Sie über die Planung einer Veranstaltung nachdenken. Konzentrieren Sie sich darauf, dass Veranstaltungsteilnehmer ein bedeutungsvolles Erlebnis benötigen, um sich mit Ihrer Marke identifizieren zu können. Verstehen Sie ihre Wünsche und Bedürfnisse, indem Sie herausfinden, was sie fasziniert und bleibende Erinnerungen hinterlässt. Daher sollte Ihr zentrales Thema ihren Bedürfnissen entsprechen und Ihnen einen zusätzlichen Vorteil gegenüber Ihren Mitbewerbern verschaffen.

Listen Sie die Bedürfnisse anderer Teilnehmer und Partner auf, insbesondere von Sponsoren, Hauptrednern und Ausstellern. Erfahren Sie mehr über ihr Hauptziel mit der Teilnahme an der Veranstaltung und wie Sie dazu beitragen können, dieses zu erreichen. Besprechen Sie alle wichtigen Details in persönlichen Gesprächen mit Stakeholdern.

2. Definieren Sie Ihre Ziele

Formulieren Sie Ihre Ziele konkret und erwerben Sie die entsprechenden Tools zur Messung verschiedener Parameter.

Wenn Sie beispielsweise die Markenbekanntheit steigern möchten, wäre ein klares Ziel: „Erhalten Sie bis zum Ende der Veranstaltung 1.000 positive Erwähnungen.“ Mit diesem Ziel können Sie Fortschritt und Erfolg messen. Es gibt viele Beispiele für Ziele, die Sie sich bei der Werbung für eine Veranstaltung setzen können. Stellen Sie jedoch sicher, dass diese erreichbar sind und in den Zeitrahmen der jeweiligen Veranstaltung passen.

3. Erstellen Sie ein Thema

Schaffen Sie ein Erlebnis, das Ihre Unternehmenskultur und Veranstaltungen widerspiegelt, die Ihrem Publikum bekannt sind. Sie können beispielsweise eine Veranstaltung veranstalten, die sich auf allgemeine gesellschaftliche Themen wie die globale Erwärmung konzentriert.

Auch die Ästhetik des Veranstaltungsortes, wie Farbe und Dekoration, sollte zum Thema passen. Inhalt, Layout und Design Ihrer Event-Werbematerialien sollten während der gesamten Werbeaktion einheitlich sein. Wenn alles, von Ihrem ersten Social-Media-Beitrag bis hin zu den Flyern, die Sie während einer Veranstaltung verteilen, das Thema der Veranstaltung widerspiegelt, wirkt Ihre Marke professioneller.

4. Entwickeln Sie ein Marketingbudget und eine Marketingstrategie

Das Budget bestimmt alle Aspekte der Werbekampagne, einschließlich der von Ihnen beauftragten Dienstleistungen, des Veranstaltungsortes, der Caterer, Zelte und anderer versteckter Kosten. Beispielsweise benötigen Sie möglicherweise eine Eventmanagement-Software und eine Website oder kostenpflichtige digitale Werbung. Denken Sie bei der Festlegung Ihres Budgets daran, dass die Marketingkosten einen angemessenen Teil des Veranstaltungsbudgets ausmachen. Holen Sie vorab Angebote ein, um eventuelle Lücken zu schließen. Marketing-Apps und -Software sind wertvolle Werkzeuge zur Organisation des gesamten Prozesses.

Überlegen Sie, wie viel Geld und Aufwand Sie für die Werbung für die Veranstaltung aufwenden möchten. Mit der richtigen Strategie können Sie koordinierte Kampagnen starten und dabei mehrere Marketingkanäle effektiv nutzen.

5. Machen Sie auf das Ereignis aufmerksam

Sie schaffen Aufmerksamkeit, wenn Sie Ihre Veranstaltung Monate, Wochen und Tage vor dem eigentlichen Tag bewerben. Mit moderner Technologie sollte Social-Media-Marketing zu Ihrem Hauptkanal werden.

Um im Social-Media-Marketing erfolgreich zu sein, müssen Sie eine Strategie zur Veröffentlichung von Inhalten entwickeln, die erklärt, welche Beiträge veröffentlicht werden sollen und wann. Wenn Ihre Veranstaltung lokal ist, können Sie auch traditionelles Marketing einbeziehen. Eine tolle Lösung bietet Printwerbung mit Broschüren und Plakaten und bei Bedarf und je nach Budget auch mit Plakaten und Radio.

6. Aktivieren Sie Ihre Besucher

Ihre Veranstaltungsgäste gehören zu Ihren leidenschaftlichsten Markenbefürwortern und sind bereit, sich für Ihre Veranstaltung anzumelden oder Tickets zu kaufen. Nutzen Sie daher die Kraft der Mundpropaganda, um Besucher anzulocken, die bereits Tickets gekauft haben, und laden Sie Ihre Familie und Freunde ein. Als Anreiz können Sie Gratisgeschenke oder Geschenkgutscheine nutzen. Zeigen Sie verifizierten Mitgliedern, dass Sie ihr Geschäft schätzen, um mehr Leads zu generieren.

Aktivieren Sie Ihre Redner und Darsteller. Sie haben echtes Interesse, denn wenn die Zahlen hoch sind, gewinnen sie auch an Popularität. Sie können sie bitten, Teaser-Videos zur Ankündigung der Veranstaltung aufzunehmen.

Entwickeln Sie in allen Phasen klare Kommunikationswege mit den verschiedenen Teams, um die Veranstaltung zu einem Erfolg zu machen. Nutzen Sie wöchentliche Briefings und E-Mails, um alle Beteiligten über Chancenbereiche und Ziele auf dem Laufenden zu halten. Sie können sogar bestimmte Kanäle mit Kollaborationstools wie Instant-Messaging-Tools nutzen, die Ihnen sagen, welche Personen und Teams die Zahlen einbringen.

Tipps zur Bewerbung einer Veranstaltung

Mit den folgenden Tipps können Sie in jeder Phase der Promotion bessere Ergebnisse erzielen:

• Verwenden Sie den Veranstaltungs-Hashtag, wann immer Sie in sozialen Medien posten. Nutzen Sie es wiederholt und mobilisieren Sie Ihre Darsteller, Redner und andere Teilnehmer, um mit dem Hashtag Ihr Publikum zu erreichen und die Veranstaltung in den Köpfen der Menschen zu verankern. Verwenden Sie Hashtags sparsam, da Beiträge mit mehr als zwei Hashtags am Ende als Spam angezeigt werden.

• Nutzen Sie Suchmaschinenoptimierung (SEO), um Ihr Event-Ranking zu verbessern. Viele Menschen nutzen Google, um nach Veranstaltungen und Festivals in ihrer Nähe zu suchen. Sobald Sie die verwendeten Schlüsselwörter kennen, können Sie davon profitieren. Sie können attraktive Landingpages für eine Event-Website erstellen, eine Pressemitteilung veröffentlichen oder sogar einen Gastbeitrag auf einem bekannten Blog hochladen.

• Stellen Sie Käufern Tickets zur Verfügung. Effektive Werbung stellt sicher, dass Ihre Zielgruppe problemlos Tickets in ihrer Umgebung mit den von ihnen bevorzugten Zahlungsmethoden kaufen kann. Um optimale Ergebnisse zu erzielen, stellen Sie Tickets auf Ihrer Website, über Social-Media-Links und über Ticketanbieter von Drittanbietern zur Verfügung.

• Crowdsourcing von Marketinginhalten. Wenn Sie in der Vergangenheit eine ähnliche Veranstaltung organisiert haben, können Sie Marketingmaterialien aus Ihren archivierten Bildern und Videos beziehen. Sie können Teilnehmer in den sozialen Medien markieren, was der Veranstaltung Glaubwürdigkeit verleiht. Sie können die Teilnehmer auch dazu ermutigen, Ihnen ihre Fotos und Videos zu senden, indem Sie einen Wettbewerb veranstalten oder kostenlose Geschenke anbieten, wenn Sie für die Veranstaltung werben.