Ein vollständiger Leitfaden für vorbeugende Maßnahmen • BUOM
25. November 2021
Vorbeugende Maßnahmen beziehen sich auf die Schritte, die eine Person oder Organisation unternimmt, um ein potenzielles Problem zu vermeiden. So können beispielsweise durch die Einhaltung der Arbeitsschutzvorschriften Unfälle am Arbeitsplatz verhindert werden. Unabhängig von Ihrer Rolle im Managementteam können Sie die organisatorische Effektivität Ihres Unternehmens verbessern, wenn Sie wissen, was vorbeugende Maßnahmen sind und wie Sie diese anwenden. In diesem Artikel besprechen wir, was vorbeugende Maßnahmen sind, skizzieren eine Reihe von Schritten, die Sie befolgen können, um einen vorbeugenden Aktionsplan zu erstellen, und untersuchen die Unterschiede zwischen vorbeugenden und korrigierenden Maßnahmen.
Was ist vorbeugende Maßnahme?
Vorbeugende Maßnahmen sind Maßnahmen, die das Management einer Organisation ergreift, um zu verhindern, dass ein potenzielles Problem oder eine unerwünschte Situation aufgrund ähnlicher Situationen in der Vergangenheit auftritt. Ein guter Prozess für vorbeugende Maßnahmen umfasst Möglichkeiten, mit denen das Management einer Organisation feststellen kann, ob die zur Verhinderung eines Problems erforderlichen Maßnahmen wie erwartet funktionieren, wobei die genauen Schritte und Methoden normalerweise von Organisation zu Organisation unterschiedlich sind.
Sobald ein potenzielles Problem identifiziert wurde, erstellen Unternehmen in der Regel vorbeugende Aktionspläne, die beschreiben, wie das Problem, die unerwünschte Situation oder die potenzielle Gefahr vermieden werden kann. Manchmal bieten Unternehmen auch Möglichkeiten an, wie die Organisation ihre Arbeitsabläufe verbessern kann. Einige Beispiele für vorbeugende Maßnahmen:
Durchführung von Arbeitssicherheitsschulungen für Mitarbeiter
Führen Sie routinemäßige Wartungsarbeiten an Werkzeugen und Geräten durch
Erstellen Sie Notfallpläne für unvorhergesehene Umstände wie Brände oder Naturkatastrophen.
Implementierung eines Verhaltenskodex für Mitarbeiter
Aktualisieren Sie die Sicherheitsrichtlinien und -verfahren des Unternehmens
So erstellen Sie einen vorbeugenden Aktionsplan
Berücksichtigen Sie die folgenden Schritte, um einen vorbeugenden Aktionsplan zu erstellen:
1. Bewerten Sie die Grundursache vollständig
Bevor ein vorbeugender Aktionsplan erstellt wird, ist es wichtig, zunächst die Grundursache zu ermitteln. Dies verringert die Wahrscheinlichkeit, dass ein anderes zugrunde liegendes Problem das Problem verursacht. Indem Sie zunächst die Grundursache eines potenziellen Problems ermitteln, können Sie später die erforderlichen Schritte zur Vermeidung des Problems festlegen.
2. Bewerten Sie potenzielle Risiken und Chancen
Der Zweck vorbeugender Maßnahmen besteht nicht nur darin, das Auftreten verschiedener Probleme zu verhindern, sondern auch das Auftreten zusätzlicher Probleme nach der Implementierung zu vermeiden. Bevor festgestellt wird, wie die Grundursache eines Problems beseitigt werden kann, ist es in der Regel wichtig, die Möglichkeit der Entstehung neuer Probleme zu prüfen, um diese zu verhindern. Sie können auch die Wahrscheinlichkeit des Auftretens ähnlicher Probleme bewerten und prüfen, ob Sie diese mit denselben vorbeugenden Maßnahmen verhindern können.
3. Erstellen Sie eine Liste mit Schritten, die die Organisation ergreifen kann, um das Problem zu verhindern.
Anschließend können Sie damit beginnen, die Schritte zu ermitteln, die Sie ergreifen müssen, um das Auftreten des Problems zu verhindern. Dazu kann es gehören, diejenigen zu identifizieren, die für die Ergreifung vorbeugender Maßnahmen verantwortlich sind, die Schritte zu spezifizieren, die sie ergreifen können, um die Möglichkeit des Auftretens eines Problems auszuschließen, und Feedback-Mechanismen zu beschreiben, damit das Organisationsmanagement später die Wirksamkeit des Plans bewerten kann. Es ist wichtig, dass die Schritte flexibel genug sind, dass Sie sie später basierend auf dem Feedback ändern können.
4. Bestimmen Sie den Zeitplan und die Kosten des Plans
Sobald alle Beteiligten wissen, was die Organisation zu tun gedenkt, um das Auftreten des Problems zu verhindern, können Sie weitere Details besprechen. Beispiele hierfür wären der Zeitplan für die Fertigstellung des Plans und die Kosten, die das Unternehmen dafür verursachen wird. Mithilfe dieser Fragen kann das Management anhand der Differenz zwischen potenziellem Nutzen und den für die Umsetzung des Plans erforderlichen Ressourcen feststellen, ob die Umsetzung des Plans positiv oder negativ sein wird. Es ist auch wichtig, potenzielle Alternativpläne zu analysieren und festzustellen, welcher Plan praktikabler ist.
5. Planen Sie eine kontinuierliche Bewertung
Da ein vorbeugender Aktionsplan ein potenzielles, aber derzeit nicht vorhandenes Problem anspricht, kann die Fähigkeit, ihn kontinuierlich zu bewerten und anzupassen, für seinen Erfolg von entscheidender Bedeutung sein. Sobald der Plan gestartet ist, werden Sie wahrscheinlich Änderungen vornehmen, die auf neuen Informationen und dem Feedback der für die Ausführung Verantwortlichen basieren. Das bedeutet auch, dass die für die Umsetzung Verantwortlichen ermutigt werden müssen, kontinuierlich Feedback zu geben.
6. Bewerten Sie Ihre Ergebnisse
Der letzte Schritt im Prozess besteht darin, zu bestimmen, wie überprüft werden kann, ob der Plan nach seiner Umsetzung erfolgreich war. Dazu kann es erforderlich sein, die Leistung verschiedener Schlüsselindikatoren anhand Ihrer Maßnahmen zu bewerten und zuzulassen, dass sich das Problem zu einem späteren Zeitpunkt wiederholt. Die Möglichkeit, festzustellen, ob ein Plan funktioniert hat, kann bei der Arbeit an zukünftigen präventiven Aktionsplänen hilfreich sein.
Vorbeugende Maßnahmen versus Korrekturmaßnahmen
Damit ein Unternehmen seine Leistung und Kundenzufriedenheit kontinuierlich verbessern kann, sind sowohl vorbeugende als auch korrigierende Maßnahmen erforderlich. Der Hauptunterschied zwischen beiden besteht darin, dass ein vorbeugender Aktionsplan eine Reihe von Maßnahmen darstellt, die Sie ergreifen, um ein potenzielles Problem zu verhindern, während ein korrigierender Aktionsplan die Grundursache des bestehenden Problems angeht und es beseitigt. Dies bedeutet, dass vorbeugende Maßnahmen ergriffen werden, bevor ein potenzielles Problem auftritt, während Korrekturmaßnahmen ein Versuch sind, das Problem nach seinem Auftreten zu entschärfen.
Organisationen, die ein Qualitätsmanagementsystem nutzen, nutzen in der Regel sowohl Korrektur- als auch Präventivmaßnahmen als Teil ihrer Bemühungen, ihre Abläufe und die Kundenzufriedenheit kontinuierlich zu verbessern. Der Korrekturmaßnahmenprozess ist wie folgt:
Definiere das Problem. Der erste Schritt besteht in der Regel darin, das Problem klar zu definieren.
Bestimmen Sie den Umfang des Problems. Sobald klar wird, dass ein Problem vorliegt, das behoben werden muss, versucht das Qualitätsmanagementteam festzustellen, wie wichtig es für das Wohlergehen der Organisation sein könnte.
Ergreifen Sie Maßnahmen, um den Umfang des Problems einzuschränken. Bevor Sie versuchen, das Problem zu beheben, müssen Sie möglicherweise bestimmte Schritte unternehmen, um zu verhindern, dass es sich zu einem schwerwiegenderen Problem entwickelt.
Ermitteln Sie die Grundursache des Problems. Um ein Problem zu lösen, versucht das Qualitätsmanagementteam zunächst, die Grundursache zu ermitteln. Auf diese Weise können sie sicherstellen, dass sie das zugrunde liegende Problem beheben und nicht nur ein oberflächliches Problem lösen.
Erstellen Sie einen Aktionsplan, um die Grundursache anzugehen. Sobald Sie die Grundursache des Problems ermittelt haben, können Sie die Schritte festlegen, die die Organisation zur Behebung des Problems unternehmen muss, einschließlich der Kosten, der Beschaffung der erforderlichen Mittel, der Genehmigung des Vorgangs und der Höhe der Kapitalrendite Sei. .
Setzen Sie den Plan um. Sobald ein Plan erstellt wurde, setzen die Verantwortlichen ihn um, um zu versuchen, das Problem zu lösen.
Überprüfen Sie den Erfolg des Plans. Sobald Sie Ihren Plan umgesetzt haben, stellen Sie sicher, dass er effektiv ist, d. h. Sie haben die Grundursache des Problems angegangen.