Ein Leitfaden zur mechanistischen Organisation (mit Definition und Tipps) • BUOM

Unternehmen wählen Organisationsstrukturen je nachdem, wie sie ihre Abläufe verwalten möchten. Viele Unternehmen mit einem formellen Arbeitsumfeld und starker Mitarbeiterkontrolle bevorzugen möglicherweise einen mechanistischen Organisationsansatz, der es ihnen ermöglicht, das Unternehmen auf hierarchische Weise zu führen.

Wenn Sie verstehen, wie eine mechanistische Organisation funktioniert, können Sie feststellen, ob diese Struktur für Ihr Unternehmen geeignet ist. In diesem Artikel besprechen wir, was eine mechanistische Organisation ist, welche Vorteile und Herausforderungen sie hat und geben Tipps für die Schaffung dieser Struktur in Ihrem Unternehmen.

Was ist eine mechanistische Organisation?

Eine mechanistische Organisation ist eine Organisationsstruktur mit zentraler Autorität, Aufteilung zwischen Abteilungen und spezialisierten Rollen, die unabhängig voneinander agieren.

Unternehmen mit mechanistischen Strukturen funktionieren ähnlich wie Bürokratien, in denen eine etablierte Befehlskette den Geschäftsbetrieb verwaltet. Zu den Arten von Unternehmen, die diese Art von Struktur häufig implementieren, gehören:

• Finanzen

• Gesundheitspflege

• Ausbildung

• Regierung

• Gesetz

In der visuellen Darstellung haben mechanistische Organisationen eine dreieckige oder pyramidenförmige Struktur, und je höher Ihre Position im Dreieck, desto mehr Macht haben Sie. Typischerweise umfassen die meisten Positionen in einem Unternehmen Einstiegs- und Non-Executive-Positionen, die die untere Hälfte des Dreiecks ausmachen.

Der nächst kleinere Teil des Dreiecks umfasst ihre unmittelbaren Vorgesetzten, gefolgt von ihren höheren Vorgesetzten. Dieses Muster setzt sich bis zur Spitze der Pyramide fort, zu der Führungskräfte wie der Vorstandsvorsitzende und der Finanzvorstand gehören.

Vorteile einer mechanistischen Organisation

Das definierte Geschäftsmodell einer mechanistischen Organisation kann es jedem Mitarbeiter erleichtern, die mit seinen individuellen Rollen verbundenen Erwartungen zu verstehen, und es dem Management ermöglichen, Unternehmensentscheidungen auf der Grundlage von Vorhersehbarkeit zu treffen. Weitere Vorteile einer mechanistischen Organisation sind:

• Stabilität: Mechanistische Organisationen haben Abläufe, die über die Zeit gleich bleiben, sodass Mitarbeiter und das Unternehmen von der Konsistenz profitieren können.

• Geringe Aufgabendifferenzierung: Jede Rolle hat eine spezifische Struktur mit zugewiesenen Aufgaben, sodass Mitarbeiter die Erwartungen ihrer Manager klar verstehen können.

• Niedrige Kosten: Mechanistische Organisationen konzentrieren sich auf Kosteneffizienz. Durch die Zuordnung qualifizierter Personen zu Fachpositionen können Unternehmen den Aufsichtsaufwand senken.

• Effektives Management: Ihre strukturierten Regeln und Vorschriften können es mechanischen Organisationen ermöglichen, ihre Unternehmen, Abteilungen und einzelnen Mitarbeiter effektiv zu verwalten.

• Kommunikationskanäle: Mechanistische Organisationen haben einen festen Kommunikationsprozess, bei dem jede Person Probleme ihrem direkten Vorgesetzten meldet. Wenn ihr Vorgesetzter Hilfe bei der Lösung eines Problems benötigt, kann er es an seinen Vorgesetzten weiterleiten und der Zyklus wird fortgesetzt, bis das Problem gelöst ist.

Probleme der mechanistischen Organisation

Ein Arbeitsbereich, in dem Mitarbeiter und Manager zusammenarbeiten und Systeme erstellen können, die zur Behebung häufiger Probleme beitragen, kann Ihrem Unternehmen dabei helfen, seine Ziele aufrechtzuerhalten und zu erreichen. Hier sind einige Probleme, auf die Unternehmen stoßen können, die diese Struktur verwenden:

• Mangelnde Anpassungsfähigkeit: Das strukturierte Design mechanistischer Organisationen kann es für Unternehmen schwierig machen, sich an unvorhergesehene Umstände anzupassen. Sie können die Auswirkungen dieser Umstände jedoch verhindern oder minimieren, indem sie über Backup-Betriebspläne verfügen.

• Autokratischer Führungsstil. Der autokratische Managementansatz in mechanistischen Organisationen schränkt den Beitrag nicht leitender Mitarbeiter ein. Manager können die negativen Auswirkungen dieses Führungsstils reduzieren, indem sie weiterhin endgültige Entscheidungen treffen, den Mitarbeitern aber das Mitspracherecht einräumen.

• Begrenzte Autonomie. Für innovative Arbeitnehmer mag es aufgrund der Starrheit ihrer Rollen schwierig sein, in mechanistischen Organisationen zu arbeiten, aber viele Mitarbeiter, die in solchen Unternehmen arbeiten, haben Aufgaben, die eher analytisch als kreativ sind.

• Hohe Arbeitsbelastung: Da einzelne Mitarbeiter unabhängig arbeiten, müssen einige möglicherweise eine hohe Arbeitsbelastung alleine bewältigen. Das Management kann dies verhindern, indem es dafür sorgt, dass ein ausreichender Personalbestand aufrechterhalten wird.

• Fluktuation: Es ist wahrscheinlicher, dass Unternehmen Mitarbeiter behalten, die sich wertgeschätzt fühlen. Mechanistische Organisationen können die Fluktuation reduzieren, indem sie leistungsstarken Mitarbeitern öffentliches Lob und Belohnungen anbieten.

Tipps zum Aufbau einer mechanistischen Organisation

Hier sind einige Tipps, mit denen Sie eine mechanistische Organisationsstruktur in Ihrem Unternehmen schaffen können:

Stellen Sie sicher, dass alle Teamrollen klar sind

Das Kennzeichen einer mechanistischen Organisation sind strukturierte Rollen. Jedes Mitglied jedes Teams, von der Einstiegsebene bis zur Geschäftsleitung, hat basierend auf seiner Rolle innerhalb seiner Teams und des Unternehmens festgelegte Verantwortlichkeiten. Maschinenbauunternehmen können klare Abteilungen zwischen den Abteilungen schaffen, jede mit ihrem eigenen Managementteam.

Beispielsweise kann eine Buchhaltungsabteilung aus Berufseinsteigern und Mitarbeitern auf mittlerer Ebene bestehen, aus Managern, die kleine Teams betreuen, und aus Abteilungsleitern, die den Betrieb ihrer Abteilung leiten. Durch die Definition von Rollen kann jede Person der Organisation helfen, indem sie ihre spezifischen Verantwortlichkeiten wahrnimmt.

Führung eines Organigramms

Viele Unternehmen verfügen über Organigramme, auch „Organigramme“ genannt, die den Mitarbeitern einen visuellen Eindruck von der Unternehmensstruktur vermitteln. Sie beginnen beim leitenden Angestellten des Unternehmens und verzweigen sich von den ranghöchsten zu den jüngsten Mitarbeitern. Organigramme spielen in mechanistischen Organisationen eine wichtige Rolle, da diese Art von Unternehmen über strukturierte Rollen ohne Duplikate verfügen.

Erstellen Sie ein Mitarbeiterverzeichnis

Sobald Sie die Beschäftigungsrichtlinien, Sozialleistungen, Gehaltsstruktur und andere Mitarbeiterrichtlinien Ihres Unternehmens festgelegt haben, können Sie durch die Erstellung eines Handbuchs bei Bedarf darauf zurückgreifen.

Lesen Sie unbedingt regelmäßig das Mitarbeiterhandbuch und prüfen Sie, ob Abschnitte aktualisiert werden müssen. Sie können neue Mitarbeiter auch bitten, eine Vereinbarung zu unterzeichnen, in der sie bestätigen, dass sie das Handbuch gelesen haben und sich damit einverstanden erklären, es einzuhalten, um die Konsistenz im gesamten Unternehmen sicherzustellen.

Führen Sie regelmäßige Abteilungsbesprechungen durch

Da in einer mechanistischen Organisation in der Regel jede Person unabhängig arbeitet, erstattet sie ihren direkten Vorgesetzten nur bei Bedarf Bericht. Erwägen Sie die Abhaltung regelmäßiger Abteilungsbesprechungen, damit sich die Mitarbeiter gegenseitig über die Fortschritte des Teams informieren können.

Ebenso bietet die Abhaltung von Managementmeetings den Managern die Möglichkeit, sich gegenseitig und die Unternehmensleitung über die Aktivitäten der einzelnen Abteilungen zu informieren.

Erstellen Sie eine Kommunikationsplattform

Menschen in mechanistischen Organisationen arbeiten selten in Teams, daher fällt es ihnen möglicherweise schwer, mit ihren Kollegen und Managern zu kommunizieren, wenn sie nicht über eine spezielle Kommunikationsplattform verfügen. Digitale Lösungen wie Messaging-Dienste und Videokonferenzsysteme können es jedem in einer Organisation ermöglichen, miteinander in Verbindung zu bleiben, insbesondere wenn das Unternehmen Remote-Arbeit zulässt. Diese Programme können es den Mitarbeitern auch erleichtern, Informationen im gesamten Unternehmen zu verbreiten, beispielsweise Newsletter und Richtlinienaktualisierungen.