Ein Leitfaden zur Immobilienbuchhaltung (mit Tipps) • BUOM

9. November 2021

Die Nutzung der Immobilienbuchhaltung ist eine effektive Möglichkeit, die Leistung Ihres Unternehmens zu bewerten. Dieses wertvolle Wissen kann Ihnen helfen, die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens zu verstehen und zu verwalten. Die Übernahme von Buchhaltungsaufgaben kann dazu beitragen, die mit der Einstellung einer anderen Person verbundenen Kosten zu senken und Ihnen außerdem die Bewertung und Entwicklung Ihrer Geschäftsstrategien zu ermöglichen. In diesem Artikel beschreiben wir einige Elemente der Immobilienbuchhaltung und geben Tipps.

Was ist Immobilienbuchhaltung?

Unter Buchhaltung versteht man den Prozess der Organisation und des Verständnisses der Finanzen eines Unternehmens, einschließlich der Aufzeichnung seiner Finanztransaktionen. Die Immobilienbranche benötigt eine Buchhaltung, um die Finanzen eines Unternehmens zu verwalten und Transaktionen im Zusammenhang mit dem Kauf, Verkauf und der Vermietung von Immobilien aufzuzeichnen. Wenn Sie ein Immobilien- oder Immobilienverwaltungsunternehmen betreiben, kann Ihnen das Wissen, wie Sie mit der Verantwortung für die Immobilienbuchhaltung umgehen, dabei helfen, die Kosten zu sparen, die für die Auslagerung dieser Aufgaben erforderlich sind.

Fachleute, die Immobilienbuchhaltung nutzen

Typischerweise nutzen Fachleute, die Immobilien verwalten oder Immobilien verwalten, die Immobilienbuchhaltung. Immobilienunternehmen können auf einzelne Immobilienmakler oder Fachleute zurückgreifen, die eine Agentur mit mehreren Maklern betreiben. Der Einsatz von Immobilienbuchhaltungstechniken ermöglicht es diesen Unternehmen, ihre finanzielle Leistung und ihr Wachstum zu bewerten, Steuern effizient zu verarbeiten und Geschäftsstrategien zu entwickeln. Das Verständnis der mit Transaktionen verbundenen Buchhaltungspraktiken ist ebenfalls von entscheidender Bedeutung, da Immobilienfachleute möglicherweise umfangreiche Transaktionen abwickeln und gleichzeitig Kunden beim Kauf oder Verkauf von Immobilien unterstützen.

Andere Fachleute, die in oder um die Immobilienbranche tätig sind, können ebenfalls die Immobilienbuchhaltung nutzen. Zu diesen Fachleuten gehören Bauunternehmer, Kundenbetreuer von Wohnungsbaugesellschaften und Immobilieninvestmentmanager.

Grundelemente der Immobilienbuchhaltung

In der Buchhaltung umfassen Transaktionen fünf Elemente. Bei der Finanzbuchhaltung für Immobilienunternehmen sollten Sie diese Konzepte berücksichtigen:

• Vermögenswerte: Vermögenswerte beziehen sich auf Ressourcen, die ein Unternehmen oder eine Einzelperson besitzt und die in Bargeld umgewandelt werden können. Beispielsweise handelt es sich bei Liegenschaften im Eigentum von Hausverwaltungsgesellschaften um Vermögenswerte.

• Verbindlichkeiten: Verbindlichkeiten beziehen sich auf Geld, das einem Unternehmen oder einer Einzelperson geschuldet wird. Es gibt zwei Arten von Verbindlichkeiten: kurzfristige Verbindlichkeiten, bei denen es sich um innerhalb eines Jahres fällige Verbindlichkeiten handelt, und feste Verbindlichkeiten, bei denen es sich um innerhalb eines Jahres fällige Verbindlichkeiten handelt. Als Beispiele für Immobilienverbindlichkeiten dienen Hypotheken.

• Eigenkapital: Das Eigenkapital eines Unternehmens entspricht den Vermögenswerten eines Unternehmens abzüglich seiner Verbindlichkeiten. Diese Berechnung dient der Darstellung des Unternehmenswertes. Im Immobilienbereich bezeichnet Eigenheimkapital die Differenz zwischen dem Marktwert eines Eigenheims und dem Betrag, den der Eigentümer für die Hypothek schuldet.

• Einkommen: Unter Einkommen versteht man das Geld, das ein Unternehmen oder eine Einzelperson für Arbeit oder Dienstleistungen erhält. Immobilienmakler werden beispielsweise für den Verkauf eines Hauses bezahlt, während Immobilienverwalter Einnahmen aus der Miete der Mieter erzielen.

• Ausgaben: Ausgaben beziehen sich auf Ausgaben im Zusammenhang mit dem Geschäftsbetrieb. Zu den Ausgaben eines Immobilienunternehmens könnten beispielsweise Schulungen für seine Makler gehören. Zu den Kosten der Hausverwaltungsgesellschaft kann die Instandhaltung der Immobilie des Mieters gehören.

Bei der Erfassung von Transaktionen zu Buchhaltungszwecken besteht Ihr Ziel darin, sicherzustellen, dass Ihre Bücher ausgeglichen sind, was bedeutet, dass Ihr Vermögen der Summe Ihrer Verbindlichkeiten und Ihres Eigenkapitals entspricht. Wenn Sie keine Buchhaltungserfahrung haben, können Sie an einer Schulung teilnehmen, um zu lernen, wie Sie grundlegende Buchhaltungsaufgaben ausführen und die allgemein anerkannten Buchhaltungsgrundsätze befolgen. Darüber hinaus können die meisten heute verfügbaren Buchhaltungssoftware die Durchführung und das Verständnis dieses Prozesses erleichtern.

Tipps zur Immobilienbuchhaltung

Wenn Sie sich für die Buchhaltung Ihres Immobiliengeschäfts interessieren, können Sie die folgenden Tipps nutzen:

Wählen Sie die Abrechnungsmethode

Bevor Sie mit der Verwaltung der Finanzunterlagen Ihres Unternehmens beginnen, müssen Sie festlegen, welche Buchhaltungsmethode Sie für die Nachverfolgung verwenden möchten. Sie haben folgende Möglichkeiten:

• Kassenbuchhaltung: Bei der Kassenbuchhaltung erfassen Sie Transaktionen zum Zeitpunkt der Zahlung zwischen Ihnen und der Gegenpartei. Diese Transaktionen beziehen sich auf Situationen, in denen Sie eine Zahlung erhalten und wenn Sie eine Zahlung an eine andere Person leisten.

• Periodenrechnung: Bei der periodengerechten Buchführung erfassen Sie Transaktionen, wenn Sie und eine andere Partei einander eine Dienstleistung erbringen oder erhalten. Beispielsweise erfassen Sie eine Transaktion, wenn Sie eine Rechnung erstellen oder wenn Sie eine Rechnung erhalten.

Jede Methode hat ihre eigenen Vor- und Nachteile. Sie sollten sie daher genauer untersuchen, um herauszufinden, welche für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist. Im Allgemeinen ist die Kassenbuchhaltung für kleine Unternehmen eine einfachere Methode. Die periodengerechte Buchführung kann großen Unternehmen dabei helfen, den Überblick über ihre langfristigen Finanzen zu behalten, da sie ihre bestehenden Geschäftstransaktionen und erwarteten Zahlungen beschreibt. Sobald Sie eine Methode ausgewählt haben, können Sie diese nicht mehr ändern, es sei denn, Sie beantragen eine Änderung beim IRS.

Erstellen Sie einen Kontenplan

Ein Kontenplan ist eine nützliche Methode zur Organisation von Immobilientransaktionen. „Konten“ beziehen sich auf verschiedene Kategorien von Transaktionen. Sie können diese Kategorien verwenden, um Ihre Transaktionen in Ihren Finanzberichten zu melden. Ein Verkaufsdiagramm trennt normalerweise Ihre Einnahmen von Ihren Ausgaben, und Sie können dann jeweils entsprechende Kategorien erstellen. Diese Kategorien variieren je nach Ihrem Unternehmen. Beispielsweise verfügt ein Immobilienunternehmen möglicherweise über Einkommenskonten wie Wohneinkommen und Geschäftseinkommen sowie über Ausgabenkonten mit Kategorien wie Werbekosten und Umsatzkosten.

Beim Erstellen eines Kontenplans müssen Sie ähnliche Kategorien gruppieren und jeder Kategorie einen bestimmten Code zuweisen. Jedes Mal, wenn Sie eine Transaktion abschließen, geben Sie sie in die entsprechende Kategorie ein. Um sicherzustellen, dass Sie den Zweck der Transaktion verstehen, können Sie für jeden Eintrag eine Beschreibung hinzufügen. Die meisten Buchhaltungsprogramme bieten Beispiele oder Vorlagen zum Erstellen von Kontenplänen. Ein Beispielkontenplan könnte so aussehen:

Code Kontoname Beschreibung 1000 Girokonto Abrechnung von Ein- und Auszahlungen von einem Girokonto 1500 Marketingausgaben Abrechnung von Ausgaben im Zusammenhang mit Marketing und Werbung 1700 Einkünfte aus dem Verkauf von Wohneigentum Einkommensbuchhaltung von Einkünften im Zusammenhang mit dem Verkauf von Wohnimmobilien 1800 Einkünfte aus a Gewerbeverkauf Bilanzierung der Einnahmen im Zusammenhang mit dem Verkauf einer Gewerbeimmobilie

Kosten teilen

Erstellen Sie ein separates Bankkonto für Ausgaben im Zusammenhang mit Ihrem Immobiliengeschäft. Dieser Schritt ermöglicht es Ihnen, alle Ihre Geschäftsausgaben an einem übersichtlichen Ort zu haben. Sie können Ihre Ausgaben und geschäftsbezogenen Transaktionen einfach verfolgen und so Ihren Cashflow und Ihr Wachstum bewerten. Mit separaten Konten können Sie die Durchsicht von Transaktionen vermeiden, um festzustellen, ob es sich um geschäftliche und welche um private Transaktionen handelt. Sie können auch Finanzinformationen organisieren und Buchhaltungsungenauigkeiten oder potenzielle rechtliche Probleme bei der Verwechslung vermeiden.

Erstellen Sie ein Organisationssystem

Um Ihre Immobilien- oder Buchhaltungsaufgaben effektiv zu verwalten, müssen Sie Ihre Finanzunterlagen in Ordnung halten. Stellen Sie sicher, dass Sie über ein effektives Dokumentenablagesystem verfügen, das die Dokumente organisiert und leicht auffindbar hält. Je nach Wunsch können Sie diese Dokumente physisch oder digital speichern.

Digitale Dateien erleichtern den Austausch von Dokumenten mit anderen und ermöglichen ihnen den Zugriff darauf von überall. Es ist wichtig, den Überblick zu behalten, da Sie möglicherweise irgendwann auf diese Dokumente zurückgreifen müssen, beispielsweise bei der Erstellung von Steuererklärungen oder der Überprüfung von Finanzinformationen. Beispiele für aufzubewahrende Dokumente sind:

• Miet- oder Pachtverträge für Immobilien

• Konten

• Quittungen

• Steuererklärung

Sorgen Sie für eine genaue Aufzeichnung

Neben der Aufzeichnung Ihrer Geschäftstransaktionen müssen Sie auch sicherstellen, dass diese korrekt sind. Sie können dies tun, indem Sie Ihr Geschäftsbankkonto jeden Monat abgleichen. Bei einem Bankabgleich müssen Ihre Bankunterlagen mit Ihren Geschäftsunterlagen abgeglichen werden, um sicherzustellen, dass Transaktionen und Salden übereinstimmen. Beide müssen nachweisen, dass über einen bestimmten Zeitraum hinweg der gleiche Geldbetrag in Ihr Unternehmen ein- und ausgeht.

Bei den Abstimmungen kann es zu Unstimmigkeiten kommen, sei es aufgrund von Buchhaltungs- oder Bankfehlern, betrügerischen Gebühren oder Verzögerungen. Beispielsweise kann es sein, dass die Salden nicht übereinstimmen, weil Ihre Bank die Transaktion noch nicht bearbeitet hat. Dieser Prozess zeigt, wie wichtig es ist, verschiedene Finanzdokumente zu organisieren und zu pflegen, da Sie sich möglicherweise darauf verlassen müssen, dass sie solche Inkonsistenzen oder Lücken korrigieren oder überprüfen.

Nutzen Sie digitale Software, um die Effizienz zu steigern

Sie können Ihre Aufzeichnungsprozesse effizienter gestalten, indem Sie digitale Software und Anwendungen implementieren. Viele Programme sind cloudbasiert und ermöglichen Ihnen den Zugriff auf Ihre Konten von mehreren Geräten aus. Digitale Software kann auch die Sicherheit bei der Speicherung wichtiger Dokumente erhöhen, indem beispielsweise für den Zugriff ein Passwort erforderlich ist.

Beispielsweise ist die Nachverfolgung von Belegen eine wichtige Buchhaltungspraxis für Unternehmer. Für Ihr Smartphone finden Sie Apps, mit denen Sie Belege schnell und einfach scannen können. Bei digitalen Kopien müssen Sie sich keine Sorgen machen, dass die Originale verloren gehen oder verlegt werden.

Der Einsatz von Software kann auch dazu beitragen, Buchhaltungsaufgaben zu vereinfachen oder zu automatisieren. Wenn Sie über weniger Erfahrung in der Buchhaltung verfügen, können Ihnen diese Ressourcen dabei helfen, die Durchführung von Buchhaltungsaufgaben zu erlernen und sie leichter verständlich zu machen. Die meisten Softwareprogramme tragen auch dazu bei, dass Sie die relevanten Steuergesetze einhalten. Allerdings sollten Sie Ihre Arbeit vor der Einreichung immer noch einmal überprüfen. Abhängig von Ihren Anforderungen können Sie die verschiedenen Arten von Buchhaltungssoftware erkunden, die für Ihr Unternehmen verfügbar sind.

Erwägen Sie die Inanspruchnahme professioneller Unterstützung

Wenn Sie die Immobilienbuchhaltung für Ihr Unternehmen durchführen, sollten Sie sich für zusätzliche Unterstützung an einen Fachmann wenden. Einige Buchhalter und Firmen sind sogar auf die Durchführung von Buchhaltungsaufgaben für Immobilien- und Hausverwaltungsunternehmen spezialisiert. Diese Fachleute kennen alle relevanten Regeln und Vorschriften Ihrer örtlichen und staatlichen Immobilienkommissionen, die Sie befolgen müssen. Sie können Ihnen helfen, die Regeln und ihre möglichen Auswirkungen auf Ihre Geschäfts- oder Buchhaltungspraktiken zu verstehen. Fachleute für Immobilienbuchhaltung können auch zusätzliche betriebswirtschaftliche Ratschläge geben, beispielsweise Ratschläge zu einem effektiven Finanzmanagement.