Ein Leitfaden zur Budgetverfolgung im Projektmanagement (mit Tipps) • BUOM

Die Budgetierung ist für den Erfolg jedes Projekts von entscheidender Bedeutung. Im Projektmanagement definiert das Budget den Umfang des Projekts, die beteiligten Teilnehmer, die benötigten Ressourcen und die Strategien oder Prozesse, mit denen Lösungen gefunden werden sollen. Wenn Sie verstehen, wie Sie Ihr Projektmanagementbudget effektiv verfolgen, können Sie Ihrem Projekt dabei helfen, seine Ziele zu erreichen. In diesem Artikel schauen wir uns an, was Budgetverfolgung im Projektmanagement ist, erläutern ihre Bedeutung, diskutieren ihre Elemente und geben Tipps für eine erfolgreiche Durchführung.

Was ist Projektmanagement-Budgetverfolgung?

Unter Projektmanagement-Budgetverfolgung versteht man die Verfolgung des Geldbetrags, den eine Organisation bereits für ein Projekt ausgegeben hat, und des verbleibenden Betrags im Verhältnis zu einem vorgegebenen Budget. Im Projektmanagement sind Kosten, Zeit und Umfang die drei wichtigsten Aspekte, die es für den Erfolg zu berücksichtigen gilt. Als Projektmanager können Sie diese Kosten budgetieren und so kontrollieren, wie viel Geld Sie zu welchem ​​Zeitpunkt den verschiedenen Projektfunktionen zuweisen.

Das Budget kann überwacht werden, um sicherzustellen, dass vorgegebene Grenzen nicht überschritten werden. Wenn die Kosten das Limit überschreiten, können Sie Anpassungen vornehmen, um sicherzustellen, dass das Projekt im Zeitplan und innerhalb des Budgets bleibt.

Warum ist es wichtig, Ihr Projektmanagementbudget im Auge zu behalten?

Die Verfolgung von Projektbudgets hilft:

• Nehmen Sie nach Kostenüberschreitungen notwendige Korrekturen vor und gleichen Sie die Kosten für andere Aspekte des Projekts aus, um das Budget einzuhalten.

• Informieren Sie alle Beteiligten über die von Ihnen zugewiesenen und ausgegebenen Mittel, um Transparenz und Rechenschaftspflicht zu gewährleisten.

• Beachten Sie die Bereiche, in denen zu viel ausgegeben wird, um festzustellen, ob in diesem Bereich Probleme vorliegen.

• Bleiben Sie auf dem Laufenden, denn das Budget dient als wichtiger Leistungsindikator, um Anzeichen dafür zu erkennen, dass das Projekt möglicherweise nicht wie geplant verläuft.

• Überprüfen Sie die fehlenden Informationen darüber, wie Sie die Mittel ausgegeben haben.

• Erstellen Sie am Ende des Projekts einen umfassenden und aussagekräftigen Bericht oder eine Präsentation

• Bleiben Sie im Rahmen des Projekts

• Vermeiden Sie Konflikte während oder nach einem Projekt darüber, wie Sie mit Finanzen umgegangen sind oder wie Sie dem Kunden Rechnungen gestellt haben.

• Verstehen Sie, wohin Ihr Geld fließt

• Planen Sie ähnliche oder nachfolgende verwandte Projekte

Elemente der Projektmanagement-Budgetverfolgung

Berücksichtigen Sie die folgenden Elemente der Projektbudgetverfolgung:

Einkommen

Einkommen ist der Geldbetrag, den Sie mit der Arbeit an einem Projekt verdienen können. Mit dem Projektmanagement sind drei Arten von Einnahmen verbunden. Nulleinkommen liegt vor, wenn kein Einkommen nachzuverfolgen ist, was der Fall ist, wenn Sie an einem internen Projekt für Ihren Arbeitgeber arbeiten. Bei einem festen Einkommen handelt es sich um einen festen Preis für ein Projekt, zu dessen Zahlung sich der Projektinhaber bereit erklärt. Die Zahlung kann in Teilen über einen bestimmten Zeitraum verteilt oder in einer einzigen Zahlung erfolgen. Kosten plus Einkommen bedeutet, dass Sie zusätzlich zu Ihrem festen Einkommen einen Gewinn erzielen. Projektmanager verfolgen Kosten und Einnahmen in Projekten, bei denen die Schätzung der Projektkosten eine Herausforderung darstellt.

Kosten

Dies ist der Geldbetrag, den Sie während der Laufzeit des Projekts verwenden. Sie können den Betrag berechnen, wenn das Projekt verfolgt, wie viel Geld Sie verwenden. Bei Projekten fallen zwei Arten von Kosten an. Hierzu zählen fixe und variable Kosten. Fixkosten ändern sich selten. Beispielsweise darf sich der Preis der während eines Bauprojekts verwendeten Materialien im Verlauf des Projekts nicht ändern. Die variablen Kosten variieren je nach Aktivität oder Zeit.

Beispiele für variable Kosten sind die Stunden und Arbeitsstunden von Subunternehmern. Wenn Sie mehr Zeit in ein Projekt investieren, können die Endkosten des Projekts steigen. Bei der Überwachung Ihres Budgets ist es wichtig, die variablen Kosten im Auge zu behalten, da diese höchstwahrscheinlich die Gesamtkosten des Projekts bestimmen. Sie können Ihre Ressourcen belasten, wenn sie nicht rechtzeitig behoben werden.

So verfolgen Sie ein Projektbudget

Die Entwicklung eines Budgets ist der erste Schritt, um sicherzustellen, dass das Projekt gemäß vorgegebenen Parametern reibungslos verläuft. Der nächste Schritt besteht darin, Ihr Budget zu verfolgen und sicherzustellen, dass Ausgaben und Einnahmen eingehalten werden. Den Überblick über das Budget Ihres Projekts zu behalten, ist eine fortlaufende Aufgabe, die erfordert, dass Sie über jeden Kauf oder jede Zahlung informiert sind, die im Namen des Projekts getätigt wird. Befolgen Sie diese Tipps, um den Überblick über Ihr Projektbudget zu behalten:

1. Entwickeln Sie ein Budgetsystem

Der erste Schritt zur Überwachung Ihres Budgets besteht darin, ein genaues System zu entwickeln, das alle im Verlauf des Projekts getätigten Ausgaben verfolgt. Das System merkt sich, wer Geld ausgibt und wie viel er ausgibt. Auf diese Weise erhalten Sie eine verlässliche Vorstellung davon, wohin die Mittel fließen. Sie können eine Projektmanagement-Software mit Budgetverfolgungstools oder einen Tabellenkalkulationsprozessor verwenden, um alle Ausgaben aufzulisten.

Optional können Sie bestimmte Zeitpläne festlegen, die Sie daran erinnern, Ihr System regelmäßig zu aktualisieren. Die meisten großen Organisationen verfügen über vollständig dedizierte Anwendungen zur Überwachung ihres Budgets während der Projekte. Mittelständische Unternehmen können Projektmanagement-Tools von Drittanbietern abonnieren. Wenn Sie an einem kleinen Projekt arbeiten, können Sie Ihr Budget manuell mithilfe eines Notizbuchs oder einer Notizen-App auf Ihrem Mobiltelefon verfolgen.

2. Stellen Sie Fernzugriff auf das System bereit

Möglicherweise ist ein zuverlässiges Budgetverfolgungssystem verfügbar. Dies kann die Zusammenarbeit verbessern, insbesondere bei Projekten außerhalb des Standorts oder vor Ort. Wenn mehrere Teams an einem Projekt arbeiten, erleichtert ein Online-Budgetverfolgungssystem die Zusammenarbeit. Kunden oder Manager können auch online auf die Budgetverfolgung zugreifen, wenn sie die Transparenz und Verantwortlichkeit erhöhen möchten.

3. Identifizieren Sie Budgetposten und entwickeln Sie ein Budget

Sobald Sie ein System eingerichtet haben, können Sie die Posten auflisten, die Sie in einem Budget verfolgen können. Diese Elemente variieren je nach Projekt oder Branche. Es ist wichtig, jedes Element detailliert zu beschreiben, um die Genauigkeit und Präzision beim Tracking zu erhöhen. Bestimmen Sie, welche Aufgaben erledigt werden müssen, und weisen Sie jeder Aufgabe Budgetschätzungen zu. Beispiele für Aufgaben sind Reisekosten, Anwaltskosten und Materialbeschaffung. Erstellen Sie ein Budget, indem Sie feste und variable Kosten identifizieren. Holen Sie bei Bedarf die Budgetgenehmigung vom Management oder Kunden ein.

4. Verfolgen und kontrollieren Sie gleichzeitig die Ausgaben

Während das Projekt fortschreitet, können Sie die Bewegung der Gelder von einem Punkt zum anderen verfolgen. Erstellen Sie ein Benachrichtigungstool, um Sie auf dem Laufenden zu halten, wenn in Ihrem Budgetverfolgungssystem Unregelmäßigkeiten, fehlende Teile oder Mehrausgaben festgestellt werden. Sie können automatisierte Projektmanagementsoftware verwenden, um Einkäufe zu verfolgen und Systeme in Bankkonten zu integrieren, um den Geldfluss zu stoppen, wenn Sie das Budget überschreiten.

Wenn Sie das Budget nicht einzeln verfolgen können, können Sie die Aufgabe einem Teammitglied zuweisen, das Sie über Budgetprobleme benachrichtigt oder Sie über den Fortschritt auf dem Laufenden hält. Wenn Sie eine Tabellenkalkulationsanwendung verwenden, sollten Sie erwägen, ein Cloud-Budget für unerwartete Ereignisse hinzuzufügen.

Tipps für eine effektive Budgetverfolgung bei Projekten

Der Zweck der Budgetverfolgung besteht darin, sicherzustellen, dass ein Projekt pünktlich, in der richtigen Qualität und innerhalb des Budgets abgeschlossen wird. Auf diese Weise können Sie vermeiden, dass Sie für die Fertigstellung Ihres Projekts zusätzliche Mittel benötigen. Während eines Projekts den Überblick über das Budget zu behalten, ist eine der schwierigsten Aufgaben eines Projekts. Befolgen Sie diese Tipps, um Ihr Projektbudget effektiv zu verfolgen:

• Überprüfen Sie Ihr Projektbudget regelmäßig. Es ist viel einfacher, mit einer Budgetüberschreitung von 5 % umzugehen, als eine Überschreitung von 30 % am Monatsende zu korrigieren. Sie können Besprechungen mit Budgetmitarbeitern vereinbaren oder die Projektmanagement-Software einrichten, mit der Sie wöchentliche Berichte und automatische Benachrichtigungen erstellen.

• Teilen Sie Ihrem Team mit, dass Sie das Budget im Auge behalten. Dies hilft allen Projektbeteiligten, sicherzustellen, dass arbeitsfreie Stunden nicht im Rahmen des Projekts abgerechnet werden, was Ihre Glaubwürdigkeit als Auftragnehmer, Unternehmen, Mitarbeiter oder Manager stärken kann.

• Bestimmen Sie die Details des Projekts rechtzeitig, bevor es beginnt. Sie können Details wie Umfang, Vorgehensweise, Personalverantwortung, KPIs, Meilensteine, Ziele und Budget definieren, lange bevor Sie mit der Budgetverfolgung beginnen. Dies wird Ihnen helfen, Ihr Budget einzuhalten, Projektbeschränkungen und -umfang einzuhalten und den Zeitplan Ihres Projekts einzuhalten.

• Halten Sie Ihre Prognose auf dem neuesten Stand. Sobald Überschreitungen behoben sind und das Budget ausgeglichen ist, aktualisieren Sie die Projektprognose, da Änderungen möglicherweise darauf zurückzuführen sind, dass eine Ressource nicht mehr verfügbar ist oder ein zuvor im Budget enthaltenes Material nicht mehr benötigt wird. Die Aktualisierung der Prognose hilft Ihnen zu verstehen, wie sich bestimmte Änderungen auf das Projekt auswirken.

• Informieren Sie Stakeholder über Budgetänderungen. Die Finanzberichterstattung ist ein wichtiger Aspekt der Projektberichterstattung. Haushaltsausgabenkennzahlen sind für alle Projektbeteiligten wichtig, und ihre Kommunikation kann Ihnen dabei helfen, unterschiedliche Meinungen darüber zu gewinnen, wie Sie das Budget effektiv ausgleichen können.