Der vollständige Leitfaden zu Power Query in Excel • BUOM

4. November 2021

Die Verwendung von Excel zur Erledigung von Aufgaben ist eine Fähigkeit, die viele Datenwissenschaftler sowohl beruflich als auch privat nutzen. Eine der Funktionen, die Excel bietet, um Ihnen beim effizienteren Importieren von Daten zu helfen, ist eine leistungsstarke Abfrage. Wenn Sie wissen, was eine leistungsstarke Abfrage ist und wie Sie sie verwenden, können Sie Ihre Computerkenntnisse verbessern, Ihre Arbeitsabläufe beschleunigen und Ihnen helfen, Ihre Daten besser zu verwalten. In diesem Artikel besprechen wir, was eine leistungsstarke Abfrage ist, welche Funktionen sie für Excel bereitstellt, welche Phasen sie verwendet und ein Beispiel für ihre Funktionsweise.

Was ist eine Force-Abfrage in Excel?

Power Query ist ein Tool in Excel, mit dem Daten aus verschiedenen Dateien importiert und in ein benutzerfreundliches Format sortiert werden können. Eine Abfrage in Excel besteht aus einer Reihe von Regeln, mit denen Sie Daten sortieren können. Im Gegensatz zu anderen Filtern in Excel müssen leistungsstarke Abfragen nur einmal konfiguriert werden, damit sie ihre Aufgabe erfüllen. Mit leistungsstarken Abfragen können Sie Rohdaten auch außerhalb von Excel ändern und sie in Diagrammen und Berichten innerhalb des Programms verwenden.

Power Query kann nützlich sein, wenn Sie mit vielen Datenzeilen arbeiten, da die Daten so gefiltert werden, dass nur das angezeigt wird, was Sie benötigen. Außerdem können Sie damit Tabellen verknüpfen und auf andere Ressourcen wie CSV-Dateien, Textdateien und andere Excel-Arbeitsmappen zugreifen. Da Sie die erweiterte Abfragefunktion nur einmal aufrufen, können Sie sie einmal für eine Excel-Arbeitsmappe schreiben und die Daten bei Bedarf aktualisieren. Beispielsweise können Sie die Daten einmal pro Woche, einmal im Jahr oder auch öfter aktualisieren, wenn Sie selten auf die Daten zugreifen.

Leistungsstarke Abfragefunktionen in Excel

Das leistungsstarke Abfragetool kann auf jede Funktion zugreifen, die Excel verwendet. Eine der am häufigsten verwendeten Funktionen ist VLOOKUP, mit der Sie nach einem bestimmten Datenpunkt in einem bestimmten Zellbereich suchen können, z. B. in den Zellen A1 bis Z26. Diese Methode zur Referenzierung einer Zelle in Excel verwendet normalerweise die Notation „Zellenname: Zellenname“, die dem Programm mitteilt, welche Zellen in die Funktion einbezogen werden sollen. Weitere gängige Leistungsabfragefunktionen sind die mathematischen Funktionen SUM, AVERAGE, SUBTRACT und PRODUCT.

Schritte zu leistungsstarken Abfragen in Excel

Wenn Sie das leistungsstarke Abfragetool in Excel verwenden, sind vier Schritte der Benutzereingabe erforderlich. Beschreibungen, was jede Stromanforderungsphase bewirkt und was Sie eingeben:

1. Verbinden

Der erste Schritt beim Anfordern von Strom besteht darin, eine Verbindung zu den Daten herzustellen, die Sie verwalten möchten. Um eine Verbindung zu Daten aus einer anderen Datei auf Ihrem Computer herzustellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie im Menüband oben in Excel die Registerkarte „Daten“.

2. Wählen Sie auf der Registerkarte „Daten abrufen und transformieren“ die Dropdown-Option „Daten abrufen“.

3. Bewegen Sie die Maus über die Option „Aus Datei“, um ein weiteres Menü zu öffnen.

4. Wählen Sie den Speicherort aus, von dem Sie die Daten abrufen möchten, z. B. „Aus Ordner“, „Aus Arbeitsmappe“ oder „Aus Text/CSV“.

5. Klicken Sie auf Durchsuchen, um die benötigte Datei zu finden.

6. Wählen Sie OK.

Nachdem Sie auf „OK“ geklickt haben, wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie auswählen können, wie mit den Daten interagiert werden soll. Die drei Optionen, aus denen Sie wählen können, sind:

• Daten zusammenführen und transformieren: Mit dieser Option können Sie Ihre Daten in eine sauberere, besser organisierte Version umwandeln und können nützlich sein, wenn Sie möchten, dass Ihre Daten anders aussehen als die Originalquelle.

• Zusammenführen und laden: Diese Option importiert Daten direkt aus der ersten Datei in Excel und kann nützlich sein, wenn Sie Ihre Daten bereits nach Ihren Wünschen organisiert haben.

• Zusammenführen und laden in…: Mit dieser Option können Sie Daten aus der Originalquelle exportieren und an anderer Stelle aus einer Excel-Arbeitsmappe importieren.

2. Konvertierung

Wenn Sie die Art und Weise ändern müssen, wie Excel Daten anzeigt, z. B. Spalten zusammenführen oder aufteilen oder Daten alphabetisch anordnen, können Sie diesen erweiterten Abfrageschritt verwenden, um diese Änderungen anzuwenden. Im Folgenden finden Sie die Schritte, die Sie zum Konvertieren von Daten für Excel ausführen können:

1. Wählen Sie Beispieldatei konvertieren.

2. Nehmen Sie Ihre eigenen Anpassungen an den Daten vor.

3. Klicken Sie auf „Übernehmen“, damit die Anforderung die Daten ändert.

3. Zusammenführen

Nachdem Sie die Daten in einer Datei geändert haben, können Sie andere Datendateien in eine neue Excel-Arbeitsmappe importieren. Die Abfrage aktualisiert die neuen Dateien und importiert sie mit den Transformationen, die Sie an der ersten Datei vorgenommen haben. Dies ist nützlich, da Sie Daten an einer Stelle ändern können und Excel sie automatisch an verbundenen Stellen aktualisiert.

4. Laden

Nachdem Sie Ihre Abfrage geschrieben und die Daten importiert haben, können Sie die Abfrage und die Arbeitsmappe speichern. Dadurch haben Sie später Zugriff auf vorgenommene Änderungen an den Daten und der Leistungsanforderung. In dieser Phase können Sie auch entscheiden, wohin die Daten beim Import geladen werden. Die folgenden Schritte können Ihnen beim Laden von Daten in ein bestimmtes Diagramm helfen:

1. Wählen Sie „Schließen und laden in…“ in der oberen linken Ecke des Excel-Menübands.

2. Wählen Sie einen Speicherort für die neuen Daten aus.

3. Klicken Sie auf „OK“, damit Excel die Daten an diesen Speicherort importiert.

Beispiel für die Verwendung einer leistungsstarken Abfrage in Excel

Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für die Verwendung einer leistungsstarken Excel-Abfrage zum Verbinden, Transformieren, Zusammenführen und Laden von Tochterdaten für 2018, 2019 und 2020, die in verschiedenen Dateien aufgezeichnet wurden:

1. Stellen Sie eine Verbindung zu Datendateien her

Stellen Sie zunächst eine Verbindung zu Ihren Datendateien her, indem Sie die Excel-Menübandverknüpfung verwenden, um Daten aus der Registerkarte „Daten“ zu importieren. Sobald das Dialogfeld geöffnet wird, können Sie Dateien auswählen. Wenn Sie beispielsweise 2018 als CSV-Datei und die Dateien 2019 und 2020 als Excel-Arbeitsmappen gespeichert haben, können Sie alle Dateien auswählen. Die folgenden Schritte sind ein Beispiel für die Verbindung mit Dateien:

1. Gehen Sie im Excel-Menüband zur Registerkarte „Daten“.

2. Wählen Sie „Daten abrufen“.

3. Wählen Sie „Aus Ordner“.

4. Navigieren Sie zu dem Ordner, in dem Sie die Datendateien gespeichert haben.

5. Wählen Sie OK, um eine Verbindung zu Ihren Daten herzustellen.

2. Daten ändern

Sobald Sie den neuen Datenverbindungsdialog öffnen, können Sie damit Transformationen vornehmen. Wenn Sie die Daten in Ihren Dateien anders sortiert haben, beispielsweise wenn die Kopfzeilen in einer anderen Reihenfolge angezeigt werden, sollten Sie in diesem Schritt eine Anpassung in Betracht ziehen. Sie können die Tools im Dialogfeld verwenden, um sicherzustellen, dass dies korrekt ist, da die Stromanforderung ihre Aufgabe für eine einzelne Datei erledigt. Dies ist wichtig für die Zusammenführung der Daten im nächsten Schritt.

3. Daten kombinieren

Nach der Konvertierung der Daten können Sie jede der Datendateien in der von Ihnen verwendeten Arbeitsmappe zusammenführen. In neueren Versionen von Excel wird dieser Schritt automatisch ausgeführt, wenn eine Verbindung zu Datendateien hergestellt wird. Dies ist nützlich, da Sie die Dateien nicht ein zweites Mal auswählen müssen. Wenn Sie eine vierte Datei einschließen möchten, beispielsweise Daten aus dem Jahr 2017, können Sie diese Datei in diesem Schritt auswählen und Excel fügt sie in die zusammengeführte Tabelle ein.

4. Daten herunterladen

Jetzt können Sie die Daten an einen bestimmten Ort herunterladen. In diesem Beispiel werden Daten in eine Excel-PivotTable geladen. Im Folgenden finden Sie die Schritte, die Ihnen beim Erstellen einer Pivot-Tabelle aus einer Power-Abfrage helfen können:

1. Wählen Sie „Schließen und laden in…“ in der oberen linken Ecke des Excel-Menübands.

2. Wählen Sie PivotTable aus

3. OK klicken”

Sobald Sie auf „OK“ klicken, füllt Excel die PivotTable mit den Daten, die Sie in den Schritten „Verbinden“ und „Verbinden“ eingegeben haben, und erstellt so eine einzelne Tabelle, auf die Sie zugreifen oder neue Daten hinzufügen können, z. B. Daten für 2021, sobald Sie sie erhalten.

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