Den Mitarbeitern schlechte Nachrichten auf gute Weise überbringen • BUOM
Zu den Aufgaben eines Managers, Vorgesetzten oder Personalvertreters gehört es, den Mitarbeitern von Zeit zu Zeit schlechte Nachrichten zu überbringen. Auch wenn es verlockend sein mag, durch Smalltalk und Minimierung das Unbehagen über schlechte Nachrichten zu lindern, kann dies letztendlich zu Unmut führen. Es ist wichtig, bei der Übermittlung unerwünschter Nachrichten über einen Mitarbeiter bestimmte Techniken und eine bestimmte Sprache zu verwenden, um Respekt und Klarheit zu wahren. In diesem Artikel beschreiben wir Szenarien, in denen Manager möglicherweise schlechte Nachrichten überbringen müssen, erklären, warum es wichtig ist, diese Nachrichten effektiv zu kommunizieren, geben Schritt-für-Schritt-Anleitungen sowie Tipps und Beispiele.
Gründe, Mitarbeitern schlechte Nachrichten zu überbringen
Teamleiter, Vorgesetzte, Manager und Personalvertreter überbringen ihren Kollegen am häufigsten schlechte Nachrichten. Hier sind einige der häufigsten Arten von schlechten Nachrichten am Arbeitsplatz:
Werde nicht befördert
Keine Beförderung bekommen
Erhöhte Arbeitszeiten
Wechsel des Arbeitsplatzes
Änderung der Leistungen
Berufsverlust
Schlechte Leistungsbeurteilung
Die Ermäßigung
Entlassungen
Schließung eines Büros oder einer Filiale
Ablehnung der Fortbildung bzw. Schulungsanfrage
In all diesen und ähnlichen Situationen sollten Sie das Gespräch mit Ihrem Mitarbeiter oder Team mit größtem Respekt und Transparenz angehen, um dem Empfänger der Nachricht zu helfen, seine Arbeit positiv fortzusetzen.
Warum ist es wichtig, den Mitarbeitern schlechte Nachrichten effektiv zu kommunizieren?
Wenn Sie dafür verantwortlich sind, einem Kollegen schlechte Nachrichten zu überbringen, sprechen Sie möglicherweise über die Entscheidungen übergeordneter Manager, um die Emotionen des Mitarbeiters oder Teams zu unterstützen. Bei der Entscheidung, wie man schlechte Nachrichten überbringt, kann es eine Herausforderung sein, beide Gruppen zu repräsentieren und zu verstehen. Bei der Übermittlung schwieriger Nachrichten ist es vor allem wichtig, ehrlich und mitfühlend zu sprechen. Auf diese Weise weiß der Empfänger der Informationen, dass die Entscheidung endgültig ist, weiß aber auch, dass Sie und das Unternehmen als Ganzes ihn respektieren und sich um ihn kümmern.
So überbringen Sie Ihren Mitarbeitern schlechte Nachrichten
Wenn es an der Zeit ist, Ihren Mitarbeitern schlechte Nachrichten zu überbringen, befolgen Sie diese Schritte, um sicherzustellen, dass Sie vorbereitet und zuversichtlich sind:
Recherchieren und vorbereiten.
Übung.
Vermeiden Sie Smalltalk.
Verwenden Sie eine direkte Sprache.
Geben Sie Kontext an.
Geben Sie Zeit für eine Antwort.
Legen Sie die folgenden Schritte fest.
1. Recherchieren und vorbereiten
Sammeln Sie vor einem Treffen mit einem Mitarbeiter oder Team die folgenden Informationen:
Ursachenlösungen
Wer hat die Entscheidung getroffen?
Mögliche Fragen eines Mitarbeiters oder Teams und deren Antworten
Wenn Sie diese Informationen im Voraus bereithalten, wird das Gespräch leichter zu bewältigen sein, da Sie alle Fragen beantworten können, die der Mitarbeiter oder das Team möglicherweise zu der Entscheidung hat.
2. Üben
Wenn Sie neu im Überbringen schlechter Nachrichten sind, proben Sie Ihr Gespräch. Notieren Sie Ihre Gesprächsthemen als Referenz. Bitten Sie einen Freund oder ein Familienmitglied um Hilfe, um das Sprechen zu üben. Bitten Sie sie, auf unterschiedliche Weise auf die Nachrichten zu reagieren, damit Sie üben können, auf unterschiedliche Emotionen und Fragen rund um die Informationen zu reagieren.
3. Vermeiden Sie Smalltalk
Wenn Sie sich mit einem Mitarbeiter oder einem Team treffen, vermeiden Sie den Instinkt, das Gespräch mit Smalltalk oder einer separaten Diskussion zu beginnen. Beginnen Sie damit, die schlechten Nachrichten sofort anzusprechen.
4. Verwenden Sie eine direkte Sprache
Verwenden Sie eine leicht verständliche Sprache, die die Informationen oder Entscheidungen klar erklärt. Vermeiden Sie es, Geschäftsjargon zu verwenden oder die Nachrichten umzuformulieren, um sie weniger ernst erscheinen zu lassen. Seien Sie ehrlich und unkompliziert, damit Ihr Mitarbeiter oder Ihr Team die von Ihnen geteilten Informationen versteht.
5. Stellen Sie Kontext bereit
Nachdem Sie die relevanten Neuigkeiten geteilt haben, erläutern Sie, wer die Entscheidung getroffen hat, warum sie diese Entscheidung getroffen haben, und geben Sie alle anderen damit zusammenhängenden und relevanten Informationen an, um den Kontext bereitzustellen. Während dieser Erklärung können Sie einfühlsam sein und Ihre Gefühle mit dem Mitarbeiter oder dem Team teilen, aber stellen Sie sicher, dass Sie die Entscheidung weiterhin unterstützen und Ihre Position als Vertreter beibehalten.
6. Geben Sie Zeit zum Antworten
Geben Sie dem Mitarbeiter oder dem Team Zeit, Fragen zu stellen und seine Gefühle mitzuteilen. Streben Sie bei Bedarf nach einer endgültigen Entscheidung, aber zeigen Sie Empathie und Mitgefühl für etwaige Verlustgefühle oder andere Emotionen, die der oder die Empfänger haben könnten.
7. Bestimmen Sie die nächsten Schritte
Beenden Sie das Gespräch, indem Sie besprechen, wie Sie mit der Entscheidung oder Information fortfahren können. Bieten Sie Ratschläge oder Anleitung zu konkreten Schritten oder Maßnahmen an, die der Mitarbeiter oder das Team unternehmen kann, um positive Karriereschritte innerhalb des Unternehmens einzuleiten.
So überbringen Sie Ihren Mitarbeitern schlechte Nachrichten
Wenn Sie Ihren Mitarbeitern schlechte Nachrichten überbringen, beachten Sie die folgenden Tipps, um sicherzustellen, dass das Gespräch so positiv und produktiv wie möglich verläuft:
Sei direkt. Informieren Sie sich umgehend. Seien Sie klar in Ihrer Sprache und teilen Sie die Fakten ohne unnötige Ausschmückung.
Sei ehrlich. Stellen Sie Ihrem Mitarbeiter oder Ihrem Team sachliche Informationen zur Verfügung. Versuchen Sie nicht, schlechte Nachrichten weniger ernst erscheinen zu lassen, als sie tatsächlich sind, und stellen Sie den Sachverhalt klar.
Verantwortung übernehmen. Wenn Sie Entscheidungen treffen, übernehmen Sie Verantwortung und begründen Sie Ihre Entscheidungen mit Empathie und Verständnis.
Geben Sie Zeit für eine Antwort. Geben Sie dem Mitarbeiter oder Team Zeit, auf die Informationen zu reagieren. Sie haben möglicherweise Fragen oder möchten einfach nur ihre Frustrationen mitteilen. Nutzen Sie aktives Zuhören und Empathie, um den Mitarbeitern das Gefühl zu geben, gehört zu werden.
Konzentrieren Sie sich auf die Zukunft. Stellen Sie sicher, dass es beim letzten Gesprächsthema um positive Schritte für die Zukunft geht. Versuchen Sie, die Diskussion mit Hoffnung und Handlungsschritten zu beenden.
Ausführen. Was auch immer Ihre erste Entscheidung und die nächsten Schritte sind, stellen Sie sicher, dass Sie diese befolgen. Dadurch stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter Ihre Ehrlichkeit, Offenheit und Entschlossenheit sehen.
Sei höflich. Zeigen Sie Ihrem Mitarbeiter oder Team größten Respekt, während diese schlechte Nachrichten verarbeiten.
Sei fürsorglich. Zeigen Sie Empathie und Mitgefühl für Ihre Mitarbeiter oder Ihr Team, wenn diese nach dem Austausch von Informationen ihre Gefühle zum Ausdruck bringen.
Konzentrieren Sie sich auf den Mitarbeiter. Konzentrieren Sie das Gespräch auf die Gefühle Ihres Mitarbeiters oder Teams, nicht auf Ihre eigenen.
Beispiele für die Übermittlung schlechter Nachrichten an Mitarbeiter
Nutzen Sie diese Beispiele aus verschiedenen Szenarien, um Ihr eigenes Bad-News-Mailing zu strukturieren:
Der Mitarbeiter erhielt keine Beförderung
In diesem Szenario teilen Sie dem Mitarbeiter mit, dass er die von ihm beantragte Beförderung nicht erhalten hat.
Beispiel: „Wir haben Sie nicht für die Beförderung ausgewählt. Das Einstellungsteam hat einen Kandidaten mit umfangreicher Führungserfahrung ausgewählt, und obwohl ich denke, dass Sie in der Rolle gut abschneiden würden, ist es sinnvoll, vor der Beförderung mehr Erfahrung zu sammeln. Haben Sie Fragen oder sonstiges? Teilen wollen?” (Geben Sie dem Mitarbeiter Zeit zur Antwort.) „Lassen Sie uns besprechen, wie Sie im nächsten Jahr mehr Führungserfahrung sammeln können.“
Der Trainingsantrag des Teams wurde abgelehnt
In diesem Fall lehnte die Unternehmensleitung den Antrag des Forschungsteams auf eine berufliche Weiterbildung ab.
Beispiel: „Aktuell ist es uns nicht möglich, eine Mannschaft zum Training zu schicken. Leider verfügen wir derzeit nicht über das Budget für die berufliche Weiterentwicklung, um die gesamte Gruppe zu dieser außerstaatlichen Schulung zu schicken. Haben Sie Fragen oder Gedanken? ? (Geben Sie dem Team Zeit für eine Antwort.) „Gibt es in diesem Bereich noch weitere Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung, die wir im nächsten Quartal in Betracht ziehen könnten?“
Ein Mitarbeiter erhielt eine schlechte Leistungsbeurteilung
In diesem Fall erhält der Mitarbeiter eine schlechte Leistungsbewertung und sollte dies mit seinem Vorgesetzten besprechen.
Beispiel: „Ihre Leistungsbeurteilung hat ergeben, dass Sie in mehreren Bereichen unterdurchschnittliche Leistungen erbringen. Ich weiß, dass Sie hart arbeiten und in der Lage sind, höhere Leistungen zu erbringen, aber leider haben die diesjährigen Daten das nicht gezeigt. Was hat Ihrer Meinung nach Ihre Produktivität beeinflusst? ? (Geben Sie dem Mitarbeiter Zeit zur Antwort.) „Lassen Sie uns einige Schulungsstrategien und -optionen besprechen, die Ihre Leistung verbessern.“