Definitionen und Unterschiede • BUOM
Unter Beschaffung versteht man die Materialien, die Unternehmen zur Erfüllung ihrer täglichen Aufgaben beschaffen. Die beiden Arten von Materialien, die Unternehmen zur Unterstützung ihrer Geschäftstätigkeit kaufen, sind indirekte und direkte Käufe. Wenn Sie sich über diese beiden Kategorien von Verbrauchsmaterialien und deren Verwendung informieren, können Sie einen Einkaufsplan für Verbrauchsmaterialien für Ihr Unternehmen entwickeln. In diesem Artikel definieren wir indirekte Beschaffung und direkte Beschaffung und erläutern die Hauptunterschiede zwischen ihnen, damit Sie sie auf Ihr Unternehmen anwenden können.
Was ist indirekte Beschaffung?
Unter indirekter Beschaffung versteht man geschäftliche Lieferungen und Dienstleistungen, die den täglichen Betrieb eines Unternehmens unterstützen. Obwohl diese Elemente nicht direkt zum Geschäftsergebnis beitragen, sind sie für die administrative Funktionsweise des Unternehmens von wesentlicher Bedeutung. Die indirekte Beschaffung umfasst Verwaltungslieferungen und interne Entwicklungsleistungen. Beispiele für indirekte Beschaffungspositionen sind:
Hardware wie Computer, Laborgeräte und Telefone.
Versorgungsleistungen wie Gas, Wasser und Strom für Ihr Bürogebäude
Allgemeines Briefpapier
Weiterbildung zur beruflichen Weiterentwicklung
Externe Berater
Technologieprogramme wie Sicherheitssoftware
Was ist Direkteinkauf?
Unter Direkteinkauf versteht man die Materialien, die ein Unternehmen zur Herstellung seiner Produkte und Dienstleistungen einkauft. Diese Rohstoffe sind für das grundlegende Funktionieren des Unternehmens notwendig. Da diese Materialien die Produkte sind, die das Unternehmen verkauft, werden sie häufig wiederholt und in großen Mengen eingekauft. Unternehmen versuchen in der Regel, enge Arbeitsbeziehungen zu ihren Lieferanten aufrechtzuerhalten, um sicherzustellen, dass sie die besten Preise für Materialien erhalten und auch Materialien erhalten, die hohen Qualitätsstandards entsprechen. Einige Beispiele für Direktbeschaffung sind:
Bekleidungshersteller kauft Stoffe, Textilien und Nähmaterialien
Ein Bauunternehmen, das als Hauptbaustoffe Zement und Stahl bestellt.
Die Bäckerei kauft Mehl und Zucker ein und installiert Industriebacköfen
Indirekte und direkte Beschaffung
Hier sind einige wichtige Unterschiede zwischen indirekter und direkter Beschaffung und wie man sie angeht:
Management wichtiger Lieferantenbeziehungen
Einer der Hauptunterschiede zwischen indirekter und direkter Beschaffung besteht darin, wie wichtig Ihre Beziehungen zu Ihren Materiallieferanten für jeden sind. Beim indirekten Einkauf kaufen Sie nicht unbedingt benötigte Artikel, die von verschiedenen Lieferanten und verschiedenen Branchen stammen können. Beispielsweise kann es sein, dass Sie Ihre Büroartikel nicht immer beim gleichen Bürobedarfslieferanten kaufen. Sie werden diese Materialien höchstwahrscheinlich nach Bedarf kaufen und bei dem Lieferanten einkaufen, der basierend auf Ihren Anforderungen den besten Preis bietet. Da es weniger notwendig ist, langfristige, nachhaltige Beziehungen zu den Lieferanten aufzubauen, die Ihre indirekte Beschaffung bereitstellen, können Sie Ihre Beziehungen zu Lieferanten der direkten Beschaffung hervorheben.
Der Aufbau und die Pflege von Beziehungen zu Direkteinkaufslieferanten ist ein wichtiger Aspekt der Verwaltung Ihrer Lieferkette. Enge Beziehungen zu Ihren wichtigsten Lieferanten kommen Ihnen und Ihren Lieferanten zugute, da Sie sicherstellen, dass Sie zuverlässig die Materialien erhalten, die Sie zur Unterstützung Ihres Unternehmens benötigen, und gleichzeitig die Geschäfte Ihrer Lieferanten unterstützen. Durch Investitionen in Lieferantenbeziehungen können Sie Ihre Lieferkette mit Lieferanten sichern, die gegenseitig am Erfolg Ihres Unternehmens beteiligt sind.
Grundlegende Bestandsverwaltung
Ein weiterer wesentlicher Unterschied zwischen indirektem und direktem Einkauf besteht darin, wie Sie jeweils Ihren Lagerbestand verwalten. Für Ihre indirekten Materialeinkäufe benötigen Sie möglicherweise keinen vollständig entwickelten Bestandsverwaltungsplan. Da diese Materialien zum täglichen Betrieb Ihres Unternehmens und nicht zur Kernproduktion beitragen, ist es häufig nicht erforderlich, eine gründliche Bestandsverwaltungsstrategie zu entwickeln, um Ihre Verwendung dieser Materialien zu bewerten. Anstatt beispielsweise ein formelles System zur Bestandsverfolgung von Bürobedarf zu entwickeln, können Sie Abteilungsleitern die Aufgabe übertragen, die für ihre Abteilung benötigten Materialien zu verfolgen und zu bestellen.
Für den Direkteinkauf ist die Bestandsverwaltung in der Regel wichtiger. Ihr Direkteinkauf erfasst die Rohstoffe, die Sie produzieren müssen, damit Sie Ihre Produkte und Dienstleistungen Ihren Kunden anbieten können. Daher ist es wichtig, den Überblick über Ihren Direkteinkaufsbestand zu behalten, um sicherzustellen, dass Sie immer über die Materialien verfügen, die Sie für die Produktion benötigen. Viele Unternehmen entwickeln strategische Bestandsverwaltungspläne für den Direkteinkauf. Zu diesen Plänen gehören die Verfolgung des Materialverbrauchs, die Festlegung von Budgets, die Beschaffung von Lagerraum für den Lagerbestand und die Einrichtung eines Systems zur Bestellung zusätzlicher Materialien. Eine gute Bestandsverwaltung ist unerlässlich, um die Produktionsanforderungen zu erfüllen, die Ihr Unternehmen für den Betrieb benötigt.
Spesenmanagement
Auch die indirekte und direkte Beschaffung kann je nach Ihren Ausgaben- und Budgetstrategien variieren. Oftmals haben Unternehmen ein klarer definiertes Budget für ihren Direkteinkauf. Im Allgemeinen ist es einfacher, die Rohstoffkosten zu verfolgen, da Unternehmen ihre Rohstoffe immer wieder auf die gleiche Weise einkaufen. Da Unternehmen ständig Rohstoffe von denselben Lieferanten kaufen, wissen sie, wie viel sie für diese Materialien einplanen müssen. Darüber hinaus müssen Unternehmen ihre Produktionskosten im Auge behalten, um beim Verkauf Gewinne zu erzielen. Wenn Unternehmen wissen, wie viel sie für ihre Direktbeschaffung ausgeben, können sie realistische Gewinnziele planen.
Unternehmen legen möglicherweise weniger Wert auf die Überwachung ihres Budgets für die indirekte Beschaffung. Es ist oft schwieriger, die Ausgaben für Alltagsgegenstände zu verfolgen, als für Artikel, die in großen Mengen oder nach einem regelmäßigen Zeitplan gekauft werden. Darüber hinaus erfolgen viele indirekte Käufe spontan. Einzelne Mitarbeiter, Abteilungsleiter und andere Personen im Unternehmen können im Namen des Unternehmens Einkäufe tätigen. Diese Anschaffungen erfolgen häufig nach Bedarf und sind in der Regel geringfügig oder kostengünstig. Anstatt ein striktes Budget festzulegen und dieses genau zu überwachen, erstellen Unternehmen oft ein Gesamtbudget für indirekte Einkäufe und verfolgen informell ihre Ausgaben für diese Materialien.
Organisatorische Struktur
Ihr Unternehmen verfügt wahrscheinlich über eine eigene Abteilung als Teil seiner Organisationsstruktur, die Ihren Direkteinkauf und nicht den indirekten Einkauf überwacht. Der Direkteinkauf ist für den Erfolg eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Daher kann es in manchen Fällen erforderlich sein, eine Abteilung zu haben, die sich um alle Aufgaben und Belange im Zusammenhang mit dem Direkteinkauf kümmert. Diese Abteilung kann den Bestand und die Budgetanforderungen Ihrer Direktkäufe verfolgen. Er kann auch daran arbeiten, Beziehungen zu wichtigen Lieferanten aufzubauen und aufrechtzuerhalten und mit ihnen über den Lieferbedarf zu kommunizieren.
Die meisten Unternehmen benötigen keine zentrale Abteilung, um ihren indirekten Einkaufsbedarf zu decken. Oftmals steuern einzelne Abteilungsleiter den indirekten Einkaufsbedarf ihrer Abteilung und Arbeitsgruppe. Dieser weniger formelle Ansatz ermöglicht es Abteilungsleitern und einzelnen Mitarbeitern, ihren eigenen Materialbedarf zur Erledigung ihrer täglichen Aufgaben einzuschätzen. Sie können bei Bedarf Lieferungen anfordern, ohne dass das Unternehmen formelle Strukturen schafft, die Zeit für wichtigere Aufgaben verschwenden könnten.