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Planung und Terminierung sind zwei wichtige Schritte in der Projektentwicklung, die es Unternehmen ermöglichen, Projektziele zu entwickeln und qualitativ hochwertige Ergebnisse zu erzielen. Wenn Sie ein neues Unternehmensprojekt entwickeln möchten, ist es wichtig, den Unterschied zwischen Planung und Planung zu verstehen und zu verstehen, wie jeder zum Erfolg des Projekts beiträgt. In diesem Artikel besprechen wir, was Planung ist, was Planung ist und welche Hauptunterschiede zwischen ihnen bestehen.

Was ist geplant?

Die Planung ist eine der ersten Phasen der Projektentwicklung, in der Unternehmen und Betriebe festlegen, wie sie etwas erreichen wollen. Während der Planungsphase erstellen viele Projektmanager einen Aktionsplan, der ihnen hilft, zu erkennen, welche Schritte sie durchführen müssen, bevor sie das Projektziel erreichen können. Wenn ein Unternehmen beispielsweise eine neue Marketingkampagne mit dem Ziel startet, innerhalb eines Jahres zehn neue Kunden zu gewinnen, wird es in der Planungsphase ermitteln, wie dieses Ziel am besten erreicht werden kann.

Was ist geplant?

Unter Planung versteht man den Prozess, bei dem festgelegt wird, wer bestimmte Schritte in einem Projektaktionsplan wann ausführt. In der Planungsphase prüfen Unternehmen ihre Ressourcen und ermitteln, welche zur Erreichung des Projektziels benötigt werden und ob sie weitere Ressourcen wie Ausrüstung, Teammitglieder und Zeit anschaffen müssen. Durch die Erstellung eines Zeitplans prüfen Unternehmen auch, wann bestimmte Projektpunkte abgeschlossen sein sollten, und legen so wichtige Meilensteine ​​fest. Anhand dieser Meilensteine ​​ermittelt das Projektteam, ob das Projekt jemals hinter dem Zeitplan zurückliegt und ob Anpassungen vorgenommen werden müssen, um sein Ziel zu erreichen.

Planung vs. Planung

Obwohl Planung und Zeitplanung für den Projektabschluss wichtig sind, dienen sie unterschiedlichen Zwecken und helfen dem Projekt, seine Ziele zu erreichen. Die Planungsphase findet vor Projektbeginn statt. Projektmanager verwenden dann den entwickelten Plan, um die Idee den Führungskräften und Managern des Unternehmens vorzustellen oder zu kommunizieren. Allerdings ist die Planung einer der ersten Schritte zur Projektdurchführung, da Projektmanager ihre Ressourcen identifizieren und bestimmte Rollen zuweisen. Sobald der Zeitplan festgelegt ist, beginnt das Projekt offiziell, während sich das Team auf die Fertigstellung des ersten Schritts des Aktionsplans konzentriert.

Bei der Planung verlassen sich Unternehmen häufig auf die in der Planungsphase gewonnenen Informationen, um Zeitpläne zu erstellen und Ressourcen effektiv zu delegieren. Wenn ein Unternehmen beispielsweise weiß, dass sein Aktionsplan mehr Marketingspezialisten erfordert, als es derzeit hat, kann es Marketingberater einsetzen, die in verschiedenen Phasen des Projekts helfen. Es ist auch möglich, dass einige Manager während der Planung feststellen, dass sie das Projekt nicht innerhalb der vorgesehenen Zeit abschließen können. In diesem Fall müssen Projektmanager möglicherweise die Planungsphase überdenken, um festzustellen, ob sie die Frist verlängern oder das Projekt überdenken müssen.

Planung und Tagesablauf in der Belegschaft

Einige Unternehmen beauftragen zwei separate Mitarbeiter, die Planungs- und Terminplanungsaufgaben während der Projekterstellung zu übernehmen. Wenn Unternehmen zwei separate Positionen schaffen, liegt das oft daran, dass die beiden Rollen unterschiedliche Fähigkeiten erfordern. Bei der Planung sind häufig fundierte Fähigkeiten zur Risikobewertung sowie Forschungs- und Entwicklungskenntnisse erforderlich, um zu verstehen, was das Unternehmen erreichen kann. Während der Planung benötigen die Mitarbeiter ausgeprägte Verwaltungsfähigkeiten sowie Budgetierungs- und Zeitmanagementfähigkeiten, um sicherzustellen, dass sie das Projekt pünktlich mit Geld und Ressourcen abschließen.

Einige Unternehmen ordnen jedoch die Verantwortlichkeiten beider Rollen einer Position zu. Wenn ein Unternehmen Planungs- und Planungsaufgaben einer Person überträgt, ist es wichtig, dass diese Person über ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten verfügt, damit sie effektiv mit anderen Abteilungen im Unternehmen zusammenarbeiten kann. Wenn Sie Rat und Wissen aus verschiedenen Unternehmensabteilungen wie Buchhaltung, Marketing sowie Forschung und Entwicklung einholen, können Sie Ihre Aufgaben effektiv wahrnehmen und den Erfolg des Projekts sicherstellen.

Wichtige Schritte zur Planung und Terminierung eines Projekts

Hier sind einige der wichtigsten Schritte, die Unternehmen unternehmen, wenn sie ein neues Projekt starten:

1. Bestimmen Sie den Umfang des Projekts

Der erste Schritt der Projektplanung besteht darin, den Umfang des Projekts festzulegen. Der Projektumfang umfasst alles, was ein Unternehmen effektiv erstellen oder abschließen kann, bevor das Projekt abläuft. Beim Brainstorming von Ideen oder Funktionen für ein Projekt müssen Manager und Projektleiter alle Ideen bewerten und entscheiden, ob das Unternehmen diese Ideen entwickeln kann, ohne die Qualität des Projekts zu verlieren.

Wenn ein Unternehmen beispielsweise eine neue mobile App entwickelt, um Kunden dabei zu helfen, den Überblick über Arzttermine zu behalten, könnte ein Mitarbeiter eine Funktion für die App vorschlagen, die den Arzt anruft, wenn der Kunde zu spät kommt. Wenn dem Projektmanager die Idee gefällt, muss er feststellen, ob die Funktion im Rahmen des Projekts liegt oder ob es sich um zu viel Arbeit handelt, die vor Ablauf der Projektfrist abgeschlossen werden muss. Sobald das Team formell über den Umfang entscheidet, kann es den Hauptzweck des Projekts klar definieren und festlegen, was seinen Erfolg bestimmt.

2. Entwickeln Sie einen Aktionsplan

Nachdem die Hauptziele des Projekts festgelegt wurden, kann das Unternehmen einen Aktionsplan für das Projekt entwickeln, in dem die Hauptziele definiert werden. Bei der Entwicklung eines Aktionsplans unterteilen Projektmanager das Projekt oft in kleinere, besser überschaubare Ziele, um ihnen dabei zu helfen, Schlüsselrollen und Meilensteine ​​für das Projekt zu identifizieren. Wenn ein Unternehmen beispielsweise eine neue Art von Computersoftware entwickeln möchte, besteht sein erster Schritt in seinem Aktionsplan möglicherweise darin, die Funktionen der Software zu beschreiben, und der nächste Schritt könnte darin bestehen, ein Minimum Viable Product (MVP) zu Testzwecken zu erstellen.

3. Identifizieren Sie Ressourcen

Bevor Sie einen Zeitplan erstellen und ein Projekt starten, ist es wichtig zu verstehen, welche Ressourcen das Projekt benötigt. Ressourcen können eine Vielzahl einzigartiger Gegenstände umfassen, darunter Teammitglieder, Materialien, Maschinen, Bürogeräte und mehr. Es ist wichtig zu ermitteln, welche Ressourcen ein Projekt benötigt, da dies dem Projektmanager helfen kann, ein genaues Budget zu erstellen und die Terminplanung zu vereinfachen. Wenn ein Unternehmen beispielsweise eine neue Art energieeffizienter Taschenlampe entwerfen und herstellen möchte, könnte es zu den Ressourcen, die es benötigt, unter anderem 3D-Rendering-Software, Fertigungsausrüstung und Prototyping-Materialien gehören.

4. Erstellen Sie einen Zeitplan

Bei der Erstellung eines Zeitplans kombinieren die meisten Projektmanager das Wissen über den Aktionsplan mit einer Liste der erforderlichen Ressourcen, um das effektivste Budget und den effektivsten Zeitplan zu ermitteln. Bei der Erstellung eines Zeitplans ist es für Projektmanager wichtig zu verstehen, wie viele Ressourcen das Team für jeden Schritt des Aktionsplans benötigt und wie lange jeder Schritt ungefähr dauern wird. Das Verständnis dieser beiden Details kann Projektmanagern helfen, jedem Schritt des Aktionsplans genügend Zeit für die Fertigstellung durch das Team einzuräumen und ein effektives Projektbudget zu entwickeln.

Planungs- und Planungssoftware

Bei der Entwicklung eines Projektplans und -zeitplans können einige Unternehmen beeindruckende Planungs- und Terminierungssoftware nutzen, um den Prozess zu beschleunigen und effizienter zu gestalten. Einige Unternehmen stellen Unternehmen Software zur Verfügung, die es ihnen ermöglicht, miteinander zusammenzuarbeiten und beeindruckende Aktionspläne und Zeitpläne für ein effektives Projektmanagement zu erstellen. Allerdings ermöglicht nicht jede Software den Unternehmen, während eines Projekts problemlos größere Anpassungen vorzunehmen, was zu Problemen oder möglichen Verzögerungen für das Team führen kann.

Um Verzögerungen zu vermeiden und viel manuelle Organisation zu ermöglichen, verwenden einige Unternehmen Tabellenkalkulationen, um einen individuellen Plan und Zeitplan zu erstellen, der für das Team und den Projektmanager von großem Nutzen sein kann. Obwohl es weniger automatisierte Funktionen gibt, kann es für einen Manager, wenn er wichtige Fristen oder Aktionsplanschritte ändern muss, einfacher sein, diese manuell zu konfigurieren, als zu versuchen, mit Softwareautomatisierung zu arbeiten.

Tipps zur Koordination von Planung und Terminierung

Hier sind einige zusätzliche Tipps für die Koordination von Planung und Terminplanung in Ihrer Karriere:

Sammeln Sie zuerst Ressourcen

Nach der Planungsphase ist es für Unternehmen wichtig, zunächst ihren Ressourcenbedarf zu erfassen bzw. zu verstehen, bevor sie mit der Planungsphase fortfahren. Während ein Unternehmen möglicherweise über eine Liste der Ressourcen verfügt, die es verwenden wird, ist es für es wichtig zu wissen, wie viel von jeder Ressource es bereits hat und woher es den Rest bezieht. Wenn ein Unternehmen versteht, woher die Ressourcen kommen und ob es im Moment genug davon gibt, kann es spätere ernsthafte Probleme verhindern und die Effizienz des Projekts verbessern.

Priorität hat Effizienz

Durch die Priorisierung der Projekteffizienz bei der Planung können Sie Redundanzen vermeiden und Projektverzögerungen minimieren. Wenn Sie beispielsweise wissen, dass zwei Abteilungen in einem Unternehmen möglicherweise bestimmte Geräte verwenden müssen, ist es hilfreich, sie für die Nutzung dieser Geräte zu unterschiedlichen Zeiten einzuplanen, damit keine Abteilung darauf wartet, dass die andere ihre Arbeit beendet.

Wichtig ist auch, die Schlüsselrollen klar zu definieren und den verschiedenen Abteilungen konkrete Maßnahmenplanschritte zuzuordnen. Wenn jede Abteilung genau weiß, was sie tut, kann ein Unternehmen sicherstellen, dass nicht zwei Personen an derselben Aufgabe arbeiten und möglicherweise Projektverzögerungen verursachen.

Erwarten Sie ernsthafte Probleme

Bei der Planung und Terminierung ist es hilfreich, zu versuchen, alle größeren Probleme vorherzusagen, auf die das Projekt stoßen könnte. Das Antizipieren von Problemen kann Projektmanagern dabei helfen, jeder Aufgabe die richtige Menge an Ressourcen und Zeit zuzuweisen und die Projektproduktivität zu verbessern. Wenn ein Manager Schwierigkeiten hat, größere Probleme zu erkennen, die bei einer Aufgabe auftreten könnten, ist es hilfreich, der Aufgabe zusätzliche Zeit für die Erledigung zu geben, falls unerwartete Probleme auftreten.

Konzentrieren Sie sich auf die Kommunikation

Bei der Entwicklung eines Plans und Zeitplans ist es wichtig, dass das Planungs- und Planungsteam regelmäßig miteinander kommuniziert. Das gegenseitige Feedback zur Arbeit des anderen kann jedem Team helfen, seine Ideen zu verbessern und weiterzuentwickeln. Wenn Sie beispielsweise einen Zeitplan erstellen, stellen Sie möglicherweise fest, dass ein Schritt im Aktionsplan aus Budget- oder Ressourcensicht nicht durchführbar ist. In diesem Fall kann das Planungsteam die Überarbeitung des Aktionsplans und des Projektumfangs besprechen.