Definition, Vorteile und Verwendung • BUOM

Durch die Einrichtung effektiver Kommunikationssysteme kann ein gut informiertes und produktives Arbeitsumfeld geschaffen werden. Wenn wichtige Richtlinienänderungen oder wichtiges Wissen den Mitarbeitern auf allen Ebenen des Unternehmens mitgeteilt werden müssen, ist die Abwärtskommunikation der Weg zur effektiven Informationsvermittlung. In diesem Artikel werden wir besprechen, was Abwärtskommunikation ist, wie sie sich von anderen Kommunikationsstilen unterscheidet, welche Vorteile sie hat und wie man sie effektiv nutzt.

Was ist Abwärtskommunikation?

Unter Abwärtskommunikation versteht man die Übertragung wichtiger Informationen in einem Unternehmen oder einer Organisation von höheren Ebenen auf niedrigere Ebenen. Unternehmen nutzen diese Art der Kommunikation häufig, um politische Reformen klar zu definieren, wichtige Aufgaben zu delegieren oder Mitarbeiter über bestimmte Änderungen in Rollen oder Verantwortlichkeiten und deren Gründe zu informieren.

In den meisten Fällen handelt es sich bei dieser Art der Kommunikation um eine einseitige Kommunikation, die es Managern und Vorgesetzten ermöglicht, den Mitarbeitern Anweisungen zu übermitteln, ohne dass eine Reaktion auf die Informationen erforderlich ist. Wie effektiv die Abwärtskommunikation ist und wie Mitarbeiter das kommunizierte Material verstehen, kann sich oft direkt auf die Effektivität und den Erfolg der Organisation auswirken.

Wie funktioniert Abwärtskommunikation?

Eine der häufigsten Formen der Abwärtskommunikation am Arbeitsplatz ist die direkte Kommunikation zwischen Managern und Mitarbeitern. Dies ermöglicht es Managern, Informationen weiterzugeben und für die Beantwortung etwaiger Mitarbeiterfragen oder die Klärung von Aspekten der Neuigkeiten zur Verfügung zu stehen. Manchmal generieren Manager die Informationen oder Anweisungen selbst, und manchmal kommen Anweisungen von leitenden Managern oder dem Vorstand des Unternehmens. Unternehmen und Organisationen können auch andere Formen der Abwärtskommunikation nutzen, um Änderungen oder Unternehmensrichtlinien zu besprechen, darunter:

• Briefe verschicken

• Schreiben von Newslettern und Notizen

• Hervorheben von Informationen in Handbüchern oder Nachschlagewerken

• Durchführung von Mitarbeiterversammlungen

• Richtlinienänderungen erstellen

Der Einsatz von Abwärtskommunikation kann einem Unternehmen wichtige Vorteile bringen, darunter eine bessere Projektkoordination, eine höhere Unternehmensmoral und eine höhere individuelle Produktivität. Die Schaffung klarer und prägnanter nachgelagerter Kommunikationssysteme mit wenig Mehrdeutigkeit kann dazu beitragen, diese Vorteile zu maximieren und dem Unternehmen zu Wachstum und Erfolg zu verhelfen.

Abwärtskommunikation vs. Aufwärtskommunikation

Aufwärtskommunikation ist das Gegenteil von Abwärtskommunikation, d. h. es handelt sich häufig um die Übertragung von Informationen in einem Unternehmen oder Betrieb von niedrigeren Ebenen auf höhere Ebenen. Hier sind einige der Hauptunterschiede zwischen Abwärts- und Aufwärtskommunikation:

Gewünschte Ziele

Die gewünschten Ziele für jede Art der Kommunikation können unterschiedlich sein und von Unternehmen zu Unternehmen variieren. In den meisten Fällen besteht der Zweck der Abwärtskommunikation darin, wichtige Informationen ohne Feedback oder Kommentar von Managern an Mitarbeiter weiterzugeben.

Allerdings kann die Verwendung der Aufwärtskommunikation unterschiedlich sein. Manchmal erfolgt die Aufwärtskommunikation in Form von Fragen oder Bedenken zu Unternehmensrichtlinien, -projekten oder -erwartungen, und ein anderes Mal kann es darum gehen, Feedback von Unternehmensmanagern und Führungskräften zu Geschäftspraktiken oder jüngsten Änderungen einzuholen.

Implementierung

Aufgrund der unterschiedlichen Gründe, warum Aufwärts- und Abwärtskommunikation eingesetzt wird, setzen Unternehmen und Betriebe diese oft unterschiedlich um. Für die nach unten gerichtete Kommunikation von Führungskräften oder Managern sind oft einzigartige Informationsquellen erforderlich, je nachdem, was weitergegeben wird.

Wenn Manager beispielsweise Projekte oder Aufgaben delegieren, sind persönliche Gespräche, Telefonanrufe oder E-Mails eine der effektivsten Möglichkeiten, diese Informationen zu übermitteln. Wenn sie jedoch versuchen, größere politische Reformen zu kommunizieren, ist es möglicherweise besser, die Mitarbeiter durch Memos, Newsletter oder Mitarbeiterversammlungen zu informieren.

Da die Aufwärtskommunikation oft mit einem Gespräch zwischen Mitarbeitern und Managern beginnt, gibt es oft nur wenige effektive Möglichkeiten, Informationen zu vermitteln. Zu diesen Methoden können persönliche Gespräche mit Managern sowie E-Mails oder Telefonanrufe an verschiedene Manager oder Abteilungen des Unternehmens gehören.

Effizienz

Die Wirksamkeit jeder Art von Kommunikation hängt häufig von mehreren Faktoren ab, darunter der Art der Kommunikation, der Empfänglichkeit und der Mehrdeutigkeit. Bei der Abwärtskommunikation kann es für Manager und Vorgesetzte wichtig sein, den besten Kommunikationsstil zu verwenden, sicherzustellen, dass das Material klar ist und Zeit für Klarstellungen oder Fragen der Mitarbeiter einzuräumen. Dies kann dazu beitragen, dass die Mitarbeiter die Richtung oder Veränderungen des Unternehmens effektiv hören und akzeptieren.

Bei der Kommunikation nach oben ist es möglich, dass einige Manager oder Führungskräfte bestimmte Arten der Kommunikation anderen vorziehen. Einige Manager bevorzugen beispielsweise möglicherweise eine E-Mail gegenüber einem persönlichen Gespräch, damit sie bei Bedarf darauf zurückgreifen können. Es kann auch wichtig sein, Ihr Feedback oder Ihre Bedenken direkt und eindeutig zu formulieren, um Managern und Führungskräften dabei zu helfen, etwaige Unternehmensprobleme vollständig zu verstehen und zu lösen.

Vorteile

Die Vorteile der Abwärts- und Aufwärtskommunikation sind relativ ähnlich, einschließlich einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit, einer Klärung der Unternehmensrollen und einer gesteigerten Produktivität. Um diese Vorteile effektiv zu nutzen, kann jedoch manchmal eine Kombination aus Downlink- und Uplink-Kommunikation erforderlich sein. Wenn Unternehmen und Organisationen Abwärtskommunikation nutzen, können sie von der Förderung der Aufwärtskommunikation und des Feedbacks profitieren.

Dies kann den Mitarbeitern das Gefühl geben, vom Unternehmen gehört zu werden, und Managern dabei helfen, alle Unternehmensprobleme zu verstehen, die sie angehen können, um zum Wachstum und zur Verbesserung des Unternehmens beizutragen. Es kann auch dazu beitragen, dass sich die Mitarbeiter an der Entwicklung des Unternehmens beteiligt fühlen und dafür sorgen, dass größere Geschäftsübergänge reibungslos ablaufen.

Wie man Abwärtskommunikation effektiv nutzt

Hier ist eine Liste von Schritten, die Ihnen helfen, die Abwärtskommunikation effektiv zu nutzen:

1. Studieren Sie die Informationen sorgfältig

Unabhängig davon, ob Sie Änderungen oder Informationen selbst erstellen oder diese von der Geschäftsleitung und dem Vorstand weitergeben, ist es wichtig, die Informationen vollständig zu verstehen, bevor Sie sie an die Mitarbeiter weitergeben. Wenn Führungskräfte Entscheidungen treffen, kann es hilfreich sein, klärende Fragen zu stellen, von denen Sie glauben, dass sie von Mitarbeitern gestellt werden könnten.

Es kann auch hilfreich sein, aufzuschreiben, was Sie den Mitarbeitern sagen oder senden möchten, und die Informationen von anderen Managern oder Führungskräften lesen zu lassen, um sicherzustellen, dass nichts übersehen oder übersehen wird.

2. Kennen Sie die beste Art der Kommunikation

Unterschiedliche Arten von Nachrichten oder Anweisungen können manchmal unterschiedliche Kommunikationsstile erfordern. Bei der Entscheidung, welche Art der Kommunikation die beste ist, kann es hilfreich sein, die Komplexität der Informationen zu prüfen. Wenn ein Unternehmen oder eine Organisation wichtige und tiefgreifende Richtlinienänderungen vornimmt, kann es hilfreich sein, ein schriftliches Dokument zu erstellen oder die Informationen in ein aktualisiertes Mitarbeiterhandbuch aufzunehmen. Auf diese Weise können Benutzer auf neue Richtlinien verweisen, wenn sie jemals eine Erinnerung oder hilfreiche Klarstellung benötigen.

Wenn Sie wichtige Aufgaben delegieren oder die Verantwortlichkeiten eines Mitarbeiters erweitern müssen, kann es einfacher sein, dies schriftlich, beispielsweise per E-Mail, mitzuteilen oder es persönlich zu besprechen. Dies kann es ihnen ermöglichen, Fragen zu stellen, die dabei helfen können, Anweisungen zu klären und eine Form der offenen Kommunikation zu schaffen.

3. Seien Sie ehrlich

Ehrlich über die Schwierigkeit oder Komplexität von Änderungen oder Unternehmensrichtlinien zu sprechen, kann den Mitarbeitern helfen, ein Gefühl der Kameradschaft und des Engagements für die Weiterentwicklung des Unternehmens zu entwickeln. Bei der Abwärtskommunikation kann es hilfreich sein, die wichtigsten Probleme oder Bedenken im Zusammenhang mit den Nachrichten aufzulisten, wie Mitarbeiter daran arbeiten können, diese zu überwinden, und wie Sie bei der Umstellung helfen können.

Wenn beispielsweise zwei Abteilungen zusammengelegt werden und die Mitarbeiter zusätzliche Verantwortlichkeiten haben, kann es hilfreich sein, zu erwähnen, wie Sie von der schwierigen Situation erfahren haben, sowie zu erklären, wie sich die individuellen Ziele ändern, bevor der Übergang abgeschlossen ist, und wie Sie sich dafür zur Verfügung stellen werden Fragen und Feedback.

4. Nehmen Sie sich Zeit für Klarstellungen und Fragen.

Wenn Sie sich Zeit für Klärungen und Fragen nehmen, fühlen sich Ihre Mitarbeiter gehört und können die wichtigsten Informationen, die Sie ihnen mitgeteilt haben, vollständig verstehen. Wenn Sie beispielsweise Einzelgespräche oder Mitarbeiterbesprechungen nutzen, sollten Sie sich direkt im Anschluss Zeit für Fragen nehmen.

Wenn niemand sofort Fragen hat, kann es sinnvoll sein, später noch einmal vorbeizuschauen, um zu sehen, ob Fragen aufgetreten sind. Wenn Sie ein Memo oder einen Newsletter versenden, kann es hilfreich sein, Bürozeiten festzulegen, zu denen Mitarbeiter Sie bei Fragen zu Informationen oder Änderungen kontaktieren können.