Definition, Vorteile und Tipps • BUOM

14. Oktober 2021

Kanban ist ein visuelles Werkzeug, das im Projektmanagement eingesetzt wird, um die Effizienz laufender Projekte zu verbessern. Kanban-Karten sind eines von mehreren Elementen dieser Methode, die Teammitgliedern helfen, die Arbeit zu visualisieren, während sie erledigt wird. Wenn Sie mehr darüber erfahren, kann Ihr Team Aufgaben effizienter erledigen und Sie haben die Möglichkeit, Ihren gesamten Arbeitsablauf zu verbessern. In diesem Artikel besprechen wir, was Kanban-Karten sind, erkunden ihre Vorteile, erläutern die Unterschiede zwischen physischen und digitalen Karten und geben Tipps für deren Verwendung.

Was sind Kanban-Karten?

Kanban-Karten sind visuelle Bilder, die den aktuellen Status einer Karte anzeigen, während sie sich durch den Arbeitsablauf des Boards bewegt. Dies können physische Karten wie Haftnotizen oder virtuelle Bilder auf einer digitalen Tafel sein.

Es gibt viele Gründe, Kanban-Karten zu verwenden. Sie ermöglichen es dem Team, schnell Details zum ausgeführten Arbeitselement anzuzeigen, während es von einer Spalte zur anderen wechselt. Wenn beispielsweise ein Teammitglied einen Teil des Designprozesses abgeschlossen hat, wird die Karte in die Kategorie „Entwicklung“ verschoben. Das Team kann die Karte lesen, um zu bestimmen, wer als Nächstes dran ist und was die nächsten Schritte sind. Schließlich können Kanban-Karten dazu beitragen, die Gesamtproduktivität zu verbessern, indem sie verfolgen, wie lange ein Arbeitselement von der Vorbereitung bis zur Fertigstellung dauert.

Vorteile von Kanban-Karten

Zu den Vorteilen der Verwendung von Kanban-Karten gehören:

Zusammenarbeit ausbauen

Die Verwendung von Kanban-Karten erleichtert die Diskussion zwischen Teammitgliedern. Sie können die Karten mit anderen Teammitgliedern durchgehen und die Rolle jeder Person für den Tag besprechen. Darüber hinaus können Sie besprechen, welche Prozesse derzeit gut funktionieren und welche geändert werden könnten.

Geben Sie dem Team Zeit, sich zu konzentrieren

Kanban verwendet ein WIP-Limit (Work in Progress), das sicherstellt, dass ein Team nur eine bestimmte Anzahl von Karten gleichzeitig auf dem Brett bewegen kann. Wenn ein Team beispielsweise zustimmt, dass sein WIP-Limit acht Elemente beträgt, kann die Spalte „In Bearbeitung“ nur acht Karten enthalten. Bevor eine weitere Karte an die Tafel gelegt wird, muss ein Teammitglied die Arbeitsaufgabe so abschließen, dass sie in der Spalte „erledigt“ landet. Ein WIP-Limit hilft ihnen, sich auf ihre eigentliche Arbeit zu konzentrieren, anstatt zu viele Aufgaben auf einmal erledigen zu müssen.

Erhöhte Effizienz

Wenn eine Organisation die Kanban-Methode anwendet, können Teams den Fortschritt an der Tafel überprüfen, um Bereiche mit potenziellen Verbesserungen zu identifizieren. Mithilfe der Karten können Teammitglieder erkennen, welche Spalten eine gute Leistung erbringen und welche geändert werden können, um effektiver zu arbeiten. Sobald ein Team eine bestimmte Spalte verbessert, kann der gesamte Arbeitsablauf schneller voranschreiten und die Anzahl der abgeschlossenen Arbeitselemente kann steigen.

Physische und digitale Kanban-Karten

Physische und digitale Kanban-Karten ähneln sich in vielerlei Hinsicht. Sie haben die gleichen grundlegenden Eigenschaften, wie zum Beispiel eine Vorder- und Rückseite mit wichtigen Informationen über den Zweck jeder Karte. Darüber hinaus stehen allen Teammitgliedern während des gesamten Arbeitsablaufs der Karte Informationen auf der Karte zur Verfügung, z. B. die Rolle des Mitglieds, die Jobübersicht und das Fälligkeitsdatum des Elements. Sie erleichtern auch den Wechsel von einer Spalte zur anderen.

Es gibt auch einige Unterschiede zwischen physischen und digitalen Kanban-Karten. Einige davon sind:

Aufenthaltsort

Physische Kanban-Karten sind nützlich, wenn sich alle Teammitglieder an einem Ort befinden. Jeder kann an die Tafel kommen, wenn er Informationen benötigt, um den Fortschritt bestimmter Karten einzusehen. Digitale Karten sind nützlich, wenn sich Teammitglieder an verschiedenen Standorten befinden, da sie von überall aus darauf zugreifen können, sofern ein Internetzugang vorhanden ist. Sie können sie in einem Cloud-Dienst, einem Computerprogramm oder einer Anwendung speichern, damit sie von allen Teammitgliedern genutzt werden können.

Bequemlichkeit

Obwohl sowohl physische als auch digitale Karten einfach zu verwenden sein können, sind für eine effektive Arbeit unterschiedliche Tools erforderlich. Alles, was Sie brauchen, ist ein Whiteboard, einen Marker und einige Haftnotizen, um ein einfaches Kanban-Board zu erstellen. Teammitglieder können das Board ganz einfach aktualisieren, indem sie während der Arbeit Notizen verschieben und hinzufügen.

Wenn Sie über ein Computerprogramm zum Erstellen von Kanban-Boards verfügen, sind auch digitale Karten einfach zu verwenden. Sie können Informationen in das Programm eingeben, den Status jedes Arbeitselements aktualisieren und kleine Anpassungen vornehmen, die alle im Team benachrichtigen, sobald Sie Änderungen hochladen.

Kommunikation

Physische Karten fördern die Kommunikation zwischen Mitarbeitern, da Teammitglieder aufstehen und Karten von einer Spalte in eine andere verschieben müssen. Dies gibt ihnen die Möglichkeit, ihren Schreibtisch zu verlassen, mit anderen Menschen zu sprechen und gemeinsam an Aufgaben zu arbeiten. Mit digitalen Kanban-Karten ist keine physische Interaktion erforderlich. Teammitglieder verwenden ihre Computer oder Mobiltelefone, um Statusaktualisierungen auf Karten zu überprüfen, und können E-Mail verwenden, wenn sie einer anderen Person eine Frage stellen müssen.

Inhalt der Kanban-Karte

Eine Kanban-Karte enthält viele Elemente, die es Teammitgliedern ermöglichen, den Überblick über alle Aspekte der von ihnen ausgeführten Aufgabe zu behalten. Zu den Grundmaterialien gehören:

• Titel: Alle Karten haben einen kurzen Titel, der dem jeweiligen Teammitglied den Zweck der Karte verrät. Auf einer Karte könnte beispielsweise „Reißverschlussdesign“ und auf einer anderen „Nähdesign“ stehen.

• Zielbeschreibung: Karten enthalten auch eine kurze Beschreibung des Ziels dieser Karte. Wenn sich die Karte auf das Reißverschlussdesign konzentriert, könnte die Aufgabe beschreiben, welche Art von Reißverschluss das Team entwirft, sowie die Farbe und Länge des Reißverschlusses.

• Zugewiesenes Teammitglied: Es ist wichtig, dass alle Teammitglieder wissen, wer für die jeweilige Aufgabe verantwortlich ist, während die Karte durch die Spalten geht. Einigen Karten ist nur eine Person zugewiesen, während anderen mehrere Teammitglieder zugewiesen sind, wenn jedes Mitglied in einer anderen Spalte arbeitet.

• Frist. Das Fälligkeitsdatum ist ein weiteres wichtiges Element einer Kanban-Karte, da es das Datum angibt, bis zu dem die Karte fertiggestellt sein soll.

Tipps zur Verwendung von Kanban-Karten

Hier sind einige Tipps, die Sie bei der Verwendung von Kanban-Karten anwenden können:

• Geben Sie genaue Informationen an. Stellen Sie beim Erstellen oder Bearbeiten einer Kanban-Karte sicher, dass die von Ihnen zur Karte hinzugefügten Informationen absolut korrekt sind, um mögliche Probleme bei der Arbeit mit der Karte zu vermeiden.

• Halten Sie die Änderungen minimal. Der Arbeitsablauf auf einem Kanban-Board ist konstant, daher ist es hilfreich, Änderungen auf ein Minimum zu beschränken, wenn sich die Karte in der Spalte „In Bearbeitung“ befindet.

• Legen Sie ein WIP-Limit fest. Durch die Begrenzung der Anzahl der Karten in der Spalte „In Bearbeitung“ können sich Teammitglieder auf weniger Aufgaben gleichzeitig konzentrieren. Dies kann ihnen helfen, sie schneller und effizienter abzuschließen.