Definition und wie man sie erstellt • BUOM

Projektmanager haben im Laufe eines Projekts zahlreiche Aufgaben, darunter das Delegieren von Arbeit, das Organisieren von Ressourcen, das Verwalten von Budgets und das Einhalten von Fristen. Eine To-Do-Liste kann diesen Fachkräften dabei helfen, ihre verschiedenen Aufgaben zu organisieren und effizienter zu arbeiten. Wenn Sie ein Projektmanager sind, könnten Sie daran interessiert sein, mehr über die Vorteile einer To-Do-Liste zu erfahren und zu erfahren, wie Sie eine solche erstellen, um Projekte erfolgreich abzuschließen. In diesem Artikel definieren wir eine To-Do-Liste für das Projektmanagement, erklären, warum es sinnvoll ist, eine solche zu verwenden, beschreiben, wie man eine solche schreibt, und skizzieren einige allgemeine Funktionen von To-Do-Listen-Software.

Was ist eine Projektmanagement-To-Do-Liste?

Eine Projektmanagement-Aufgabenliste ist eine Reihe von Aufgaben, die die Arbeit beschreiben, die ein Projektmanager oder ein Team während eines Projekts erledigen möchte. Diese Liste hilft Projektmanagern, die verschiedenen Aufgaben eines Projekts zu verstehen, damit sie Teammitgliedern Arbeit zuweisen und ihre eigenen Verantwortlichkeiten erfüllen können. Ein Projektmanager erstellt möglicherweise eine persönliche Aufgabenliste für seine Aufgaben, teilt diese Listen jedoch häufig mit dem Projektteam, sodass jeder seine Aufgaben und die entsprechenden Fristen für jede Aufgabe sehen kann. Diese Liste kann Projektmanagern dabei helfen, ihre Teams auf das Erreichen der Projektziele zu konzentrieren.

Warum eine To-Do-Liste für das Projektmanagement verwenden?

Eine Projektmanagement-To-Do-Liste kann für Projektmanager viele Vorteile haben. Diese Liste kann ihnen dabei helfen, verschiedene Aufgaben zu priorisieren, sodass sie wissen, welche sie zuerst zuweisen müssen. Es kann Projektmanagern auch dabei helfen, sich auf Aufgaben zu konzentrieren, die ihre sofortige Aufmerksamkeit erfordern. Zu den weiteren Vorteilen dieser To-Do-Liste gehören:

• Teammotivation. Durch das Erledigen von To-Do-Listenelementen fühlen sich Teammitglieder oft erfüllt und motiviert, an anderen Aufgaben weiterzuarbeiten, um das Projekt erfolgreich abzuschließen.

• Erhöhte Produktivität: Eine To-Do-Liste kann Teammitgliedern helfen, die verschiedenen Aufgaben zu erkennen, die sie erledigen können, um das Projekt voranzutreiben, was die Produktivität im Team steigern kann.

• Eine Struktur schaffen. Eine To-Do-Liste kann Projektmanagern dabei helfen, eine Projektstruktur zu erstellen, damit Teams sehen können, wie jede Aufgabe mit den Projektzielen zusammenhängt und zum Gesamterfolg des Projekts beiträgt.

• Delegation von Aufgaben. Das Schreiben einer To-Do-Liste kann Projektmanagern helfen, alle Aufgaben des Projekts zu verstehen, sodass sie diese Aufgaben effektiv delegieren können.

• Verfolgen Sie den Fortschritt. Diese Arten von Listen können Projektmanagern dabei helfen, den Fortschritt der Teammitglieder zu verfolgen, um sicherzustellen, dass sie Fristen einhalten und weiterhin auf die Projektziele hinarbeiten.

• Arbeitsanalyse: Durch die Führung einer To-Do-Liste können Projektmanager die Arbeit ihres Teams an einem Projekt anzeigen und analysieren, was ihnen dabei helfen kann, Best Practices für zukünftige Projekte zu ermitteln.

So schreiben Sie eine To-Do-Liste für das Projektmanagement

Hier sind die Schritte, die Sie unternehmen können, um Ihre eigene Projektmanagement-To-Do-Liste zu erstellen:

1. Bestimmen Sie den Umfang des Projekts

Bevor Sie Ihre To-Do-Liste schreiben, ist es hilfreich, den Umfang des Projekts festzulegen, damit Sie Ihre Liste effektiv organisieren können. Der Projektumfang beschreibt die Ziele des Projekts, beispielsweise die Entwicklung eines neuen Produkts, und die Arbeit, die das Team zur Erreichung dieser Ziele leisten möchte. Typischerweise arbeiten der Projektmanager und andere wichtige Stakeholder wie Kunden oder Projektteammitglieder zusammen, um den Umfang zu Beginn des Projekts zu definieren.

2. Aufgaben definieren

Sobald Sie einen klaren Umfang festgelegt haben, können Sie die Aufgaben definieren, die während des Projekts erledigt werden müssen. Überlegen Sie, welche Arbeit das Team leisten kann, um die Projektergebnisse zu erreichen. Schreiben Sie jede Aufgabe auf und beschreiben Sie die Aufgabe, um dem Teammitglied, das die Arbeit ausführt, Anweisungen zu geben. Fügen Sie bei Bedarf kleinere Aufgaben hinzu, die möglicherweise zur größeren Aufgabe beitragen. Beispielsweise möchte ein Teammitglied, das für die Qualitätssicherung verantwortlich ist, möglicherweise verschiedene Methoden zum Testen eines Produkts erlernen. In dieser Phase ist es sinnvoll, das Projekt in verschiedene Phasen zu unterteilen, um die verschiedenen Aufgaben zu identifizieren.

3. Priorisieren Sie Ihre Arbeit

Sie können Ihre To-Do-Liste priorisieren, indem Sie jede Aufgabe im Verhältnis zu den Projektzielen bewerten. Bei der Priorisierung von Aufgaben können Sie verschiedene Faktoren berücksichtigen, beispielsweise den Projektzeitplan, Kundenanforderungen oder Abhängigkeiten anderer Elemente auf der To-Do-Liste. Strukturieren Sie Ihre Liste so, dass die wichtigsten Aufgaben ganz oben stehen, gefolgt von Aufgaben mit niedrigerer Priorität. Durch die Priorisierung der Arbeit auf Ihrer To-Do-Liste können Sie diese effektiv organisieren, sodass Sie klar erkennen können, welche Aufgaben Sie Ihren Teammitgliedern zuerst zuweisen können.

4. Achten Sie auf Fristen

Schreiben Sie für jede Aufgabe auf Ihrer To-Do-Liste eine Frist auf, damit die Teammitglieder wissen, wie sie die Aufgabe schnell erledigen können. Sehen Sie sich den Projektzeitplan und die erwarteten Termine für wichtige Meilensteine ​​an, um Fristen für jede Aufgabe festzulegen. Legen Sie ein Startdatum und eine Frist fest, damit Sie den Teammitgliedern helfen können, die Erwartungen an die Aufgabe zu verstehen. Bei der Festlegung von Fristen ist es hilfreich, eine gewisse Flexibilität im Zeitplan für den Fall von Änderungen, wie z. B. verspäteten Lieferungen, einzuräumen. Durch die Festlegung von Fristen für jede Aufgabe können Sie einen reibungslosen Projektablauf sicherstellen.

5. Setzen Sie sich Ziele

Sobald Sie die Priorität und Frist für jede Aufgabe festgelegt haben, können Sie entscheiden, welche Aufgaben Sie sich selbst und anderen im Team zuweisen möchten. Listen Sie neben jeder Aufgabe den Namen des Teammitglieds auf, damit Sie wissen, wer für jeden Teil des Projekts verantwortlich ist. Nachdem Sie jede Aufgabe delegiert haben, ist es hilfreich, die To-Do-Liste mit dem Projektteam zu teilen, damit jeder seine Aufgaben sehen und mit der Arbeit an der Erreichung der Projektziele beginnen kann. Dies kann Teammitglieder dazu ermutigen, Verantwortung für ihre Arbeit zu übernehmen und alle im Team motivieren, ihre Aufgaben pünktlich zu erledigen.

6. Verfolgen Sie Ihren Fortschritt

Nachdem Sie den Teammitgliedern Aufgaben zugewiesen haben, überwachen Sie deren Fortschritt, um sicherzustellen, dass das Projekt die erwarteten Fristen einhält. Wenn ein Teammitglied Fragen zu seinen Aufgaben oder der Aufgabenpriorität hat, können Sie es ermutigen, seine To-Do-Liste durchzusehen, um Antworten zu finden. Überprüfen Sie regelmäßig Ihre To-Do-Liste, um sicherzustellen, dass die Teammitglieder ihre Arbeit innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens erledigen, bevor sie mit der nächsten Aufgabe fortfahren. Die Verwendung einer To-Do-Liste für ein Projekt kann Ihnen helfen, den Fortschritt aller Beteiligten zu verfolgen, sodass Sie Anforderungen und erwartete Ergebnisse erfüllen können.

7. Aktualisieren Sie weiter

Achten Sie bei der weiteren Arbeit an einem Projekt darauf, Ihre To-Do-Liste zu aktualisieren, um Ihr Team beim Erreichen der Projektziele zu unterstützen. Wenn jemand eine Aufgabe abschließt, können Sie sie als erledigt markieren oder ein Teammitglied bitten, sie aus der Liste zu entfernen. Notieren Sie sich beim Aktualisieren Ihrer Liste das Datum, an dem ein Teammitglied eine Aufgabe erledigt hat, damit Sie diejenigen erkennen können, die ihre Fristen eingehalten haben. Wenn Sie Ihre To-Do-Liste während des gesamten Projekts auf dem neuesten Stand halten, können Sie den Projektplan überprüfen, bewerten, was gut läuft, und Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren, um dem Team dabei zu helfen, Projektergebnisse zu erzielen.

Was ist Projektmanagement-Software?

Projektmanagement-Software ist eine Anwendung oder ein Programm, das Projektmanagern dabei helfen kann, ihre Aufgabenlisten zu erstellen und zu organisieren. Für die Entwicklung von Projektmanagementlisten gibt es viele Arten von Software, darunter Desktop-Programme und mobile Apps. Obwohl die Funktionen je nach Software variieren können, können diese Programme Projektmanagern im Allgemeinen dabei helfen, spezifische Details zu jeder Aufgabe bereitzustellen, Aufgaben zu priorisieren und Zeitpläne anzupassen, wenn Änderungen am Projektplan vorgenommen werden. Viele Programme ermöglichen es dem Projektmanager, eine To-Do-Liste mit anderen Teammitgliedern zu teilen, damit diese ihre eigenen Aufgaben sehen und ihren Fortschritt verfolgen können.