Definition und warum sie wichtig ist • BUOM

Die Belegschaft eines Unternehmens ist einer seiner wichtigsten Erfolgsfaktoren. Für Unternehmen ist es wichtig sicherzustellen, dass sie die richtigen Leute mit den richtigen Fähigkeiten einstellen und sie in die richtigen Rollen einsetzen. Personalplanung ist eine Praxis des Personalmanagements, die Ihnen dabei hilft, dies zu erreichen und eine effiziente und erfolgreiche Belegschaft aufrechtzuerhalten. In diesem Artikel definieren wir, was Personalplanung ist, erklären, warum sie wichtig ist, diskutieren ihre Prinzipien, skizzieren die Umsetzung des Konzepts und listen einige gängige Tools zur Personalplanung auf.

Was ist Personalplanung?

Bei der Personalplanung handelt es sich um den Prozess der Analyse, Prognose und Planung von Arbeitskräfteangebot und -nachfrage. Dazu gehört die Überprüfung des aktuellen Personals, die Untersuchung des aktuellen und zukünftigen Personalbedarfs und die Identifizierung von Lücken zwischen Angebot und Nachfrage. Durch die Identifizierung von Lücken können Unternehmen effektiv planen, um sicherzustellen, dass die Organisation über ausreichend qualifizierte Mitarbeiter in den entsprechenden Rollen verfügt. Dies trägt dazu bei, die Organisation dabei zu unterstützen, effiziente Abläufe aufrechtzuerhalten und ihre Ziele zu erreichen.

Unternehmen können die Personalplanung nutzen, um ihre Einstellungsstrategien richtig zu planen. Dies hilft ihnen zu bestimmen, wen sie einstellen müssen, wann sie sie einstellen sollten und warum es wichtig ist, sie einzustellen. Es gibt zwei gängige Personalplanungsmodelle, die Unternehmen verwenden können:

Operative Personalplanung

Die operative Personalplanung konzentriert sich auf die individuelle Planung, um die täglichen Abläufe der Mitarbeiter zu optimieren. Es ist oft hilfreich, Managern dabei zu helfen, tägliche Arbeitspläne für Mitarbeiter zu entwickeln und den Mitarbeitern dabei zu helfen, ihre Verantwortlichkeiten zu verstehen und die Produktivität während des gesamten Arbeitstages aufrechtzuerhalten. Dieses Modell umfasst Elemente des Talentmanagements, um die gerechte Verteilung von Talenten im gesamten Unternehmen zu unterstützen. Diese Verteilung kann es einfacher machen, potenzielle Talentlücken in der Organisation zu identifizieren oder Rollen oder Prozesse zu identifizieren, die nicht mehr zum Erfolg der Organisation beitragen.

Strategische Personalplanung

Die strategische Personalplanung konzentriert sich auf umfassendere Themen innerhalb einer Organisation und trägt dazu bei, dass die Belegschaft gut auf die Gesamtziele der Organisation sowie ihre langfristigen Visionen und Ziele abgestimmt ist. Dies kann eine Zielplanung beinhalten, die Monate oder Jahre dauert und alle Aspekte der Organisation einbezieht. Zu den Komponenten der strategischen Personalplanung gehören die Beurteilung aktueller Talente beim Ausscheiden von Mitarbeitern aus dem Unternehmen, die Prognose des künftigen Talentbedarfs, die Bewertung potenzieller Einstellungshindernisse sowie die Entwicklung und Umsetzung einer effektiven Strategie zur Personalanalyse.

Warum ist Personalplanung wichtig?

Die Personalplanung ist von entscheidender Bedeutung, um den Gesamterfolg einer Organisation zu unterstützen und sicherzustellen, dass ihre langfristigen Ziele erreicht werden. Es eignet sich effektiv für die Bereitstellung einer Strategie zur Beurteilung der aktuellen Belegschaft, insbesondere zur Feststellung, ob die aktuellen Mitarbeiter über die entsprechenden Fähigkeiten verfügen, um die Geschäftsanforderungen zu erfüllen. Dadurch können Unternehmen potenzielle Lücken leicht erkennen und so einen erfolgreichen Einstellungsprozess erleichtern.

Durch Personalplanung können Unternehmen besser auf zukünftige Herausforderungen vorbereitet sein. Ohne diesen Prozess sind sie sich möglicherweise der Einschränkungen ihres aktuellen Personalbestands nicht bewusst, was zu potenziellen Problemen führen könnte, die die Bemühungen des Unternehmens zur Umsetzung der Geschäftsstrategie einschränken könnten. Ein umfassendes Verständnis der Belegschaft und ihrer Fähigkeit, die Anforderungen der Organisation zu erfüllen, kann jedoch die Einstellungsprozesse verbessern, da Personalvermittler besser verstehen, auf welche Bereiche sie sich konzentrieren müssen.

Grundsätze der Personalplanung

Hier sind einige der Grundsätze der Personalplanung:

• Passen Sie sich an Veränderungen an. Durch die Personalplanung können sich Unternehmen besser auf veränderte Anforderungen vorbereiten, indem sie über eine flexible, vielfältig talentierte Belegschaft verfügen.

• Beseitigen Sie Ineffizienzen. Der Hauptzweck der Arbeitsplatzplanung besteht darin, Organisationen dabei zu helfen, ihre Ressourcen optimal zu nutzen, indem sichergestellt wird, dass die richtigen Leute die für sie besten Jobs besetzen.

• Qualität verbessern. Die Personalplanung kann dazu beitragen, in kürzerer Zeit bessere Ergebnisse zu erzielen, indem Aufgaben den am besten qualifizierten Mitarbeitern zugewiesen werden.

• Verbessern Sie die Bindung. Durch die Zuweisung von Mitarbeitern zu Rollen, in denen sie ihre Fähigkeiten am besten einsetzen können, können sie sich wertgeschätzter und engagierter fühlen und die Zahl der Mitarbeiter verringern, die das Unternehmen verlassen.

• Sorgen Sie für berufliche Weiterentwicklung. Die Personalplanung kann dazu beitragen, qualifizierteres Personal zu entwickeln, indem Qualifikationslücken ermittelt und Schulungen in diesen Bereichen bereitgestellt werden.

• Reduzierte Arbeitskosten. Die Personalplanung zielt darauf ab, die Arbeitskosten zu senken, indem die Effizienz der Belegschaft gesteigert und unproduktive Praktiken beseitigt werden.

Phasen der Personalplanung

Hier sind die Schritte, die Sie für die Personalplanung befolgen sollten:

1. Bewerten Sie aktuelle Talente

Analysieren Sie Ihren Talentpool und versuchen Sie, Ihre internen und externen Ressourcen zu bewerten. Denken Sie über Ihre aktuellen Mitarbeiter und deren Fähigkeiten nach und vergleichen Sie diese mit Ihren aktuellen organisatorischen Bedürfnissen und Erfolgen. Berücksichtigen Sie das Potenzial Ihrer Organisation für die Einstellung neuer Mitarbeiter, z. B. ob dies finanziell machbar ist oder ob Ihr Unternehmen Zugang zu den Talenten hat, die es benötigt.

2. Denken Sie an die Zukunft

Überprüfen Sie die Ziele und Geschäftspläne Ihrer Organisation. Analysieren Sie die spezifischen Talentanforderungen, die sie benötigen, und welche Verantwortlichkeiten die Mitarbeiter möglicherweise erfüllen müssen. Es ist auch wichtig, mögliche Veränderungen in der Personalausstattung zu berücksichtigen, beispielsweise ob Mitarbeiter das Unternehmen verlassen können oder ob sich möglicherweise Wachstumschancen ergeben.

3. Identifizieren Sie potenzielle Lücken

Vergleichen Sie Ihre Ergebnisse, um mögliche Lücken zu identifizieren. Untersuchen Sie die Fähigkeiten Ihrer aktuellen Mitarbeiter und wie sie mit Ihren Zielen übereinstimmen, und suchen Sie nach potenziellen Überschüssen oder Lücken bei bestimmten Fähigkeiten. Gleichen Sie Ihren Auftrag ebenfalls mit den zukünftigen Anforderungen der Organisation ab. Identifizieren Sie spezifische Qualifikationslücken oder Rollen, die Ihr Unternehmen möglicherweise benötigt.

4. Entwickeln Sie eine Lösung

Bestimmen Sie anhand Ihrer Einschätzung die geeignete Lösung. Bewerten Sie beispielsweise, ob zusätzliche Schulungen ausreichen, um Ihre aktuellen Mitarbeiter besser auf die Anforderungen des Unternehmens vorzubereiten. Wenn Sie sich für die Einstellung weiterer Mitarbeiter entscheiden, prüfen Sie ebenfalls Ihre Budgetoptionen und bereiten Sie sich auf den Einstellungsprozess vor.

5. Implementieren und kontrollieren Sie Ihre Lösung

Sobald Sie Lösungen für Ihre Personalanforderungen gefunden haben, setzen Sie diese entsprechend um. Wenn Sie mehrere Lücken haben, die behoben werden müssen, achten Sie darauf, diese richtig zu priorisieren und umzusetzen. Beobachten Sie weiterhin den Erfolg Ihrer Strategien und bewerten Sie, ob sie Lücken schließen. Wiederholen Sie den Vorgang nach Bedarf, um weiterhin eine effiziente und ausreichende Belegschaft aufrechtzuerhalten.

Tools zur Personalplanung

Tools zur Personalplanung können Ihnen helfen, die aktuellen Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter und ihre potenziellen zukünftigen Bedürfnisse besser zu analysieren. Der Schwerpunkt dieser Tools liegt häufig auf der Bereitstellung genauer Daten, damit Sie die Lücken, die geschlossen werden müssen, am besten identifizieren können. Zu den gängigen Tools zur strategischen Personalplanung gehören:

9-Zellen-Raster

Das 9-Boxen-Raster oder die HR3P-Matrix beschreibt die Leistung und das Potenzial eines Mitarbeiters in einem Modell. Es umfasst verschiedene Kategorien und ordnet Mitarbeiter danach ein, ob sie über ein geringes, durchschnittliches oder hohes Potenzial oder eine geringe Leistung in der Kategorie verfügen. Dies hilft dabei, das Potenzial zu visualisieren, das ein Mitarbeiter in Ihr Unternehmen einbringen kann, um neue Fähigkeiten zu entwickeln, die mit seinen Zielen übereinstimmen.

Personalmanagement-Panel

Das HR-Dashboard übernimmt Daten aus verschiedenen Systemen und zentralisiert sie an einem Ort. Dadurch können Sie automatische Aktualisierungen der Mitarbeiterleistung in Echtzeit erhalten. Dashboards umfassen häufig Daten aus Bewerberverfolgungssystemen, Gehaltsabrechnungssystemen und anderen HR-Systemen und können auch Leistungsdaten enthalten.

Vergütungs- und Nutzenanalyse

Bei der Vergütungs- und Leistungsanalyse geht es um die Bewertung der Leistungen, die Sie Ihren Mitarbeitern bieten. Im Rahmen der Personalplanung kann es sinnvoll sein, die Vergütung und Zusatzleistungen eines Mitarbeiters mit seiner Leistung zu vergleichen. So können Sie beurteilen, ob Sie zu viele Ressourcen für leistungsschwache Mitarbeiter einsetzen oder ob Sie Ihre Leistungsträger nicht angemessen bezahlen.

Strategische HR-Planungskarte

Die strategische Personalplanungskarte zeigt, wie die Personalplanung mit größeren Organisationselementen und -strategien übereinstimmt. Dieses Tool bietet Kontext dazu, wie Organisationsstrategien die Personalplanung beeinflussen. Es enthält normalerweise ein Flussdiagramm mit einer geordneten Liste von Elementen und Strategien.

Szenarioplanung

Die Szenarioplanung hilft Ihnen, sich verschiedene Situationen vorzustellen, damit sich Ihr Unternehmen angemessen darauf vorbereiten kann. Die genauen Szenarien können von Ihrer spezifischen Organisation und Branche abhängen, aber bedenken Sie, was zuvor den Erfolg Ihrer Organisation beeinflusst hat. Entwickeln Sie Strategien, die sich auf den täglichen Betrieb auswirken können, und vergleichen Sie diese Strategien mit Ihren aktuellen Talenten, um sicherzustellen, dass Sie diese Strategien bei Bedarf umsetzen können.