Definition und Beispiele • BUOM
Wenn Sie Ihre Zeit einteilen und mehrere Aufgaben gleichzeitig bewältigen können, können Sie Ihre Karriere verbessern. Das Priorisieren und Organisieren Ihres Tages kann Ihnen helfen, Fristen einzuhalten, konzentriert zu bleiben und Initiative zu ergreifen. Sie müssen in der Lage sein, Multitasking zu betreiben, um die Produktivität aufrechtzuerhalten, was dazu führen kann, dass Sie wichtige Ziele erreichen und Ihre Karriere voranbringen. In diesem Artikel erklären wir, was Multitasking-Fähigkeiten sind, geben Beispiele und zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Multitasking-Fähigkeiten verbessern können.
Was sind Multitasking-Fähigkeiten?
Unter Multitasking versteht man die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu verwalten, sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren und andere zu überwachen. Beim Multitasking am Arbeitsplatz geht es meist darum, zwischen Aufgaben zu wechseln und verschiedene Aufgaben effizient und schnell nacheinander zu erledigen. Wenn Sie beispielsweise in einem geschäftigen Wartezimmer zwischen der Begrüßung von Patienten oder dem Beantworten von E-Mails ans Telefon gehen, beweisen Sie Multitasking-Fähigkeiten.
Warum sind Multitasking-Fähigkeiten wichtig?
Multitasking-Fähigkeiten sind wichtig, weil sie ein effizientes Arbeitsumfeld schaffen. Hier sind die Vorteile von Multitasking:
Zeit sparen. Multitasking hilft Ihnen, Zeit zu sparen, indem es Ihnen ermöglicht, mehrere Aufgaben gleichzeitig auszuführen. Beispielsweise könnten Sie Notizen zu einem Kundendokument machen, während Sie mit ihm telefonieren. In diesem kürzeren Zeitraum erledigen Sie zwei Aufgaben gleichzeitig, anstatt jede einzeln zu erledigen und doppelt so viel Zeit damit zu verbringen.
Spart Geld: Arbeitgeber möchten Mitarbeiter mit hervorragenden Multitasking-Fähigkeiten einstellen, weil sie ihnen mehr Aufgaben delegieren können und so die Kosten sparen, die mit der Einstellung einer anderen Person verbunden sind. Wenn Sie zeigen, wie gut Sie Multitasking beherrschen, sind Sie ein wertvoller Mitarbeiter.
Verbessert die Produktivität. Multitasking steigert die Produktivität, da Sie in kürzerer Zeit mehr erledigen können. Je mehr Arbeit Sie tagsüber erledigen können, desto produktiver werden Sie sein.
Reduziert den Aufschub: Multitasking trägt dazu bei, dass sich Menschen erfolgreicher fühlen, da sie mehr als eine Aufgabe gleichzeitig erledigen können. Dieses Gefühl der Produktivität erhöht die Motivation und ermutigt die Menschen, weiter an ihren Aufgaben zu arbeiten.
Beispiele für Multitasking-Fähigkeiten
Multitasking umfasst viele Fähigkeiten, die Sie entwickeln sollten, um beruflich produktiver zu werden. Hier sind die häufigsten Fähigkeiten, die für Multitasking erforderlich sind:
Organisation
Priorisierung
Planung
Delegation
Organisation
Gutes Multitasking bedeutet, dass Sie genau wissen, welche Aufgaben Sie wann erledigen müssen. Zur Organisation gehört die Verwaltung Ihres Tages, Ihrer Woche und Ihres Monats, damit Sie den Überblick über Ihre Aufgaben behalten. Halten Sie Ihren Arbeitsbereich aufgeräumt, damit Sie immer die Dokumente, Notizen und andere Dokumente finden, die Sie gerade benötigen. Organisieren Sie außerdem Ihr Computersystem und Ihre Dateien, um das Auffinden und den Zugriff auf Dokumente zu erleichtern.
Priorisierung
Priorisierung ist die Fähigkeit, Ihre Verantwortlichkeiten zu bewerten und Aufgaben nach Wichtigkeit zu organisieren, um Ihre Zeit zu verwalten. Priorisieren kann bedeuten, dass Sie zuerst die einfachsten Aufgaben erledigen und den Rest Ihrer Zeit größeren, komplexeren Aufgaben widmen. Es kann auch bedeuten, mit den dringendsten Aufgaben zu beginnen und dann mit den weniger wichtigen Aufgaben aufzuhören. Unabhängig davon, welche Prioritäten Sie setzen, ist die Fähigkeit, Ihre Zeit durch die Schaffung von Ordnung zu maximieren, eine notwendige Fähigkeit für effektives Multitasking.
Planung
Bei der Planung geht es darum, Ihre Zeit zu verwalten, um sicherzustellen, dass Fristen und Ziele eingehalten werden. Es ist die Fähigkeit, komplexe Situationen in überschaubare Schritte und Zeitrahmen zu zerlegen. Indem Sie Ihre täglichen Aktivitäten planen und unerwartete Aufgaben berücksichtigen, entscheiden Sie, wo Sie Multitasking betreiben können, um den Zeitplan einzuhalten.
Delegation
Beim Delegieren bitten Sie andere, Ihnen bei der Erledigung von Aufgaben zu helfen, um den Zeitplan einzuhalten. Beim Delegieren weisen Sie den Teammitgliedern in der Regel kleinere Aufgaben zu, damit Sie sich auf Aufgaben mit höherer Priorität konzentrieren können. Delegation steht in engem Zusammenhang mit Planung und Priorisierung. Gutes Multitasking setzt voraus, dass Sie wissen, wann Sie genug zu tun haben, und Grenzen einhalten, um Ihre Zeit einzuteilen.
So verbessern Sie Ihre Multitasking-Fähigkeiten
Befolgen Sie diese Schritte, um Ihre Multitasking-Fähigkeiten zu verbessern:
Erstellen Sie eine To-Do-Liste.
Priorisieren Sie Ihre Aufgaben.
Gruppieren Sie ähnliche Aufgaben.
Reduzieren Sie Ablenkungen.
Verfolge deinen Fortschritt.
Delegieren Sie Aufgaben bei Bedarf.
Übung.
1. Erstellen Sie eine To-Do-Liste.
Erstellen Sie einen Aktionsplan, indem Sie eine tägliche To-Do-Liste erstellen. Damit Sie sich konzentrieren können, sollten Sie eine klare Liste mit den Aufgaben haben, die Sie tagsüber erledigen müssen. Nehmen Sie sich zu Beginn jedes Arbeitstages 10–15 Minuten Zeit, Ihre Aufgaben in einem Notizblock aufzuschreiben. Teilen Sie große Aufgaben in kleinere Schritte auf.
2. Priorisieren Sie Ihre Aufgaben.
Sobald Sie eine Liste der zu erledigenden Aufgaben erstellt haben, ordnen Sie diese von der höchsten zur niedrigsten Priorität neu. Um zu entscheiden, welche Aufgaben hohe und welche niedrige Priorität haben, ordnen Sie Ihre Aufgaben den folgenden Kategorien zu:
Dringend und wichtig: Dies sind Aufgaben mit hoher Priorität, die zuerst erledigt werden müssen. Beispiele hierfür sind die Beantwortung von Kundenfragen, der Abschluss von Projekten innerhalb enger Fristen und die Erledigung dringender Aufgaben für Ihren Vorgesetzten.
Nicht dringend und wichtig: Normalerweise können Sie diese Aufgaben zu jeder Tageszeit erledigen, aber wenn Sie sie erledigen, sind sie lohnend. Die meisten nicht dringenden, aber wichtigen Aufgaben erfordern eine gewisse Planung, beispielsweise die Vernetzung mit anderen Unternehmen, um die Reichweite Ihres Unternehmens zu vergrößern.
Dringend und unwichtig. Diese Kategorie ist für Aufgaben von geringer Bedeutung vorgesehen, die erledigt werden müssen, bevor mit wichtigeren Aufgaben fortgefahren werden kann. Ein Beispiel hierfür ist die Buchung eines Fluges, um an einer Marketingkonferenz teilzunehmen. Sie können diese Aufgaben an ein Teammitglied delegieren, wenn Sie Projekte oder Personen beaufsichtigen.
3. Gruppieren Sie ähnliche Aufgaben.
Sobald Sie Ihre Aufgaben organisiert und priorisiert haben, gruppieren Sie ähnliche Aufgaben. Beim Multitasking geht es in der Regel darum, an ähnlichen Aufgaben zu arbeiten, daher kann die Kombination dieser Aufgaben Ihre Effizienz steigern. Es könnte auch bedeuten, Aufgaben zu kombinieren, die dieselben Aktionen erfordern, beispielsweise die Arbeit an Social-Media-Kampagnen für drei verschiedene Konten. Durch die Bearbeitung verwandter Aufgaben können Sie Ihre Konzentration steigern.
4. Reduzieren Sie Ablenkungen.
Ablenkungen beeinträchtigen das Multitasking und verringern Ihre Konzentrationsfähigkeit. Zu den Möglichkeiten, Ablenkungen zu beseitigen, gehören:
Halten Sie Ihre Bürotür geschlossen, während Sie an Aufgaben arbeiten, die Ihre volle Aufmerksamkeit erfordern.
Gehen Sie in einen ruhigen Konferenzraum, wenn Ihr Hauptarbeitsbereich zu laut ist.
Schalten Sie Ihr Mobiltelefon aus und entfernen Sie es außer Sichtweite.
Hören Sie Musik, wenn sie Ihre Konzentration steigert.
Machen Sie stündlich kurze Pausen, um neue Energie zu tanken.
5. Überwachen Sie Ihren Fortschritt.
Überwachen Sie regelmäßig, was Sie tagsüber tun, um den Zeitplan einzuhalten. Wenn Sie im Rückstand sind, müssen Sie sich möglicherweise ausschließlich auf eine Aufgabe konzentrieren, anstatt zu versuchen, zwischen Aufgaben zu wechseln. Dies kann Ihnen helfen, wichtige Aufgaben schnell zu erledigen und sich wieder anderen Aufgaben zu widmen.
6. Delegieren Sie bei Bedarf Aufgaben.
Wenn Sie Ihre Aufgaben priorisieren, werden Sie wahrscheinlich Aufgaben mit niedrigerer Priorität finden, die Sie jemand anderem zuweisen können. Sie haben beispielsweise einen Beitrag in einem sozialen Netzwerk erstellt, die Bearbeitung und das Hochladen jedoch an einen Assistenten delegiert. Wenn Sie keine Projekte oder Personen beaufsichtigen, können Sie Ihren Vorgesetzten bitten, Ihnen bei der Delegierung von Aufgaben an Ihre Teammitglieder zu helfen.
7. Üben
Dieser letzte Schritt ist möglicherweise einer der wichtigsten. Üben, üben, üben, und schon bald werden Sie beim Multitasking effektiver sein.
So heben Sie Multitasking-Fähigkeiten hervor
Hier sind einige Möglichkeiten, Ihre Multitasking-Fähigkeiten bei Ihrer Jobsuche hervorzuheben:
Multitasking-Fähigkeiten in Ihrem Lebenslauf
In Ihrem Lebenslauf möchten Sie Ihre Multitasking-Fähigkeit unter Beweis stellen und nicht nur sagen. Spezifische Beispiele in den Abschnitten „Einführung“ und „Berufserfahrung“ sind viel effektiver als die Auflistung von Multitasking im Abschnitt „Fähigkeiten“. Beschreiben Sie bei der Beschreibung Ihrer Verantwortlichkeiten, wie Sie mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigt haben:
Beispiel:
Feldbesuche bei Kunden im Portfoliomanagement
Mitarbeit an E-Mail-Marketing-Aufgaben während der Neugestaltung von Kunden-Websites.
Bereitete Vorträge vor, schrieb Förderanträge und beriet den Ausschussvorsitzenden
Bearbeitung von Versicherungsunterlagen bei der Begrüßung von Gästen, der Beantwortung von Anrufen und der Terminvereinbarung
Ihre Multitasking-Fähigkeiten können Sie auch im Bereich außerschulische Aktivitäten unter Beweis stellen. Durch die Auflistung ehrenamtlicher Tätigkeiten und anderer Aktivitäten zeigen Sie Ihr Talent, verschiedene Projekte erfolgreich unter einen Hut zu bringen.
Multitasking-Fähigkeiten im Anschreiben
Sie möchten Ihre Fähigkeiten auch in einem Anschreiben unter Beweis stellen, in dem Sie die Komplexität der Aufgaben, die Sie einmal bewältigt haben, darlegen. Denken Sie an ein oder zwei Geschichten aus Ihrer bisherigen Berufserfahrung, die Ihre Multitasking-Fähigkeiten unter Beweis stellen.
Beispiel: „Als Verwaltungsassistentin in einer Arztpraxis habe ich meine normalen Alltagsaufgaben erledigt, darunter Terminvereinbarung, Versicherungsanträge einreichen, Buchhaltung und Abrechnung, und zwei neue Mitarbeiter geschult.“
Multitasking-Fähigkeiten während eines Vorstellungsgesprächs
Ihre Multitasking-Fähigkeiten während eines Vorstellungsgesprächs unter Beweis zu stellen, funktioniert genauso gut, wie sie in Ihrem Lebenslauf und Anschreiben zu erläutern. Wenn der Interviewer speziell nach Ihren Multitasking-Fähigkeiten fragt, geben Sie ihm ein konkretes Beispiel. Sie können Ihre Multitasking-Fähigkeiten auch nutzen, indem Sie andere Fragen beantworten, wie zum Beispiel: “Was ist deine größte Stärke?”