Definition, Schlüsselaspekte und Fähigkeiten • BUOM
30. März 2022
Die Durchführung verschiedener Arten von Veranstaltungen ist für viele Organisationen eine gängige Geschäftspraxis. Eventmanagement kann eine Herausforderung sein, da es eine Reihe von Fähigkeiten und Spezialkenntnissen erfordert. Zu lernen, wie Eventmanagement funktioniert, kann Unternehmen dabei helfen, die richtigen Anstrengungen und Ressourcen darauf zu konzentrieren. In diesem Artikel besprechen wir Eventmanagement und die Fähigkeiten, die Sie benötigen, um in dieser Rolle erfolgreich zu sein.
Was ist Eventmanagement?
Unter Eventmanagement versteht man die Planung und Durchführung verschiedener öffentlicher und privater Veranstaltungen für gesellschaftliche oder geschäftliche Zwecke. Dies können große oder kleine Veranstaltungen sein und können Geschäftskonferenzen, Schulungsseminare, Branchenkonferenzen, Messen, Zeremonien, Partys, Konzerte, Festivals und Pressekonferenzen umfassen. Um dies zu erreichen, müssen Veranstaltungsplaner den Anweisungen des Kunden folgen und innerhalb eines bestimmten Budgets und vorgegebenen Zeitplans arbeiten. Um Veranstaltungen zu organisieren, müssen sie mit einer Reihe von Anbietern zusammenarbeiten.
Der Unterschied zwischen Veranstaltungsmanagement und Veranstaltungsplanung besteht darin, dass es bei der Veranstaltungsplanung um die Entwicklung umsetzbarer Ideen für Veranstaltungen und Aktivitäten während der Veranstaltungen geht, während sich das Veranstaltungsmanagement eher auf das Projektmanagement konzentriert und sich mit der Organisation und Durchführung der Veranstaltung befasst. Pläne. Allerdings überschneiden sich die Rollen häufig und Eventmanager können auch an der kreativen Eventplanung beteiligt sein.
Sowohl für etablierte als auch für neue Unternehmen kann die Organisation von Veranstaltungen ein wichtiger Aspekt ihrer Marketingstrategie sein. Die Organisation kleiner oder großer Veranstaltungen kann zur Förderung einer Marke und zur Förderung von Geschäftsinteressen beitragen. Veranstaltungen bieten Besuchern die Möglichkeit, sich über die Produkte und Dienstleistungen der gastgebenden Organisation zu informieren, und können Besucher sogar zu Stammkunden machen.
Darüber hinaus machen die von Unternehmen organisierten Veranstaltungen nicht nur ihre Marken bekannter, sondern tragen auch dazu bei, ihre Mitarbeiter im Bereich Marketing zu schulen und zu schulen. Sie können die Teambildung fördern, die Beziehungen zwischen verschiedenen Abteilungen verbessern und die Vernetzung zwischen Branchen stärken. Mit Veranstaltungen können auch geschäftliche Meilensteine gefeiert und Geld für verschiedene Zwecke gesammelt werden.
Überlegungen zum Eventmanagement
Die Planung, Organisation und Durchführung einer Veranstaltung kann ein sehr komplexer Prozess sein und erfordert von Veranstaltern die Kontrolle aller kreativen, technischen und logistischen Elemente. Hier sind einige der Verantwortlichkeiten und Maßnahmen, die sie ergreifen müssen, um Veranstaltungen erfolgreich zu verwalten:
Wir entwickeln ein funktionierendes Konzept für die Veranstaltung
Planung der Marketingstrategie
Schreiben und Finalisieren des Veranstaltungsskripts
Arbeit an audiovisuellen Produkten
Einholen der notwendigen Genehmigungen für die Veranstaltung
Versicherung abschließen
Auswahl und Reservierung eines Platzes
Entwicklung von Grundrissen für Kioske und andere Räumlichkeiten
Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsstandards
Kommunikation und Verhandlung von Tarifen für Dienstleistungen mit verschiedenen Lieferanten
Einladung von Referenten und Animatoren
Organisation des Transports und der Unterbringung der Gäste
Essen und Getränke bestellen
Beauftragung eines Sicherheitsdienstes für eine Veranstaltung
Erstellen von Notfallplänen
Veranstaltungskoordination
Ereignissteuerung
Verfolgung des Ereignisendes
Abschluss der Veranstaltung
Fähigkeiten für Eventmanager
Veranstaltungsorganisatoren müssen über bestimmte Fähigkeiten verfügen, um den Anforderungen des Berufs gerecht zu werden. Die Fähigkeit, unter Druck ruhig zu bleiben, ist für Veranstaltungsplaner ein Muss. Sie müssen außerdem über die folgenden Fähigkeiten verfügen:
Planungsfähigkeiten
Organisationstalent
Kommunikationsfähigkeit
Zwischenmenschliche Fähigkeiten
Multitasking-Fähigkeiten
Kreativität und Problemlösungsfähigkeiten
Verhandlungsgeschick
Technologiekenntnisse
Planungsfähigkeiten
Während sich normalerweise ein Veranstaltungsplaner um die Planung der Veranstaltung kümmert, kann ein Veranstaltungsmanager bei verschiedenen Aspekten der Veranstaltung mit ihm zusammenarbeiten. Dies kann die Festlegung des Veranstaltungsbudgets, die Entwicklung des Veranstaltungsplans sowie die Auswahl des Veranstaltungsorts und der Aktivitäten umfassen. Die Fähigkeit, alle Möglichkeiten zu planen und zu berücksichtigen, ist entscheidend für den letztendlichen Erfolg der Veranstaltung.
Organisationstalent
Der Veranstaltungsleiter muss die Veranstaltung vollständig organisieren und durchführen. Ganz gleich, ob es sich um eine kleine Geburtstagsfeier oder eine Großveranstaltung handelt, der Veranstaltungsplaner muss für alle Details verantwortlich sein und dafür sorgen, dass alles termingerecht und nach Plan abläuft. Sie sollten auch für den Fall vorsorgen, dass etwas schiefgeht.
Kommunikationsfähigkeit
Zu den Aufgaben des Eventmanagements gehört die direkte Kommunikation mit den Anbietern oder die Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon sowie die Beauftragung bestimmter veranstaltungsbezogener Dienstleistungen mit ihnen und die Aushandlung der Preise dafür. Eventmanager müssen dann die Arbeit der verschiedenen Dienstleister überwachen und koordinieren. Darüber hinaus müssen sie Kundenprobleme lösen und Marketinganforderungen erfüllen. Veranstaltungsplaner müssen außerdem in der Lage sein, mündlich und schriftlich klar zu kommunizieren, um kostspielige Fehler zu vermeiden, die durch Fehlkommunikation entstehen können.
Zwischenmenschliche Fähigkeiten
Da Veranstaltungsplaner bei der Planung verschiedener Veranstaltungen verschiedene Personen und Teams koordinieren und mit ihnen zusammenarbeiten müssen, müssen sie über ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten verfügen. Sie müssen in der Lage sein, mit unterschiedlichen Persönlichkeiten auszukommen und gut mit ihnen zusammenzuarbeiten. Darüber hinaus müssen sie wissen, wie sie angespannte Situationen entschärfen und Konflikten vorbeugen können.
Multitasking-Fähigkeiten
Die Organisation und Leitung einer Veranstaltung erfordert die Beachtung vieler verschiedener Aspekte wie Beleuchtung, Bühnendesign, Bestuhlung und Standaufbau. Veranstaltungsplaner müssen in der Lage sein, Multitasking zu betreiben und die Erledigung verschiedener Aufgaben zu überwachen. Sie müssen darauf achten, dass alle Aspekte gut aufeinander abgestimmt sind.
Kreativität und Problemlösungsfähigkeiten
Bei der Organisation von Veranstaltungen treten oft unerwartete und komplexe Herausforderungen auf. Für Veranstalter ist es von größter Bedeutung, diese Probleme schnell zu lösen, ohne die Veranstaltungspläne zu beeinträchtigen. Sie müssen auch in der Lage sein, zu bestimmen, welche am dringendsten sind, und alle verfügbaren Optionen zu durchsuchen, um Lösungen zu finden, die keine oder die geringste negative Reaktion hervorrufen. Solche Lösungen erfordern jedoch, dass Veranstalter sich von reglementiertem Denken lösen und versuchen, aufgeschlossener und kreativer zu sein.
Verhandlungsgeschick
Neben der Anmietung von Veranstaltungsorten müssen Veranstaltungsplaner auch Caterer, Dekorateure und Lichtunternehmer engagieren. Sie müssen das Programm mit den Referenten und Entertainern oder deren Beauftragten vereinbaren. Um diese Interaktionen zu bewältigen und genau die Dienste zu erhalten, die sie benötigen, während das Veranstaltungsbudget eingehalten wird, müssen Veranstaltungsmanager über ausgeprägtes Verhandlungsgeschick verfügen. Sie müssen den Wert ihres Unternehmens verstehen und ihn in ihren Verhandlungen sinnvoll nutzen.
Technologiekenntnisse
Technologiekenntnisse sind unerlässlich, da Veranstaltungsmanager Eventmanagement-Software verwenden müssen, um alle veranstaltungsbezogenen Daten zu verwalten, vom E-Mail-Marketing bis hin zu Veranstaltungswebsites, Registrierungen, Teilnehmerbefragungen und Veranstaltungsortsuchen. Sie können die Software auch nutzen, um Budgets zu erstellen, Aufgaben zu organisieren und Ressourcen zu planen. Darüber hinaus verwenden Veranstaltungsmanager Software, um Sitzplätze zu planen, Veranstaltungspläne zu entwickeln und Reden und Besprechungen zu planen. Technologische Kenntnisse sind auch nützlich, um interaktive mobile Anwendungen für die Geschäftskommunikation, das Networking, die Interaktion mit dem Publikum während einer Veranstaltung und das Sammeln von Feedback zu nutzen.
Das Eventmanagement spielt eine wichtige Rolle für die Fähigkeit eines Unternehmens, Veranstaltungen zu visualisieren und deren erfolgreiche Durchführung sicherzustellen. Da diese Veranstaltungen die öffentliche Meinung über ein Unternehmen und sein Geschäft beeinflussen können, sind kompetente Veranstaltungsplaner branchenübergreifend gefragt.